مستويات التخطيط للحياة:
هل تمارس التخطيط في حياتك؟ إذا كان جوابك بنعم فهذا أمر جيد، وقد تجد في إستمرار قراءة الموضوع تعزيزاً لمعلوماتك وصقلاً لمواهبك ومهاراتك، أما إذا كان جوابك بلا فلماذا لا تخطط؟ ما أسبابك في عدم التخطيط؟ خذ عدة دقائق وفكر في الأسباب التي تحول بينك وبين التخطيط.
الواقع أن التخطيط مهارة ثمينة وعندما يتمكن الإنسان من هذه المهارة ويمارسها في حياته ويرى فوائدها المباشرة، يجد نفسه وقد إرتبط بالتخطيط وجعله جزءاً لا يتجزأ من حياته. وهناك مستويات متدرجة من التخطيط مرتبطة مع بعضها بعضاً.
وسنتاول كل مستوى بطريقة مبسطة:
المستوى الأول: خطة مدى الحياة.
المستوى الثاني: خطة من ثلاث إلى خمس سنوات.
المستوى الثالث: خطة سنوية.
المستوى الرابع: خطة شهرية.
المستوى الخامس: خطة أسبوعية
المستوى السادس: خطة يومية.
(1) خطة مدى الحـياة:
ونقصد بذلك أن يضع الإنسان لنفسه مجموعة من الأهداف يرغب في تحقيقها طوال عمره في عمله وفي حياته الشخصية. وقد تناولنا الموضوع في العادة الأولى عندما تحدثنا عن تبني رؤية واضحة ورسالة متميزة في الحياة. وغالباً ما تكون الأهداف في هذا السياق عامة وكبيرة وتستغرق الحياة كلها:
- ما مستوى الإيمان الذي ترغب أن تعبد الله فيه، وتعيش فيه في المنزل والمجتمع والعمل ؟.
- ما معاييرك الأخلاقية التي ترغب الحياة في ضوئها ؟.
- ما نوع الوظيفة أو المهنة التي إرتضيتها لنفسك أو لا تزال تسعى من أجلها ؟.
- ما الظروف المعيشية التي ترغبها وتعمل من أجلها ؟ والدخل الذي تراه مناسباً أو تعمل من أجله وتتطلع إليه ؟.
- والطريقة التي بها تعامل الناس وبها تحب أن يعاملوك ؟.
- ما هي الأشياء التي ترغب في ملكيتها ؟ والمكانة الإجتماعية التي تتطلع إليها ؟.
لاشك أن هذه أمور كبيرة في حياتك والعمل من أجل تحقيقها قد يستغرق وقتاً طويلاً ودون التخطيط والعمل الدؤوب تبقى هذه الأمور مجرد أحلام وأمنيات. ولكن الأحلام والأمنيات مع التخطيط والمتابعة تجد طريقها إلى التحقيق وتصبح حقائق معاشة.
وعندما تضع خطتك مدى الحياة لابد أن تدرك أن: بعض الأهداف الكبيرة قد تتغير مع الزمن, وذلك لتغير الإنسان نفسه وتبدل تطلعاته وإهتماماته وزيادة خبراته، ومن ثم قد يكون من الملائم أن تراجع خطتك مدى الحياة كل عدة سنوات.
فقد تجد أن بعض الأهداف غير عملية، وقد تجد بعضها تافهاً لا يستحق ما يبذل فيه من جهود، وقد تجد أن أهدافاً أخرى لها الأولوية والأهمية ومن ثم التركيز عليها.
المهم إجعل لنفسك خطة طويلة المدى وحافظ على تحقيقها ومتابعتها، ولكن كن مرنا ولا تتردد في ترك أو تعديل أي أهداف ترى عدم ملاءمتها، وتذكر أن أهدافك العامة في هذه الخطة هي بمنزلة موجهات رئيسة تساعد في تحديد الأهداف الأصغر في المستوى التالي.
(2) خطة من ثلاث إلى خمس سنوات:
وأهداف هذه الخطة مبنية على الأهداف الكبرى السابقة ومنبثقة عنها، فمـثلاً: قد تكون المكانة الإجتماعية التي تسعى من أجلها (هدف كبير من الخطة السابقة) تحتاج إلى العمل على أهداف أصغر.
