احتياجات مطلوبة على المستوى الفردى:
وتأتى عقب تحديد الاحتياجات التنظيمية والوظيفية, حيث يتم تحديد الأفراد الذين يحتاجون إلى التدريب, ولديهم نقص فى معارف أو مهارات معينة دون زملائهم.
تقدير الاحتياج التدريبى:
هى العملية التي يتم بها تحديد وترتيب الاحتياجات التدريبية واتخاذ القرارات ووضع الخطط بشأن تلبية هذه الاحتياجات.
فوائد وأهمية تقدير الاحتياجات التدريبية:
•يوفر معلومات أساسية يتم بناءً عليها وضع المخطط.
•يقود إلى التحديد الدقيق لأهداف التدريب.
•يساعد على تصميم برامج تدريب موجهة للنتائج.
•يؤدى إلى تحسين فعالية وكفاءة التدريب من خلال الاستهداف الأفضل.
•يحدد المستهدفين من التدريب.
•يحدد نوعية التدريب.
•يوفر المعلومات عن العاملين من حيث العدد، العمر، الاهتمامات، الخلفيات الأكاديمية والعملية، الوظائف، المسئوليات والاتجاهات فيما يتعلق بالتدريب.
•يحدد الصعوبات ومشاكل الأداء التى يعانيها القادة.
•يوفر وثائق ومواد للتدريب.
•يزيد من مشاركة القادة فى مناقشة الأمور المتعلقة بالعمل.
•يساعد المدربين على تصميم برامج تلبى احتياجات المتدرب بدقة.
•يساعد على تجنب الأخطاء الشائعة فى التدريب وهى إضاعة الكثير من الوقت فى تناول بعض الموضوعات المعقدة غير الهامة نسبياً بدلاً من الموضوعات كبيرة الأهمية وغير المعقدة.
•تحديد نوع التدريب المطلوب ومكان إجراء التدريب.
•الجدول الزمنى للأنشطة التدريبية.
•الموارد المطلوبة للتدريب (موارد بشرية، مالية، ... الخ).
•اختيار وتصميم مواد وأساليب التدريب المناسبة.
•الترويج للمجالات الجديدة فى التدريب.
التقدير الفعال للاحتياجات التدريبية:
•هناك الكثير من الصعوبات التي قد تحول دون التنفيذ الفعال لتقدير الاحتياجات التدريبية على أرض الواقع، فهناك مشاكل متعلقة بالموارد من حيث الوقت والتكاليف، إضافة إلى العديد من الصعوبات المختلفة والمتعلقة بالمفاهيم والسمات المؤسسية، وإدراك هذه الأمور فى المراحل الأولى يساعد بشكل عام فى تصميم إجراءات عملية تقدير الاحتياجات التدريبية بشكل ملائم، فالاحتياج يعبر عن الفجوة بين الوضع الراهن (ما هو كائن) والوضع المأمول أو المثالى (ما يجب أن يكون).
•إذا طبقنا هذا المفهوم على متدرب ما فإن ذلك يحدد (الفجوة فى القدرات) وهى النقص فى المعارف والخبرات والسلوك والاتجاهات التى تحول دون القيام بأداء المهام الوظيفية بالمستوى المطلوب.
تحليل الاحتياجات التدريبية
•إن هدف تحليل الاحتياجات التدريبية هو جمع وتقويم المعلومات للاجابة عن سؤالين هما :
•ما الذى نفعله ؟
•ما الذى سنفعله فى المستقبل ؟
للوصول إلى:
•طريقة ومحتوى التدريب الذى تقدمه؟
•القادة الذين سيحتاجون للتدريب.
•الوقت المخصص لتقديم التدريب.
•كيفية قياس نتائج التدريب.
•لذلك نجد من المفيد ان نشرح تحليل الاحتياجات التدريبية باعتباره مكونا من ثلاث مراحل هى : ( الملاحظة / البحث / التحليل).
الملاحظة :
• يجب إجراء مراجعة للمعلومات الأساسية المتوفرة عن الجمعية للحصول على صورة حديثة عما يحدث فيها بصفة عامة، ويمكن أن نبدأ بالبحث عن مشكلات وفرص التدريب،ومعرفة اتجاهات القادة والتعرف على كافة الإجراءات والسياسات الحالية والمتعلقة بإدارة الموارد القيادية فى الجمعية
البحث :
• هو إجراء دراسة بهدف جمع المزيد من المعلومات التفصيلية والمحددة بمجال التدريب ، عن طريق أحد أساليب جمع المعلومات التالية :
1.الملاحظة الشخصية.
