نظم دعم القرارات

أحمد الكردى .

·       أولا : مفهوم نظم دعم القرارات :

إن البداية المنطقية لمناقشة نظم القرارات هي التعرف على طبيعة مفهوم نظام دعم القرارات.

·       أما عن طبيعة النظام فهو احد أنواع نظم المعلومات المبنية على الحاسبات.

·  أما عن مفهوم نظم دعم القرارات : هي نظم نظام يقوم بتسيير التفاعل بين العنصر البشري وتكنولوجيا المعلومات في إنتاج المعلومات المناسبة لاحتياجات المستخدمين في نظام دعم القرارات.

·       وتعتمد دائماً على عمليات متطورة باستمرار.

·       ويتم استخدام نظام دعم القرارات لإيجاد حلول للمشاكل الغير مهيكلة.

·       ثانيا : مكونات نظم دعم القرارات :

·       تتكون نظم دعم القرارات من عدة مكونات أساسية يمكن عرضها فيما يلي :

1.   قاعدة بيانات :

لتوفير البيانات والمعلومات التي تتطلبها عمليات وتشغيلات نظام دعم القرارات حيث أن المعلومات تعتبر عنصر جوهري في عملية اتخاذ القرارات ، أي تعتمد عملية اتخاذ القرارات على البيانات والمعلومات الصحيحة بشكل كبير لإفادة جميع المستويات الإدارية.

2.   مسئول تشغيل المعلومات :

حيث أنه يتيح نواتج عملياته وتشغيلاته على هيئة تقارير ويلبي تساؤلات قاعدة البيانات.

3.   البرامج والتطبيقات :

هي عبارة عن مجموعة من النظم المبرمجة التي تلبي احتياجات ومتطلبات المستخدمين من البيانات والتقارير المختلفة.

وقد تكون إحصائية أو لغات مخاطبة.

·       ثالثا : خصائص نظم دعم القرارات :

إن نظام دعم القرارات يجب أن تتوافر فيه مجموعة من الخصائص الهامة هذه الخصائص يمكن عرضها كما يلي :

1-القدرة على دعم القرارات شبه المهيكلة وغير المهيكلة.

2-القدرة على دعم اتخاذ القرارات في كافة المستويات الإدارية.

3-القدرة على توفير أقصى قدر من الملائمة وسهولة الاستخدام.

4-التركيز على فعالية عملية اتخاذ القرار فضلاً عن كفاءتها.

5-استخدام البيانات والنماذج السلوكية المختلفة لاتخاذ القرار.

6-توفير دعم من أجل قرارات مستقلة أو غير مستقلة متعددة.

7-إمكانية توفير الدعم لمتخذ القرارات إذا كان فردي أو جماعة أو فريق.

8-سهولة التعليم من قبل متخذ القرار.

·       رابعاً : خطوات نظم دعم القرارات :

يتم بناء نظام دعم القرارات من خلال مجموعة من الخطوات المتتالية ويمكن عرضها كما يلي :

·       تتخلص خطوات بناء نظام دعم القرارات فيما يلي :

1-تعريف أهداف نظام دعم القرارات.

2-تحديد الموارد المتاحة.

3-تحديد القرارات الرئيسية.

4-تعريف النماذج المعيارية.

5-وضع الأهداف موضع التنفيذ.

-         تصميم لغات التعامل مع النظام.

-         تصميم نظام معالجة المشكلات.

-         تصميم قاعدة البيانات.

6-اختبار النظام.

7-تنفيذ النظام.

8-تقييم النظام.

9-إعادة العمليات لتحسين النظام.

·       ويمكن عرض خطوات بناء نظم دعم القرارات بشكل موضح كما يلي :

أولا : مرحلة ما قبل التصميم.

ثانيا : مرحلة التصميم.

ثالثا : مرحلة التنفيذ.

رابعاً : مرحلة التقييم.

·       أولا : مرحلة ما قبل التصميم :

·       تتضمن هذه المرحلة الخطوات التالية :

الخطوة الأولى : هي تحديد أهداف نظام دعم القرارات ويتضمن وضع صور لأهداف النظام وتوجيه النظام لحل المشكلات.

الخطوة الثانية : هي تحديد الموارد المتاحة الممكن استخدامها في المشروع.

