ينظر كثير من المؤسسات إلى إدارة المشروعات على أنها علم يمكن للإدارة الدنيا في الشركة المعنية أن تستثمره بالشكل الأمثل لتسليم المشروعات طبقاً للجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما. وانطلاقاً من هذه الرؤية، نجد أن المؤسسات مهتمة في تطبيق مبادئ إدارة المشروعات سواء خلال تطوير مشروع إنشائي أو تطبيق برمجي، أو طرح خدمة جديدة، أو إطلاق حملة تسويقية، أو إعادة هيكلة مشروع ما، أو القيام بعمليات دمج واستحواذ، أو تطوير منتج جديد. وعلى كل حال، فإن كثيراً من المؤسسات العالمية، وإلى حد ما المؤسسات الإقليمية، بدأ يرى في إدارة المشروعات أداة قيّمة تتيح لها التعامل مع مشروعاتها كاستثمارات. لقد اكتشفت تلك المؤسسات قواسم مشتركة بين المشروعات والاستثمارات، حيث أن عملية إطلاق المشروع تشبه عملية إعداد دراسة الجدوى، والتخطيط يشبه عملية هيكلة الاستثمار، والتطبيق يشبه آلية إدارة الاستثمار، وإغلاق المشروع يشبه عملية التخارج. وبعبارة أخرى، لقد توصلت تلك المؤسسات إلى نتيجة مفادها أنها لن تستطيع تحقيق النمو واحتلال مكانة رائدة في قطاعات عملها، ما لم تكن قادرة على توقع الفوائد المحتملة من كل مشروع تخوض فيه، على غرار ما تتوقعه من أي استثمار تشارك فيه.
وهذا التشابه قاد إلى تطبيقٍ أكثر أهمية يعرف باسم ‘’إدارة محفظة المشروعات’’، والذي يتيح، كما يشير الاسم، إدارة مجموعة من المشروعات على غرار إدارة محفظة استثمارية تضم مجموعة متنوعة من الأوراق المالية. وبكلام آخر، يقوم مفهوم ‘’إدارة محفظة المشروعات’’ على اختيار وإدارة المجموعة الأمثل من المشروعات التي يمكن أن تساهم إلى حد كبير في نجاح وازدهار المؤسسة المعنية، إذ أن المشروعات في هذه الحالة غير مرتبطة ببعضها، ولكل منها منتجاته وخدماته ومخرجاته الخاصة. كما أن أولوية كل مشروع تتحدد طبقاً لمستوى ضرورته، الأمر الذي يفرض حالة من التنافس على الموارد بين تلك المشروعات، بما في ذلك الموارد البشرية والمواد والمعدات وحتى الموارد المالية.
تتيح ‘’إدارة محفظة المشروعات’’ للمؤسسات تصنيف وتقييم ومن ثم اختيار المشروعات والاستثمارات الأنسب والأكثر انسجاماً مع أهدافها الاستراتيجية، بما يدعم مسيرة نموها. ويمكن تحقيق ذلك من خلال تحليل مختلف السيناريوهات المحتملة لضمان تحقيق التوازن بين المشروعات الطويلة الأمد وتلك القصيرة الأمد، وبين المخاطر الكبرى وتلك الصغرى، بما يتسق مع الأهداف الاستثمارية للمؤسسة. ومن خلال ‘’إدارة المحفظة’’ تستطيع المؤسسة إجراء تقييم دقيق للفرص الاستثمارية التنافسية من منظور المكاسب والتكلفة والمخاطر، ومن ثم اختيار الأنسب منها. ومن شأن ذلك أن يتيح اتخاذ قرارات عقلانية تسمح بتوزيع الموارد النادرة بشكل صحيح وبكفاءة عالية، وإنشاء رابط بين عملية اختيار المشروعات واستراتيجية العمل، وتحديد الأولويات بشكل أفضل، وانتقاء المشروعات بموضوعية واستبعاد المشروعات غير المناسبة.
توفر ‘’إدارة محفظة المشروعات’’ أيضاً وسيلة لمراقبة وضبط وإدخال التغييرات في عملية تنفيذ المشروعات أو الاستثمارات، بما يضمن تحقيق أفضل عائد على الاستثمار. فهي تشمل مراجعة مخرجات تلك المشروعات، وتحليلها لمعرفة ما إذا كانت تسير في المسار الصحيح، وتحديد القضايا والتوجهات والنماذج، واستثمار المعرفة، ورصد الثغرات، وإعادة تقييم الأولويات.
خلاصة القول إن إدارة المشروعات هي استراتيجية لإنجاز المشروعات بالطريقة المناسبة، في حين أن إدارة محفظة المشروعات تتعلق بإنجاز المشروعات المناسبة.
