1. تهيئة المرحلة
في مرحلة تهيئة المرحلة، يتعين على الفريق القيام بالتحضيرات اللازمة لبدء عملية التخطيط بشكل فعال ومنظم. ويشمل ذلك اجتماع الفريق المعني وتعيين الأعضاء وتحديد الأدوار والمسؤوليات. ويجب تحديد الموارد البشرية والمالية الضرورية للمشروع، بالإضافة إلى جمع البيانات والمعلومات الأساسية اللازمة لفهم السياق والتحديات المحتملة.
على سبيل المثال لنفترض أن شركة تصنيع ترغب في تحسين جودة منتجها. في هذه المرحلة، يجب على الفريق تشكيل فرق العمل المختصة بالإنتاج والجودة وجمع البيانات حول عمليات الإنتاج الحالية والمشاكل المعروفة في الجودة.
2. تطوير بيان الرسالة
في هذه المرحلة الحرجة، يجب على الفريق تحديد الهدف الأساسي للمشروع وتحديد الفوائد المتوقعة من تحقيق هذا الهدف. ويمثل بيان الرسالة الركيزة الأساسية للخطة، حيث يحدد التوجه العام والمشروعية للعملية. ويجب أن يكون البيان واضحًا ومحددًا، ويحدد الجودة المستهدفة وكيفية تحقيقها بالتفصيل.
على سبيل المثال فلنفترض أن مستشفى يعاني من انخفاض في مستوى الرضا لدى المرضى وترغب في تحسين خدماتها الصحية. وبيان الرسالة يجب أن يكون حول تعزيز الجودة في الرعاية الصحية ورفع مستوى الراحة والأمان للمرضى. ويمكن أن يشير البيان إلى التزام المستشفى بتقديم رعاية صحية متفوقة، وزيادة فهم المرضى للعلاجات المتاحة، وتحقيق تجارب إيجابية للمرضى وأسرهم.
3. إيجاد المشكلات
في هذه المرحلة الحيوية، يقوم الفريق بفحص العمليات وتحليل البيانات المتاحة بعمق لاكتشاف العوامل التي تؤثر سلبًا على الجودة والأداء. ويجب أن يكون هذا التحليل شاملاً ودقيقاً لضمان تحديد المشكلات بدقة وتحديد الأسباب الجذرية.
على سبيل المثال فلنفترض أن مصنعًا للإلكترونيات يعاني من انخفاض في جودة المنتجات المصنوعة. بعد فحص العمليات وتحليل البيانات، يتبين للفريق أن هناك عدة مشكلات محتملة
- استخدام مواد غير مؤهلة قد يتم استخدام مواد رخيصة أو ذات جودة منخفضة في عملية التصنيع، مما يؤدي إلى تدهور الجودة.
- عمليات إنتاج غير كفئة قد تكون هناك خلل في عمليات التصنيع أو تشغيل المعدات، مما يتسبب في إنتاج منتجات بجودة غير مستقرة.
- ضعف في مراقبة الجودة يمكن أن يكون هناك نقص في عمليات مراقبة الجودة أو عدم كفاية التفتيش، مما يسمح بمرور منتجات ذات جودة ضعيفة.
- تداخل في عمليات الإنتاج قد يحدث تداخل أو تشوه في العمليات الإنتاجية، مما يؤدي إلى تلف المنتجات أثناء التصنيع.
بعد تحديد هذه المشكلات المحتملة، يجب على الفريق التحقق من الأسباب الجذرية لكل مشكلة وتحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لتصحيح العمليات وتحسين الجودة. وهذا يشمل تحسين معايير اختيار المواد الخام، تحسين إجراءات التصنيع، تعزيز مراقبة الجودة، وتدريب الموظفين لضمان تنفيذ العمليات بكفاءة وجودة عالية.
