آن التكشيف الموضوعي والاستخلاص نشاطان وثيقا الصلة إذ آن كليهما يتضمنان أعداد تمثيل للمحتوى الموضوعي للوثيقة : فمن يعد المستخلص يكتب وصفا نصيا او خلاصة للوثيقة . بينما يصف المكشف محتواها باستخدام مصطلح تكشيف واحد او اكثر اختارها من قائمة من قوائم المفردات المنضبطة .

آن الغرض الرئيسي للمستخلص هو وصف موضوع الوثيقة ، الذي تستطيع مجموعة من مصطلحات التكشيف أداءه كذلك . فمثلا تعطي المجموعة التالية من المصطلحات فكرة جيدة عن موضوع تقرير وهمي .

مراكز المعلومات ، المشاركة في الموارد ، الفهارس الموحدة ، الفهرسة التعاونية ، الشبكات بالاتصال المباشر ، الإعارات المتبادلة بين المكتبات .

يمكن اعتبار هذه المصطلحات ممثلة الى حد ما لنوع ما من المستخلص وهي تخدم هذا الغرض إذا كانت المصطلحات مدرجة معا في كشاف منشور او مطبوعة كمخرج لتمثيل مادة مسترجعة من قاعدة معلومات بواسطة بحث محوسب . واكثر من ذلك تعتبر المصطلحات التي يخصصها المكشف نقاط وصول يمكن من خلالها تحديد موقع المادة واسترجاعها من بحث موضوعي في كشاف مطبوع او قاعدة معلومات مقروءة آليا . وهكذا يجب أن يكون الفرد قادرا على العثور على المادة الوهمية المذكورة سابقا في كشاف مطبوع تحت أي من المصطلحات الستة آنفة الذكر . كما يتوقع أن يكون قادرا بالطبع على العثور عليها في نظام استرجاع محوسب تحت أي من هذه المصطلحات او أي تركيب منها .

أن التمييز بين التكشيف والاستخلاص اخذ في التلاشي : فقد تطبع قائمة مصطلحات الكشاف لتشكل مستخلصا جزئيا من جهة ، كما يمكن تخزين نص المستخلص في نظام محوسب بطريقة يمكن أداء البحث فيها بواسطة تركيبات كلمات واردة في النص من جهة أخرى ، وتستخدم المستخلصات في بعض القواعد بدل مصطلحات الكشاف لتوفير نقاط وصول إلى المواد .

التكشيف والكشافات : المفاهيم والمصطلحات (1)

أ- مفهوم التكشيف Indexing : كلمة من الكلمات حديثة الاستعمال في اللغة العربية ويقصد بها عملية خلق المداخل في كشاف ؛ او أعداد المداخل التي تقود للوصول إلى المعلومات في مصادرها .

ب- مفهوم نظام التكشيف Indexing System : هو مجموعة الإجراءات المحددة لتنظيم محتويات سجلات المعرفة لأغراض الاسترجاع والبث .

والتكشيف كموضوع ليس فنا خالصا ، او علما خالصا ، ولكنه يخلط بين خصائص كل منهما . فهو فن لأنه يتطلب الإحساس والحدس والتذوق ، وهو من ناحية أخرى علم لأنه يستلزم خلق ومعرفة الأساليب والقواعد التي تتبع ، وتوخي الدقة والإتقان . وهو ليس فنا خالصا لأنه لا يشجع على الإبداع الفردي والبعد عن القواعد او المبادئ . وهو ليس علما خالصا لأنه أسلوب عملي وتجريبي ، ولأنه لا يطور او يطوع القوانين العالمية الممكن تطبيقها ، أي أنه لا توجد القواعد التي يمكن تطبيقها بدقة عن نطاق عالمي .

ج_ مفهوم الكشاف Index : كلمة أنكليزية مشتقة من الكلمة اللاتينية Indicare والتي تعني لفت النظر او الإشارة إلى شئ ما او دلالة عليه . أي انه عبارة عن أشارة او علامة توضح او تفصح عن او تفسر شئ ما . وقد دخلت هذه الكلمة اللغة الإنكليزية في القرن السادس عشر بمعناها اللاتيني ذاته .

