القيود المؤثرة على عملية اتخاذ القرارات وعوامل نجاحها

أولا: القيود والعوامل المؤثرة على عملية اتخاذ القرارات.

بالرغم من تعدد القرارات تأتي يتخذها المدير في اليوم الواحد، فقد يخطئ من يتصور أن اتخاذ القرارات عملية تتصف بالسهولة أو البساطة، فاتخاذ قرار واحد مهما كانت بساطته أو انخفاض تكلفته يستلزم تفكير في عدد من العوامل بعضها سلوكي أو أنساني والبعض الآخر بيئي وتنظيمي بالإضافة إلى عوامل أخرى ترتبط بالتكلفة أو العوائد المتوقعة...........الخ

وبالقياس نجد أيضا أن حل المشكلات يواجه نفس الأنواع من القيود أو العوامل التي تؤثر على فاعلية الحلول أو الحل المقترح نذكر منها:

1-العوامل الإنسانية السلوكية:تتمثل في الآتي:

أ- مدى قبول الأفراد بالقرار الذي تم اتخاذه أو الحلول المقترحة.

ب- العادات والتقاليد والأعراف السائدة ومدى تماشي القرارات والحلول معها.

ﺟ - التسرع في اقتراح وتبني الحلول للمشكلات دون دراسة متأنية أو تقييم جيد لهذه الحلول.

د – الاعتماد بدرجة كبيرة على الخبرة السابقة.

هـ - التحيز والعواطف.

و – الخلط بين المشكلة ذاتها ومظاهر هذه المشكلة.

ز – التركيز على حل واحد أو على المظاهر وليس على الأسباب.

ح – عدم اهتمام متخذ القرار باحتمالات مقاومة للتغيير من جانب العاملين.

2- العوامل التنظيمية: تتمثل فيما يلي:

أ- عدم وجود نظام جيد للمعلومات.

ب – عدم وضوح العلاقات التنظيمية بين الأفراد والإدارات والأقسام.

ﺟ - المركزية الشديدة وحجم المنظمة ودرجة انتشارها الجغرافي.

د – عدم وضوح الأهداف الأساسية للمنظمة.

هـ - مدى توافر الموارد المالية والبشرية والفنية للمنظمة.

3 – العوامل الخاصة بالتكلفة والعائد.

4 – عوامل أخرى مثل:

أ – ضغوط الوقت.

ب – التعارض بين أهداف المنظمة وأهداف أطراف التعامل الخارجي مع المنظمة مثل العملاء الموردين.....الخ

ﺟ - المتغيرات السياسية والإقتتصادية والاجتماعية السائدة في المجتمع.

د – درجة التقدم التكنولوجي في مجال نشاط المنظمة ومعدلات النمو.

هـ - درجة المنافسة التي تتواجه المنظمة في السوق.

ثانيا: عوامل النجاح في عملية اتخاذ القرارات .

تنطوي عملية اتخاذ القرارات على مواقف ومشكلات متنوعة تتفاوت مضاعفاتها من البساطة الى التعقيد وهذا لأنها بالذات أحد العمليات الصعبة والعقدة، وذلك من المفيد أيضا أخذ بعض العوامل في الحسبان حتى تتم عملية اتخاذ القرارات بطريقة رشيدة وهذه العوامل هي:

1- تنطوي عملية اتخاذ القرارات على عناصر ملموسة وغير ملموسة وأيضا على عناصر عاطفية وهذا ما يتطلب بالضرورة مرونة ذهنية تمكن من أخذ هذه العناصر جميعها في الحسبان وثم يجب استخدام التحليل المنطقي في كل حالة من حالات اتخاذ القرارات.

2- يجب أن يؤدي كل قرار إلى نتيجة تساهم في تحقيق الهدف لأن معرفة هذا الأخير يساعد بشكل كبير على تبسيط مهمة اتخاذ القرارات، لأن مكن الأمور الحيوية في القرار هي أن يكحون عمليا وقابلا للتحقيق.

3- لا يمكن إرضاء كل شخص عند اتخاذ القرارات لذلك يجب أن يعمل المسير على شرح القرار للجماعة العاملة معه حتى يكسب تعاونهم بالكامل.

4- استخدام التفكير الخلاق في عملية اتخاذ القرار وهذا يكون بالإجابة على المشكلة بشيء لم يسبق عمله من قبل، أو عن طريق مزيج من الأفكار المعروفة جمعت بعضها البعض بطريقة جديدة، ولا شك أن الخيال والابتكار يعتبران من المداخل الممتازة لتنمية البدائل الممكنة وسير العمل.

5- اتخاذ القرارات عملية ذهنية ويجب تحويلها إلى عمل مادي، إن العمليات الفعلية التي يتم بمقتضاها اتخاذ القرارات تتكون من مفاهيم وأفكار ذهنية ولا ترجع صعوبة اتخاذ القرار إلى زيادة فائقة عن الحد للمسائل الواجب إقرارها ولكنها ترجع إلى مسألة التغلب على المواقف الذهنية والتحول من العمل الذهني إلى العمل المادي.

6- تستلزم عملية اتخاذ القرارات الفعالة وقتا كافيا ويعني هذا إعطاء الموضوع الذي سيتخذ فيه القرار وقتا كافيا للتفكير مع تحديد تفرعاته المتنوعة وتقييمها تقيما سليما، لأن المسير يلزمه زمن معين للتعرف على مشاكل الموضوع حتى يستطيع معالجتها، لكن هذا يعني تأجيل اتخاذ القرارات إلى ما لا نهاية، لأن التأخير قد يؤدي سحب الثقة منه ومنحها للآخرين أكثر قدرة على أداء هذا العمل.

7- اتخاذ القرار وعدم التهرب منه، أي ينبغي على كل المسييرين مواجهة عملية اتخاذ القرارات لأنها تعتبر أحد الوظائف الأساسية لهم، وإلا سيقعون في متاعب أثناء القيام بأعمالهم.

8- الاعتراف بحتمية التغير لأن القرارات تجلب معها التغيير لذلك يجب على المسير ألا يخشى التغيير ويحافظ على توازن الأشياء بالمؤسسة.

9- وضع نظام لمتابعة كل قرار وهذا للتأكد من سلامته وصحته وكذا تقييم نتائجه.

10- الاعتراف بأن القرار سيترتب عنه سلسلة من الأعمال ترتبط كل وظائف المؤسسة مع بعضها البعض ومن ثم فإن الإضافة إلى نشاط قائم أو تعديله سيجلب معه تغيرات في الكثير أو كل الأنشطة الأخرى لذلك ينبغي على المسير أن يكون مستعدا للدفاع عن قراره أو تعديله أو إلغائه وذلك في ضوء سلسلة الأعمال التي يجلبها القرار.

11- ممارسة عملية اتخاذ القرارات لاكتساب المهارة فيها لأن ملاحظة ودراسة القرارات التي يتخذها الآخرين لن تنفع كثيرا.