ممارسات إدارة الموارد البشرية الإلكترونية:

تشترك وظائف إدارة الموارد البشرية الإلكترونية في أوجه التشابه مع وظائف إدارة الموارد البشرية، التي تخطط للمؤسسات والوظائف للعاملين او للمتقدمين للعمل، والسعي الى الحصول على الموارد البشرية، وبناء الأداء الفردي والتنظيمي، ومكافأة الموظفين، والحفاظ على الموارد البشرية, وفيما يلي أهم ممارسات إدارة الموارد البشرية الإلكترونية التي تم الاعتماد عليها في الدراسة الحالية, وذلك على النحو التالي:

أولا: الاستقطاب الإلكتروني:

تتمثل ابسط صور الاستقطاب الإلكتروني في السماح للمتقدمين بتقديم طلباتهم بشكل مباشر عبر البريد الالكتروني أو عبر ملء نموذج على موقع الانترنت, وتلجأ منظمات الأعمال إلى إنشاء مواقع على الانترنت يمكن من خلالها الراغبين في العمل التقدم للوظائف المتاحة أو حتى تقديم بياناتهم انتظارا لتوفر وظيفة ملائمة في المستقبل.

إن استعمال الإنترنت لتسريع عمليات الاستقطاب هو حقل أساسي في حرب البحث عن المواهب، وسيبقي الإنترنت المحرك الأساسي للتكنولوجيا الموجهة للاستقطاب خلال السنوات القادمة.

ثانيا: التوظيف الإلكتروني:

وهو التوظيف عبر الإنترنت، والذي تستخدمه العديد من الشركات على نطاق واسع في العصر الحالي وخاصة بعد انتشار المعاملات الإلكترونية كبديل حيوي لطلبات التوظيف والإعلان عن الوظائف المطلوبة بصورها التقليدية.

ومن خلال التوظيف الإلكتروني، تقوم الشركات عادة بالإعلان عن حاجتها لشغل وظائف أو مناصب معينية معتمدة على الإنترنت في استعراض طلبات الترشيح لشغل تلك الوظائف أو المراكز وأيضاً تعيين المرشحين باستخدام الإنترنت كوسيط. وتعد الصورة الأبسط لتلك العملية أو تتمثل ممارستها الشائعة لتسهيل التوظيف عبر الإنترنت في تحميل معلومات التوظيف على الموقع الرسمي للشركة أو توظيف مواقع التوظيف عبر الإنترنت لخدمة هذا الغرض.

إن التوظيف الإلكتروني المعتمد على الإنترنت يعمل على زيادة كفاءة عملية التوظيف سواء للمنظمة أو للمتقدمين للوظائف، وأصبح جزء أساسي من عملية التوظيف العصرية.

إن التوظيف الإلكتروني المعتمد على الإنترنت يعمل على زيادة كفاءة عملية التوظيف سواء للمنظمة أو للمتقدمين للوظائف، وأصبح جزء أساسي من عملية التوظيف العصرية. لقد سمح التوظيف الإلكتروني لإدارة الموارد البشرية من تخفيض الوقت الذي كان يقضيه موظفوها في فرز ومعالجة و تصنيف طلبات التشغيل التي كانت تتلقاها عبر البريد، الهاتف أو البريد الإلكتروني والتي كانت تجيب عليها، فمن خلال التوظيف الإلكتروني تستطيع إدارة الموارد البشرية تقديم خدمة توظيف متكاملة وذات فعالية أكبر ونوعية أحسن عن طريق القضاء على العمليات الإدارية التي لا تنتج قيمة مضافة وترك المجال لموظفي إدارة الموارد البشرية للتركيز على توصيف المهام واختيار المرشحين.

ثالثا: الاختيار الإلكتروني:

إن أنظمة الاختيار لها أهمية كبيرة جدا حيث أنها تمكن المنظمة من زيادة فرص الحصول على الأشخاص المؤهلين لشغر المناصب ، وتعتمد هذه الأنظمة على مجموعة متنوعة من استراتيجيات معينة تشمل المقابلات، اختبارات القدرة، الاختبارات الشخصية وغيرها، للحصول على تقدير سليم لقدرات وإمكانيات المتقدم للوظيفة ضمن المدى المطلوب للوظيفة.

وتسمح هذه الأنظمة للمتقدمين لشغر الوظائف بوضع سيرهم الذاتية أو إكمال تعبئة الطلب من خلال الإنترنت، كما تعطي المتقدمين نظرة شاملة عن الوظائف التي تناسبهم، وتسمح للمنظمة بفحص المتقدمين للوظيفة وتصفيتهم.

