ركائز الحاسوب في المكتبات ومراكز المعلومات

تتكون ركائز الحاسوب فى المكتبات ومراكز المعلومات من الآتى : -  

1/ الترقيم الدولي الموحد للدوريات
يدار نظام ترقيم الدوريات(المركز الدولي لتسجيل الدوريات) في فرنسا واسمه الرسمي وعنوانه :
International Center for Registration of Serials(ISDS) International Serial Data System
Zone Bachavmontf - 75 - 2 Paris - France.
يدخل في نطاق الدوريات أيضاً الكتب السنوية والحوليات والسلاسل وترقيم الدوريات مختصر ، ويتألف من ثمانية أرقام منها أساسية والثامن للتدقيق في عملية الاختزان الآلي ويمكن إضافة حرف (ب) الترقيم ليدل على الدولة الصادرة فيها الدورية وهذا الحرف اختياري وليس من صلب الترقيم .يستخدم الترقيم الدولي الموحد للدوريات (ترمد) كأداة مهمة في إجراءات الاشتراكات والمبيعات لدي الناشرين والوكلاء ، كما يستخدمه المؤلفون لأغراض حماية حقوقهم وتستفيد منه المكتبات ومراكز المعلومات في أغراض التزويد والمطالبة بالأعداد المتأخرة.

2/التقنين الدولي للوصف الببليوجرافي :-
International Standard Bibliographic Description (ISBD) صدرت الطبعة المعيارية الأولى من هذا التقنين عام 1947م عن الاتحاد الدولي لجمعيات ومؤسسات المكتبات لوصف المفردات ثم صدرت الطبعة الثانية المعيارية الأولي لوصف الدوريات عم 1977م وفى عام 1981م شكل الاتحاد الدولي لجمعيات المكتبات لجنة مراجعة لتنفيذ خطة المراجعة ثم صدرت طبعة مراجعة من تدوب عام 1987م ، وفى عام 1990م صدرت طبعة مراجعة من تدوب (م . م ) ، كما صدرت الطبعة الاولى من التقنين لملفات الحاسوب ن وفى عام 1991م صدرت طبعة مراجعة من تدوب . وهذا التقنين لا يعالج المداخل ، وإنما يقتصر في تغطيته على فقرات الوصف ، حيث قسمها إلى مناطق وحقول ترتبط فيما بينها بعلامات ترقيم متنوعة وهو مهمٌ لوصف الملامح المادية لتعريفها وترتبيها وأبعادها وعلاماتها ومستوياتها ولغتها وتنظيمها ، بالإضافة لتحديد المحتوى الفكرى لأوعية الموضوعات ، وجوده فى المكتبات ومراكز المعلومات مهم لأنه من الأساسيات الضرورية فى تقديم خدمات المعلومات .
3/ الترقيم الدولي الموحد للكتب(تدمك)
Standard Book Numbering System (ISBN)
بعد الانفجار الفكري وتضخم الكتب المنشورة في العالم ،وبعد دخول الحاسبات الإلكترونية واستخدامها في صناعة النشر ،كان لابد من تأهيل وتوحيد العمل في إنتاج الكتب ،وكل ترقيمه من الترقيمات الدولية الموحدة للكتاب الواحد تتألف من عشرة أرقام وعندما تطبع على الكتاب تسبق بالحروف ISBN؛وهذه الترقيمة العشرية تنقسم إلى أربعة وحدات وهي (واصفات المجموعة – واصفة النشر – واصفات العمل أو العنوان – واصفة التدقيق) وويراعي عند تسجيل بيان الترقيم الدولى الموحد القواعد والاحكام الأتية : -

1- يسجل الرقم كما ورد فى العمل موضوع الفهرسة مسبوقاً بالاختصار المناسب مثال لذلك تدمك 977-247-201-2
I S B N 0 – 552 – 67587 – 3
تدمد 4971 - 256
ISSN 0002-9762

2- اذا حمل العمل ترقيمين أو أكثر من هذه الترقيمات الدولية يسجل الترقيم الذى ينطبق على العمل بأكمله أو على العمل قيد الفهرسة .
3- إذا أدرك المفهرس ان الترقيم الوارد فى العمل يشوبه الخطأ لسبب أو لآخر استطاع تصحيح الترقيم يمكنه وضع الترقيم الصحيح متبوعاً بكلمة مصحح مثال ISBN 0-430-16427 – 1 (corrected) 
 4- فى حالة الدوريات يضاف العنوان المفتاح اذا ورد فى العمل أو اذا امكن الحصول عليه بسهوله
5- من الإضافات الاختيارية للترقيم الدولي شروط الاقتناع سواء كانت سعر البيع أو الاتاحة المجانية على ان تستخدم الاختصارات المقننة بقدر الامكان .

