الإدارة الافتراضية :

 

          تجمع الإدارة الافتراضية بين الإدارة عن بعد من ناحية والإدارة عن قرب من ناحية أخرى ، فهى تعتمد على الأرقام والنتائج بسبب غياب العلاقات الإنسانية المباشرة . إلا انها أيضا تعتمد على التفاهم والثقة التى يضعها المدير فى الموظفين الذين يقودهم دون أن يعرفهم وربما دون أن يراهم .

 

بيئة العمل البديلة

 

          بيئة العمل البديلة هى العالم الافتراضى الذى يتواجد فيه الموظفون بأعمالهم . وليس بأجسامهم . وفى هذه البيئة يتم الربط بين الموظفين بوسائل الاتصال المختلفة . وذلك بهدف توجيه إنجازاتهم والتنسيق بينها لتصب فى مواقعها دون الحاجة لتواجدهم الجسمانى أو المكانى . فعندما يرسل لك مدير المبيعات ، وترد عليه بتعليقاتك وتوصياتك ، دون أن تراه ، فهذا أحد أشكال العمل الافتراضى .

 

من الإدارة المكانية .. إلى الافتراضية

 

          المكان هو البعد المادى الذى نحيا ونتحرك ونعمل فيه ، فهو يمثل غرف الاجتماعات التى تجتمع فيها بالموظفين ، والمكاتب التى نجلس إليها لنعمل ، والأصوات التى ترسلها إلى آذان الآخرين لتبلغهم برسائلنا الشفهية ، ووجودنا فى هذا البعد المكانى يمدنا بنمط محدد من الإدارة المكانية . وتختلف الإدارة المكانية عن الإدارة الافتراضية التى يفرضها علينا العالم الافتراضى ، الذى يتكون من شبكات الاتصال الإليكترونية . وذلك كما يلى :

·    هناك سعة محددة لغرفة الاجتماعات ، بحيث أنها لا يمكن أن تستوعب إلا عددا من الحضور بينما تستوعب الوسائل الإليكترونية أعدادا هائلة من الحضور الافتراضيين الذين يمكنهم أن يتسلموا نفس الرسالة ، فى نفس الوقت.

·    يلتزم كل فرد فى الحضور المكانى الحقيقى بدوره فى الحديث والتعليق والإضافة إلى النقاش . لا يلتزم الحاضرون الافتراضيون بأية أدوار . بل تمنح الإدارة الافتراضية الحاضرين إمكانية التعليق والتفاعل وقتما يشاءون ، لدرجة أن ذلك قد يسبب عديداً من المفاجئات للإدارة التى يجب أن تكون جاهزة لذلك فى كل وقت .

·    فى الإدارة المكانية تنفض النقاشات أو الاتصالات بخروج الحضور من المكان ، بينما فى الإدارة الافتراضية لا تنفض النقاشات ولا الاتصالات بخروج الحضور من وسيلة الاتصال . فالرسائل تظل معلقة، وتبقى موضع اهتمام وقراءة وإعادة قراءة . من هنا عليك التدقيق فى صياغة رسائلك الإليكترونية التى ترسلها للآخرين .

·    المجتمع المكانى يفرض على الحضور قيودا عديدة فى الولاء والرأى . بينما يفسح المجتمع الافتراضى مجالاً أكبر للتخلى عن الولاء الضيق للإدارة الشخصية المباشرة والتعبير عن الرأى .

·    تسقط كثير من المخاوف التقليدية فى المجتمع الافتراضى . فالمدير فى المجتمع الافتراضى يكون أكثر عرضة للهجوم والتمرد عنه فى المجتمع المكانى . وبذلك فإن الإدارة الافتراضية تتطلب من المديرين أن يكونوا أكثر علما وفهماً مما هم عليه فى البيئة المكانية .

 

المنظمة الافتراضية والمنظمة التقليدية

 

          تقدر الاحصائيات عدد الموظفين الافتراضيين الذين يعملون داخل فضاء بيئة العمل البديلة فى أمريكا وحدها بما لا يقل عن 30 مليون موظف . وقد أجرى مسح على عينة كبيرة منهم فجاءت النتيجة أن 87% منهم يؤكدون ارتفاع انتاجيتهم فى العالم الافتراضى عما كانت عليه فى العالم الحقيقى .