الخطوة الثالثة : هي تحديد القرارات الرئيسية وهي من أهم الخطوات في بناء نظام دعم القرارات.

الخطوة الرابعة : هي تحديد النماذج المعيارية لتوفير المعلومات اللازمة للقرارات الرئيسية.

·       ثانيا : مرحلة التصميم :

·       تتضمن هذه المرحلة الخطوات التالية :

الخطوة الأولى : هي وضع أهداف التصميم موضع التنفيذ.

الخطوة الثانية : وتستخدم لخدمة النظام هذه لغة Non procedural Language حيث يفضل المديرين استخدام هذه للغة نظراً لسهولتها ومرونة التعامل معها.

الخطوة الثالثة : هي تصميم نظام لحل المشكلات ويتم ذلك باختيار بعض النماذج الإدارية مثل نماذج الانحدار.

وأيضاً اختيار النماذج الجاهزة أو البرامج الجاهزة مثل برامج التحليل الإحصائي.

الخطوة الرابعة : يجب اختيار التصميم أولا قبل البدء في تنفيذ النظام.

·       ثالثا : مرحلة التنفيذ :

تأتي مرحلة التنفيذ بعد الانتهاء من اختبار النظام ، حيث أن مرحلة أو عملية تغيير عمل المدير من النظام القديم إلى النظام الجديد أمراً صعب ولكن يكون أمراً سهلاً إذا كان المدير مقتنع بأهمية التغيير والتطوير.

حيث يكتسب المدير الثقة والحماس للعمل بالنظام الجديد مع مرور الوقت والممارسة ويجب اشتراك المدير في عملية تصميم النظام مع المتخصصين في الحاسبات الآلية لضمان استمرارية ونجاح النظام.

·       رابعاً : مرحلة التقييم :

عند عملية التقييم لابد من وضع عدة معايير لازمة لتقييم النظام بعد التنفيذ أو بعد مرحلة التنفيذ. مع الأخذ في الاعتبار أنه لا يوجد نقطة نهاية لعملية التنفيذ لأن عملية تغيير وتطوير النظام عملية مستمرة ولذلك يوجد صعوبة عند القيام بعملية تقييم النظام.

ولكن يمكن تقييم النظام بسهولة إذا حصل المدير على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب التي تساعده على اتخاذ قرارات صحيحة وعلى ذلك يمكن ضمان نجاح عملية التقييم.

·       خامساً : أهداف نظم دعم القرارات :

·       تحقق نظم دعم القرارات عدة أهداف يمكن عرضها فيما يلي :

1-مساعدة المديرين في عملية اتخاذ القرارات المختلفة بالنسبة للأنشطة شبه المرتبة حيث أن المشاكل شبة المرتبة يستطيع المدير حلها وذلك من خلال دعم الكمبيوتر.

2-الدعم الإداري بدلاً من إحلال التحكيم بمعنى أن نظام دعم القرارات لا يهدف إلى إلغاء العنصر البشري بل يهدف إلى التركيز على الجزئيات والعناصر غير المرتبة من المشكلات وتتناولها من خلال البحث والتحليل وإصدار التوصيات والاقتراحات الخاصة بها.

3-تحسين فاعلية اتخاذ القرارات حيث أن نظم دعم القرارات تهدف إلى مساندة المديرين في اتخاذ قرارات أكثر فاعلية تفي بالأهداف المخططة.

·       سادساً : عوامل نجاح نظام دعم القرار :

·       لضمان نجاح نظام دعم القرارات(DSS)يجب توافر عدة عوامل أهمها ما يلي :

1-اقتناع الإدارة بأهمية توافر نظام دعم القرارات لأن إقناع الإدارة بالعائد أو العوائد المنتظرة من وجود النظام.

2-وجود نظام الحاسب الإلكتروني.

3-توافر مجموعة من ملفات البيانات المرتبطة ببعضها والمخزنة على أوساط تخزين مختلفة.

4-توافر الأموال اللازمة لتطوير نظام الحاسب الإلكتروني وتوافر مجموعة من البرامج الجاهزة اللازمة لنظام دعم القرارات.

