مبادئ التدريب الإداري:

يحتل موضوع التدريب الإداري درجة كبيرة من الأهمية لمديري المؤسسات المختلفة، حيث يعتبر التدريب وسيلة فعالة في رفع كفاءة العامل في جميع مراحل عمله وتنمية قدراته ومهاراته وتزويده بمعلومات جديدة، وعنصراً مؤثراً في عملية ترقية العامل وتوليه سلطات ومسئوليات أكبر..

وأضع بين يدي القارئ الكريم محاور التأصيل النظري لموضوع التدريب الإداري، مؤكداً على أن هذا الجزء ليس هو الهدف الأساسي من هذا المؤلف.. وإنما وضعته حتى يساعد في استيعاب الصورة العامة لواقع الجهات الخيرية.

مفهوم التدريب:

من أبسط تعريفات التدريب وأدقها تعريف الدكتور علي السلمي:"الخبرات المنظمة التي تستخدم لتنمية أو تعديل المعلومات والمهارات والاتجاهات التي يعتنقها الناس العاملون في المشروع".

فهو عملية مبنية على تنظيم دقيق يتم خلالها نقل الخبرات والمعارف لزيادة مهارات العاملين ومعلوماتهم أو تعديل قناعاتهم وآرائهم وسلوكهم.. وهذا كله يدور حول محور هام، هو أن التدريب الإداري هدفه الرئيس هو مساعدة الجهة الخيرية في تحسين جودة الخدمات التي تقدمها للمستفيدين، والجودة تتوقف إلى حد كبير على درجة كفاءة العاملين ومجهودهم المبذول في إنتاجها.

أهداف التدريب:

هناك مجموعة من الأهداف تسعى الإدارة إلى تحقيقها من وراء إتباع سياسة خاصة بالتدريب الإداري للعاملين، وهذه الأهداف يمكن أن تجمل وتصاغ بشكل عام على النحو التالي:  

1- رفع الكفاءة الإنتاجية للعامل من خلال تمكينه من زيادة قدراته وتحسين مهاراته حتى يتلاءم مع المواقف والظروف الجديدة التي يوضع فيها لأي سبب.

2- العمل على توافق العامل مع الأعمال التي سيقوم بها في بيئة تتصف بالتغير والتطور المستمر، وذلك بإعداد العاملين لشغل الوظائف الأعلى ذات المسئوليات الأكبر، ومساعدتهم على إدراك العلاقة بين عملهم وعمل زملائهم، كذلك العلاقة بين عملهم والهدف النهائي للمشروع أو الجهة الخيرية التي يعملون بها حتى يسعوا إلى تحقيقه.

3-  توسيع مدارك ووجهات نظر العاملين بصفة مستمرة من خلال التعليم والتطوير المستمر.

4-  تحسين الخدمات التي تقدم لجمهور المستفيدين والارتفاع بمستوى جودتها.

5- تبسيط إجراءات العمل وتخفيض التكاليف عن طريق رفع الكفاءة الإنتاجية للعاملين، وبالتالي يمكن تبرير ما يتكلفه التدريب من نفقات تتمثل في تكاليف إعداد البرامج التدريبية وتكاليف المدربين والوقت المقتطع من العمل.

6-  تعزيز روح الفريق بين العاملين والاحتفاظ بمعنويات العاملين وعلاقاتهم مرتفعة. 

أنواع برامج التدريب:

يقسم التدريب الإداري إلى عدة تقسيمات تعتمد كل منها أساساً مختلفاً.. وفيما يلي استعراض مختصر لهذه التقسيمات:

أولاً: يقسم التدريب وفقاً للغرض أو الهدف من إعداد البرنامج التدريبي إلى:

1-  تدريب لاكتساب مهارة. مثل مهارة إجراء المقابلات الشخصية للموظفين الجدد ومهارة التعامل مع الآخرين بشكل إيجابي.

