ولكي يتحقق الهدف من وضع نظام للحوافز فإنه لابد من مراعاة مجموعة من الشروط يجب توافرها لتحقيق ذلك من أهمها:

1- مدى تناسب الحافز مع الدافع الموجود لدى الفرد، إذا تم تنسيق الحوافز المقدمة للعاملين بشكل جيد مع دوافعهم الشخصية وحاجاتهم، سواءً من حيث الكم أو النوع، سيؤدي ذلك إلى تعزيز فعالية نظام الحوافز. ففهم الاحتياجات الفردية وتلبيتها من خلال الحوافز يولّد تفاعل إيجابي، حيث يشعر العاملون أنهم مُقدّرين وأن جهودهم تلقى تقديراً. وفي حال عدم وجود توافق بين الحوافز والدوافع الشخصية، قد يتبع ذلك عدم رضا العاملين وضعف الأداء. فالحوافز ذات أهمية كبيرة في تلبية الاحتياجات المادية والنفسية للفرد، وإذا لم يتم تلبية هذه الاحتياجات بشكل كافٍ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى حالة من عدم التوازن وعدم الرضا.

بالتالي، يجب تصميم نظام حوافز يأخذ في الاعتبار تنوع احتياجات ورغبات العاملين، وتوفير مجموعة متنوعة من الحوافز تناسب مختلف الأفراد. وعندما يشعر الفرد بأن الحوافز تنعكس على قيمته وإسهامه، سيكون أكثر استعدادًا للعمل بجدية والمساهمة في تحقيق أهداف المنظمة.

2- أن تعمل الحوافز على ربط الفرد بالمنظمة التي يعمل بها وتفاعله معها وذلك عن طريق تعميق مفهوم ربط الحافز بالأداء الجيد عندما تكون الحوافز متناغمة مع دوافع ورغبات الأفراد وتتيح لهم تحقيق الأهداف بشكل مجزي ومرضي، تعمل هذه الحوافز على تعزيز ارتباطهم بالمنظمة وتشجيعهم على تقديم أداء جيد ومتميز، بينما يمكن أن يؤدي عدم التوافق بين الحوافز والدوافع الشخصية إلى عدم رضا الأفراد وضعف الأداء.

3- أن تواكب هذه الحوافز المتغيرات الاقتصادية والاجتماعية والنفسية والحضارية، والتي يمر بها البلد والتي قد تؤثر على سلوك العاملين، تواكب الحوافز المتغيرات الاقتصادية والاجتماعية والنفسية والحضارية تعبير عن ضرورة أن يكون نظام الحوافز مرنًا وقادرًا على التكيف مع التغيرات التي تحدث في البيئة المحيطة بالمنظمة. وهذا النوع من المواكبة يسمح للحوافز بأن تبقى فعّالة وملائمة حتى في ظل تغيرات البيئة الخارجية وتحولات سوق العمل

4- أن يتسم نظام الحوافز بالوضوح بالنسبة لجميع العاملين، بحيث يكون لدى كل فرد فكرة واضحة عن نظام الحوافز الموجود في المنظمة التي يعمل بها. مما يعني أنه يجب أن يكون شفافًا ومفهومًا بوضوح لجميع أفراد المنظمة. وهذا يعني أنه يجب أن يكون لدى كل فرد فهم دقيق لكيفية عمل النظام وما يمكنهم توقعه من الحوافز والمكافآت التي يمكنهم الحصول عليها بناءً على أدائهم. وهناك عدة أسباب تجعل وضوح نظام الحوافز ضروريًا:

<!--العدالة والثقة: عندما يكون النظام واضحًا، يشعر العاملون بأن هناك عدالة في توزيع الحوافز والمكافآت. يؤدي ذلك إلى بناء الثقة بين العاملين والإدارة، حيث يعرفون أن النظام لا يتيح لأحد أن يتلاعب أو يتجاوز القواعد.

<!--التحفيز والدافع: عندما يعرف العاملون بوضوح كيف يمكنهم تحقيق الحوافز، يكونون أكثر دفعًا لتحسين أدائهم. فهم يعلمون أن الجهد المبذول سيؤدي إلى نتائج إيجابية محددة.

<!--تحقيق الأهداف: يساعد الوضوح في النظام على توجيه العاملين نحو تحقيق الأهداف التنظيمية. وإذا كان العاملون يعرفون بدقة ما يمكنهم تحقيقه من خلال الحوافز، سيكونون أكثر انخراطًا في العمل نحو تحقيق هذه الأهداف.

5- أن ترتبط هذه الحوافز ارتباطاً وثيقاً بالجهود الذهنية أو البدنية التي يبذلها الموظف أو العامل في تحقيق الحد الأدنى للأداء والإنتاجية. وعندما يدرك الموظفون أن الجهود التي يبذلونها ستؤدي إلى تحقيق مستويات أداء أعلى وإنتاجية أفضل، يصبحون متحمسين لتحقيق أقصى إمكاناتهم. وهذا الترتيب يعزز الروح التنافسية ويشجع على تطوير مهارات جديدة لتحقيق النجاح.