وتقدم المواصفة البريطانية لأعداد الكشافات التعريف التالي للكشاف (2):

(( دليل منهجي لموضع او مكان الكلمات ، او المفاهيم ، او الوحدات الأخرى في الكتب ، او الدوريات او غير ذلك من المطبوعات )) . ويتكون الكشاف من سلسلة من المداخل ، لا ترتب وفق الترتيب التي تظهر به في المطبوع وأنما وفق نمط آخر من الترتيب ( مثل الترتيب الهجائي ) يختار لتمكين المستفيد من أيجادها بسرعة مع الوسائل التي تبين موضع او مكان كل وحدة .

أنواع الكشافات :

نستعرض فيما يلي بإيجاز أهم أنواع الكشافات وهي (3) :

1- الكشاف الموضوعي الهجائي Alphabetical Subject Index : تتجمع المواد في هذا الكشاف تحت رؤوس موضوعات متخصصة مقننة مرتبة هجائيا . ويعتبر هذا النوع من أهم أنواع الكشافات نظرا لكون الموضوع من المداخل الرئيسية الأكثر تلبية لاحتياجات المستفيدين .

2- كشاف المؤلف Author Index : ترتب المواد في هذا الكشاف تحت أسماء مؤلفيها .

3- كشاف العنوان Title Index : لعناوين الوثائق دوران في عملية التكشيف ؛ فمن الممكن اتخاذها مداخل للبحث عن الوثائق في نظم الاسترجاع من جانب المستفيد الذي يعرف عناوين الوثائق التي يبحث عنها . ولهذا فأننا غالبا ما نجد كشافات العناوين في معظم الكشافات والوراقيات ( الببليوغرافيات ) المطبوعة . آما الدور الثاني للعناوين والذي يعنينا هنا فهو إمكان الاعتماد عليها في عملية الاسترجاع الموضوعي . وكشاف الكلمات المفتاحية في السياق KWIC الذي سنتناوله لاحقا أبرز أشكال الكشافات المعتمدة على العنوان .

4- كشاف الكلمات المفتاحية في السياق ( Key word in Context KWIC ) : يعتبر هذا النوع من الكشافات وغيره من كشافات التباديل Permuted Indexs من الكشافات الحديثة التي تسمى بالكشافات غير التقليدية تمييزا لها عن الكشافات المعتمدة على رؤوس الموضوعات والكشافات المصنفة والتي تسمى بالكشافات التقليدية . ويعد هذا الكشاف عن طريق اخذ الكلمات الدالة في العنوان ويحذف ( حروف الجر والوصل والعطف والآلف واللام ) ويعتبر كل كلمة موجودة دالة ومهمة ويدور حولها العنوان بعد أن يبدأ بتلك الكلمات الدالة وبالتعاقب.

5- كشاف الكلمات المفتاحية خارج السياق Key word out of Context ( KWOC ) : وهنا لا تؤخذ الكلمة الدالة ولا تدخل في نص العنوان بل توضع الكلمة الدالة منفردة ثم تدرج تحتها كل العناوين المشتملة عليها ، وتوضع الكلمة الدالة منفصلة في عمود مستقل على جهته اليمنى في اللغة العربية وتندرج العناوين المتضمنة تحتها محذوف منها الكلمة الدالة ويوضع محلها علامة مثلا نجمة او أي إشارة متفق عليها في العنوان .

6- كشاف الاستشهادات الببليوغرافية ( الوراقية ) Citation Index : أن فكرة هذا النوع من الكشافات والتي سنتناولها بشيء من التفصيل لأهميتها قائمة على أن هناك ارتباطا موضوعيا وثيقا بين الوثيقة ومراجعها التي اعتمدت واستشهد بها المؤلف في الدراسة والبحث . ومعنى ذلك انه إذا كان هناك عملان علميان يشتركان معا في الاستشهاد بعمل سابق او اكثر ، فان ذلك يعني وجود علاقة موضوعية بين هذين العملين . وعلى ذلك فان كشاف الاستشهادات الببليوغرافية عبارة عن قائمة تشتمل على البيانات الببليوغرافية الخاصة بالوثائق المستشهد بها Cited مرتبة وفقا لنظام معين وترد كل وثيقة من هذه الوثائق متبوعة بالبيانات الببليوغرافية الخاصة بالوثائق التي استشهدت بها Citing .

