- مفهوم الاتصال:

تقومُ عمليّة الاتصال في دوائر العلاقات العامّة على أساس نقل المعلومات للجهات المعنيّة واستقبال معلومات مهمّة، بهدف إحداث تغيير معيّن، وتتعدّدُ وسائل الاتصال التي تفي بهذا الغرض، وتتمثّل على سبيل الذكر فيما يلي:

<!--عقد الاجتماعات مع الجهات المموّلة والبنوك الداعمة لعمل المنظّمات.

<!--المشاركة في المؤتمرات على المستوى الدّوْلي والمحليّ.

<!--الاتصال عبر البريد الإلكترونيّ والفاكس والهواتف النقّالة، أو عن طريق صفحات مواقع التواصل الاجتماعيّ الخاصّة بالمؤسّسات.

إن نجاح الاتصال يعتمد على استخدام التوجيهات التالية :

<!--ابحث عن الجمهور المعني Right People:

فمن الضروري معرفة الجماهير التي نريد أن نؤثر فيها وأن نسعى عن طريق الموصلين للوصول إليهم ، وإذا سأل خبير العلاقات العامة نفسه هذا السؤال : من أهم الجماهير التي يجب أن نصلهم بإعلامنا لتحقيق أهدافنا ؟ وإذا أدرك أهدافه بشكل جيد وخطط لها برامجها المناسبة ، فإنه لا محالة واصل إلى جمهور.

<!--استخدام الوسيلة المناسبة Right Channels:

هناك وسائل عديدة للاتصال ولكل واحدة مميزاتها وسلبياتها ، وفي غالب الأحوال من الجماهير والمعنية ، وإن اختيار الوسيلة المناسبة يعتمد على معرفتك لخصائص جماهيرك وعاداتهم ، وعلى معرفتك لخصائص وسائل الاتصال نفسها والرسالة التي تريد إرسالها.

<!--استخدام الوقت المناسبة Right Time:

لكي تكون الرسالة فعالة فلا بد أ، تصل إلى الجمهور المعني في الوقت المناسب ، فإذا وصلت مبكراً فلن لجد الجمهور مستعداً لتقبلها وإذا وصلت متأخراً فستجد عقول الجماهير وقد فقدت الرغبة في الموضوع ، وإن معرفة الوقت المناسب يتطلب معرفة بعادات الجماهير بثقافتها وكيفية قضاء أوقاتها أثناء اليوم .

<!--استخدام الرسالة المناسبة Right message:

يجب أن تكون الرسالة واقعية وذات صلة مباشرة بالاهتمامات الشخصية لأفراد الجمهور ، وتحتوي على معلومات مفيدة تساعد في حل مشاكلهم اليومية ، وهذا الأمر يتطلب معرفة اتجاهات جماهيرك المعنية وطريقة تفكيرهم وكيف يتفاعلون مع الآراء الجديدة ، وهذا وإن استخدام اللغة المناسبة أيضاً يتطلب معرفة المستوى الثقافي والفكري للجماهير.

2- وسائل الاتصال:

تستخدم العلاقات العامة في ممارسة نشاطها الاتصالي وسائل الإعلام المختلفة، وأهميتها وسائل الاتصال الجماهيري التي لا غنى لأية مؤسسة متحضر عنها في الوقت الحاضر، وهي الصحف اليومية والمجلات والإذاعة الصوتية والإذاعة المرئية (التلفزيون) والفيلم السينمائي.

        كما تستخدم المؤسسات بعض وسائل الإعلام الخاصة التي تصدرها بنفسها كمجلة المؤسسة أو النشرة الإخبارية ، وكالمعارض والحفلات والمهرجانات، وهناك وسائل الاتصال الشخصي كالخطابة والمحاضرات العامة ومكاتب الاستقبال وغيرها.

