الدور الاستراتيجي لتكنولوجيا المعلومات

1)   الدور الاستراتيجي للحاسب الآلي :

1-الاتجاه والنظرة الداخلية : لتحسين هيكل وعمليات الشركة.

2-الاتجاه والنظرة الخارجية : الاتحاد أو الاندماج بين الخدمات والمنتجات.

3-النظرة العابرة : الارتباط مع المنظمات الأخرى.

2)   إنذارات مستقبل الأعمال ( من كتاب تشكيل المستقبل Peter keen)

1-كل الشركات الكبيرة في معظم الصناعات سوف تستخدم من 25٪ إلى 80٪ من تدفقاتها النقدية في عملياتها.

2-تبادل البيانات إلكترونياً سيكون هو المعيار.

3-نقطة المبيعات والمدفوعات الإلكترونية ستكون جوهر الخدمات.

4-الصورة التكنولوجية ستكون ضرورة عملية.

5-العمل سيوزع والمنظمات سوف تندمج.

6-زيادة العمل باستقلالية المواقع.

7-المشاركة الإلكترونية للأعمال سوف تكون المعيار.

8-إعادة التنظيم سوف يكون متكرر وليس استثنائي.

·       ولمواجهة ذلك يجب أن تعمل الشركة على ثلاث مستويات :

(1)           المستوى الأول : النظرة الداخلية :

-         عن طريق صنع تغيرات فورية في التصميم والثقافة من خلال :

1- أعادة تصميم عمليات الأعمال : وهناك عوامل تساعد في النجاح أو الفشل في إعادة الهندسة وقبل أن تقوم الشركات بالتغيير وإعادة الهندسة عليها الاختيار بين منهجين هما :

أ) منهج إعادة التقييم                    ب) المنهج التقييمي.

وهناك اختلافات بين المنهجين من ناحية تكتيكات الإدارة – القوى المواجهة للتغيير الجذري والموقف تجاه تغيير الهيكل الحالي.

2- التنفيذ هو القضية الحقيقية : من خلال البداية بورقة عمل نظيفة.

3- دروس مستفادة : مقابلة المنهج للأهداف المرغوبة – تستخدم بعض الشركات الإنترنت لكي تمدها بالمعلومات لزيادة نوعية المعلومات مثل توجيه الموظفين والإجراءات المكتوبة.

(2)           المستوى الثاني : النظرة الخارجية :

عن طريق الاتحاد بين المنتجات والخدمات في العديد من الصناعات مثل الطيران والفنادق ويمكن تحقيق النظرة الخارجية من خلال القفز إلى منحنى خبرة جديد.

(3)           المستوى الثالث : النظرة العابرة :

-         عن طريق الارتباط مع المنظمات الأخرى.

·  مواصفات النظم ç تتطلب المشاركة – المبادئ والمعايير هي الدور الرئيسي – أهمية التعلم – إمكانية اشتراك طرف ثالث – أداء العمل في وقت واحد – إعادة تقييم عمليات العمل.

·       روابط المعلومات ç عبارة عن قيمة مضافة بين منظمتين

·       سبب إيجاد الأيزو تبادل المعلومات بين المنظمات وتقليل الوقت الضائع بين المشروعات.

·       تبادل البيانات الإلكترونية.

·       الأسواق الإلكترونية.

·       تهدف إلى تخفيض تكلفة بحوث المشترين وخلق وسائل اتصال فعالة.

3)   مفهوم تكنولوجيا المعلومات :

الإطار الذي يتم من خلاله تجميع البيانات ومعالجتها وتخزينها ونشرها في شكل معلومات من خلال التكنولوجية المتقدمة والمساهمة في تخفيض التكاليف من حيث الوقت والجهد المستغرق في تجميع وتشغيل وتخزين واسترجاع المعلومات ونتج عن الثورة التكنولوجية الحالية العديد من المجالات هما ç تكنولوجيا الحاسبات – الاتصالات – الإلكترونيات – الفضائيات.

4)   مظاهر تكنولوجيا المعلومات :

1.   التحول من التكنولوجيا المحدودة والبسيطة إلى التكنولوجيا العالمية.

2.   التطور الهائل في إمكانات الحاسبات الإلكترونية.

3.   زيادة الاهتمام باستخدام البرامج الجاهزة.

4.   زيادة الاهتمام بشبكات الاتصالات.

5.   أهمية إعداد العنصر البشري الذي يتعامل مع تكنولوجيا المعلومات.

6.   ربط النظم الفرعية للحاسبات بالمراكز الرئيسية.

7.   زيادة الاهتمام بالبرامج والإجراءات للحاسبات.

8.   استخدام الحاسبات فائقة القدرة التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي.

5)   الجوانب الأساسية لتكنولوجيا المعلومات :

·       أولا : تكنولوجيا الحاسبات الإلكترونية :

وهي آلات إلكترونية قادرة على استقبال وتخزين البيانات ومعالجتها خلال مجموعة عمليات حسابية ومنطقية باستخدام البرامج الخاصة والمخزنة بهذه الآلات.

