استراتيجية الاستشارات الإدارية

معظم الاستشارات الادارية  وخاصة التي تقدم لجهات حكومية وشبة حكومية تنتهي بان توضع في ملف جميل على الرف في مكتب المدير. وقد أوضح  جيمس اوشيغ في كتاب الشركة الخطيرة ان اعتماد المستشارين الاداريين على مصطلحات متخصصة ولغة منمقة، وفشلهم في اعداد خطة واضحة ومبسطة يسهل على العميل تنفيذها بنفسه، حال دون الاستفادة المثلى من الاستشارة، وتحديد العائد من الاستثمار في الاستشارات الادارية

لذا يجب ان يراعى من  خلال مراحل الاستشارة التركيز بطريقة غير مباشرة على تنمية القدرات الذاتية لدى المديرين، وحفزهم على التفكير والابداع، وليس مجرد تقديم معلومات جاهزة قد لا تناسب خصوصية المؤسسة في بعض الاحيان. وهذا المنحى المرتكز على بناء القدرات الذاتية Sustainable Capacity Building ) ) يتطلب جهدا ووقتا ومشاركة اكثر فاعلية.

 كما يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار عدة امور أخرى منها  التركيز بطريقة غير مباشرة على:

•  تشجيع العمل بروح الفريق الواحد.
• التطوير والتحسين  المستمر.
• تقوية روح الانتماء المبني على المؤسسية في العمل  وليس على الاراء الشخصية.
• الالتزام بالشفافية والحيادية في تصريف الاعمال.
• تنمية روح المبادرة والتعلم.

من هذا المنطلق كان التركيز على تقديم ادوات وحلول استشارية تخدم المؤسسة على ان تكون:

• عقلانية وقابلة للتطبيق
• سهلة الاعداد.
• مبسطة.
• مرنة.
• سهلة التعديل والتغيير.

من العوائق التي قد تحيل دون التطبيق الفعل للاستشارات الادارية في المؤسسات هو ان البيئة الداخلية في المؤسسة تتصف بما يلي:

• جو السرية والتكتم.
• الخوف من التغيير ومحاولة المحافظة على الوضع الراهن لان فيه امان اكثر كما يعتقد البعض مخطئين.
•   عدم توفر الوعي العميق بقيمة التطوير  والتدريب المستمر واثرها على تطوير الاداء.
•  عدم وضوح الرؤيا الشاملة للمؤسسة والتخطيط المستقبلي الاستراتيجي.
• ضعف أو عدم وجود الثقافة المؤسسية المبنية على الرؤيا  والرسالة والاهداف المؤسيسة.
  • التفكير الانفرادي وتفضيله على المصالح المؤسسية مما قد يؤدي الى تقديم اولويات الادارة او القسم على اولويات المؤسسة او المصلحة العليا.
  •  عدم قدرة الشركة الاستشارية  او المستشارعلى تبسيط الامور حسب قدرة وخصوصية  ومستوى الاستيعاب الاداري لدى المديرين والموظفين.

اذا نظرنا الى اي مؤسسة من منظار  مبدأ بارتو 80/20 الذي يقول نظرياُ ان 80% من الانجاز يأتي من 20% من الوقت/الجهد المبذول، وفي مجال الاعمال فإن 20% من الموظفين في الغالب يقومون بإنجاز 80% من الاعمال فإن علينا:

1-    إيجاد الوعي بالحاجات والفرص لعملية التغيير والتطوير.

2-    وضع إطار محدد لأهداف التغيير والتحسين وحل المشكلات.

3-    تنفيذ البرنامج الشامل لتحقيق الأهداف المنشودة .

4-    التركيز على التعليم والتدريب .

5-    تقرير مستوى التقدم من خلال تقارير دورية وشاملة .

6-    الاعتراف بالمتميزين وتشجيعهم وحثهم على التحسين .

7-    الاهتمام بالاتصال الفعال بين الادارات والاقسام.

8-    الاهتمام بالتوثيق لكل المعلومات المتعلقة بالمؤسسة.

9-    الاحتفاظ بقاعدة بيانات يمكن الاستفادة منها مبنية على المؤسسية في العمل.

10-الحفاظ على استمرارية عملية التحسين واعتبارها كجزء أساسي من أجندة المؤسسة

و قبل البدء بأي استشارة شاملة لاي مؤسسة يجب القيام بما يلي :

• جمع وتوثيق وتحديد كل جهود التطوير والتغيير الحالية والمستقبلية  في المؤسسة وتحديد  الجهة  او الموظف المسؤؤل الذي يكون قادرا على تقدير الحاجات الفعلية للهيئة الحالية والمستقبلية.  
• ايجاد خطط عمل مستقبلية للتركيز على الجودة الشاملة،  ومعايير للتميز مبنية على معايير) Malcolm Baldrige Model )،   أو المعايير الاوروبية للجودة للتميز المؤسسي.
• تدريب الموظفين من خلال دورات التعامل مع متلقي الخدمة داخل المؤسسة وخارجها ، وتشمل  مواضيع متنوعة  مثل: التعامل مع الجمهور،  وإعداد خطط عمل فعالة ، واضافة على ذلك، فقد يتم اجراء استبيان لقياس مستوى رضا متلقي الخدمة
• الحاجة الى مراجعة أو اعداد خطة استراتيجية متكاملة تشمل وضوح الرؤيا   -  الرسالة  - القيم   و الاهداف القصيرة والطويلة المدى،  والتي يجب ان تكون:

- Specific   محددة

-  Measurableقابلة للقياس

- Attainable يمكن تحقيقها

- Realistic  واقعية

- Timely  محددة بإطار زمني

وذلك من أجل رفع كفاءة الأفراد وتطوير الأداء المؤسسي  هناك الحاجة الملحة  الى تقديم ورش عمل للمديرين في  إدارة التغييرChange Management   ، و الثقافة المؤسسية  Organizational Culture ، و  تبني قيم تركز على إرضاء متلقي الخدمة داخل المؤسسة ( الموظفين ) وخارج المؤسسة ( العملاء)  والتأكد من فعالية العمليات والخدمات المقدمة لهم من خلال مؤشرات قياس ترتكز على:

•   تعزيز مبدأ الإدارة المستندة  إلى النتائج ومراقبة وتقييم المخرجات والنتائج معاً.
• إيجاد أنظمة وتعليمات داعمة للموارد البشرية وتقديم حوافز مرتبطة بالأداء.
• التركيز على مبدأ الشفافية المطلقة مقروناً بمبدأ المساءلة وتحمل مسؤولية الإنجاز
• علاقات تشاركية مع المؤسسات والشركات من اجل تقديم خدمة مميزة للمتقاعدين
• التركيز على المسؤولية الاجتماعية للهيئة.
• تعيين مستشار اداري مؤهل يتبع مباشرة للادارة العليا ويشرف على:

1.    الاستراتيجية ( قصيرة وبعيدة المدى )

2.    تطبيق تدريجي للجودة الشاملة

3.    ايجاد ادارة للمعرفة المؤسسية

4.    التميز المؤسسي المبني على المعايير الدولية

5.      تقديم خطة واضحة ومحددة وتقارير دورية  لتفعيل ومتابعة ومراقبة تطبيق (الاستراتيجية والجودة الشاملة وادارة المعرفة والتميز المؤسسي ).

ويجب أن يكون التطبيق ممنهجا، ووفق خطة محددة ومرتبطة بالنتائج مبنية على فهم الوضع الحالي والمستقبلي للمؤسسة، خاصة وأن معضم المؤسسات الخاصة والشركات قطعت شوطا كبيرا في التميز المؤسسي.