تحديد الاحتياجات التدريبية.. العنصر الرئيس في صناعة التدريب
لكي يظل الموظف على معرفة وعلم بآخر ما توصل إليه العلم والبحث العلمي في مجال تخصصه تلجأ المنظمات والشركات إلى إنشاء قسم لمتابعة تطوير الموظفين وتلبية احتياجاتهم من التدريب الذي يؤدي إلى تحقيق الإنجاز الجيد في العمل، ويكون ذلك من خلال إلحاقهم بالبرامج التدريبية التي تلبي احتياجاتهم حسب تخصصاتهم ومجال عملهم.
ويجعل التدريب المستمر الموظف على اتصال دائم بالتطورات العلمية في شتى المجالات التي تهمه وتساعده على تطوير نفسه في الحقل الذي يعمل فيه. وتنفق الشركات مئات الآلاف من الريالات أو الدولارات (في الدول الغربية) على تدريب الموظفين سنويًا.
ويختلف تدريب الكبار عن تعليم الصغار فالموظف الكبير له صفات مختلفة عن الصغير لأنه يعمل في وظيفة ولديه مهارات ومعارف وسلوكيات معينه، بالإضافة إلى أنه يتعلم عن طريق التطبيق والمشاركة لذا حتى يتم عمل برامج تدريبية مناسبة للموظف يجب أن يتم تحديد الاحتياجات بشكل مخطط ومدروس لتتم الفائدة الكبرى منه. ويبدأ التخطيط للتدريب وتنظيمه بعملية تحديد الاحتياجات التدريبية وينتهي بالتقييم الذي يحدد إلى أي مدى تمت مقابلة تلك الاحتياجات المحددة. إذن فتحديد الاحتياجات التدريبية هي الخطوة الأولى والرئيسة في العملية التدريبية.
وتعد عملية تحديد الاحتياجات التدريبية العنصر الرئيسي والهيكلي في صناعة التدريب حيث تقوم عليه جميع دعائم العملية التدريبية وتنمية الموارد البشرية، وقد يغفل بعض المسئولين الاهتمام بعملية تحديد الاحتياجات التدريبية رغم إيمانهم الكامل بأهميتها وهو ما يرجع إلى صعوبة عملية تحديد تلك الاحتياجات والوقت والتكاليف، فضلاً عن خوف الإدارة من حدوث بعض الارتباكات والخلل النفسي والوظيفي الذي قد تحدث خلال فترة تحديد الاحتياجات التدريبية والدراسات المتعلقة بها.
الإدارة العلمية.. بداية بروز النشاط التدريبي
برز نشاط التدريب بشكل منظم ومخطط ومنفذ في المنظمات العصرية مع بداية الإدارة العلمية التي اهتمت بتدريب العامل ليؤدي مهامه بالطريقة الأكثر اقتصادًا وإنتاجًا. ونذكر هنا ملخصًا عن نشأة وأهمية عملية تحديد الاحتياجات التدريبية:
1- لمحة تاريخية: ظهر التدريب لأول مرة في الجيوش النظامية وإنشاء الكليات الحربية في عهد الإمبراطور فردريك وليم براندنبرج (1713- 1740) بألمانيا ولتأكيد التدريب أنشأ الملك في الجامعات بألمانيا مجالس الدراسات وكانت تشتمل على كثير من العلوم.(الإدارة الزراعة المالية الإحصاء الضرائب).
2- نظام المعلم والصبي: اعتمد الاقتصاد على نظام العائلة كأداة لوحدة الإنتاج حيث يتعلم الأبناء الحرفة من آبائهم، ثم انتقل ليفي حاجات أكبر للسماسرة حيث يتفق السماسرة مع عدة عائلات لإنتاج سلعة معينة.
3-النهضة الصناعية: حيث ظهرت الآلة وتطلبت تدريبًا خاصًا للعاملين بطريقة استخدامها وصيانتها وظهرت أهمية الإدارات (الإنتاج - التسويق - المحاسبة - المالية - العاملين - الرقابة - المواصفات) ثم الرقابة المالية والإنتاج.