        ويتوقف استخدام هذه الوسائل على الوضع المالي للمنظمة ، وعلى مدى الاختمام الذي توليه للعلاقات العامة مع جماهير المنظمة . وتقسم وسائل الاتصال إلى ما يلي :

أ- الوسائل المباشرة :

        والوسائل المباشرة للاتصال ربما أكثر الوسائل فاعلية وتأثيراً في الجماهير لأن الاتصال بين المرسل والمستقبل يكون عادة مباشراً ، أي وجهاً لوجه ، يعني أن ما يريد أن يقوم ، وما يريد أن يعطيه المرسل من انطباعه يتحقق في لحظات أو دقائق معدودة وبسرعة ، وتأخذ هذه الوسائل المباشرة الأشكال التالية :

<!--تنظيم الحفلات والدعوات الخاصة.

<!--الاشتراك في المسابقة العامة.

<!--المشاركة في الحياة العامة.

<!--خدمة المجتمع المحلي.

<!--رعاية العاملين بالمنشأة.

ب- الوسائل المقروءة والمكتوبة:

والوسائل المقروءة أو المكتوبة في الاتصال هي تلك الوسائل التي تستخدمها العلاقات العامة في توصيل رسالتها إلى الجمهور عن طريق الكتابة ، سواء بالنشر في الصحافة، أو عن طريق طبع العديد من النشرات والدوريات والكتيبات المطبوعة وتقسم إلى:

<!--الجرائد اليومية :

ولقد كانت الصحافة لفترة طويلة من الزمن هي الوسيلة الوحيدة الواسعة الانتشار والتي يمكن أن تستخدمها إدارة العلاقات العامة في نقل الأخبار أو الرسائل الإعلامية إلى جمهور المتعاملين معها من مختلف المستويات والأنواع ، والجرائد اليومية تتمتع باتساع خاص في التوزيع بسبب رخيص ثمنها من ناحية وصدورها اليومي الذي لا يتوقف مما يتيح نسبة تكرار مرتفع قد يصل إلى مدة عشرة أيام متتالية .

<!--المجلات :

أما المجلات ، فهي وسائل توزع أو تظهر في التوزيع الإعلامي كل فترة معينة ، أسبوع أو أسبوعين أو شهر أو ربع سنة ، وتختلف المجلات عن الجرائد اليومية في أنها قد تكون ذات تخصص معين أو لها جمهور من القراء يختلف من مجلة لأخرى ، فمثلاً قراء مجلة "البيادر" يختلف عن قراء مجلة "فوستا" .

<!--مطبوعات المنشأة :

وكلما كبرت المنشأة كلما استطاعت أن تصدر مطبوعات كبيرة ومتنوعة وعلى مستوى راق من الإخراج الفني ومثل هذه المطبوعات قد تتعدد وتتخذ عدة أشكال منها:

<!--النشرات.

<!--الموجز المصور والمطبوع.

<!--الدوريات.

ج- الوسائل المسموعة:

وتقسم هذه الوسائل إلى ما يلي:

<!--الإذاعة :

تعتبر الإذاعة وسيلة من وسائل الاتصال الحديثة والهامة في الوقت الحاضر ، وتلعب أخطر الأوراق في التأثير على الرأي العام والجمهور ويمكن أن يكون لها تأثير أقوى من الصحف ولذلك سميت بالصحف الناطقة وتمتاز الإذاعة باعتبارها وسيلة من وسائل الاتصال الحديثة بالحيوية وهي لا تتطلب من المستمع دراسة سابقة وإنما يتطلب منه الاستماع فقط إضافة إلى أنها تمتاز بكونها سريعة التأثير على المستمع .

<!--التليفون:

أما التليفون فقد أصبح ضرورة هامة في إتمام الإيضاحات ولا يمكن لأي منشأة سواء صناعية أو تجارية أو خدماتية أو حكومية أن تعمل بدون التليفون ، وإذا نظرنا إلى عمل المدير نجد أن الاتصالات التليفزيونية تمثل أهمية خاصة ، في عقد الاجتماعات وتحديد المواعيد وإبلاغ الرسائل والأخبار والبيانات اللازمة لأداء عمله وإبلاغ تعليماته إلى معاونيه ومرؤوسيه .

<!--التسجيلات:

كثير من اللقاءات التي تتم في الاجتماعات والمناقشات الهامة التي تشملها الاجتماعات الهامة ، وما يدور في الحفلات والمناسبات من الممكن تسجيله وإعادة إذاعته مرات عديدة أخرى .