2.المقابلات – سواء فردية او جماعية.
3.الاستبيان.
4.اليوميات كسجل الأنشطة.
5.نماذج من البرامج.
6.دراسة الأنظمة وأساليب العمل.
7.تقويم الأداء.
8.الاختبارات والمقاييس.
التحليل
•يتضمن المعلومات من أجل استبعاد غير المناسب منها وإعداد تقرير صالح للتنفيذوهذه المهارة يمكن تنميتها عن طريق الممارسة، ويمكن أن يتم تدعيمها بواسطة اساليب التحليل الإحصائية والتحليل الالكترونى للمعلومات ،
وهناك 3 جوانب رئيسية لتحليل المعلومات:
تحليل للنظام :
ويتضمن تحديد أهداف وسياسات الجمعية وتحليل الموارد البشرية المتوفرة فيها
تحليل للمهمة :
بتحديد المعارف والمهارات والقدرات والاتجاهات التى يجب أن تتوفر فى القائد لتناسب المستويات الموضوعة للنجاح فى أداء المهمة
تحليل للشخص :
تحليل لشاغل المهمة بقياس مستوى الأداء الحالى وتحديد متطلبات الوصول بالأداء للمستوى المرغوب، وأسلوب ( الملاحظة / البحث / التحليل ) للاحتياجات التدريبية، أسلوب منظم يركز على فحص ودراسة الجمعية ككل ، ويمدنا بالمعلومات اللازمة لتحديد الاحتياجات التدريبية وأهداف التدريب، ومحتوى التدريب والقادة الذين يحتاجون إلى هذا التدريب، وهذا الأسلوب يعزز فرص تطوير الأنشطة التدريبية المناسبة للاحتياجات التى تعتبر خبرات تعليمية فعالة واستخدام أمثل للموارد المتاحة .
التخطيط للتدريب وفق الاحتياجات التدريبية:
يحتاج القادة إلى فرص التأهيل والتدريب المستمر, بما يمكنهم من الوفاء بمتطلبات المهام المكلفين بها, ووفقاً للاتفاق الذى تم معهم, ويتم ذلك من خلال التسلسل المنطقى لوضع برنامج تدريبى, وفقاً للتالى:
•تحديد نوع المهمة (الدور).
•تحليل الاحتياجات التدريبية لكل مهمة (معارف- مهارات- اتجاهات).
•التعرف على ما يتوفر لدى القائد المرشح للقيام بالمهمة من هذه الاحتياجات.
•تحديد الأهداف من البرنامج التدريبى.
•تحديد المحتوى.
•تحديد الأغراض التعليمية.
•اختيار نوع التدريب المناسب (رسمى/ غير رسمى).
•توفير طرق ووسائل التدريب لتقديم التدريب بصورة مشوقة وجذابة.
•وضع برنامج للتدريب الشخصى لكل قائد وفقاً للآتى الاستعدادات/ الاتجاهات/ الخبرات السابقة/ الاحتياجات الفعلية/ طبيعة المهمة)
•التقويم.
مصفوفة تحديد الاحتياجات
عند تنفيذ مشروع داخل المنظمة فإنك تحتاج إلى الحصول على معلومات حول معارف ومهارات واتجاهات العاملين بالمنظمة (وتسمى الاحتياجات)، وخطوات تنفيذ المشروع (وتسمى المهمة)، والاعمال التى سيتم التعامل معها خلال تنفيذ المشروع (وتسمى المحتوى)، وهناك ثلاث طرق أساسية لمعرفة المزيد عن العاملين, المهمة والمحتوى تتعلق بالمشروع.
أ. تعتبر الملاحظة طريقة مباشرة لجمع معلومات تحديد الاحتياجات, إلا أنها قد يشوبها تدخل مشاعر وأحكام الملاحظة الذاتية.
ب.تعتبر المقابلات أسهل طريقة لتحديد الاحتياجات. وقد تكون الاستمارات ومجموعات التركيز أيضاً أساليب فعالة ومؤثرة نسبياً, ولكن ما يقوله لك الناس وما يفعلونه حقاً مختلف, فمن المهم أن يتم التأكد من نتائج المقابلات بالإضافة إلى الملاحظات وتحليل الوثائق.
ج. مراجعة التوثيق, وهي من الطرق الموضوعية لتحديد الاحتياجات, كمراجعة سجلات الموظفين التي يمكن أن تقدّم معلومات مفيدة عن تحديد الاحتياجات، وبالطبع ففى بعض الحالات قد يكون من الصعب أو حتى من المستحيل الحصول على الوثائق المطلوبة.