ظهر هذا النوع من الكشافات لأول مرة في مطلع العقد السابع من القرن الحالي بصدور كشاف الاستشهادات الببليوغرافية في العلوم Science Citation Index في عام 1961م. آما في العلوم الاجتماعية فقد بدأ صدور كشاف الاستشهادات الببليوغرافية في العلوم الاجتماعية Social Sciences Citation Index عام 1969م . وفي الإنسانيات بدأ صدور كشاف الاستشهادات الببليوغرافية في الفنون والإنسانيات عام 1978م Arts and Humanities Citation Index .

ويتكون كل واحد من الكشافات الثلاثة أعلاه من ثلاث قطاعات أساسية تتكامل فيما بينها وهي (4) :

1- كشاف الاستشهادات Citation Index .

2- كشاف الوثائق المصدرية Source Index .

3- كشاف التباديل الموضوعي Permuterm Subject Index .

ويرتب كشاف الاستشهادات هجائيا تحت أسماء مؤلفي الوثائق المستشهد بها . وتشمل بيانات الوثيقة المستشهد بها أسم المؤلف وتاريخ النشر وأسم الدورية او المطبوع الذي ظهرت فيه ورقم المجلد وأرقام الصفحات . وترد الوثائق المصدرية أي الوثائق التي استشهدت بغيرها في ترتيب هجائي بأسم المؤلف تحت كل وثيقة استشهدت بها . وتشمل بيانات فضلا عن اسم المؤلف اسم الدورية او المطبوع الذي نشرت به وتاريخ النشر ورقم المجلد وأرقام الصفحات .

آما كشاف الوثائق المصدرية فهو مرتب هجائيا وفق لأسماء مؤلفي الوثائق التي وردت بها الاستشهادات ، وتشمل بياناته أسماء جميع المؤلفين والمؤلفين المشاركين وعنوان الوثيقة التي ورد بها الاستشهاد واسم الدورية ورقم العدد وأرقام الصفحات والسنة .

آما القطاع الثالث فهو كشاف التباديل الموضوعي .. ولأعداد هذا الكشاف يستخدم الحاسوب في أعادة ترتيب الكلمات الهامة الواردة في عناوين الوثائق المصدرية ، وفقا لمختلف الأوجه الممكنة حيث تتكون جميع التأليفات الثنائية الممكنة من المصطلحات .. وتبعا لهذا النظام فأن كل كلمة هامة تأخذ دورها بأعتبارها مصطلحا أساسيا مرة ثم بأعتبارها مصطلحا مشاركا او مصاحبا مرة أخرى والترتيب الهجائي هو الأساس في هذا الكشاف .

لغات التكشيف :

لغة التكشيف Indexing Language : مصطلح حديث نسبيا يستعمل ألان للدلالة على مجموعة الرموز او المصطلحات التي يستعملها المكشف في التعبير عن نتائج تحليله للمحتوى الموضوعي للوثائق .

وكما تستعمل لغة التكشيف في تسجيل نتائج التحليل في مرحلة المداخلات فأنها تستعمل هي نفسها أيضا في تحليل الاستفسارات التي ترد من المستفيدين في مرحلة الاسترجاع ولهذا فأنها تعتبر لغة وسيطة بين الوثائق المختزنة في نظام استرجاع المعلومات وبين المستفيدين من هذه الوثائق .