2- تدريب لزيادة المعلومات العامة التي تساعد المتدرب على فهم طبيعة العمل. مثل وسائل التعامل مع المستفيدين من الخدمات أو طرق حل المشكلات المتعلقة بمجال العمل.  

3- تدريب تنشيطي لتزويد المتدرب بالمعلومات الحديثة في مجال العمل الإداري الذي يخدم الوظيفة. مثل النظريات الحديثة في إدارة الوقت وتنمية الموارد المالية والقيادة الإدارية.

4- إعادة التدريب بمعنى تأهيل العامل للقيام بعمل آخر في مجال مختلف. مثال: عندما يتم ترقية موظف إلى رئيس قسم فإننا نحتاج إلى تدريبه على بعض مهارات الإشراف والمتابعة.

ثانياً: يقسم التدريب وفقاً للمرحلة التي يتم فيها إلى:

1- تدريب سابق لدخول الخدمة (سابق للتعيين) هدفه الرئيسي التعليم والتأهيل قبل أن يتولى العامل مسئولياته ومهامه. فنشرح له مثلاً النظام الإداري وقنوات الاتصال الرسمية.

2-  تدريب أثناء الخدمة لزيادة قدرات العاملين وفاعليتهم، وهو عملية مستمرة تشمل جميع العاملين، كما يمكن تقسيمه إلى التالي:

أ‌)   تدريب توجيهي: هدفه الرئيس مساعدة العاملين على سرعة الإلمام بجوانب عملهم المختلفة مثل سياسات الإدارة وأهداف العمل.

ب‌)  تدريب تخصصي هدفه تدريب العاملين على طريقة أداء وظائفهم مثل المحاسبة وإدارة مشاريع وتنمية الموارد.

ت‌) تدريب إداري وإشرافي هدفه تكوين العنصر القيادي الإداري مثل برامج الإدارة العليا كالتخطيط الاستراتيجي وفكر الجودة الشاملة.

ث‌) التدريب للترقية إلى وظائف أعلى ومسئوليات أكبر مثل أن يبقى المتدرب فترة بحيث يحل مكان المسئول الرئيسي أثناء غيابه ثم يكلف بمهامه.  

ج‌)  تدريب لإعادة التوجيه: وهذه تقدم للعاملين العائدين إلى العمل بعد انقطاع لفترة طويلة حدث خلالها عدد من التغيرات في نظام العمل وتوزيعه، مثل عامل في جهة خيرية سافر للدراسة عدة سنوات ثم عاد للعمل في نفس الجهة.

ح‌)  تدريب علاجي: لمساعدة العاملين ذوي الكفاءة المنخفضة حتى يكتشفوا عيوبهم ويتخلصوا من نقاط ضعفهم. مثل موظف لا يتقن كتابة التقارير بينما يتطلب عمله ذلك فيحضر دورة تدريبية في هذا الموضوع.

ثالثاً: تقسيم التدريب وفقاً للطريقة التي يعد بها البرنامج التدريبي:

1- تدريب رسمي: يتم بإعطاء محاضرات أو تعليمات للعاملين تتعلق بالعمل عن طريق مسئولي الجهات المعنية أو معاهد التدريب المتخصصة.

2- تدريب غير رسمي: يتم عن طريق الخبرة التي يحصل عليها العامل تدريجياً أثناء ممارسته لعمله واتصاله ببقية العاملين. وعيب هذه الطريقة البطء في التدريب واحتمال تعلم طرق أداء سيئة للعمل مما يجعلنا نؤكد على أهمية دور المشرفين على العاملين الجدد.

رابعاً: يقسم التدريب وفقاً للجهة التي تشرف على التدريب إلى:

1-  تدريب مركزي: يتم كل التدريب عن طريق جهة محددة مثل معهد الإدارة لموظفي الدولة.   

2-  تدريب غير مركزي: يتم التدريب داخل الجهة نفسها أو إحدى جهات التدريب المتخصصة.