4-الإدارة العلمية: التي ركزت على تدريب العمال. ثم جاءت الحرب العالمية الثانية وكان لها أثر كبير في مجال التدريب حيث ظهرت المعاهد الفنية التي كان تركيزها على العمال. حيث كان ينظر للتدريب على أنه مسؤولية الفرد.
في أمريكا ظهر أول مركز للتدريب الداخلي
• ظهر أول مركز للتدريب الداخلي بالقطاع الخاص لشركة ويسترن إلكتريك بالولايات المتحدة الأمريكية، ثم مدرسة العلاقات الإنسانية ثم شركة زيروكس ثم جمعية الإدارة الأمريكية.
• تسابقت الجمعيات والمراكز المهنية في إنشاء معاهد ومراكز خاصة بها لتطوير المهن وخدمة المنظمات. (وتعريف المهنة بأنها مهارة قائمة على المعرفة والتقنية وإن المهارة تتطلب تعريبًا وتعليمًا ويشترط على المهني أن يبرهن على كفاءته بالنجاح في امتحان لهذا الغرض والخدمة التي يقدمها المهني هي للصالح العام).
ونظرًا للنمو السريع في المهن ودخول التقنية وغيرها في أساليب العمل نظرت الشركات لتقديم الخدمة المتميزة وتقليل التكاليف لذا فرضت إدارة التغيير على هذه المنظمات دورًا رئيسيًا ومؤثرًا في تدريب الموظفين.
• بدأت المنظمات في تطبق التدريب على عدة أشكال (تأهيلي - على رأس العمل).
• الاهتمام بشكل كبير على التدريب وأهمية في رفع كفاءة العاملين في المنظمة.
كفاءة العاملين .. من أهم أهداف التدريب الناجح
إن التدريب الناجح يعتمد على عملية منظمة ومخططة تعتمد على حاجات تدريبية مدروسة والهدف منها هو تنمية أداء المتدربين ومفهوم التدريب هو:
«هي عملية مستمرة داخل المنظمة تهدف إلى إكساب المتدربين المعارف والمهارات اللازمة لأداء مهامهم الوظيفية الحالية والمستقبلية».
«وهو نشاط يهدف إلى تنمية الموارد البشرية وتطويرها ورفع كفاءتها».
وأهداف التدريب كثيرة منها:
• رفع كفاءة العاملين:
ويقاس بمعايير منها: تقييم الأداء - استخدام الموارد بشكل أفضل - إنجاز الأعمال في الوقت المحدد ودون أخطاء - انخفاض معدل الغياب.
• زيادة الإنتاجية:
ويحدث ذلك في المنظمة عن طريق: تدريب الموظفين وتلمس حاجاتهم المعرفية والمهارية -ارتفاع أداء الموظف عن طريق زيادة عدد العملاء الذين يخدمهم.
• تقليل أخطاء الإنتاج:
تواجه أي إدارة إنتاج أحيانًا مشكلات في الأخطاء أو فاقد كناتج معيب وتختلف نسبة الفاقد من إدارة إلى أخرى حسب معايير معينة مثل: وجودة إدارة مختصة بالتدريب تقدم برامج وفق أسس صحيحة في اختيار هذه الاحتياجات حتى يخرج بمنتج جيد - وجود موظفين أكفاء - جودة الآلات والمواد الخام - بالإضافة إلى جودة البيئة المحيطة بالإنتاج.
• تكوين المسار المهني:
تقع على عاتق إدارة التدريب تجهيز وتكوين صفوف ثانوية للمديرين في حالة استقالة أي مدير أو نقله فيكون البديل جاهزًا بخطط مدروسة.
• تقديم خدمات مميزة للعميل:
تشكل خدمة العميل في أي منظمة الركيزة الأولى للاحتفاظ بأكبر قدر من العملاء وجذبهم ويكون ذلك عن طريق تقديم دورات تدريبية أو ورش عمل للموظفين ومتابعة ما تدربوا عليه.
• تقليل حوادث العمل والإصابات:
على إدارة التدريب أن تضع برامج الأمن والسلامة في مقدمة البرامج التدريبية للموظفين حتى تحافظ على سلامتهم في وحدات الإنتاج خاصة، وتقليل حوادث العمل.
