القرارات الادارية و علاقتها بتكنولوجيا المعلومات.

يمكن تصنيف القرارات الادارية طبقا لاسس متعددة فمثلا ييمكن ان تصنف حسب الانشطة الادارية الى قرارات تخطيط و قرارات تنفيذ و قرارات لرقابة, اما حسب المستوى الذي يتم فيه التخطيط فتقسم الى قرارات تكتيكية و قرارات استيراتيجية, كما تقسم حسب امكانية هيكلة المشكلة التي يتخذ القرار بشانها الى قرارات هيكلية و قرارات شبه هيكلية و قرارات غير هيكلية. و تعتبر عمليات تدفق المعلومات داخل المنشاة افقيا ( بين الاقسام و الوظائف المختلفة في نفس المستوى) , و رأسيا ( بين المستويات التنظيمية المختلفة), اضافة الى تدفق المعلومات من الخارج بمثابة الشرايين التي تغذي عملية اتخاذ القرار بمستوياتها و أنواعها المختلفة. و في الاسطر التالية نناقش دور انظمة تبادل المعلومات على اتخاذ القرارات في منظمات الاعمال. و لكن قبل  الحديث عن  هذه العلاقة هذه نرى انه من المناسب إلقاء الضوء على مفهوم كل من هذه الانظمة و اوجه الاختلاف بينها.

INTERNET: هو وسيلة اتصال محوسبة ذات إقبال جماهيري مصنفة اليوم كرابع وسيلة اتصال من حيث عدد مستخدميها في العالم.

INTRANET: هي شبكة اتصال خاصة تستخدم الموارد المتاحة للإنترنت (INTERNET) من اجل توزيع معلومات و تطبيقات يمكن لمجموعات خاصة فقط من الوصول إليها.

EXTRANET: هو امتداد للشبكة الداخلية بحيث تسمح لمجموعات خارجية كالموردين و الزبائن وأطراف أخرى بالاطلاع على المعلومات التي يتم عرضها بواسطة INTRANET.

INTERNET المدخل الحديث في العلاقة بين الاتصالات و العمليات

في السنوات الأخيرة طرأ تطور كبير على البنية الأساسية و التكنولوجية التي تستخدمها شبكات الإنترنت و أصبحت تشكل نظام معلومات بكل معنى الكلمة, و الإنترنت كنظام معلومات لا يبحث في مشكلة تفسير البيانات والمعلومات أو سد حاجات طائفة معينة من هذه المعلومات, كما انه ليس مرتبطا بشكل مسبق  بأي نوع من أنواع القرارات و لكنه نظام ذو مرونة عالية يركز على تقوية المعلومات العامة لدى متخذي القرار و توفير اكبر قدر منها, و المعلومات فيه غالبا ما تكون مرتبة حسب طبيعتها و مصدرها. و يمكن اعتبار  أن هذا التطور بالإضافة إلى التطور الهائل و المتواصل في تكنولوجيا المعلومات قد اصبح من عوامل الدعم الضرورية التي لا يمكن الاستغناء عنها عند تبني أي نوع من أنواع نظم المعلومات لدى منظمات الأعمال.

لقد أدى تطور و انتشار خدمات FTP ( File Transfer Protocol) و شبكة Usenet و Gopher و بشكل أساسي WWW ( World Wide Web), إلى زيادة هائلة في عدد مستخدمي شبكات الإنترنت و إلى رفع شعبيتها بدرجة كبيرة جدا. أما فيما يتعلق بمنشات الأعمال فان استخدامها لشبكة الإنترنت يتطلب تبني أحد نموذجين: نموذج معلومات من اجل  التشغيل أو نموذج تشغيل من اجل المعلومات(َQuelch and Klein, 1996, p. 98). إن استخدام أي من هذين النموذجين له سلسلة من الوظائف تتجسد في صفحة Web بغض النظر عما إذا كان المستخدمين هم أشخاص من داخل المنشأة أم من خارجها, الأمر الذي سوف يترجم في النهاية إلى عنصر للحصول على الإيرادات أو لتخفيض التكاليف.

و بمقارنة الإنترنت (Internet) بنظم المعلومات الأخرى نجد انه يتميز عنها بما يلي:

ا - الحصول على مميزات في التكاليف:

- توصيل كمية اكبر من المعلومات بطريقة اكثر دقة بسرعة أكبر مما يعني زيادة الإنتاجية.

- تسهيل عمليات الإنتاج و التزويد وتخفيض تكلفة المخزون (Just In Time).

- تسهيل عمليات البيع المباشر و تحاشي الوسطاء.

-  السماح بعرض بدائل أخرى في حال نفاذ المخزون.

2- الحصول على مميزات تنافسية: 

- قدرة اكبر على توجيه الإنتاج نحو الكمية المطلوبة لسد حاجة المستهلكين.

- إمكانية عرض خدمات عديدة بالتحول للمنافسة بالسعر بدلا من المنافسة بالخدمة.

- تعديل قنوات التوزيع و جعلها اكثر جاذبية للمستهلك.

 3- استخدام نظام متعدد الوسائل يساهم في زيادة جودة و قيمة المعلومات.