مـثل: الحصول على الترقية في العمل، أو الحصول على الشهادة أو تغيير الوظيفة إلى وظيفة أخرى... إلى غير ذلك من الأهداف الأصغر.
وقد تجد أنك ترغب في التركيز في خطتك الخمسية أو الثلاثية على هدفين أو ثلاثة فقط من أهدافك الكبرى فتحولها إلى مجموعة كبيرة من الأهداف الأصغر وتباشر العمل على تحقيقها، ثم تعود مرة أخرى بعد تحقيق الأهداف المطلوبة إلى التركيز على هدف أو هدفين كبيرين في الخطة الخمسية التالية.. وهكذا.
مع التأكد على أهمية تحقيق التوازن عند أخذ الأهداف جميعها بحيث لا يتضخم جانب على الآخر إلا في سياق مقصود.
فمـثلاً: قد تعمل خلال خمس سنوات على التركيز على طلب العلم وتحصيله والبروز فيه وفي خطة تالية تركز على تحقيق التميز المهني في تخصصك.
وهناك أهداف في خطتك مدى الحياة وفي خطتك الخمسية تتعلق بعلاقتك مع ربك، ومستوى إيمانك يجب أن تحافظ على العمل عليها والتركيز في تحقيقها مهما تغيرت إهتماماتك المهنية أو الإجتماعية، ذلك أن الزمن لا يغير من هذه الأهداف، بل يجب أن يزيد من قناعتنا بها ويجعلنا دوماً على صلة وثيقة بها.
أي أن؛ الأهداف التي لها صلة بالعبودية يجب أن يكون لها الأولوية والديمومة، أما الأهداف المتعلقة بعمارة الأرض فإنها متغيرة وتخضع للإعتبارات الشخصية في ضوء معطيات الزمان والمكان والظروف الإجتماعية.
مع التأكيد على أن الأهداف في هذا المستوى من الخطة لها علاقة مباشرة بالأدوار. ماذا تريد أن تحقق في خلال خمس سنوات في دورك كعابد لله وفي دورك كأب وزوج وموظف وزميل وقريب ومواطن...إلخ ؟ حيث أن الأدوار تقدم مفاتيح ملائمة لنوع الأهداف التي نتحدث عنها في هذا المستوى.
من أهدافك الكبرى التي تعتبر الموجهات الرئيسة تأخذ أهدافاً أصغر في كل دور من أدوار حياتك. ومرة أخرى أقول إن الأهداف في هذا المستوى مثلها مثل الأهداف في المستوى الأول متغيرة وقابلة للتعديل والتبديل وللزيادة حسب الظروف الشخصية.
(3) خطة سـنوية:
لتكن لخطتنا شعار هذا العام، كمثال: (عام تحقيق الأحلام) أو (عام الإنجازات) أو (عام الإستقرار المادى) .. الخ.، وعليك أن تعلم ما هو شعار خطتك هذا العام وتدونوه فى بداية الخطة، فذلك يجعل لخطتك ذبذبات كونية قوية فى هذا المستوى من الوعى، وفى هذا الإتجاه.
وهذه الخطة مبنية على الخطة السابقة حيث تأخذ الأهداف التي وضعتها للسنوات الخمس، وتبدأ في وضعها في برنامج عملي على مستوى السنة.
فمـثلاً: قد يكون أحد أهدافك للسنوات الخمس إمتلاك سكن مناسب لك، ولأسرتك فتقوم في السنة الأولى والثانية والثالثة بتوفير المبلغ اللازم, وقد لا تكفي السنوات الثلاث لهذا الأمر فتخطط لتوفير نصف المبلغ ثم تستدين النصف الآخر.
وبعد ذلك تقوم في السنة الرابعة والخامسة بشراء الأرض ثم البناء, وقد يكون لديك خطة مختلفة فتقوم بشراء شقة مبنية أو تستعمل أحد برامج التقسيط المريح لتحقيق ذلك.
المهم أن هدفك الكبير في توفير سكن وضعته في برنامج عملي مناسب لقدراتك وقمت بتحديد الخطوات والإجراءات المطلوب تحقيقها في كل سنة من السنوات الخمس حتى تم لك ما تريد.