4. تطوير الإستراتيجية
في هذه المرحلة، يتم تطوير الاستراتيجية الرئيسية التي ستقود عملية تحسين الجودة والأداء. وتشمل التحديد الدقيق للخطوات والأساليب التي ستتخذ لتحقيق التحسين المستمر في الجودة والأداء. ويجب أن تكون الاستراتيجية شاملة ومحددة بوضوح، مع تحديد الأهداف الرئيسية والخطوات التكتيكية اللازمة لتحقيقها. ويتعين على الفريق أيضًا التفكير في كيفية قياس نجاح الاستراتيجية وتحديد المؤشرات الرئيسية الأداء لتقييم التقدم.
5. تطوير الأهداف الطويلة الأجل
في هذه المرحلة، يجب تحديد الأهداف الطويلة الأجل التي تجسد الرؤية والبيان الذي تم تطويرهما في المراحل السابقة. ويجب أن تكون هذه الأهداف محددة وقابلة للقياس وزمنية، بحيث يمكن تحقيقها على مدى فترة زمنية محددة. ويجب أن تكون متوافقة مع الرؤية والرسالة وتسهم في تحقيق الأهداف الإستراتيجية لتحسين الجودة والأداء.
6. دمج الأهداف
في هذه المرحلة، يجب دمج الأهداف المختلفة في خطة واحدة متكاملة. وهذا يعني تحديد الأهداف المحددة لكل مجال من مجالات التحسين وإضافة التوقيت المحدد والموارد المطلوبة والمسؤوليات لكل هدف. ويتعين على الفريق توجيه جميع الجهود نحو تحقيق هذه الأهداف المدمجة، وضمان تخصيص الموارد بفعالية وكفاءة لتحقيقها. ويمكن أن تشمل هذه المرحلة أيضًا تحديد الخطوات الزمنية الدقيقة وتقدير تكاليف تنفيذ الخطة ومراقبة الأداء وإجراء التعديلات اللازمة أثناء التنفيذ.
7. إعداد المقترحات المالية
في هذه المرحلة، يتم إعداد الميزانيات وتحديد الموارد المالية المطلوبة لتنفيذ الخطة المُقررة. ويجب تحديد تكاليف العمليات المختلفة والموارد المالية الضرورية لتطبيق التحسينات في الجودة والأداء. ويُحدد هل الموارد المالية متاحة بالفعل أم إذا كانت هناك حاجة لجهود إضافية للحصول عليها، ويُعمل على توزيع هذه الموارد بشكل فعال وفقًا لأولويات الخطة.
على سبيل المثال فلنفترض أن شركة تصنيع تسعى لتحسين جودة منتجاتها. ويجب على الشركة تحديد الموارد المالية المطلوبة لتدريب الموظفين على تقنيات التصنيع المتقدمة وشراء معدات جديدة تُمكن من زيادة الإنتاجية وتحسين جودة المنتجات. وهنا يتم تقدير التكاليف لكل مجال من مجالات التحسين، بما في ذلك التدريب والتحديثات التكنولوجية.
8. إيجاز وتقديم
في هذه المرحلة، يُعد إيجاز شامل للخطة المُعدة، حيث يُلخص الأهداف الرئيسية للمشروع والاستراتيجيات المعتمدة لتحقيق هذه الأهداف، ويُحدد الموارد المالية المطلوبة بالإضافة إلى الجداول الزمنية المُقترحة لتنفيذ الخطة. ويُستخدم هذا الإيجاز لتقديم الخطة إلى الفريق التنفيذي أو الأطراف المعنية الأخرى للحصول على الموافقة والدعم.
على سبيل المثال بعد إعداد الخطة لتحسين جودة المنتجات، يُعد إيجاز شامل يشرح الأهداف المحددة لتحسين الجودة، والاستراتيجيات المُعتمدة مثل تحسين عمليات التصنيع وتحديث تقنيات الاختبار. ويُذكر الإيجاز الموارد المالية المطلوبة للتنفيذ، مثل تكاليف التدريب وتحديث المعدات. ويُشير الإيجاز أيضًا إلى الجداول الزمنية المُقترحة لتحقيق الأهداف، مما يوضح كيفية تنفيذ الخطة والتوقيت المتوقع للتحسينات.