·       خصائص وقدرات الحاسبات الإلكترونية :

1- القدرات التشغيلية للحاسبات.

2- سهولة التعامل مع الحاسبات الإلكترونية.

3- القدرة التخزينية.     

4- الدقة المتمثلة في التصنيف والفرز والحساب والتلخيص

5- السرعة الفائقة لعمليات التشغيل.

·       أسباب ضرورة استخدام الحاسبات الإلكترونية في نظم المعلومات :

1-كبر حجم المنظمات وتعدد المجالات والأنشطة التي تعمل من خلالها.

2-زيادة الحاجة إلى معالجة واسترجاع البيانات للاستفادة منها في اتخاذ القرارات.

3-تخفيض تكاليف تشغيل البيانات والمعلومات من خلال تقليل الوقت والجهد والعمالة.

4-توفير البيانات والمعلومات بالسرعة والدقة ووقت الحاجة إليها.

5-التمشي مع التطورات المستمرة في تكنولوجيا الاتصالات والاستفادة منها.

·       مزايا استخدام الحاسبات الإلكترونية :

1- تقليل حجم العمالة.           2- تخفيض التكاليف.

3- توفير الوقت والجهد.          4- توفير المعلومات بالقدر الكافي وفي الوقت المناسب.

5- تزيد الإدارة بالمعلومات الدقيقة مما يساعد في اتخاذ قرار سليم.

·       العناصر الأساسية لنظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات :

1.   أجهزة الحاسبات والوحدات المساعدة (Hardware)

وحدة الإدخال – وحدة التشغيل المركزية – وحدة التشغيل المساعدة – وحدات الإخراج

2.   البرامج ç برامج النظام – برامج التطبيقات.

3.   قاعدة البيانات.

4.   العنصر البشري – المستخدمين – المتخصصين.

·       تكنولوجيا الاتصالات :

تتمثل في نقل المعلومات في أي شكل ومن مكان لآخر باستخدام أحد الوسائل الإلكترونية.

·       أهمية تكنولوجيا الاتصالات :

1-تقليل الفترة الزمنية لإنجاز الأعمال

2-تعميق العلاقات بين المنظمات والعملاء الموردين.

3-تسهيل تنفيذ العمليات الإنتاجية والتسويق والاستثمارية.

4-القيام بالوظائف الإدارية المختلفة.

5-زيادة فرص التجديد والابتكار.

·       أنواع شبكات الاتصالات : ( شبكات الاتصال المحلية – شبكات الاتصال العالمية ).

·       الاتصالات عن بعد وشبكة الأعمال :

إن الأفكار المتقدمة للاتصالات عن بعد ترتبط على نحو نموذجي بالاتصال ويربط نظم الحاسبات المتعددة بالمستخدمين المتنوعين وهو ما يسمى بشبكة العمل وهو مفهوم مرن يستعد لكي يغطي مساحات ومناطق جغرافية كبيرة مثل المدن والأقاليم والدول حتى العالم ككل.

من ناحية أخرى فهناك شبكة العمل المحلي (LAN) وتهتم بنظم المعلومات والمستخدمين في منطقة جغرافية محددة مثل المصنع أو المكتب ، وهناك ما يسمى بتبادل البيانات إلكترونياً (EDI) وهي عبارة عن عملية لنقل المعلومات باستخدام الاتصال عن بعد وهذه البيانات قد تشمل فواتير المبيعات أو أمر الشراء ، ففي بعض الشركات التي استخدمت نظام نقل البيانات إلكترونياً قد خفضت الوقت اللازم لاستقبال والوفاء بأوامر العملاء.

·       نقل الأموال إلكترونياً :

وينتشر استخدامه على مستوى معظم البنوك والمنظمات الدولية ، فهناك ماكينة الاخبار الإلكتروني ن حيث يتم من خلالها سحب الأموال من الماكينات المخصصة لتعامل الجمهور مباشرة مع البنوك من خلال بطاقات الائتمان ، وقد حققت هذه البنوك وفراً كبيراً مع أداء خدمات عالية الجودة لعملائها وهو نظام واسع الانتشار وحالياً في جميع دول العالم.

·       الإنترنت والإنترانت والاكسترانت :

-         الإنترنت : شبكة اتصالات عالمية تربط بين المشتركين فيها حول العالم.

-   الإنترانت : تربط بين موظفي شركة واحدة وتفصل بينها وبين الخارج جدران النار (Five Walls) تقف حائلاً ما لم يحملوا التصريح الوظيفي.

-   الاكسترانت : تطبيق يربط بين شبكات الإنترانت التي تربطها شراكة من نوع ما أو تجمعهم مركزية التخطيط وتؤمن لهم تبادل المعلومات ومن تطبيقاتها. ( نظم تدريب العملاء – شبكات مؤسسات الخدمات المالية والمصرفية ).