وتقسم لغات التكشيف إلى فئتين رئيسيتين هما (5) :

أولا : اللغات المقيدة Controlled Languages : وهي اللغات التي تتحدد مفرداتها وتحسم مشكلاتها الدلالية وتستقر قواعدها النحوية من البداية بحيث تكون بين يدي المكشفين أدوات عمل جاهزة مشتملة على المداخل الكشفية في أشكال محددة ينبغي التقيد بها في التعبير عن المحتوى الموضوعي ومن أمثلتها :

- خطط التصنيف الحصرية Classification Systems : كتصنيف دوي العشري وتصنيف مكتبة الكونجرس …الخ .

- قوائم رؤوس الموضوعات Subject Heading Lists : كقائمة رؤوس موضوعات مكتبة الكونجرس والقائمة العربية الكبرى لرؤوس الموضوعات …الخ .

- المكانز Thesauri : ومن أمثلتها مكنز مصطلحات علم المعلومات Thesaurus of Information Science Terminology ومكنز أيرك التربوي Thesaurus of ERIC Descriptors ومكنز الجامعة الذي أعده مركز التوثيق والمعلومات في الأمانة العامة لجامعة الدول العربية وتسمى هذه اللغات بالمقيدة للأسباب التالية :

1- ممارسة التحكم وفرض بعض القيود في تحديد العلاقات الدلالية من المصطلحات المترادفة وشبه المترادفة لاختيار المصطلح المفضل على غيره كمدخل ثم ربطه بالأشكال المرادفة بالإحالات .

2- ممارسة التحكم في صياغة المداخل المكونة من أكثر من عنصر او مصطلح واحد ، كما هو الحال في المضاف والمضاف أليه مثل :

القطن ، تجارة .

القطن ، تسميد .

القطن ، زراعة .

بدلا من ((تجارة القطن)) و ((تسميد القطن)) و ((زراعة القطن)) .

3- ممارسة التحكم في تجنب استعمال مصطلحات بعينها كالمصطلحات التي يكتنفها الغموض نتيجة لتعدد معانيها او المشترك اللفظي ، او استعمال بعض هذه المصطلحات مع تحديد مجالاتها الدلالية او حدود استعمالها .

4- استعمال صيغ بعينها للمصطلحات كأستعمال صيغ الجمع بدلا من المفرد او العكس في بعض الأحيان مع الإحالة من الشكل غير المستعمل إلى الشكل المستعمل .

ثانيا : اللغات غير المقيدة Uncontrolled Languages : وتسمى أيضا باللغات المطلقة او الطبيعية وهي التي لا تفرض قيودا معينة على القائم بعملية التكشيف في اختيار مصطلحات الكشافات بل تعتمد أساسا على المصطلحات والكلمات المفتاحية الدالة Keywords الواردة في نص الوثيقة او عنوانها او في مستخلصها وبذلك فأنها تمثل لغة مؤلف الوثيقة .

وهناك ألان مقياسان لتقييم أداء لغات التكشيف وهما الاستدعاء Recall والدقة Precision . ويتأثر الاستدعاء والدقة في الاسترجاع بلغة التكشيف المستخدمة ومدى تخصيصها فضلا عن تأثيرهما أيضا بالطريقة التي تستخدم بها هذه اللغة سواء في تكشيف الوثائق او في تكشيف الاستفسارات . وقد تبين من الاختبارات التي أجريت على لغات التكشيف أن هناك تناسبا عكسيا بين الاستدعاء والدقة وان أي ارتفاع في أحدهما يؤدي تلقائيا إلى انخفاض الأخر .

خطوات التكشيف :

وتتمثل في :

أ‌- الفحص الدقيق للمجموعة أي القراءة الواعية والفاحصة للمواد المراد تكشيفها ، للتعرف على ما تشتمل عليه من معلومات وأفكار .

ب‌- تحليل محتوى المجموعة وهذا التحليل للمحتوى يعتمد على معايير سبق إقرارها من اجل استخدام هذه المجموعة وهذا الكشاف .

ج_ عنوان الوحدات المميزة في المجموعة بواسطة رؤوس الموضوعات المناسبة ، او وضع أنسب مداخل الوصول إلى المعلومات .