خامساً: يقسم التدريب على أساس المكان الذي يتم فيه إلى:

1- تدريب داخلي: يتم داخل مكان العمل تحت رقابة الإدارة وبتخطيطها وعادة يعيب هذا النوع كثرة الانشغالات بالعمل وعدم الإطلاع على خبرات أخرى وأفكار جديدة.

2-  تدريب خارجي: يتم في مراكز التدريب المتخصصة، يلتقي فيه أفراد مختلفون ويتم تبادل الخبرات والتجارب ولكن يعيبه صعوبة الرقابة عليه وصعوبة تقويم نتائجه إلا بعد فترة طويلة.

طرق التدريب الإداري:

طرق التدريب الإداري متعددة، واختيار الطريقة الأمثل يساعد في تحقيق هدف التدريب بشكل أكبر بإذن الله.. وفيما يلي أهم الطرق المستخدمة (ملاحظة: بعضها قد يستخدم في غير التدريب الإداري أيضاً):

1- المحاضرات: أسلوب مثالي لنقل الأفكار وزيادة المعلومات في وقت سريع ومختصر مع إعطاء صورة شاملة ومعلومات موثوق بها بشكل منطقي ومنظم، يعيبها أنها لا تسمح بتبادل المعلومات والنقاش وقد تبعث الملل في نفوس المتدربين وعدم الاهتمام بما يقول المدرب، كما أنها تكتفي عادة بالمعلومات النظرية دون تطبيق عملي. يجدر بي التنبيه هنا إلى أن كثيراً من المحاضرات تقدم خطأ تحت مسمى دورات تدريبية، مما يزهد الناس في حضور الشيء المطول لاحقاً..

2- المناقشات الجماعية: نقاش بين عدد من الأشخاص (ينبغي ألا يزيد عن عشرين شخصاً) بهدف محدد (مثل حل مشكلة أو عرض موضوع للوصول إلى قرارات وتوصيات) يقوده شخص متمكن من إدارة النقاش بحيث يشرك أكبر عدد ولا يحتكر الحديث. وهذا يساعد المتدربين في التفكير بأنفسهم وتبادل خبرات ومعلومات واسعة والتفكير بحرية مما يجعلهم أيضاً أكثر قابلية للتطبيق. يطيب للبعض أن يسمي هذه الطريق (الطاولة الدائرية) حيث يجلس المشاركون بحيث يرون بعضهم ويتم النقاش بتفعيل الجميع.

3- طريقة دراسة الحالة: تقدم للمتدربين حالة معينة تعتبر نموذجاً لعدة مشاكل يقومون بدراستها وتحليلها والوصول إلى حلولها بناء على المعلومات المتوفرة، وأحياناً تضاف معلومات غير مرتبطة بالمشكلة لاختبار قدرة المتدرب على اكتشاف المفيد فقط من المعلومات. يميز هذه الطريقة أنها وسيلة لتنشيط وتنمية القدرة على التفكير العلمي والتحليل المنطقي واتخاذ القرارات السليمة لإيجاد حلول عملية للمشكلة المعروضة كما أنها تثير اهتمام وحماس المتدربين. يعيبها أنها لا تصلح في وجود عدد كبير، كما أن سهولة الحلول النظرية قد توحي للمتدرب بسهولة العمل الإداري، وقد لا تجد جدية من بعض المتدربين لكونها لا تشكل واقعاً حقيقياً. لابد من الإشارة إلى أن هذا الأسلوب هو أكثر طرق التدريب الإداري فاعلية ويتطلب درجة عالية من المهارة والوقت والجهد والمال.

4- طريقة تمثيل الأدوار: تعتمد على أساس تمثيل التصرف الذي سيقوم به الشخص في بعض الأدوار والحوادث..  ثم يتخذ هذا التصرف أساساً للمناقشة وإثارة الانتباه وإعطاء الرأي والتعليقات والاقتراحات من بقية الحضور. وهي وسيلة تدريبية ناجحة لو أحسن استخدامها لارتباطها بعدة حواس، كما أنها  تشد الانتباه وتتيح للجميع التعبير بحرية. وهي طريقة تفيد كثيراً في تدريب العاملين الذين يتصلون مباشرة بالمستفيدين.