<!--مكبرات الصوت:

 ومكبرات الصوت هي من الوسائل المسموعة التي تكبر الصوت إلى عشرات الأضعاف وتسمح للعديد من الأفراد السماع لصوت خافت أو الذي لا يمكن سماعه إلا من على مسافة قريبة ، فكل ما يفعله مكبر الصوت هو إتاحة دائرة أوسع للاتصال ، فبعد أن يكون الاتصال قاصراً على عدد محدود من الأفراد ليتسع إلى عشرات الأفراد ، الذين يبعدون مسافة كبيرة عن المتحدث نفسه .

د- الوسائل المرئية:

أما الوسائل المرئية فهي التي تتمثل في الصوت والصورة معاً ، وباستعراض هذه الوسائل يمكن معرفة مدى فاعلية كل من هذه الوسائل وهي كالآتي:

<!--التلفزيون:

ولقد أصبح التلفزيون في السنوات الأخيرة من أوسع وسائل الاتصال ، وربما أكثرها جاذبية لدى الجمهور لجمعها بين الصوت والصورة ، والسر في اتساع هذه الوسيلة هي أنها تخاطب العديد من طبقات الشعب، وعلى مختلف مستويات العمر ، وعلى مدى زمني كبير نسبياً، ومن خلال شاشة التلفزيون يمكن إرسال العديد من الرسائل التي يمكن أن تصل إلى مجموعات عديدة من الجمهور باختلاف الأعمار والنوعيات ، ومن الممكن استخدام البرامج والمسابقات ، والقنوات التجارية في تقديم العديد من الرسائل الإعلامية .

<!--السينما:

والسينما تعتبر وسيلة اتصال باهظة التكاليف ، ولهذا نجد أن أفلام السينما لا يقدر على استخدامها سوى المنشآت الكبيرة ، والتي تستفيد من إعداد هذه الأفلام فوائد كبيرة تفوق تلك النفقات التي تحملتها في إعداد الفيلم .

<!--أجهزة الفيديو:

ولقد استخدام أجهزة الفيديو ضمن وسائل الاتصال المرئية والمسموعة معاً ، وتقوم المنشآت الكبيرة بإمداد إدارات العلاقات العامة بأجهزة الفيديو لتسجيل وتصوير الحفلات والمناسبات الاجتماعية مجالس الإدارة ، وكبار المديرين والجمعيات العمومية وإعادة إذاعتها أو عرضها لاستخلاص النتائج والآراء التي عرضت فيها .

3- تقسيم الاتصالات إلى خارجية وداخلية:

أ- الاتصالات الخارجية :

والاتصالات الخارجية هي جهود خارج الحدود ، أي تعمل إدارة العلاقات العامة على توسيع نطاق الاتصالات بحيث توجد نوع من الامتداد لسمعة المنشأة إلى الخارج سواء في مجال الأعمال المشابهة لها في داخل حدود الدولة أو في المجال الدولي الذي قد يشمل أكثر من دولة والمنشآت الكبيرة تهتم كثيراً بسمعة المنشأة في الخارج وتعمل على المحافظة على هذه السمعة وترويج الأخبار الجيدة عنها ، ومقاومة أي اتجاه عكسي صادر من المنافسين أو المغرضين.

ب- الاتصالات الداخلية :

ويقصد بالاتصالات  بمعنى أنها داخل المنشأة ، بأنها إقامة الروح المعنوية العالية للعاملين داخل المنشأة ، والاتصالات الداخلية تمتد عن طريق ثلاث قنوات هي الأوامر الصادرة من الإدارة العليا إلى المستويات الأقل منها ، والأسلوب الذي سيتم به إصدار هذه الأوامر ، والتقارير المرفوعة من المستويات الدنيا إلى الإدارة العليا وتعبر عن إنجاز الأهداف في كل جزء من المنشأة ، ثم تلك الحقائق المتعلقة بالعمل التي تمثل حافزاً قوياً للعاملين على إتقان العمل والحصول على التشجيع المعنوي والمادي المناسب .