          فى المنظمة الافتراضية تتزايد أعداد الموظفين المؤقتين وغير الدائمين . عما كان عليه فى المنظمة التقليدية .

          وفى الشركات الافتراضية لا تصح غالبية توقعات الموظف التقليدى عن الأمان الوظيفى ، ولا تصح أيضا افتراضات المديرين التقليديين عن وجوب تمتع الموظف بالولاء للشركة .

 

الفرق بين الرسالة الإليكترونية والرسالة التقليدية

 

          الرسائل الإليكترونية والافتراضية هى التى تتم عبر وسائل الاتصال الإليكترونى . أما الرسائل التقليدية المباشرة فهى تتم وجهاً لوجه . وتقع الاتصالات الهاتفية فى منتصف المسافة بين الاتصالات الافتراضية والمباشرة . والفرق بين الرسائل الإليكترونية والرسائل التقليدية المباشرة . هو كما يلى :

1)      الرسائل الإليكترونية أكثر وحدة وتناسقا :

يمكنك أن تقول ما تشاء عبر الهاتف أو فى الاتصالات وجها لوجه ، فهذه الاتصالات تمكنك من استغلال ما يسمى بالخاتمة .

أما فى الاتصالات الإليكترونية لا يمكنك تغيير كلمتك كما فى الاتصالات التقليدية . بل يجب أن تتمتع رسالتك الإليكترونية بقدر من الوحدة بين الخاتمة والمقدمة وما بينهما .

فإذا وجدت نفسك فى الخاتمة تقول شيئاً لم تكن تعتزم قوله فى البداية ، فإنك تضطر إلى الرجوع إلى المقدمة لتغييرها .

وفى الرسائل الإليكترونية لا أحد يستوقف أفكارك أو يقاطع استرسالك . فهى تحمل كل أبعاد شخصيتك ( المرسل ) ولكنها لا تحمل كثيراً من المرسل اليه ( المتلقى ) .

2)      الرسائل الإليكترونية أقل انفعالا وأكثر احترافا :

تولد الرسالة الإليكترونية انفعالات عصبية أقل بكثير من تلك التى تولدها الرسالة المباشرة. تمكنك الرسالة الإليكترونية من إعطائها قدرا أكبر من التركيز الذهنى عما يحدث فى الرسالة المباشرة .

وهى أقرب إلى الاحتراف والمهنية من الرسالة المباشرة . فإذا أحسست بتوتر العلاقة بينك وبين أحد زملائك أو مديريك أو مرؤوسيك ، فمن الافضل أن تخاطبه برسائل افتراضية ، وليست مباشرة . لأنها أقل انفعالا وأكثر موضوعية .

3)      الرسائل الإليكترونية أوسع انتشاراً وأشد خطراً :

يمكنك دائما إنكار مضمون رسائلك التقليدية . كما يمكنك أيضا إعادة تفسير معنى رسائلك التقليدية وتأويلها وتحميلها مالا تحتمل لدى الأشخاص الذين سمعوك بآذانهم . ولكن لا يمكنك ذلك فى حالة الرسائل الإليكترونية .

فالرسالة الإليكترونية تعتبر دليلاً دامغاً ومسجلاً على أنك قلت ما كتبت . ولا يمكنك إنكاره .

اعلم أن رسالتك الإليكترونية ليست ملكاً لك . بل هى ملك لمتسلمها ( متلقيها ) . افترض دائما أنه قد يرسلها إلى أى طرف آخر دون علمك ، فعليك ألا تضمن رسالتك ما يمكن أن يضرك . واقصر طريق لتجنب ذلك هو الالتزام .

 

 ما هى الشركة الافتراضية

 

          فى أكتوبر عام 1991 ، وضع الطالب ( لينوس تورفالدز ) البالغ من العمر 21 عاما على شبكة الإنترنت أول ثمار ابتكاره الجديد . كان ( لينوس ) يدرس الكمبيوتر ، وابتكر لتوه برنامجاً لإجراء الحسابات المؤسسية والأكاديمية أسماه باسمه ( لينوس ) .

