1- مفهوم التخطيط في العلاقات العامة

التخطيط عمل ذهني يدفع الفرد للتفكير في الترتيبات الواجب اتخاذها لكي يواجه بها المتغيرات والمشكلات التي قد تواجهه في مسيرة عمله لتحقيق أهدافه، فهو بذلك عمل تحكمي يرمى إلى تطويع المستقبل المجهول لإدارة الإنسان، مقللا بذلك من أثر عوامل الصدفة والحظ والتخطيط يسبق أي عمل تنفيذي إذ أنه يرسم الإطار العام والتفصيلي للأهداف والخطوات والمراحل والعناصر اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، وبهذا المفهوم يصبح التخطيط مدخلا لمواجهة المشكلات ومنهجا فعالا لتحقيق الغايات والأهداف.

ويحدد الدكتور على عجوة مفهوم التخطيط بقوله "إن التخطيط هو الخطوة الثانية في عملية العلاقات العامة، وهو ذلك النشاط العقلي الإداري الذي يوجه لاختيار أمثل استخدام ممكن لمجموعة الطاقات المتاحة لتحقيق أغراض معينة في فترة زمنية محددة". ووفقا لذلك فإن التخطيط يقوم على دعامتين أساسيتين هما التنبؤ والأهداف وتتضمن عملية التخطيط تحديد الأهداف والموارد والإمكانات ورسم السياسات وتحديد الإجراءات التي تحكم تصرفات الأفراد وتحديد مراحل وخطوات التنفيذ بوضع البرامج الزمنية.

وتتضمن وظيفة التخطيط عملية اختيار المهام التي يجب القيام بها لتحقيق الأهداف التنظيمية، وتحديد الإطار يوضح كيفية أداء هذه المهام، وتوقيت أدائها. وعلى ذلك، فإن تركيز الأنشطة التخطيطية ينصب على تحقيق الأهداف.

 والتخطيط عملية ضرورية وواجبة لكل عمل هادف، إذ أن الحاجة للأخذ به والاعتماد عليه في العمل الإداري تنشأ من واقع أن جميع المؤسسات تعمل في ظروف متغيرة وغير ثابتة وهذا يعني أنه لو كانت الظروف قليلة التغير أو ثابتة فإن الحاجة إلى التخطيط ستكون أقل لأن إمكانية التعرف على المتغيرات وتأثيرها سوف تصبح متاحة. وبدون التخطيط تشيع الفوضى وتتضارب الأعمال وتتخبط الجهود الأمر الذي يؤدي إلى ضياع الأموال وتبديد الجهود وهدر الوقت، لذلك فإن تخطيط النشاط الإداري بشكل عام وتخطيط نشاط العلاقات العامة بشكل خاص يؤدي إلى تحقيق جملة من الفوائد التى تنعكس إيجابيا على المؤسسة.

فوضع الخطة لأي عمل هو عنصر من أهم العناصر التي يتحتم توافرها لهذا العمل. فالتخطيط عملية توفير الوقت والجهد الذي يمكن أن يضيع في حالة مواجهة مواقف دون وجود خطة لمواجهتها، وما يحمله من ارتباك وتردد قد يؤدي إلى تدمير العمل كله أو تقليل فرص نجاحه.

2- فوائد التخطيط في العلاقات العامة

على الرغم مما يتطلبه التخطيط من تكاليف مالية وجهد ووقت إلا أن له فوائد كبيرة ومن أبرزها:

<!--أنه يحدد الأهداف التي يطلب من الأفراد تحقيقها بشكل يؤدي إلى توجيه الجهود المتاحة لإنجاز هذه الأهداف.

<!--أنه يساعد على حسن اختيار وسائل الاتصال والموضوعات والأوقات الملائمة والأساليب الأكثر فعالية في التنفيذ.

<!--أنه يربط التنفيذ بالزمن لاسيما وأنه من أهم عناصر التكلفة.

<!--أنه يوجه الانتباه للمشكلات ومحاولة اتخاذ التدابير اللازمة لمواجهتها.

<!--أنه يحقق أمثل استخدام ممكن لوسائل الإعلام المتاحة.