4/ الفهارس الموحدةUnion Catalogs
عبارة عن ثبت أو بيان أو قائمة بمقتنيات عددٍ من المكتبات أدمجت معاً في سياقٍ واحدٍ والفهرس هو مرآة يرى بها الباحث مجموعات المكتبة ويحدد مكان كلّ منها ، وهو من العناصر الأساسية فى المكتبات ومراكز المعلومات . وظائف الفهرس الموحد : -

من أهم وظائف الفهرس الموحد هى : -

• تحديد مكان وجود الوعاء .
• تنسيق عملية التزويد بين المكتبات .
• القيام بدور أداة الاختيار .
• تنسيق الإعارة التعاونية بين المكتبات .
• الكشف عن الفجوات والمكررات في مقتنيات المكتبات .
• الإعلام الببليوجرافي .
• المساعدة في عمل شبكات المكتبات والمعلومات.

5/ ملفات الإسناد Authority Files
هي نوعٌ من القوائم التي يتم اعتمادها بشكل مقننٍ وثابتٍ لإدخال واسترجاع بياناتٍ محددةٍ ذلك ضماناً لعدم الخطأ في إدخال البيانات أو الازدواجية التي قد تحدث عند إدخالها أو عند استرجاعها ،ولعل من أهم مميزاته :-

- توحيد شكل البيانات في تسجيله الفهرسة .
- استرجاع جميع الوثائق في المكتبة من خلال مدخلٍٍٍٍٍٍٍٍٍ واحدٍٍٍٍ .

وايضاً هي عملية حفظ الثبات فى الروؤس فى ملف ببليوجرافي إعتماداً على إستناد أو إنشاء الروابط المنطقية بين ملفات الإستناد والملفات الببليوجرافية أى بين التسجيلات الإستنادية الفردية وكل التسجيلات الببليوجرافية التى يستخدم فيها الرأس وتأتي أهمية الضبط الإستنادي فى كون الشخص نفسه يغير إسمه أو شكل كتابته أو قد يتخذ إسماً مستعاراً ، والضبط الإستنادى اليدوى هو الأساس للضبط الإستنادى الآلى .

ملفات الإسناد واستخدام الحاسب الآلي :-

عند استخدام الحاسب الآلي يجب استخدام ملفات الإسناد في عملية الإدخال والاسترجاع كضرورة أساسية
وتعد ملفات الإسناد امتدادا طبيعيا ًلقواعد الفهرسة من حيث أنها الركيزة الأساسية للأسماء والأشخاص أو الهيئات أو المواقع الجغرافية ، وتشمل عملية بناء هذا الملف الخطوات الآتية:-

1- تحديد جميع الأسماء بما فيها الصيغ المختلفة لها التي استخدمت فعلاً في الوثائق لتحديد هوية الشخص أو الهيئة .

2- اختيار إحدى صيغ الاسم اسماً أو صيغة مفصلة لتكون محددة الهوية الأساسية للشخص أو الهيئة ...الخ.

6/ قواعد الفهرسة الانجلو أمريكية

Anglo Catalog Rules (AACR) – American
صدرت الطبعة الأولي عام 1967م ونالت الطبعة الأولى من الأقسام الرئيسة التالية:-

1- المدخل والرأس ويشتمل على خمسة فصول خاصة بقواعد المدخل .

2- الوصف ويشتمل على أربعة فصول خاصة بقواعد الوصف في الكتب والدوريات .

3- مواد غير الكتب ويشتمل على ستة فصول ويتضمن القواعد الخاصة بالأفلام والخرائط والأطالس والمسجلات الصوتية والصور 000الخ .
وقد واكب صدور هذه الطبعة استخدام الحواسيب في المكتبات ومراكز المعلومات ، مما دعي بالضرورة إلى إعادة النظر فيها ووجوب مراجعتها وتعديلها بما يتلاءم مع الاحتياجات الحالية للمكتبات ومراكز المعلومات ، وفي عام 1978م صدرت الطبعة الثانية ، وكانت حصيلة جهود متضافرة من قبل جمعية المكتبات والمعلومات الأمريكية ومكتبة الكونغرس الأمريكية وجمعية المكتبات البريطانية واللجنة الكندية عن الفهرسة. وهى من العناصر المهمة فى الفهرسة ، والفهرسة من العمليات الفنية المهمة فى المكتبات ومراكز المعلومات ، فلابد من وجودها لمساعدة العاملين فى فهرسة مقتنيات المكتبات ومراكز المعلومات .

7/المكانز : المكنز لغةً هو التكشيف .

المكنز هو الصورة الراهنة للغات الربط اللاحق المقيدة . وهو ببساطة عبارة عن قائمة بالمصطلحات تبين المجال الدلالي الكامل لكل مصطلح وتربطه بأهله وعشيرته من المصطلحات الموازية له دلالياً إلى مترادفاته والمصطلحات التي يتفرع عنها إلى المصطلحات الأعرض منه ، والمصطلحات التي تتفرع عنه إلى المصطلحات الأضيق منه في المجال الدلالي والمصطلحات التي تمت له بصلة أخري إلى المصطلحات القريبة منه أو التي تتماشى معه دلالياً . والمكنز كما هو الآن حلقة في سلسلة طويلة من التطورات التي تبدأ بمعاجم المعاني في التراث العربي الإسلامي ومعاجم المترادفات والأضداد في الحضارة العربية وتمر بخطط التضييق التحليلي التركيبي أو التضييق متعدد الأبعاد ،والنظم المتعمدة على المصطلحات الأحادية البسيطة ، وجهود ضبط المصطلحات لأغراض إسترجاع المعلومات .يرى الباحث ان أغلب المتخصصين فى عينة الدراسة لا يعرفون كيفية استخدام المكانز ويحتاجون الى دورات تدريبية مكثفة ، فمعرفة المكانز مهمة فى عمليتي البحث والاسترجاع وتفيد فى معرفة المصطلحات والواصفات المختلفة .