          أتاح ( لينوس ) تنزيل برنامجه مجاناً لكل من يرغب فى ذلك وطلب من الجميع اختباره وتجربته وتعديله كلما تراءى لهم ذلك ، مقابل إعلامه بالنتائج والمقترحات .

          بالفعل تمكن المستخدمون لبرنامج ( لينوس ) من تطويره ومعالجة العديد من مشكلاته واستمرت عملية التطوير والتعديل 3 سنوات ، ليصبح بعدها هذا البرنامج هو المعروف الآن باسم ( يونيكس ) والذى أصبح بفضل التطوير المستمر من أهم البرمجيات المؤسسية على الاطلاق . 

          تخيل لو أن الطالب ( لينوس ) توجه ببرنامجه إلى إحدى الشركات الكبرى مثل ( آى بي إم ) . وطلب منها تطويره . فما الذى يمكن أن يحدث ؟ .

          إذا افترضنا أن الشركة وافقت على البرنامج فوراً ، فمن المتوقع أن يتم تخصيص ميزانية محددة لتطويره ، ويتم إسناد هذه المهمة إلى فريق متخصصين من المهندسين الذين سيتقاضون رواتبهم من الشركة. بعد ذلك سيأتى دور التخطيط والتنفيذ والمتابعة واجتماعات لجان الجودة ... الخ . وكل هذه الأنشطة ستحتاج إلى مصروفات وميزانيات . وما هى النتيجة المتوقعة فى النهاية ؟ هل كانوا سيصلون إلى نفس النتيجة التى اهتدى إليها الطالب الشاب وعدد ممن لا يعرفهم إلا بشكل افتراضى ؟

          هذا هو المقصود بالشركة الافتراضية .

 

بين الشركة الحقيقية والشركة الافتراضية

 

1)     الشركة الافتراضية هى ما قام به ( لينوس ) لتطوير برنامجه ، أما الشركة الحقيقية فهى (أي بي إم) .

2)  الشركة الافتراضية لا تتحمل مصروفات تذكر ، رغم أنها تنتج وتطور ، الشرة الحقيقية تتحمل مصروفات فى كل لحظة حتى ولو لم تنتج أو تطور .

3)  فى الشركة الافتراضية يجتمع الأفراد حول فكرة ما وهدف مشترك وبكامل إرادتهم الحرة . فى الشركة العادية يجتمع الموظفون من أجل الراتب والمنصب والأمان الوظيفى والاجتماعى أولا ، وليس من أجل فكرة أو قيمة معنوية .

4)  تعتمد الشركة الافتراضية على الفرد . تعتمد الشركة الحقيقية على النظام ، وكثيرا ما يخرق الأفراد هذا النظام فنضطر إلى إعادة بنائه من جديد .

5)  فى الشركة الافتراضية أنت مشغول بتجميع وتنسيق جهود الأفراد لتحقق ما تصبو اليه من إنجاز . فى الشركة الحقيقية أنت مشغول بإطفاء الحرائق وفض الصراعات ومعالجة الأخطاء وتقليص النفقات ، فلا تجد وقتاً للإنجاز .

 

 

 

حقيقة الشركة الافتراضية

 

          رغم تعارض مصطلح ( افتراضى ) مع مصطلح (حقيقى) إلا أن للشركة الافتراضية جوهرا حقيقيا . فأى شركة هى فى حقيقتها تنظيم مؤسسى ذو آلية محددة لتنسيق وتوحيد الجهود باتجاه غرض مشترك ومحدد .

          العجيب أن هذا ينطبق على الشركات الافتراضية أكثر مما ينطبق على الشركات الحقيقية . فهناك شركات حقيقية كثيرة تفشل فى صياغة آلية أو نمط لتنسيق الجهود بها . كما يغيب عنها الهدف المشترك وتتضارب المصالح فيها فتفشل ، دون أن تشعر الإدارة بضرورة التغيير .