د‌- إضافة المكان الدقيق لكل رأس موضوع للوحدة داخل المجموعة حتى يمكن استرجاعها .

ضبط جودة التكشيف :

تعتمد جودة التكشيف وثباته على عوامل منها ما يلي (6) :

1- المكشف . تؤثر خبرة المكشف في الجودة ، إذ عليه أن يعرف شيئا عن الموضوع الذي يعالجه بدون أن يحتاج إلى أن يكون خبيرا فيه . كما أن عليه أن يكون على إلمام جيد بالمفاهيم والمصطلحات في الموضوع ، بالإضافة إلى المعرفة الجيدة بالركيزة المستعملة ( قائمة رؤوس الموضوعات ، المكنز ، نظام التصنيف ) ، والاهم من كل ذلك أن يكون واعيا لحاجات المستفيدين .

2- الوثائق . تتفاوت درجة سهولة التكشيف بين وثيقة وأخرى ، إذ تتأثر الجودة بطول الوثيقة ودرجة تعقيدها وطريقة تنظيمها وأسلوب عرضها. ويلاحظ هنا أن تكشيف الوثائق التي تضم مستخلصات يكون عادة اسهل .

3- المفردات . أن وضوح الهيكل الهرمي والاقتراني في قائمة المفردات داع لجودة التكشيف .كما لابد أن تتضمن القائمة تبصرات وتعاريف للمصطلحات المبهمة ، علاوة على ضرورة إثرائها بالمصطلحات المداخل ( أي المفردات التي لا تستعمل في التكشيف كالمترادفات وأشباه المترادفات ) من اجل مساعدة المكشف في اختيار المصطلح الصحيح . ولا حاجة إلى زيادة التأكيد هنا على وجوب إبقاء القائمة محدثة .

4- التعليمات . أن التعليمات التي على المكشف أن يلتزم بها مثل عدد المصطلحات لكل وثيقة ، تؤثر في جودة التكشيف سلبا او أيجابا .

نظم الربط المسبق ونظم الربط اللاحق (7)

1- نظم الربط المسبق Precoordinating Systems : هي النظم التي يتحدد فيها ترتيب او تتابع المصطلحات في المدخل الكشفي قبل عملية التكشيف وذلك عند بناء لغة التكشيف المقيدة ، او في أثناء التكشيف ، أي في مرحلة المدخلات بوجه عام . فموضوع مثل ((تنظيم المكتبات العامة في مصر)) لا يمكن أن يكون له سوى مدخل واحد فقط في نظام الربط المسبق . ومن الممكن لهذا المدخل أن يتخذ شكل رقم تصنيف او رأس موضوع هجائي او مجموعة من المصطلحات المأخوذة من مكنز ، آلا انه لابد في جميع الحالات من اتخاذ قرار يتعلق بترتيب عناصر رقم التصنيف او المصطلحات فيما بينها . ففي أي من خطط التصنيف التقليدية يرد هذا الموضوع في القسم الخاص بعلم المكتبات تحت فرع المكتبات العامة مجزأ جغرافيا تحت اليمن . حيث يتم تخصيص رقم تصنيف يدل على هذا الموضوع . آما في قائمة رؤوس الموضوعات الهجائية فأنه يمكن لهذا الموضوع أن يتم التعبير عنه على النحو التالي : المكتبات العامة – مصر.

وفي كل من هاتين الحالتين جاء الربط المسبق بناء على قرار من المسؤول عن وضع خطة التصنيف او أعداد قائمة رؤوس الموضوعات ولم يكن أمام المكشف أي خيار آخر .