• رفع الولاء الوظيفي للموظفين:
عندما يشعر الموظف باهتمام المنظمة بتدريبه والاهتمام باحتياجاته التدريبية فإن ذلك يزيد من إحساسة بالولاء والانتماء لجهة عمله.
•اكتساب الأفراد المعارف المهنية والوظيفية وصقل المهارات والقدرات لإنجاز العمل.
• تطوير أساليب العمل باستمرار لضمان أداء العمل بفعالية.
• توفير احتياجات المنظمة من القوى العاملة.
ماذا عن العملية التدريبية؟
تقسم العملية التدريبية إلى مراحل فنية تبدأ بمرحلة تحديد الاحتياج التدريبي وتنتهي بقياس فعالية التدريب، وذلك بهدف دراسة وتحليل تلك المكونات وسبل تحقيقها بالطرق العلمية.
وتحتوي العملية التدريبية على مجموع الأنشطة أو العمليات الفرعية التي توجه المتدربين لتحقيق أهداف معينة في البرنامج التدريبي وتقسم العملية التدريبية إلى مراحل تبدأ بـ:
• تحليل وجمع المعلومات: وهي عملية جمع المعلومات الخاصة بالمنظمة ككل ثم تحليلها ومنها يتم تحديد الاحتياج التدريبي أو غير التدريبي.
• تحديد الاحتياجات التدريبية: وهي العملية التي تحدد مشاكل الأداء أو المشاكل الموجودة في المنظمة أو في الوظيفة.
• تصميم البرنامج التدريبي: في حالة الاتفاق على وجود مشكلة أو فجوة في الأداء يتم البدء في تصميم البرنامج التدريبي وتحديد أهداف البرنامج بما يناسب أهداف المنظمة وتحديد الفئة المستهدفة، ثم اختيار الأساليب والتقنيات السمع بصرية المناسبة وغيرها.
• إعداد الحقيبة التدريبية: وهي البدء في كتابة محتويات البرنامج بالتفصيل ويعتبر وثيقة تتضمن بيانًا تفصيليًا بإجراءات التدريب.
• تنفيذ البرنامج التدريبي: وتتم من قبل تنفيذ المدرب للبرنامج التدريبي.
• تقييم البرنامج التدريبي: يتم هذا في نهاية البرنامج التدريبي بحيث يتم تقييم البرنامج والمتدربين.
• تقييم أثر التدريب: وهي مرحلة تأتي بعد 3 شهور وأكثر حيث يتم تقييم مدى ما اكتسبه المتدرب من البرنامج التدريبي الذي التحق به ومدى تطبيق ما تعلمه في جهة العمل.
إذن إن عملية التخطيط هي الركيزة الأساسية للإدارة الفعالة، ويعتبر أمرًا حيويًا في مجال التدريب والتطوير الذي يجب أن يعتمد على النظرة الفاحصة للمنظمة وعلى دراسة مخطط نموها. لذا يجب أن يتم تخطيط وتنفيذ الأنشطة ضمن عملية التدريب والتطوير، ومن أهم هذه الأنشطة تحديد الاحتياجات ولكي تكون الاحتياجات واقعية يجب أن يؤخذ في الحسبان البيئة المستقبلية للمنظمة. ولكن ما نعني بتحديد الاحتياجات؟
تعريف تحديد الاحتياجات التدريبية
تعريف (الناصر 1429) لتحديد الاحتياجات التدريبية: هي الفجوة الظاهرة وغير الظاهرة في أداء الموظف إما في مهاراته أو معارفه أو معلوماته أو اتجاهاته، وتحتاج إلى تغيير أو تعديل حتى تتناسب مع متطلبات وظيفته الحالية أو المستقبلية، بدرجة من الجودة والإتقان حتى يحقق أهداف المنظمة التي يعمل بها.
تعريف الخشاب 1411هـ: مجموعة من التغييرات والتطورات المطلوب إحداثهـا فـي الفرد، والمتعلقة بمعارفه ومهاراته واتجاهاته، بجعلـــه لائقًا لشغل وظيفة، أو أداء اختصاصات وظيفته الحاليـــة بما يحقق أهداف المنظمة بالكفاءة المطلوبة.