          فى الشركة الافتراضية يصعب حدوث مثل هذا الفشل . فهى تختفى وتتوقف عن الوجود فى نفس اللحظة التى يختفى فيها الهدف المشترك . لأن الفشل يقاس بزيادة المصروفات عن القيمة المضافة المتولدة . وداخل الشركة الافتراضية لا توجد فى الأصل اية مصروفات جديرة بالذكر . فمهما ضعفت القيمة المضافة المتولدة ، فإن الشركة الافتراضية تظل رابحة . 

 

إفتراضات خاطئة عن العالم الافتراضى

 

          زادت فى الآونة الأخيرة جاذبية الفضاء الافتراضى ( التخيلى ) لدى العديد من المديرين . فاندفع كثير منهم للأخذ بها انطلاقا من افتراضات خاطئة ، ومنها :

1)      الفضاء التخيلى يصلح لكل الشركات :

هذا افتراض خاطئ ، فالفضاء التخيلى أو الواقع الافتراضى لا يصلح لشركة إلا إذا تخلصت تماما من الأمية الإليكترونية بين الموظفين .

2)      الفضاء التخيلى يسهل عملية الهندرة :

يعتقد بعض المديرين أن الهندرة ما هى إلا تقليص أعداد الموظفين الدائمين ، وزيادة أعداد الموظفين المؤقتين والعاملين عبر الفضاء التخيلى . ولكن الأمر ليس بهذه البساطة . فلكى يحدث التوافق بين الهندرة والواقع الافتراضى . يجب أن تكون نفقات الاتصالات وإقامة العالم الافتراضى أقل من رواتب الموظفين الافتراضيين . ويجب ألا تكون هناك حاجة ماسة لتواجد هؤلاء الموظفين فى أماكن العمل الحقيقية . وإلا فإن الواقع الافتراضى سيعرقل عمليات الهندرة وإعادة الهيكلة ويضيف مزيدا من التكاليف .

3)      الفضاء الإليكترونى يسهل الاتصال بين الموظفين والمؤسسة :

ليس بالضرورة ، فكثيرا ما يؤدى سوء تخطيط الفضاء الافتراضى إلى سوء الاتصالات بين الموظفين والشركة ، فعدم تواجد الموظفين باشخاصهم فى مكان واحد يضعف الروابط الاجتماعية بينهم من ناحية ، وبينهم وبين الشركة من ناحية ثانية .

4)      الفضاء الافتراضى يعتمد على تقنيات اتصال ومعلومات عالية :

ليس صحيحاً أن شراء بعض أجهزة الكمبيوتر والاتصالات يقيم عالما أو مؤسسة افتراضية . جوهر المؤسسات الافتراضية هو المحتوى الذى يتم تداوله وتطويره وإدارته وتشغيله .

 

 

البصيرة الافتراضية :

 

تتعامل البصيرة العادية مع الواقع بقوانينه الطبيعية الثابتة ، وتتعامل البصيرة الافتراضية مع الواقع المتخيل بقوانينه الإليكترونية والاتصالية التى تتغير كل يوم . يحتاج المدير الافتراضى إلى اكتساب هذا النوع الجديد من الاستبصار . أو قرون الاستشعار . وهذه بعض الأفكار التى قد تفيد فى تكوين بصيرة افتراضية نافذة .

v       اهتم بالدقة وتحليل المعلومات أكثر من العناوين والكلشيهات . فقبل أن ترد مثلا على البريد الإليكترونى ، يجب أن تعرف كل الأطراف التى تلقت نفس الرسالة .

v       لا تلم موظفا لأنه أرسل لك رسالة إليكترونية تافهة . لابد من تشجيع كل أنماط الاتصال لأن النظام الإليكترونى مؤهل لاستيعاب الكيف والكم . فعندما يتعلق الأمر بالاتصالات الإليكترونية يصعب التمييز بين المهم والعاجل .

v       انشر المعلومات غير السرية على شبكة المعلومات والاتصالات الداخلية حتى لا يضيع الموظفون الوقت فى البحث عنها . ولكى نحد من السلطات غير الشرعية لكثير من مديرى الوسط الذين يتعمدون إخفاء المعلومات .