2- نظم الربط اللاحق Post - Coordinating : تختلف هذه النظم عن نظم الربط السابق ، المبحوثة في الفقرات السابقة ، حيث أن العناصر المكونة للموضوع المركب التي جرى اختيارها لوصف المحتوى الفكري للوثيقة لا تحتاج إلى ترتيب مسبق أثناء عملية التكشيف او الفهرسة الموضوعية . ويعني هذا أن المكشف لا يشغل نفسه في اختيار أي معادلة للترتيب ، بل يترك أمر التوافق بين العناصر او المفاهيم لمن سيبحث عن المعلومات مستخدما تلك العناصر او المفاهيم . ولعل المثال التالي يوضح الفرق بين هذين الأسلوبين :

التعاون بين المكتبات العامة في الاشتراك بالدوريات فتكون عناصر الموضوع على النحو التالي :

تعاون المكتبات .

التزويد .

المكتبات العامة .

الدوريات .

فلو استعملنا قائمة رؤوس موضوعات قد يكون رأس الموضوع كما يلي :

المكتبات العامة – التزويد – الدوريات – التعاون .

وهذا يعني أن البحث يجب أن يبدأ بكلمة المدخل (( المكتبات العامة )) .

آما في التكشيف بأتباع نظام الربط اللاحق .. فعلينا أن نذكر العناصر او المفاهيم بدون أي ترتيب خلال عملية التكشيف او الفهرسة الموضوعية .

والمبدأ هنا باستخدام نظام الملفات المقلوبة حيث يحدد مصطلح واحد يتبعه أرقام الوثائق التي تبحث في موضوع المصطلح ، وعند البحث يترجم الاستفسار إلى المصطلحات المستخدمة في النظام ، حيث يتم استخراج كل مصطلح على حدة حيث تقارن معا لاستخراج آيهما يتوافق لتكون هي الجواب على الاستفسار .

المكانز :

المكنز من حيث الوظيفة هو (( الأداة لضبط المصطلحات المستخدمة للترجمة من اللغة الطبيعية للوثيقة او من المكشف او المستفيد إلى لغة اكثر انضباطا هي لغة النظام " آما من حيث البناء فهو " مفردات منضبطة وديناميكية لمصطلحات متصلة مع بعضها البعض دلاليا ونسبيا . تغطي أحد حقول المعرفة )) . وهناك تعريفات أخرى للمكنز من المفيد أن نشير هنا في هذا المقام إلى أهمها :

- المكنز هو الوسيلة لضبط وعرض لغة التكشيف .

- المكنز قائمة بالمصطلحات المتفق عليها ، او الواصفات التي تخدم لتقنين وتحديد المفاهيم الموجودة في المطبوعات ، والتي عندما تنظم ويتم عرضها بشكل ما تبين العلاقات ذات الطبيعة الدلالية او الهرمية .

- المكنز هو قائمة بالمواصفات وعلاقاتها الترادفية والهرمية والأتصالية ، ويكون ترتيب وعرض المواصفات وعلاقاتها بما يخدم بكفاية وفعالية في تكشيف أوعية المعلومات واسترجاعها .

والأغراض الرئيسية للمكنز هي :

1- انه يتيح للمكشف تمثيل المادة الموضوعية المحتواة في الوثائق بطريقة ثابتة موحدة .

2- انه يحضر المصطلحات المستخدمة من جانب الباحث في توافق مع المصطلحات المستخدمة من جانب المكشف .

3- انه يمد بالوسائل التي تمكن الباحث من أن يعدل استراتيجية البحث من اجل تحقيق استدعاء عال او أحكام عال حسبما تتطلب الظروف المتنوعة.

وهكذا فالمكنز هو أداة المكشف ، وهو أيضا أداة الباحث وكلاهما مستفيد منه ، فالمكشف يعتمد عليه في الحصول على الواصفات المناسبة التي يستخدمها في وصف محتويات أوعية المعلومات او الوثائق ، والباحث يعتمد عليه أيضا في الحصول على الواصفات المناسبة التي يستخدمها في وصف حاجاته ، وهي تلك التي تتفق مع واصفات النظام . فالمكنز أذن حلقة الوصل بين المكشف والباحث وهو أيضا اللغة المشتركة بينهما . كما انه يساعد كل من المكشف او الباحث على فهم بناء المجال ، بأعتبار انه يقدم خريطة لمجال معين من مجالات المعرفة تشير إلى كيفية اتصال المفاهيم او الأفكار عن المفاهيم ببعضها البعض .

