الإدارة والمديرون - مفاهيم أساسية
1- تعريـف المنظمـة :
مجموعة من الأفراد يعملون معاً بشكل منشق لتحقيق أهداف معينــة .
2- أهـداف المنظمـة :
نتائج مرغوب تحقيقها عند نقطة معينة فى المستقبل وقد تكون تحقيق معدل ربح معين أو تقديم خدمة معينة وذلك حسب نوع نشاط المنظمة .
3- مفهـوم الإدارة :
تحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية عن طريق تخطيط وتنظيم وقيادة ورقابة الموارد التنظيمية المختلفة - ( الموارد البشرية والمالية والمادية والمعلوماتية ) .
4- مـن هو المدير :
فرد مسئول عن استخدام موارد المنظمة بشكل يضمن تحقيق أهدافها بكفاءة وفعاليـة .
5- المسئولية الأساسية للمدير :
رفع أداء المنظمة من خلال تحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية . أى أن أداء المنظمة يتناسب طردياً مع كفاءة وفعالية
تحقيق الأهداف .
6- الفرق بين الكفاءة والفعالية :
6/1 الكفـاءة :
حسن استغلال الموارد المتاحة لتحقيق أهداف معينة .
6/2 الفعاليـة :
مدى ملاءمة الأهداف المختارة ومدى النجاح فى تحقيق هذه الأهـداف .
7- تصنيف المنظمات حسب الكفاءة والفعالية :
7/1 منظمة ذات كفاءة منخفضة وفعالية مرتفعة :
المفهوم : اختيار جيد للأهداف مع استخدام وسائل رديئة فى تحقيق هذه الأهداف .
النتيجـة : إنتاج منتج مطلوب ولكن بأسعار مرتفعة أو جودة منخفضة .
7/2 منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفعالية مرتفعة :
المفهوم : اختيار أهداف ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج مطلوب بأسعار وجودة مناسبة .
7/3 منظمة ذات كفاءة منخفضة وفعالية منخفضة :
المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام وسائل رديئة لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج منخفض الجودة وغير مرغوب من
العمــلاء .
7/4 منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفعالية منخفضة :
المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .
النتيجـة : منتج مرتفع الجودة ولكن لا يرغبه العملاء .
8- وظائـف الإدارة :
8/1 وظيفة التخطيط واتخاذ القرارات :
المفهوم : هو تحديد الأهداف واختيار أفضل طريقة لتحقيقهـا .
اتخاذ القرارات : يعنى اختيار أفضل البدائل من بين عدد من البدائل الممكنة ، ويعتبر اتخاذ القرار جزءاً من عملية التخطيـط .
وتنطوى وظيفة التخطيط على ثلاث خطوات هى :
1- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها .
2- تقرير كيف سيتم تحسين هذه الأهداف .
3- تقرير كيف سيتم تخصيص موارد المنظمة لتحقيق هذه الأهـداف .
وينطوى التخطيط على قدر كبير من المخاطرة وذلك
لعدم وضوح عواقب الاختيارات التى تتبناها الإدارة . وينتج
عن التخطيط القرارات بخصوص الأهداف المطلوب تحقيقها وأفضل طريقة للوصول إليها وكيفية استخدام الموارد لتحقيق
هذه الأهداف .
8/2 وظيفـة التنظيـم :
التنظيم : هو الأسلوب الذى تستخدمه المنظمة فى تنفيذ خططها من خلال تكوين هيكل العلاقات التى تربط أعضاء المنظمة فى سعيهم لتحقيق الأهداف التنظيميـة .
ويشمل التنظيم ما يلى :
- تخصيص المهام وتجميعها فى إدارات .
- توزيع الموارد ( خاصة البشرية ) بين الإدارات .
- رسم علاقات السلطة والمسئولية بين الأفراد والمجموعـات .
وناتج عملية التنظيم :
هو البناء التنظيمى ، ويعنى النظام الرسمى
للمهام وعلاقات التبعية التى تربط الأفراد والمنظمة
ويؤدى إلى تنسيق الجهود لتحقيق الأهداف التنظيمية ،
كما يحدد أفضل الطرق لاستخدام الموارد المتاحة لتحقيق
هذه الأهداف .