v       غير أنماط وهيكلية الإدارة بسرعة كبيرة . أعد توزيع الصلاحيات وافتح قنوات تدفق المعلومات . فالإدارة الافتراضية تقوم على الشفافية والتغيير المستمر . وهى ضد الإدارة الهرمية والاتجاهات الأحادية فى الاتصال .

v       لتكن أولوياتك الإدارية كما يلى : المعلومات والمعرفة أولا . الشبكة والاتصال ثانيا . الشركة والأداء ثالثا . الموظفون رابعا . فلا تسمح لأحد أن يحتكر المعلومة أو يملك مفاتيح الشبكة ، لأن الشبكة أهم من الموظفين . لماذا ؟ لأن الموظفين يختفون أو هم غير موجودين بدون الشبكة .

v       لتشجيع الابتكار ، اسمح بارتكاب الأخطاء ، لأن الوقوع فى الخطأ أقل خطرا من الخوف منه . الوقاية تعنى المنع ، والمنع يؤدى إلى الإخفاء والإخفاء يؤدى إلى الجهل والجهل يؤدى إلى تكرار نفس الأخطاء . بينما يؤدى الخطأ الافتراضى إلى التعلم الذى يؤدى فى النهاية إلى الخبرة .

v       ركز فى الثواب والعقاب على الأهداف وحدها ، دون العلاقات أو النوايا . فى مرحلة الإدارة التقليدية يتأثر المدير بالتفاعل المباشر مع الموظفين . فى الإدارة الإليكترونية ينصرف الاهتمام إلى النتائج والأرقام ، لا إلى المظهر الخارجى . فالإدارة الافتراضية تنهى عصر القيادة والتأثير بقوة الشخصية. وتدير بالقيادة الرقمية بعيدا عن تأثير النوع والجنس واللون والمظهر .

v       ستحتاج لمواهب متعددة ومتنوعة لأنك ستحتاج إلى أداء أكثر فى مهمة فى نفس الوقت . المهارة الاساسية للمدير الافتراضى هى تعدد المهارات والمهام والأفكار . لقد مضى زمن التركيز على مهمة واحدة أو التميز من خلال مهارة فريدة .   

 

 

 

 

 

 

هل تحل الفرق الافتراضية محل فرق العمل فى المنظمات ؟

 

من الصعب الرد على هذا السؤال خاصة وأن الفرق الافتراضية حولها الكثير من التساؤلات ، التى تتعلق بـ :

·       إمكانية التحكم فى مستوى الجودة المقدمة .

·       شكل الالتزام القانونى الذى يمكن أن يحمى المنظمة .

·   درجة التحكم فى سرية البيانات الخاصة بالمنظمة ، مما يجعل بعض الصناعات من الصعب تخيل أن تتحول الى استخدام الفرق الافتراضية مثل صناعة البنوك والأدوية .

·       كيفية خلق الالتزام الأدبى لدى العاملين .

ورغم هذه الصعوبات فإن الفرق الافتراضية تتنامى بسرعة ، لكنها لن تحل محل فرق العمل العادية والتى تقوم بالعبء الأكبر فى تشغيل المنظمات ، ولكن مع زيادة التحول الى المنظمات الافتراضية يقل الاعتماد على الفرق العادية التى تعتمد على الاتصالات المباشرة بين الأفراد .

 

 

 

 

 

المصدر: عزة الجوهرى عبد الحميد.
  • Currently 193/5 Stars.
  • 1 2 3 4 5
63 تصويتات / 6201 مشاهدة

أحمد السيد كردي

ahmedkordy
»

ابحث

تسجيل الدخول

عدد زيارات الموقع

24,935,570

أحمد السيد كردي

موقع أحمد السيد كردي يرحب بزواره الكرام free counters

نتشرف بتواصلك معنا  01009848570

..
تابعونا على حساب

أحمد الكردى

 موسوعة الإسلام و التنميه

على الفيس بوك

ومدونة
أحمد السيد كردى
على بلوجر