وهناك العديد من المكانز لعل أبرزها (8) :

- المكانز المتخصصة والتي تقتصر في تغطيتها على المصطلحات او الواصفات في مجال موضوعي معين ، او في نظام معلومات مؤسسة ما مثل مكنز

Thesaurus of Engineering and Scientific Terms(TEST)

- مكنز اللغة الحرة وفي هذا النوع من المكانز تقتبس المصطلحات من عنوان الوثيقة او المستخلص لها او النص كله . وتؤخذ الكلمات من الوثيقة آليا او تختار بواسطة المكشفين . وتتم في مرحلة المضاهاة بين الكلمات المستفيد وكلمات الوثيقة . ومكنز اللغة الحرة هو الأداة التي تساعد الباحث في تحقيق هذه المضاهاة .

- المكنز المصغر Microthesaurus : هو مكنز متخصص يكون بناءه بحيث يتناسب مع البناء الهرمي والعلاقات بين المصطلحات لمكنز أكثر عمومية . وهو في جوهره يقدم المصطلحات في مجال موضوعي متخصص بما يتناسب مع احتياجات مركز متخصص ومن مميزاته انه يسمح بعمق اكبر في التكشيف وبمدى أوسع لأمكانيات البحث . ومن الأمثلة على ذلك المكنز Thesaurus of ERIC Descriptors الذي يستخدم كأساس للتكشيف والاسترجاع في مجال التربية .

- المكنز أحادي اللغة والمكنز متعدد اللغات

المكنز أحادي اللغة Monolingual Thesaurus هو المكنز الذي يشتمل على المصطلحات في لغة واحدة فقط ، آما المكنز متعدد اللغات Multilingual Thesaurus فهو المكنز الذي يستخدم للتكشيف والبحث في عدة لغات مثل الإنكليزية والفرنسية و الألمانية ، ومن ثم يشتمل المكنز على المصطلحات في لغة ما ومقابلاتها في لغة او لغات أخرى . ومن أمثلة المكانز من هذا النوع مكنز الجامعة ، فهذا المكنز عبارة عن قائمة وجهية بالمصطلحات العربية لتكشيف واسترجاع الوثائق والبيانات مع المقابلات الإنكليزية والفرنسية .

- المكنز الهجائي والمكنز المصنف

المكنز الهجائي Alphabetical Thesaurus هو المكنز الذي يرتب القسم الرئيسي فيه ترتيبا هجائيا ، مع عدة ملاحق تستخدم ترتيبات أخرى للمصطلحات . والمكنز المصنف Classified Thesaurus هو المكنز الذي يرتب أساسا ترتيبا مصنفا ، مع ملحق او أكثر بترتيبات أخرى للمصطلحات .

يتكون المكنز في العادة من الأقسام الثلاثة الآتية :

- مقدمة المكنز : التي تعطي معلومات عن نطاق المكنز والقواعد والإجراءات المتبعة في أنشاء المكنز والتعليمات التي تبين كيفية استخدام المكنز سواء في التكشيف او في الاسترجاع فضلا عن معلومات عن إجراءات تحديث المكنز .

- القسم الرئيسي في المكنز : يشتمل هذا القسم على عرض منهجي وعرض هجائي للمصطلحات . والفرق بين مكنز وأخر على قدر ما تعلق الآمر بالقسم الرئيسي بالمكنز هو أن البعض يستخدم العرض او الترتيب المنهجي للقسم الرئيسي به ، بينما يستخدم البعض الأخر الترتيب الهجائي للمصطلحات في القسم الرئيسي ويؤجل العرض المنهجي للملاحق او الأقسام الإضافية .

- الأقسام الإضافية او المكملة في المكنز : يمكن أن يحتوي المكنز على أقسام إضافية متعددة تعمل على تحسين الوصول إلى القسم الرئيسي بالمكنز . ومن هذه الأقسام : الكشافات الهجائية ، الادراجات المنهجية ، عروض الرسومات .