وترتبط عملية تحدي الاحتياجات التدريبية في الأساس بالحاجة إلى علاج مشاكل العمل من خلال التدريب، مع الأخذ بالاعتبار أنه توجد مشكلات أخرى قد لا يعالجها التدريب، مثل ما قد يظهره التحليل التنظيمي للمنظمة والذي يسبق عادة تحليل الاحتياجات التدريبية، وبناء على ذلك يصبح تحدي الاحتياجات التدريبية هو الأداة الرئيسية التي يمكن من خلالها تحديد مجالات تطوير وتنمية أداء الأفراد من خلال العملية التدريبية.
أي أن مفهوم تحديد الاحتياجات التدريبية يحدد ما إذا كانت هناك فجوة في أداء الموظف أو فجوة في المنظمة أو الوظيفة حيث يكون مسمى الوظيفة شيئًا والموظف يعمل شيئًا آخر. وأحيانًا يحدد الاحتياج بسبب تقنية جديدة أدخلت على المنظمة أو تعديل أو تغيير في الهيكل التنظيمي وغيره أي أنه لا يحتاج التحديد للتدريب دائمًا. إذن الحاجة التدريبية نعني بها:
وصف الوظيفة + معايير أدائها - (ناقــص) المستوى الذي يؤدي فيه الموظف مهام الوظيفة.
كيف يتغير الأداء المستهدف من التدريب؟
يتغير الأداء المستهدف من التدريب بأخذ أحد الأشكال الثلاثة التالية:
• التأثير في المعارف: أي إكساب معارف جديدة وحديثة أو دعم وتطوير ما لدى الفرد من معلومات سابقة، أو تغيير نسبي وكلي لما لدى الموظف من معارف سابقة تحتاج إلى تغيير.
• التأثير في المهارات: وهي تمتد من إكساب الموظف لمهارة جديدة أو تعديلها أو تغيير بعض المهارات التي لم تعد صالحة أو لم تعد كافية لتحقيق الأداء المطلوب من حيث المستوى والجودة.
• التأثير في الاتجاهات: أي السلوكيات وهي من أصعب الأمور لأن تغيير السلوك أو تعديله يحتاج إلى مهارات كبيرة من المدرب حتى يستطيع التأثير على المتدرب.
خمسة أسئلة لابد من الإجابة عنها؟
• أين يقع التدريب ؟(Where)
• من يجب تدريبه ؟(Who)
• ما هو المحتوى التدريبي (What)؟
• ما هي الآثار المتوقعة من وراء التدريب ؟(What)
• متى ستنعكس نتائج التدريب بصورة ملموسة ؟(When)
الموقف الإداري من تحديد الاحتياجات التدريبية
بالرغم من أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية في أي منظمة سواء حكومية أو خاصة إلا أن الموقف الإداري من تحديد الاحتياجات يختلف من منظمة لأخرى.
• هناك منظمة تتوفر فيها الإمكانات المادية والكفاءات البشرية ولكن لا يوجد لديها رؤية لتدريب موظفيها.
• ونجد منظمة أخرى لديها وضوح كامل في خطط العمل المستقبلية بالإضافة إلى وجود إمكانيات بشرية ومادية أي لديها خطة واضحة للتدريب.
• هناك منظمة لديها وضوح كامل في متطلبات التدريب ولكن الإدارة العليا لا تؤمن بالتدريب أو لا تتوفر إمكانات بشرية.
• منظمة لا يوجد لديها أي تصور علمي محدد ولا تقوم بالتدريب، وجود فرص تدريبية على شكل أرقام في التقارير السنوية.
إذن على المنظمة أن تعرف ما تريد أن تحققه من التدريب قبل أن تبدأ فيه، حتى تتمكن من قياس أثره بعد أن ينتهي.
أسباب مقاومة عملية تحديد الاحتياجات التدريبية
• التوجه نحو الكسب المادي المباشر.
• الجهل بأهمية وقيمة التدريب كاستثمار.
• الجهد المبذول أكثر من المردود.
• الكلفة المادية.
• المصلحة الشخصية.
• احتكار المعرفة.