5-توافر مجموعة من المديرين يتميزون بدرجة عالية من الكفاءة الإدارية وأيضاً القدرة على استخدام الحاسبات الآلية.

6-لابد من وجود تفاعل مستمر بين المديرين في المستويات الإدارية بدرجة مناسبة لطبيعة القرارات المتخذة.

7-توافر مجموعة من المتخصصين في مجال الحاسبات الإلكترونية لمساعدة المديرين كما أن هؤلاء المتخصصين في الحاسبات لابد أن يكونوا على دراية كافية بالأعمال الإدارية للمنشأة مثل أعمال الحاسبات المالية والمخازن والمبيعات وذلك لضمان فهم متطلبات المديرين.

8-توافر برامج التدريب المستمر في المنشأة لضمان التفاهم والتعاون الكامل بين المديرين والمتخصصين في أعمال الحاسبات الآلية.

·       سابعاً : استخدام نظم دعم القرارات :

يتضمن استخدام نظام دعم القرار عملية نمذجة تحليلية متفاعلة ونموذجياً ، فإن المديرين أو المعاونين المتخصصين يستخدمون حزم برمجيات نظم دعم القرار في محطات عملهم.

وأن نظام دعم القرار يساعد بطريقة متفاعلة في إيجاد المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار المناسبة.

·       نماذج من أجل دعم القرار :

تعتمد نظم دعم القرارات ونظم المعلومات الإدارية على قواعد النموذج وأيضاً قواعد بيانات.

-         تتضمن قاعدة النموذج ، نماذج تمثل برامج روتينية محسوبة وتحليلية.

-         وقد تعبر النماذج عن علاقات محاسبية بسيطة بين المتغيرات.

-         وأيضاً قد تحتوي على نماذج ببرمجة خطية ونماذج تنبؤ متعددة الانحدار.

-         وتخزن هذه النماذج على شكل جداول إلكترونية أو قوالب وبرامج ووحدات بنائية.

·       بدائل النمذجة التحليلية :

·       تتضمن أنشطة النمذجة التحليلية على أربعة أنواع أساسية مثل وهما كما يلي :

1-تحليل ماذا – لو

2-تحليل الحساسية.

3-تحليل البحث عن الهدف.

4-تحليل الأمثلية.

·       ويمكن شرح كل منهم بإيجاز كما يلي :

1)   تحليل ماذا – لو :

وهنا يجرى المستخدم النهائي تغييرات في المتغيرات أو العلاقات ما بين المتغيرات ويراقب التغيرات الناتجة في قيم المتغيرات الأخرى.

ويمكن توضيح ذلك في حالة استخدام الجداول الإلكترونية يمكن تغيير مقدار العائد أي ( المتغير) أو معادلة سعر الضريبة (علاقة ما بين المتغيرات) في النموذج ، أي نموذج الجدول الإلكتروني المالي.

2)   تحليل الحساسية :

عبارة عن حالة خاصة من تحليل ماذا – لو حيث أنه يتضمن تغيرات متكررة إلى متغير واحد فقط في المرة الواحدة.

والدليل على ذلك في الجدول الإلكتروني قيمة العائد يمكن أن تتغير تكراراً في زيادات بسيطة والتأثيرات على متغيرات جدول إلكتروني أخر يتم بملاحظتها وتقييمها ويساعد المدير في فهم تأثير مستويات التأثر المختلفة على عوامل أخرى.

3)   تحليل البحث عن الهدف :

حيث أنه يعكس اتجاه التحليل المؤدي في تحليل ماذا – لو وتحليل الحساسية والبديل لملاحظة كيف أن التغيرات في المتغير يؤثر في متغيرات أخرى وتحليل البحث عن الهدف يسمى (كيف يمكن التحليل ) يضع قيمة مستهدفة ( الهدف ) من أجل التغيير ومن ثم تغير تكرار متغيرات حتى تتحقق القيمة المستهدفة.

4)   تحليل المثالية :

هو امتداد أكثر تعقيداً من تحليل البحث عن الهدف والبديل عن وضع قيمة محدد المتغير فإن الهدف هو إيجاد القيمة المثلى لواحد أو أكثر من متغيرات الهدف بمعلوماتية قيود معينة.