5- التدريب بالخبرة والملاحظة: المقصود الخبرة التي يكتسبها الشخص أثناء قيامه بمباشرة أعباء وظيفته وتلقيه لملاحظات زملاءه ومديريه، وهي طريقة سهلة ومفيدة إلا أنه لا يمكن الاعتماد عليها فقط، لأنها تستغرق وقتاً طويلاً، ولأن الفرد قد يكتسب خبرات وحركات خاطئة. كما أن سماحنا للموظف ليتعلم بنفسه عن طريق التجربة والخطأ له مخاطر  كثيرة على الجهة الخيرية ويسبب الكثير من التكاليف.

6- التدريب عن طريق التناوب والنقل: تقوم على تغيير وتبديل العمل المسند للعامل بحيث يعمل في مجالات عمل مختلفة فتجده ينتقل بين أربع إدارات خلال العام الأول له في الجهة بشكل مخطط ومنظم. وبذلك يوسع مداركه ومعلوماته من بداية التحاقه بالجهة المعنية أو عند إدارته لمشروع ما. من أبرز مميزات هذه الطريقة إيجاد روح التعاون ومعرفة متاعب وظائف الزملاء.

7- طريقة تدريب الحساسية: وهي طريقة حديثة في ميدان التدريب الإداري وتطبيقها على مستوى المنظمات ما زال محدوداً، وهي تهدف إلى زيادة حساسية العامل أو المدير للعلاقات الإنسانية ومعرفة رد فعل تصرفاته تجاه الآخرين وطرق تعامله معهم. طريقتها تتم بحيث يجتمع العاملون للنقاش بدون هدف محدد أو جدول أعمال سابق، يتبادلون الرأي في شخصيات كل منهم ويتلقى كل منهم رد فعل الآخرين لآرائه وشخصيته. دور المدرب هنا هو توجيه النقاش ومتابعته دون التدخل، ومن خلال المناقشة يستطيع المدرب رصد اتجاهات المتدربين تجاه بعضهم وتحديد الفئات القيادية وربط المتدربين ببعضهم بشكل إيجابي أكبر.. لذلك فأهمية دور المدرب هنا كبيرة حتى لا تحدث نتائج عكسية. وأبرز مميزات هذه الطريقة هي تنبيه حواس المتدرب وإيقاظ مشاعره المرتبطة بالعلاقات الإنسانية وزيادة إدراكه للعوامل الشخصية ومدى تأثيرها في تفكيره وتصرفه وإحداث تأثير مباشر في سلوكه واتجاهاته.

8- المباريات الإدارية: يقسم المتدربون إلى مجموعات صغيرة تمثل إدارات أو منظمات، ثم تعطى كل مجموعة معلومات مبدئية عن الوظائف والأهداف وظروف العمل.. ثم تبدأ كل مجموعة في اتخاذ قرارات متعلقة بالأفراد والتمويل وتقديم الخدمات للمستفيدين وغيرها مما يصب في طرق التنظيم وأساليب التخطيط وعملية اتخاذ القرارات. تستغرق المباراة وقتاً طويلاً يقسم على عدة جولات تبنى نتائج كل جولة على التي قبلها، ثم يعقد اجتماع عام لعرض النتائج والتعليق على سلوك المجموعات ومناقشة الأسلوب الذي انتهجته كل مجموعة.. وفي كل هذا فدور المدرب هو التوجيه والإرشاد. لهذه الطريقة التدريبية فعالية كبيرة وآثار مباشرة وعملية ولكن يعيبها ارتفاع تكلفتها والحاجة إلى جهود كبيرة للتخطيط والإعداد والتجربة والإشراف مما يعني الحاجة لمدربين على مستوى عال من الكفاءة والخبرة.