8/3 وظيفـة التوجيـه :
التوجيه : هو استخدام المديرين لتأثيرهم ونفوذهم لدفع الأفراد نحو تحقيق أهداف المنظمة .
ويشمل التوجيه ما يلى :
- رسم رؤية واضحة لدى العاملين بأهمية المنظمة .
- مساعدة العاملين على تكوين فهم جيد لدورهم فى تحقيق هذه الرؤية .
- تشجيع العاملين على المشاركة فى العمل وتحقيق مستوى أداء مرتفع من خلال : استخدام النفوذ ، والقدرة على التأثير ، والإقناع ، ومهارات الاتصال ، والتنسيق .
وناتج عملية التوجيه :
هو تحقيق مستوى مرتفع من الدافعية والالتزام لدى العاملين فى المنظمة .
8/4 وظيفـة الرقابـة :
الرقابة : هى تقييم أداء المنظمة للتأكد من تحقيق
الأهداف المحددة مسبقاً ، واتخاذ الإجراءات
اللازمة للاحتفاظ بنفس مستوى الأداء أو لإحداث تحسينات عليه .
ويشمل الرقابة ما يلى :
- وضع المعايير التى تحدد الأداء المرغوب .
- تصميم نظام للمعلومات لتوفير البيانات اللازمة لتقييم الأداء .
- المتابعة المستمرة للعمل خلال مراحل التنفيذ المختلفــة .
9- أنـواع المديريـن :
9/1 على أساس المستوى الإدارى :
1- مديرو الصف الأول ( الإدارة المباشرة ) :
* مسئولون عن الإشراف على العمالة التشغيلية .
* تطبيق القواعد والإجراءات اللازمة لضمان كفاءة التشغيل وتوفير النصيحة الفنية وتحفيز العاملين .
* الاهتمام بتحقيق الأهداف على أساس يومى .
2- مديرو الإدارة الوسطى :
* مسئولون عن الإشراف على مديرى الصف الأول .
* إيجاد أفضل الطرق لتنظيم الموارد المتاحة لتحقيق أهداف المنظمة والموضوعة بواسطة الإدارة العليا .
* زيادة كفاءة المنظمة من خلال مساعدة العمالة غير الإدارية ومديرى الصف الأول على الاستخدام الجيد للموارد التنظيمية .
* زيادة فعالية المنظمة من خلال تقييم مدى ملاءمة الأهداف الحالية واقتراح التحسينات ورفعها للإدارة العليـا .
* الاهتمام بالمستقبل القريب ، وخلق علاقات قوية
مع زملائهم ، وإدارة الصراع ، وتشجيع العمل الجماعى .
3- مديرو الإدارة العليا :
* مسئولون عن أداء جميع الإدارات فى المنظمة .
* وضع أهداف المنظمة وتحديد الاستراتيجيات لتحقيقها.
* متابعة أداء مديرى الإدارة الوسطى .
* الاهتمام بالمستقبل البعيد وبالاتجاهات العامة لبيئة المنظمـة .
وتختلف الأهمية النسبية لوظائف التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة باختلاف المستوى الإدارى للمدير ، حيث ترتفع أهمية وظيفتى التخطيط والتنظيم فى مستوى الإدارة العليا ، فى حين أن مديرى الصف الأول ( الإدارة المباشرة ) يقضون معظم أوقاتهم فى القيام بوظيفتى الرقابة والتوجيه .
9/2 على أساس المجال الوظيفى :
1- مدير التسويق ، ويهتم بالأعمال المرتبطة ببيع وتسويق منتجات المنظمة .
2- مدير العمليات ، ويهتم بتطوير وإدارة ومراقبة
النظام المسئول عن إنتاج السلع والخدمات الخاصة بالمنظمـة .
3- مدير التمويل ، ويهتم بالموارد المالية للمنظمة ، وتشمل المسئولية عن الحسابات وإدارة النقدية والاستثمار .
4- مدير الموارد البشرية ، ويهتم بتعيين وتنمية العاملين والعمل على تصميم نظم الحوافز وتقييم الأداء الخاص بهـم .
5- المدير الإدارى ، ويهتم بعمومية العمل من خلال إلمامه بجميع المجالات الوظيفية بدلاً من التخصص .
6- مدير العلاقات العامة ، ويهتم بتحسين وحماية صورة المنظمة من خلال التعامل مع الجمهور ووسائل الإعـلام .