وفيها يقوم قسم الموارد البشرية باستخدام عملية الاختيار عبر الإنترنت بعد التأكد من أن كل خطوة من خطوات عملية الاختيار والانتقاء تتوافق مع المتطلبات الإجرائية. وترجع أهمية تلك العملية والغرض من الاختيار أو الانتقاء الإلكتروني هو استخدام الحد الأقصى للمورد البشري الذي يعد أحد أصول المنشأة بأدني تكلفة مخفضة وفي وقت أقل.

وتقوم عملية الاختيار للعاملين على حفظ الاختبارات عبر الإنترنت من خلال اختبار مستوى معرفتهم وسلوكهم من مجموعة هؤلاء الذين سيقوم صاحب العمل بتوظيفهم بشكل صحيح عن طريق إجراء كل الاختبارات عبر الإنترنت باستخدام تقنية معلومات قوية تساعد على تقليل التكلفة.

إن الاختبارات التي تتم عن طريق الإنترنت، تشكل عاملا هاما في فرز وتصفية المتقدمين للوظائف، فليس بالضرورة استبعاد المتقدم في حال عدم ملائمته للوظيفة ، فبعض الأنظمة المتطورة لديها القدرة على فرز الطلبات وتحويلها إلى وظائف ملائمة شاغرة، وأخرى تحتفظ ببيانات المتقدمين في مستودع للبيانات للرجوع إليها بشكل آلي في حال توفر فرص عمل جديدة.

رابعا: التدريب الإلكتروني:

ويقصد بها استخدام الإنترنت أو الشبكة الداخلية للمؤسسة لتسهيل برامج التدريب والتطوير للقوى العاملة والحصول على برامج التدريب عبر الإنترنت، وترجع أهمية هذا النظام إلي إمكانيته في تغطية عدد كبير من الموظفين بغض النظر عن مواقعهم, حيث يتم استخدام الأجهزة الإلكترونية والتطبيقات والعمليات لإنشاء المعرفة وإدارتها ونقلها.

كما أن التدريب الإلكتروني يشمل مجموعة كبيرة من التطبيقات والعمليات، مثل التعلم القائم على تطبيقات الإنترنت، والتعلم القائم على الكمبيوتر، وغرف الصفوف الافتراضية، والتعاون الرقمي. ويشمل تقديم المحتوى عبر الإنترنت، وشبكات الإنترانت الداخلية والخارجية (LAN/WAN)، والصوت والفيديو، والبث الفضائي، والتلفزيون التفاعلي، والأقراص المضغوطة، وغيرها مما يوفره برنامج التدريب.

وتبدأ معظم الشركات بالتفكير في التدريب عبر الإنترنت بشكل أساسي كطريقة أكثر فاعلية لتوزيع التدريب داخل المنظمة، مما يجعلها متاحة "في أي وقت، "في أي مكان" مما يقلل التكاليف المباشرة (المدربون، والمواد المطبوعة، ومرافق التدريب)، والتكاليف غير المباشرة (السفر الوقت، ومصروفات السفر والسفر، ووقت العمل للقوى العاملة)

وينطبق هذا الأمر على أنشطة التدريب بالمؤسسات الاقتصادية والاجتماعية، حيث تتدخل البرامج المعلوماتية والتطبيقات التواصلية في بناء عملية التدريب، عبر القيام بدراسة شاملة لمكامن الخلل بالمؤسسة، والتخطيط لبرنامج سنوي للتدريب يبين اختيارات المؤسسة، تتناغم مع توجهاتها الاستراتيجية، الأفراد المعنيين بالتدريب، مدته ومكانه والأهداف المرجوة منه، وبعد العمل على تنفيذ هذا البرنامج، يتم القيام بعملية تقييم للتدريب عبر استبيان حول مدى رضى الموظفين وحجم استفادتهم من التدريب، وكذلك كيفية استخدام تلك المكتسبات في الارتقاء بعمل المؤسسة.

خامساً: نظم التعويضات والمكافآت الإلكترونية:

إن تخطيط التعويضات هو عملية ضمان قيام المديرين بتخصيص زيادات في الراتب بطريقة عادلة عبر المؤسسة مع الالتزام في حدود المبادئ التوجيهية للميزانية. وهو الأمر الذي بدأت المنظمات في اللجوء إليه بعد التوجه نحو توسيع حدودها، ولما كان استخدام الإنترانت والإنترنت أمرا حيويا في إدارة الموارد البشرية في المؤسسات أو الهيئات الحديثة، صارت لعمليات التعويض الإلكترونية نصيبا من تطويرها. فأمسي استخدام الإنترانت والإنترنت لتخطيط التعويض باسم E-Compensation Management.