·       أنواع أخرى من تكنولوجيا المعلومات :

-         الذكاء الاصطناعي Artificial INTELL GENCE :

إتاحة حاسبات آلية إلكترونية تحاكي تصرفات الذكاء الطبيعي في معالجة المشكلات ومن أهم تطبيقاتها :

1-النظم الخبيرة Expert Systems

وهي طرق مبرمجة تجعل هذه النظم تسلك مسلكاً مشابهاً لخبير استشاري يقوم بتقديم المعرفة للمستخدم النهائي. والمعرفة الموجودة في النظام الخبير عبارة عن خبرات مكتسبة من مختلف المجالات والمعارف المفيدة ، وهناك شركات كثيرة تستخدم هذا النظام في إدارة ومتابعة أعمالها.

2-الإنسان الآلي Robotics

حيث تقوم بأداء مختلف المهام الصعبة التي تتطلب حركات مختلفة وقوة عالية ويكون الربوت فعالا في أداء المهام في المناطق والمساحات التي تنطوي على مخاطر والمهام ذات الخطورة العالية إذا قام بها الإنسان.

-         الآلية المكتبية :

وهي نظم معنية بتقديم المساعدة للمنظمات في عمليات التشغيل والتخزين والتجميع ونقل الرسائل إلكترونياً بين الأفراد وجماعات العمل والمنظمات.

·       تأثير تكنولوجيا المعلومات على ديناميكية المنظمة :

توضح الممارسات التطبيقية أن التكنولوجيا تقدم مزايا وفوائد عديدة للعاملين في ظل مساوئ أو حدود مادية وقاسية.

1-كفاءة الإدارة : منظم المعلومات توفير كثيراً من المعلومات النافعة للإدارة ووثيقة الصلة باتخاذ القرارات فيها وتتأثر الكفاءة بالتالي :

-         حجم الاستثمارات الموجهة للانفاق على إدخال تكنولوجيا المعلومات.

-         القدرة على التنبؤ ودراسة جدوى الجديد.

-         مشاركة العاملين في تصميم وتنفيذ نظم المعلومات.

-         الهيكل التنظيمي من حيث المركزية ولا مركزية نظم لمعلومات.

2-         العلاقات الاجتماعية :

إن جوهر تكنولوجيا المعلومات داخل المنظمة هو التأكيد على دعم الاتصال بين الأفراد ، والمكونات الاجتماعية التي يؤثر فيها النظام الجديد للمعلومات تشمل جوانب كثيرة منها.

·       قوة العلاقات المتنوعة داخل المنظمة.

·       محددات وأبعاد الأقدمية والترقية.

·       تحديد المسئول عن الأبعاد السلبية للتكنولوجيا الجديدة.

·       هل التوسع في التكنولوجيا الجديدة له فوائد.

3-         الهيكل التنظيمي :

فالاتجاهات الحالية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ونشر البيانات فقد زاد بمعدل سريع جداً وفي جميع المنظمات وقد أدى كل ذلك إلى :

-         الاتجاه إلى الهياكل التنظيمية الأفقية.

-         الاندماج بين مختلف الأقسام الإدارية.

-         فرق العمل متداخلة الوظائف.

إن الهيكل التنظيمي للمنظمة يجب أن يتكيف لكي يحصل على مختلف المزايا ويعني بالحاجات المتنوعة للفئات المتعددة التي تتعامل في ومع المنظمة ، والاستخفاف بذلك يؤدي إلى مشكلات ومعوقات كثيرة لتكنولوجيا المعلومات.

·      أثر التكنولوجيا على الخدمات .. من خلال :

1- درجة أكبر من الراحة والملائمة.          

2- السرعة في أداء الخدمة والحصول عليها.

3- قلة الأخطاء في أداء وتسليم الخدمة.       

4- توفير وقت طالب الخدمة.

5- ترشيد التكاليف.             

6- زيادة الجودة.         

7- فاعلية أكثر لمراقبة الجودة

8- تحقيق التكيف التكنولوجي.         

9- زيادة الإنتاجية ورفع مستوى جودتها.

10- سهولة الحصول على معلومات عن الخدمة عند بعد.    

11- وجود رباط أكبر مع العميل.

12- الارتقاء بالسلوك الصحيح لرد الفعل.            

13- التأثير التحويلي لتكنولوجيا المعلومات.

14- تزيد من إمكانية الإنتاج المشترك.        

15- تحول مجالات العمل التنافسية.

16- تسمح بالعروض المحددة للعميل.  

17- تميل إلى إيجاد أنظمة خارجية.

·      أوجه القصور في أداء الخدمة باستخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة :

1-عدم شعور طالب الخدمة بالاهتمام بسبب افتقار التفاعل الشخصي بينه وبين مقدمي الخدمة.

2-تفاوت الرغبات فيما بين العملاء الذين يطلبون نفس الخدمة.

·      ويمكن التغلب على عيوب استخدام وسائل التكنولوجيا الحديثة من خلال :

1-توعية العملاء وتعليمهم على كيفية استخدام التكنولوجية المتاحة.

2-الإصلاح والصيانة الدورية.

3-البعد عن التعقيد في إجراءات استخدام التكنولوجيا.