إذا كان الفرد يدرك أن الحوافز ترتبط بنتائج جهوده، سيكون أكثر اندفاعًا لتحسين أدائه وزيادة إنتاجيته. وهذا الربط يعزز من التفاني في العمل وتحقيق الأهداف المحددة، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق نتائج أفضل للفرد وللمنظمة.

6- مرونة نظام الحوافز حتى يساهم في تحقيق الرضا الوظيفي في مجال العمل، لاسيما وان دوافع العاملين في تغير مستمر. ومرونة نظام الحوافز تمثل عنصرًا حاسمًا في تحقيق الرضا الوظيفي في مجال العمل، وذلك لأن دوافع وتوقعات العاملين قد تتغير باستمرار. ويشمل ذلك التغيرات في الأهداف الشخصية، التطلعات المهنية، وحتى التغيرات الشخصية والحياتية. والحوافز المرونة تُمكِّن من تعديل نظام الحوافز بحيث يكون داعمًا لهذه التغيرات، مما يسهم في تحقيق الرضا والاستقرار في بيئة العمل.

7- أن يركز نظام الحوافز الفعال على إشباع الدوافع الأكثر إلحاحاً لدى الفرد، حيث أنها المسيطرة على سلوكه وتصرفاته عن غيرها من الدوافع. يُقصد هنا بالدوافع الأكثر إلحاحًا" تلك الاحتياجات والرغبات التي تكون ذات أهمية قصوى وتحفز الفرد بشكل قوي لتحقيقها.

عادةً ما تكون هذه الدوافع متعددة ومتنوعة لكل فرد، وقد تشمل ما بين تحقيق النجاح المهني، والاعتراف والتقدير، والنمو والتطوير الشخصي، والأمان المالي، والاستقرار، وغيرها. فعلى سبيل المثال، إذا كان لدى فرد شغف بتحقيق النجاح المهني والتقدم في وظيفته، فإن الحوافز المرتبطة بترقيات وفرص التدريب ستكون له دافعًا قويًا لزيادة أدائه وجهوده.

بالتركيز على إشباع هذه الدوافع الأساسية لدى الفرد، يتم تحفيزه بشكل أفضل وتوجيهه نحو تحقيق أهدافه المهنية والشخصية. وبالتالي، يؤدي ذلك إلى تحقيق أعلى مستويات الإنتاجية والأداء المميز في بيئة العمل.

8- العمل على إيجاد رغبة جديدة، أو زيادة في مستوى رغبة قائمة عند الفرد وذلك عن طريق توفير الحوافز المادية والمعنوية وحسن اختيار أيهما في كل مناسبة. الجهد المستمر لإيجاد رغبة جديدة أو زيادة مستوى الرغبة الحالية لدى الفرد يتطلب تقديم حوافز متوازنة. وهذا يشمل تقديم حوافز مادية مثل المكافآت المالية والمكافآت الإضافية لتلبية احتياجات الأمان المالي والاستقرار. وبالإضافة إلى ذلك، يجب تقديم حوافز معنوية مثل الاعتراف بالإنجازات وتوفير فرص التطوير لتعزيز الشعور بالرضا والقيمة في المنظمة.

بالتنسيق بين الحوافز المادية والمعنوية وفقًا للحاجات والتطلعات الفردية في كل مناسبة، يمكن تحقيق تحفيز فعال وشامل لدى الفرد، مما يزيد من انخراطه وتحسين أدائه في بيئة العمل.

9- أن يتسم الحافز بالنزاهة وعدم تدخل الاعتبارات الشخصية أو العلاقات أو الوساطات والمحسوبيات في منحها وألا يمنح إلا على الأداء الجيد حتى يؤدي الهدف المنشود. وهذا يعني أن الحوافز يجب أن تُمنح بناءً على الأداء الفعلي والجيد، وليس استنادًا إلى الصداقات أو التفضيلات الشخصية. تحقيق هذا المبدأ يؤدي إلى تحقيق الهدف المنشود من نظام الحوافز بشكل فعال وعادل.

النزاهة في نظام الحوافز تعزز من مستوى الثقة بين الإدارة والعاملين، حيث يعرف العاملون أنهم سيحصلون على الحوافز بناءً على أدائهم وجهودهم الفعلية، بغض النظر عن عوامل شخصية أو ارتباطات. وهذا يشجع على التنافس الصحي وتحقيق الأداء الممتاز، حيث يعرف الفرد أنه إذا عمل بجدية وتفانٍ، فإنه سيحقق مكافآت مستحقة.