إن أنظمة التعويضات الإلكترونية تستعمل لأغراض تطوير وتنفيذ أنظمة دفع الأجور في المنظمات، تقديم حزم المنافع للعاملين وتقييم فعالية أنظمة التعويضات، وتكون تلك الأنظمة متمتعة بالكفاءة عند قدرتها على تحقيق أهداف المنظمة العامة.

إن نظم التعويضات تقوم بالعديد من المهام ، مثل مهام حساب المدفوعات الخاصة بالأجر والضريبة والتأمين ، وبعضها يقوم بإصدار إيصالات الدفع ومنها ما يكون إلكترونياً . بالإضافة إلى ذلك تقوم نظم التعويضات بإخطار الموظفين بالعديد من الأمور المتعلقة بالجوانب المالية الخاصة بهم، كما تمكن المديرين من إجراء العديد من التقديرات، كتقدير النفقات المرتبطة بالأجور.

سادسا: الاتصال الإلكتروني:

تستخدم التكنولوجيا في الاتصال الفعال بين المدراء والموظفين في الاتجاهين ، من أعلى لأسفل وبالعكس، حيث يؤدي الاتصال الفعال إلى تحفيز والتزام الموظفين بشكل أكبر. إن الموظفين الذين يستمر إبلاغهم بالتعليمات والمستجدات بشكل مستمر، ويتم إشعارهم بأن تغذيتهم الراجعة وملاحظاتهم مقدرة بشكل كبير من المنظمة، يشاركوا بفعالية أكبر في العمليات ويكونوا أكثر رغبة بالبقاء في المنظمة.

كما يساعد الاتصال عبر الإنترنت أو الإنترانت المنظمة من الاتصال الفعال مع الأفراد خارج مناطقها الجغرافية، مما يحقق سرعة الوصول وخفض التكاليف.

يعتبر الاتصال باستخدام التكنولوجيا والإنترنت من خلال تقنيات الاتصال عبر الأجهزة الخلوية، أحد التوجهات الحديثة لدى المنظمات، وخاصة في ظل انخفاض أسعار الأجهزة، وتطور تقنيات استقبال البريد الإلكتروني والإنترنت على تلك الأجهزة ، مما ساهم في كفاءة وفعالية الاتصال في المنظمات ، في أي وقت وأي مكان.

إن استخدام المنظمات للتكنولوجيا من أجل الاتصال الفعال وإدارة الأفراد، سمح لها بإدارة القوى العاملة بشكل أكثر سلاسة مما مضى، حيث زادت ممارسات العمل المرنة خلال الأعوام الماضية سواء كانت من خلال الوقت أو المكان، وخاصة لدى النساء، وهؤلاء العاملون بطبيعة الحال يحتاجون للدخول إلى شبكات الإنترانت للاستفادة من أنشطة الموارد البشرية.

سابعا: التقييم الإلكتروني:

في سبيل متابعة وتنفيذ أهداف عملية تقييم الأداء، تقوم كثير من المنظمات بتوفير عملية تقييم أداء إلكترونية لتسهيل إدارة وتنفيذ عملية التقييم. وتساعد هذه الأنظمة المديرين على قياس الأداء، كتابة تقارير الأداء وتوفير التغذية الراجعة للعاملين.

وتستخدمه العديد من الشركات والمنظمة والمؤسسات معتمدة علي تقنياتها المتاحة والمستندة إلى شبكة المعلومات والإنترنت, وذلك لتقييم أداء أفرادها من العاملين فيها وطرح الاستبيانات حول درجات رضاء العملاء تجاه معاملاتهم معهم. ويتم القيام بتلك العملية إما باستخدام أداة مراقبة كالكمبيوتر، حيث يمكن تسجيل العمل الكامل للفرد، أو من خلال كتابة التعليقات وتوليد التعليقات على أداء الموظف باستخدام بوابة الويب علي مواقع المنظمة أو المؤسسة علي الإنترنت.

بالإضافة إلى ذلك، تمكن النظم الإلكترونية لتقييم الأداء من إجراء هذا التقييم أكثر من مرة في العام الواحد، وإمكانية إجراء التقييم على أكثر من معيار، وخاصة عند تقييم الوحدات المتشابهة كفرق العمل أو أفرع مصنع.