9- التدريب على اتخاذ القرارات: تهدف هذه الطريقة إلى تدريب رجال الإدارة العليا بالدرجة الأولى على كيفية اتخاذ القرارات السليمة المدروسة، حيث يتم فصل المتدربين عن بعضهم ثم يعطى كل منهم مجموعة من المذكرات والوثائق والأوراق تماثل أعمال المديرين اليومية ويطلب من كل واحد منهم التصرف فيها بما يراه مناسباً. ثم يتم الاجتماع آخر اليوم لمناقشة أفضل وسائل الحلول والقرارات.. وهي طريقة واقعية مفيدة جداً تضع المدير في ظروف عملية حيث المعلومات محدودة، كما أن النقاش المفتوح وإظهار نقاط القوة والضعف يوضح للمدير قدراته الحقيقية.

وسائل التدريب:

1-  الوسائل البصرية: مثل الصور والخرائط والسبورة وعروض الحاسب الآلي.

2-  الوسائل السمعية: مثل أشرطة التسجيل والراديو والمؤثرات الصوتية.

3- الوسائل السمعية/البصرية: مثل الأفلام التي تجمع الصوت والصورة والتدريب باستخدام الحاسب الآلي عن طريق الشبكات أو بشكل مستقل.

وهناك العديد من الملاحظات الواجب التنبه لها في موضوع وسائل التدريب الإداري. منها أهمية استخدام الوسيلة المناسبة لتحقيق الهدف المطلوب، والتأكد من تجربتها مسبقاً، وإعداد وسائل احتياطية للطوارئ، وعدم الإكثار والتنويع بين الوسائل لدرجة إشغال وتشتيت المتدربين.

شروط نجاح التدريب الإداري:

1- وضوح أهداف التدريب، وأن تكون الحاجة إليه واضحة ومحددة بناء على دراسة تحديد الاحتياجات التدريبية أو آراء العاملين ونتائج قياس الأداء السنوية.

2-  ارتباط التدريب بسياسة عامة تشمل اختيار الموظفين والتوصيف وتقويم الأداء..

3-  وجود رغبة حقيقية من جانب الإدارة للاستفادة من برامج التدريب ونقله إلى التطبيق.

4-  إعداد الحوافز المشجعة للأفراد للانتظام في التدريب وعدم فرض التدريب بشكل سلبي.

5-  يجب أن يكون التدريب عملية مستمرة شاملة للجميع لتطوير أداء العاملين منذ لحظة التحاقهم بالعمل.

6-  توفير بيئة تدريبية بتجهيزات فنية كاملة.

7-  توافق مستوى المتدربين من حيث السن والخبرة والمنصب الاداري.

8-  وجود مدربين ذوي قدرات وخبرات في مجال الدورة يعتنون بمواكبة التطورات.

9-  تقويم نتائج البرامج التدريبية للاستفادة من البرامج الناجحة وتعميمها.  

10-                     وجود عدد مناسب من المتدربين بحيث التركيز على كل فرد.  

11-                     ملائمة وقت التدريب وتوفير الفترة الكافية لنقل كل المفاهيم والخبرات اللازمة.

تحديات تواجه التدريب الإداري:

1-  ضعف مستوى التعليم والنقص الشديد في عدد الأفراد المؤهلين مما يلقي على التدريب مسئوليات كبيرة.

2-  انخفاض مستوى التدريب عموماً والافتقار إلى البرامج الجيدة.

3-  ضعف الإمكانيات وقلة الكفاءات التدريبية ذات الخبرة العلمية والعملية.

4- الموقف السلبي للإدارة العليا تجاه التدريب (لا يعطون الاهتمام الكافي لتدريب مرؤوسيهم ولا يهتمون بنقل آثار التدريب إلى ميدان العمل). 

5-  عدم توفر الاعتمادات المالية اللازمة للتدريب.  

6-  مقاومة العاملين للتدريب خوفاً من التغيير وتحمل المسئولية.