4-  استخدام نظام فعال يساهم في جعل المعلومات قادرة على إشباع حاجات المستخدمين بأكبر قدر ممكن.

5-  تخفيض كبير في الوقت اللازم للحصول على المعلومات.

6- جعل الزبون يستخدم المعلومات بشكل اكثر فعالية و بسرعة اكثر من الماضي.

INTRANET الحل للحاجات المعلوماتية داخل بيئة المنشاة.

عند الحديث عن (INTRANET) فانه يمكن القول انه نظام وثيق الصلة بالإنترنت, يتكون من شبكة تعتمد على معايير و إجراءات مفتوحة معدة أصلا للإنترنت تسمح بتوفير خدمات عديدة مثل: البريد الإلكتروني و مجموعات العمل و خدمات إدارية و أمن في الوصول إلى قواعد المعلومات و المشاركة في المعلومات و إدارة النظم. و من ذلك تبرز الصفة الخاصة بنظام INTRANET  من حيث كونه نظام خاص لا يستطيع الوصول إليه إلا أشخاص محددين  من داخل المنشاة, و تكون فيه المعلومات محمية (Firewalls) . و في هذا المضمار نعتقد أن الشركات يجب أن يكون لديها سطح مرن و متحرك و كفء يخدم جميع العاملين فيها وبشكل يصلح لتنفيذ  مختلف المهمات, و هذا الأمر يتطلب استخدام صفحات (Web) داخلية مصممة في ضوء الحاجات المحددة للمنشاة و التي تشكل في مجموعها النواة الأساسية لنظام INTRANET .

إن استخدام هذه التكنولوجيا في جميع أجزاء المنشاة ربما كان الخيار الأهم و الأكثر اقتصادية قياسا بباقي النظم المتاحة حاليا. هذا و يمكن حصر المزايا الأساسية لتبني هذا النظام كما يلي:

- تجانس نظم المعلومات المستخدمة في جميع الشبكة و تمتعها بنفس الخصائص, الأمر الذي يسهل من الوصول للمعلومات و البحث عنها.

-  تسهيل عملية تبادل المعلومات داخل المنشاة.

- الحصول على المعلومات في الوقت الحقيقي(ٌReal Time) او فور حدوث الحدث المتعلق بها.

- رفع كفاءة عمليات الاتصال و اتخاذ القرارات.

-  المساهمة في زيادة تلقائية العمليات الأمر الذي يسهم في تسريع عمليات التشغيل.

-  تسهل نظام العمل في مجموعات و جعله اكثر سرعة و كفاءة و ذلك من خلال تسهيل و تسريع عملية الحصول على المعلومات و تحليلها.

باختصار يمكن القوا بان تبني مثل هذا النظام سوف يؤدي إلى تخفيض التكاليف ويساهم في تنسيق و إدارة عمليات المنشاة و زيادة قدراتها التنافسية.

EXTRANET عنصر أساسي في للاتصال بين مكونات سلسلة القيمة.

نظام EXTRANET هو عبارة عن شبكة أعمال خاصة مكونة من عدة أطراف أو منشات (زبائن او موردين أو شركاء .. الخ) ذات علاقة مباشرة مع عمليات إحدى المنشات و لكن هذه الأطراف تقع خارج حدود نظام الحماية أو بالأحرى خارج حدود INTRANET. أو بعبارة أخري يمكن اعتباره مكونا من مجموعة من الأطراف أو الشركات التي تتبادل فيما بينها معلومات معينة, من اجل تسهيل عمل منظم بما يؤدي إلى توفير الوقت و التكلفة. و يعتبر نظام EXTRANET  من الأدوات الحديثة التي سوف تسمح بحدوث بثورات و طفرات تجارية و اقتصادية ليس فقط على مستوى منشات الأعمال بل سيمتد ذلك ليشمل المنظمات الحكومية. هذا و يمكن تلخيص مزايا استخدام هذا النظام فيما يلي:

- أداة قادرة على زيادة فاعلية العمليات التشغيلية و الصفقات.

- عامل مهم في تخفيض التكاليف من خلال ضمان  تدفق المعلومات و سرعة نقلها و المقدرة على توفير المرونة و العمق في عملية التزويد.

- يمكن من تخفيض تكاليف العمليات التجارية الدورية (الاعتيادية) بما يحتويه من إمكانات كبيرة سواء على المستوى التشغيلي او على المستوى الإستراتيجي.

-  يساهم في تحقيق نتائج مالية افضل للمنشات عن طريق تخفيض دورة الطلب و التوريد و ما يؤدي  إليه ذلك من تخفيض تكاليف التخزين. 

- تخفيض تكاليف توصيل المعلومات الخاصة بالعمليات التجارية وذلك على اعتبار ان هذا النظام ارخص من وسائل  اتصال أخري ذات طابع تقليدي.

- تخفيض مدة التحصيل وذلك اعتمادا على السرعة في الإدارة و متابعة شئون الفواتير.

- تخصيص وقت الموظفين الإداريين في أشغال و مهمات ذات قيمة مضافة أكبر لم تكن في السابق متاحة بسبب ضيق الوقت.