3- محتويات خطة العلاقات العامة:

تتضمن خطة العلاقات العامة في الغالب أربعة أجزاء رئيسية:

<!--السبب:

إن السبب الذي من أجله توضع خطة للعلاقات العامة مهم للغاية، حيث أن الإدارة العليا من المحتمل أن لا توافق على الخطة المقترحة من قبل إدارة العلاقات العامة ما لم تقتنع بالسبب، ولهذا يجب أن يكون النشاط المقترح في الخطة ضرورياً لمعالجة الموقف الذي تطلب وضع خطة كهذه. وفي هذا المجال من المناسب أن يتضمن شرح المعلومات التالية:

<!--خلاصة للمعلومات المتوفرة عن الموقف الذي يتطلب المعالجة والتدخل من قبل إدارة العلاقات العامة.

<!--تحليل الموقف واختيار البديل الأفضل لمعالجته.

<!--بيان موجز يوضح ضرورة العمل المقترح القيام به من قبل إدارة المؤسسة لمعالجة الموقف.

على سبيل المثال، قد يتضمن السبب في أبسط أشكاله ما يلي:

خلاصة عن عدم رضا الزبائن حول الإجراءات المتبعة من قبل المؤسسة في استحصال قوائم الدين منهم. وكذلك تحليل الإجراءات النافذة في استحصال الديون مع تبريد عدم رضا الزبائن ولكن مع تقديم اقتراح لتعديل هذه الإجراءات دون تحميل أي من الطرفين (المؤسسة أو الزبائن) أية نفقات إضافية. مع بيان بضرورة إجراء التغيير والتبسيط في إجراءات استحصال الديون مع ضرورة إخبار الزبائن بالتغيير.

<!-- الهدف / الأهداف:

إن هذا الجزء هو أهم أجزاء الخطة، إذ أنه من الواضح أن أكفاً مديري العلاقات العامة لا يتمكنون من وضع أية خطة إذا لم يكونوا على علم تام بالهدف أو الأهداف، حتى إذا كانت تحت تصرفهم تخصيصات مالية كبيرة، ولكن أقل الموظفين درجة في دائرة العلاقات العامة بإمكانه – إذا علم بالهدف واستوعبه – أن يضع خطة ناجحة لمعالجة أي من المواقف التي تعترضه.

<!--الوسائل:

وهذا الجزء يتعلق بالأدوات والأساليب أو الطرق التي يمكن لواسطتها تحقيق الأهداف، ويتضمن تحديد الوسائل، الإجابة على الأسئلة التالية :

<!--(من) الأشخاص الذين توجه إليهم الخطة ؟

<!--(كيف) يمكن الوصول إليهم ؟

<!--(ماذا) يوجه إليهم من كلام أو معلومات ؟

<!--(متى) يباشر بالاتصال بهم ؟

ويعتبر التوقيت من الأمور الهامة التي يتوقف عليها نجاح خطط العلاقات العامة ، فموسم الشتاء مثلاً أفضل المواسم للحديث عن محلول مقاومة الانجماد ، وإطارات السيارات المستعملة للسياقة على الجليد ، أما الحديث عنها في الصيف فيعتبر مضيعة للجهود والمال ، والأمثلة على ذلك أكثر من أن تحصى .

<!--الكلفة:

إن تحديد التكاليف بدقة أمر ضروري لضمان موافقة الإدارة العليا أو لاستحصال موافقة مجلس الإدارة على الخطط التي تقترحها إدارة العلاقات العامة .

وفي بعض المؤسسات قد تخصص للعلاقات العامة ميزانية ويخول مدير العلاقات العامة صلاحية الصرف في حدود معينة على تنفيذ بعض الخطط، وفي مؤسسات أخرى قد يتطلب الصرف على الخطط استحصال موافقة المستويات العليا فيها في كل وجه من وجوه الصرف، وعلى أية حال، فإن إعلان تكاليف تنفيذ خطط العلاقات العامة للمستويات المسئولة عن الصرف أمر ضروري للغاية لتلافي تجاوز الأنفاق عن الحدود والقيود المرسومة.