ما هي الظروف التي تتسبب في ولادة الحاجة إلى تحديد الاحتياجات التدريبية؟
نشير هنا إلى بعض الظروف والأسباب التي تتسبب في ولادة الحاجة لتحديد الاحتياجات التدريبية ومنها:
1- إعداد وتمهيد المستجدين.
2- نقل الموظف أو ترفيعه أو ندبه أو إعارته.
3- تغيير المسار المهني للموظف.
4- إدخال تغييرات تنظيمية في المنظمة.
5- افتتاح فرع جديد للمنظمة.
6- إدخال تغييرات تكنولوجية في المنظمة كإدخال أجهزة حاسب لجميع الموظفين او إدخال نظام جديد.
الفوائد التي تعود على المنظمة من عملية تحديد الاحتياجات التدريبية
هناك عدة فوائد تعود على المنظمة من عملية تحديد الاحتياجات التدريبية منها:
1- ربط أهداف التدريب بأهداف المنظمة الحالية والمستقبلية.
2- تحديد المهام المطلوب أداؤها لتحقيق الأهداف.
3- تحديد مستوى القدرات (المهارات والمعارف) المطلوبة لتنفيذ المهام الوظيفية.
4- تحديد محتوى التدريب.
5- تحديد معايير تقييم التدريب.
6- ربط الاحتياجات بخطة القوى العاملة واستراتيجية المنظمة.
الأسس التي يقوم عليها تحديد الاحتياجات التدريبية..
يشرح د.درويش أن عملية تحديد الاحتياجات التدريبية تقوم على عدة أسس من أهمها:
• تحليل أهداف المنظمة وما يتطلبه تحقيقها من أنشطة وقدرات تنفيذية بشرية.
• تحليل الأفراد (دراسة المؤهلات- القدرات- المهارات- الدوافع- الاتجاهات- معدلات الإنتاجية - الغياب وغيرها) لتحديد من يحتاج للتدريب وعلى ماذا سوف يتدرب.
• تحليل التنظيم (مدى وضوح الأهداف والاختصاصات أو المهام) ومدى الاتجاه لاستخدام تقسيمات أو مستويات تنظيمية جديدة أو تعديل في اختصاصات وظيفية قائمة، لتحديد أين أو في أي الوحدات التنظيمية يتطلب الأمر تدريبًا، وعلى ماذا؟
• تحليل المنافسة ودرجة حدتها في مجالات مثل الجودة والسعر وخدمات ما قبل أو بعد البيع في السوق أو الأسواق المستهدفة.
• تحليل الوظائف من حيث طبيعة الأعمال وظروف الأداء ومتطلباته من قدرات.
• استقصاء آراء العاملين بشأن رؤاهم في احتياجاتهم التدريبية.
• استقصاء رأي الرؤساء بشأن نقاط الضعف لدى مرؤوسيهم.
• تحليل تقارير تقييم الأداء للتعرف على نواحي القصور التي تمثل احتياجات تدريبية.
• تحليل تقارير التفتيش بشأن نقاط القوة أو ضعف العاملين.
• تحليل الشكاوي المقدمة من عملاء المنظمة ضد موظفيها.
• تخطيط الموارد البشرية من حيث عدد الذين سوف يعينون أو ينتقلون أو ينتدبون أو يرقون، ثم الاحتياجات التدريبية لكل تقسيم.
• تحليل تقارير تقييم التدريب السابقة، للتعرف على مدى اكتمال سد الحاجات التدريبية.
• تحليل تجهيزات الأداء وأوجه التطوير المخططة بها وما تتطلبه من قدرات جديدة.
• تحليل مؤشرات مثل الغياب والتمارض ومعدل دوران العمالة وحوادث وإصابات العمل ومسبباتها التي ترجع إلى قصور في الاتجاهات أو القدرات من جانب العاملين أو رؤسائهم أو زملائهم.
• تحليل التكاليف الفعلية ومدى اتفاقها مع معدلات التكلفة المعيارية.
• الملاحظة الميدانية للعاملين والعاملات من حيث أسلوب الأداء والتعامل مع الرؤساء والزملاء أو العملاء.
• التقدير الفردي.
• المناقشة الجماعية للتقدير.
• القيود والتقارير التنظيمية.
• الاختبارات.