7- مدير البحوث والتطوير ، ويهتم بتنسيق عمل العمال والمهندسين الذين يعملون فى المشروعات البحثية .
10- الأدوار والمهارات الإدارية :
10/1 الأدوار الإداريــة :
1- أدوار العلاقات الشخصية : بهدف تحقيق التعاون والتنسيق مع أعضاء المنظمة وتوفير التوجيه للعاملين وللمنظمة ككل . وتشمل هذه الأدوار ما يلى :
1/1 دور الرمز ، ويعنى تمثيل المدير لإدارته أو منظمته لدى الأطراف الخارجية أو العاملين فى الإدارات الأخـرى .
1/2 دور القائد ، ويعنى تشجيع العاملين على تحقيق أداء مرتفع من خلال تدريبهم وتوجيه وتقديم المشورة لهم .
1/3 دور همزة الوصل ، ويعنى اهتمام المدير بالربط والتنسيق بين العديد من الأطراف داخل وخارج المنظمـة .
2- الأدوار المعلوماتية : بهدف الحصول على وتوزيع المعلومات على الأطراف الداخلية والخارجية ، وتشمل هذه الأدوار ما يلى :
2/1 دور المراقب ، ويعنى اهتمام المدير بتجميع وتحليل المعلومات الهامة عن عمليات المنظمة الداخلية والخارجية لزيادة قدرته على الإدارة الجيدة للموارد .
2/2 دور الناشر ، ويعنى توزيع المعلومات على أفراد المنظمة للتأثير على اتجاهاتهم وسلوكهم .
2/3 دور المتحدث ، ويعنى استخدام المعلومات لتحسين صورة المنظمة للحصول على ردود فعل إيجابية من الأفراد داخل وخارج المنظمة .
3- الأدوار القرارية : بهدف وضع الخطط واستخدام الموارد من خلال الاختيار والتصرف ، وتشمل هذه الأدوار ما يلى :
3/1 دور المغامر ، ويعنى اهتمام المدير بالمبادرة لإيجاد الاستخدامات المثلى لموارد المنظمة بهدف رفع مستوى الأداء التنظيمى .
3/2 دور معالج المشكلات ، ويعنى تولى المدير مسئولية مواجهة الأزمات التى قد تهدد قدرة المنظمة على الوصول لأهدافها أو تأمين الحصول على مواردها .
3/3 دور مخصص الموارد ، ويعنى اهتمام المدير بتحديد أفضل استخدام للموارد البشرية والتنظيمية الأخرى لتحسين أداء المنظمة .
3/4 دور المفاوض ، ويعنى دخول المدير فى مفاوضات ومساومات مع أطراف أخرى لتحقيق مكاسب أكبر لوحدته التنظيمية .
10/2 المهارات الإداريـة :
1- المهارات الفكرية ، وتعنى القدرة على التحليل وتشخيص المواقف ، ويطلق عليها أحياناً المهارات المفاهيمية . وهى تتطلب من المدير الإلمام بالنظريات والأساليب والأدوات التى يحتاج إليها فى عمله بفاعلية من خلال التعليم والتدريب .
2- المهارات الإنسانية ، وتعنى القدرة على فهم وتغيير وقيادة ورقابة سلوك الأفراد والمجموعات . ويمكن أن تكتسب هذه المهارات بالتعليم والتدريب والممارسة والخبـرة .
3- المهارات الفنية : وتعنى المعرفة اللازمة لأداء أو لفهم وظيفة معينة داخل المنظمة . وتكتسب هذه المهارات من خلال التعليم والممارسة العملية فى مجال التخصص .
ويحتاج المدير بوجه عام إلى المزيج الأمثل من هذه المهارات ، والذى يختلف باختلاف المستوى الإدارى كما يلى :
- يهتم مديرو الصف الأول بالمهارات الفنية والشخصية بدرجة أكبر وبالمهارات الفكرية بدرجة أقل .
- يهتم مديرو الإدارة العليا بالمهارات الفكرية بدرجة أكبر وبالمهارات الإنسانية بدرجة متوسطة وبالمهارات الفنية بدرجة أقل .
- يهتم مديرو الإدارة الوسطى بالمهارات الثلاث الفكرية والإنسانية والفنية .