·       ثامناً : أمثلة لاستخدام الحاسب الإلكتروني في نظم المعلومات واتخاذ القرارات الإدارية :

يمكن توضيح بعض أمثلة تطبيقات الحاسب في نظم المعلومات الإدارية واتخاذ القرارات الإدارية كما يلي :

1-تشغيل البيانات : يستخدم دائماً الحاسب الإلكتروني في المنظمة لتشغيل البيانات المتصلة بعملياتها ولإنتاج ما يلي :

-         مستندات الأعمال المرتبطة بعمليات المنظمة مثل ( الفواتير – طلبات الشراء ) وغير ذلك.

-         تنظيم محتويات ملف البيانات الرئيسي.

-         طبع ملخصات للعمليات وتقارير بالخطاء.

2-تقارير الإدارة :

من مميزات الحاسب السرعة في إعداد التقارير الإدارية يلازمه لأغراض الإدارة وهذه التقارير تتلخص في الأشكال التالية.

أ‌)  المحاسبة الإدارية : حيث أنه يمكن طبع تقارير من الحاسب توضح مراكز التكاليف والانحرافات الخاصة بالتكاليف الإضافية.

ب‌) إدارة المبيعات : حيث يتم حفظ البيانات الأساسية المرتبطة بعمليات البيع في ملف خاص بالبيع في وحدات التخزين.

جـ) إدارة الإنتاج : يمكن إمداد إدارة الإنتاج بالتقارير الخاصة بالنتائج عمليات الإنتاج وذلك بهدف تحقيق السيطرة الإدارية لتحقيق أهداف المنظمة.

3-القرارات الإدارية : حيث أنه عن طريق الحاسب الإلكتروني يمكن إصدار بعض القرارات الإدارية بطريقة أتوماتيكية. وهذا النوع من القرارات يسمى القرارات الروتينية أو مهيكلة.

4-حل المشاكل : حيث أن استخراج الحاسب يساعد الإدارة في تناول المواقف الصعبة وحل المشاكل التي قد تتعرض لها الإدارة... وعلى سبيل المثال لهذه المشكلات

1- الموازنات الرأسمالية                   2– المحاكاة لعمليات المنظمة.

 3- التنبؤ بالمبيعات.                4- إعداد الموازنات

·       وفيما يلي بعض الأمثلة لاستخدامات الحاسب في بناء وتشغيل نظم المعلومات في المنشآت الفندقية :

أ‌)      في مجال تسويق الخدمة الفندقية.

ب‌)  في مجال الإدارة المالية للخدمة الفندقية.

جـ) في مجال الشراء والمخازن.

د) في مجال الشئون الهندسية.

·       تاسعاً : مكاسب وحدود استخدام نظم دعم القرارات :

يمكن عرض المكاسب العائدة من استخدام نظم دعم القرارات وأيضاً صور استخدامها من خلال العرض التالي :

·       أولا : المكاسب وهي كما يلي :

1-توسع قدرة متخذ القرار إلى معالجة المعلومات والمعرفة.

2-اختصار الزمن المرتبط باتخاذ القرار.

3-توسع قدرة متخذ القرار إلى معالجة المشاكل واسعة المجال والمعقدة.

4-تحسين الاعتمادية لعملية القرار.

5-تكشف عن أساليب جديدة للتفكير بشأن حيز المشكلة وسياق القرار.

·       ثانيا : الحدود وهي كما يلي :

1-نظم دعم القرارات لا يمكنها أن تصمم لتحتوى ملكات اتخاذ القرار الإنساني مثل الابداع – التخيل.

2-طاقة نظم دعم القرار يتم تحديدها بواسطة نظام الحاسب الذي يعمل عليه.

3-نظم دعم القرار يتم تصميمها لتكون محصورة في مجال التطبيق وعلى ذلك يصعب تعميمها إلى اتخاذ قرارات متعددة.

·       عاشراً : نظم دعم القرار والتخطيط الاستراتيجي :

يعتبر نظام دعم القرار (DSS) أحد الأنواع الهامة من نظم المعلومات المعتمدة على الحاسب والتي أصبحت تتزايد استخداماتها في اتخاذ القرارات التنظيمية فنظام دعم القرار يساعد متخذ القرار في إيجاد صيغة جيدة للقرارات والمشاكل المهيكلة.