مكونات المكنز :

يتكون المكنز من قسمين رئيسيين على الأقل :

1- قائمة بالمصطلحات مقسمة إلى مجموعات أو فئات غالباً ما تسمي الآن بالأوجه تضم كل فئة منها المصطلحات التي تربطها ببعضها البعض علاقة وثيقة من نوع ما كالعناصر الكيميائية مثلاً والثدييات والمهن الصناعية.

2- قائمة هجائية يمكن أن تأخذ اكثر من شكل واحد ، تضم جميع المصطلحات على اختلاف فئاتها ، بالإضافة للترقيم الذي يربط كل مصطلح بالفئة التي ينتمي إليها.

3- مدي الإحاطة أو الشمول .

4- مستوي الربط المسبق

بناء المكنز :-

يتكون بناء المكنز من الآتى : -

1- التحقق من القطاعات الموضوعية للمجال .

2- تجميع المصطلحات .

مزايا المكنز : -

من أهم مزايا المكانز تتمثل فى الآتى : -

1. التأكد من الإطراء ومن توافر مقومات قبول المصطلحات جانب النظام ، من الناحيتين البنائية والدلالية.

2. الحصول على الإحصاءات الخاصة باستعمال المصطلحات من جانب المكشفين والمسؤولين عن البحث والاسترجاع استثمار ناتج تحليل هذه الإحصاءات في تطوير المكنز والارتفاع بكفاءة نظام الاسترجاع .

3. توفير ضمانات المتابعة اللازمة للتأكد .

4. الاحتفاظ بالسجلات الخاصة برصد كل ما يطرأ على المصطلحات من تغيرات.

5. توفير مقومات تعديل استراتيجيات البحث آلياً .

6. تيسير إجراء عمليات البحث الشاملة .

7. الإعداد الآلي للحالات اللازمة للكشافات المطبوعة .

8. إجراء عمليات التحرير عن طريق المنفذ كلما دعت الحاجة ، ثم المحافظة على تجديد المكنز المختزن في النظام الآلي بطريقةٍ سريعةٍ تتسم بالكفاءة ، فضلاً عن الانخفاض النسبي في التكلفة .

9. إتاحة المكنز على الخط المباشر ، لمن يستخدمونه .

إستخدام الحاسب الآلي في إعداد المكانز :

لقد تطورت تقنيات الحاسب الآلي وبشكلٍ واضحٍ في إعداد المكانز ومراجعتها . وقد شجع هذا التطور كثيراً من المؤسسات على إستثمار هذه الإمكانات، مما أدي إلي توافر العديد من البرمجيات الخاصة بهذه التطبيقات

ومن الممكن استخدام الحاسب في :-

(1) تجميع المصطلحات في المراحل التمهيدية لإعداد المكنز .

(2) المراجعة اللازمة لضمان الإطراء في بناء المصطلحات ومجالاتها .

(3) الحصول على أشكالٍ مختلفةٍ من أساليب إخراج المكنز .

(4) الحصول على النواة الأساسية للمكنز في شكلٍ مطبوع .

(5) المراجعة المستمرة للمكنز وإدخال التعديلات اللازمة بسهولة .

(6) ضمان التطابق في إستعمال المصطلحات في مرحلتي التكشيف وتجهيز المدخلات والبحث والاسترجاع .

وإذا ما إلتزم القائمون على إعداد المكنز بأسس التحليل الوجهي فإنه يمكن أن يكون من السهل التعرف على مكان أي مصطلح .

والمكانز العربية مازالت في مهدها ، وما توافر لها من المقومات الأساسية قليلٌ جداً ، ونقصد بالمقومات الأساسية هنا بيئة العمل المتمثلة في نظام الإسترجاع الذي يكفل مسوغ الإنتاج الفكري ومسوغ الإفادة على نحوٍ مناسبٍ والموارد البشرية الواعية , المؤهله والموارد التقنية والمناخ التنظيمي القادر على استثمار الجهد الجماعي .

الضبط الببليوجرافى : -

يشير المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات إلى أن المصطلح يشمل العديد من الأنشطة الببليوجرافية مثل السجلات الببليوجرافية وتقنيات الوصف وتهيئة الوصف المادي والببليوجرافي ، والمقصود هو إتاحة المعلومات ومصادرها للمستفيدين كما يعرفه خالد أحمد يوسف بأنه الحصر الجاري والراجع والتوثيق لآوعية المعلومات وإعداد التسجيلات الإستنادية التقليدية والمحوسبة وذلك لتسيير التعرف عليها ةإسترجاعها وتبادل المعلومات الببليوجرافية فيها على شتي المستويات المحلية والوطنية والإقليمية والعالمية