وقد يكون من أهدافك للسنوات الخمس حفظ القرآن الكريم. هذا يعني أن معدل حفظه سيكون ستة أجزاء لكل سنة.. وهكذا في كل هدف كبير يتم توزيعه وتحديد خطواته بطريقة متتابعة حتى يتم تحقيقه بالكامل.
ماذا فعلنا في الخطة السنوية ؟ فعلنا التالي:
1- بدأنا نفكر في برنامج عملي لتحقيق أهدافنا الكبيرة.
2- بدأنا نفكك أهدافنا الكبيرة إلى أهداف أصغر، الأخيرة تقود إلى الأولى.
3- بدأنا نفكر بالزمن وعلاقته بالخطة.
4- بدأنا نفكر بالخطوات العملية والإجراءات التي تقود إلى أهدافنا.
5- بدأنا نهتم بتحديد مواعيد وتواريخ للإنجاز.
6- أصبح لدينا إحساس بأن العمل للأهداف ليس أمراً نظرياً بل قضية مرتبطة بالواقع والإمكانات والقدرات والإهتمامات والقدرة على الصبر والتحمل والمتابعة.
7- بدأنا نسأل ثم نحاول الإجابة على الأسئلة الملحة التي تطرح نفسها علينا: من؟ من يساعدني على تحقيق أهدافي؟ من أحتاج رأيه ونصيحته؟, كيف ؟ كيف أصل إلى أهدافي؟ كيف أتخطى العقبات والعوائق؟ كيف أباشر الخطوة التالية؟ كيف أغير الخطوات وأحافظ على الهدف؟...إلخ من الأسئلة الأخرى.
مثل: أين، متى، لماذا. وحين ذاك نبدأ في تحويل أهدافنا السنوية إلى أجزاء أصغر.
(4) الخطة الشـهرية:
بعدما بدأنا في وضع خطتنا على مستوى سنوي نحتاج مباشرة إلى النزول إلى المستوى الشهري، وذلك بوضع الخطوات الإجرائية المطلوبة لتحقيق الهدف السنوي.
في مثالنا السابق: حددت خمس سنوات لتملك مسكناً ثم في السنة الأولى حددت توفير مبلغ مالي. الآن هذا المبلغ المالي يتم توفيره على مستوى شهري، ولأنك حددت ثلاث سنوات لتوفير المبلغ المطلوب فهذا يعني أن ثلث المبلغ ستوفره سنوياً، والخطة الشهرية تساعدك على توزيع هذا الثلث على اثني عشر شهراً. معنى ذلك أنك وزعت الهدف المطلوب تحقيقه خلال سنة على إثني عشر شهراً.
وكذلك في هدف حفظ القرآن تحتاج خمس سنوات لهذا الهدف العظيم، أي ستة أجزاء في السنة، أي نصف جزء في الشهر وهكذا.
الخطة الشهرية هي تفكيك للأهداف السنوية والتي بدورها تفكيك لأهداف أكبر. والجانب القوي في الأهداف الشهرية أنها أقرب إلى الخطوات المرحلية أو الإجرائية التي تحقق أهدافنا الكبيرة.
ومن السمات المطلوبة في الأهداف في الخطة الشهرية أن تكون هذه الأهداف محددة وواضحة وقابلة للإنجاز ولها تاريخ إنجاز محدد، الأمر الذي يدخلنا في مستوى أصغر من التخطيط وهو المستوى الأسبوعي.
(5) الخطة الأسـبوعية:
وهذه الخطة مرتبطة إرتباطاً وثيقاً بسابقتها ولا يمكن فصلها بحال من الأحوال، وهي بمنزلة التفصيل للخطة الشهرية وغوص في مستوى الآليات والإجراءات والخطوات التي تقود لتحقيق الأهداف الشهرية, ونحن في مستوى الأمور التي تفعل في أيام الأسبوع.
والتحرك على هذا المستوى يتوافق مع نوع الهدف وطبيعته, فقد تجد نفسك على مستوى الأسبوع في بعض الأهداف دون مهام أو خطوات معينة مثل توفير سكن، فالخطوة المطلوبة لهذا الهدف في هذه المرحلة شهرية، توفير المبلغ المحدد شهرياً.
وفي بعض الأهداف تجد الكثير من العمل والمهام. فمثلاً عند أخذ هدف حفظ القرآن بالإعتبار فستجد بالتأكيد على مستوى الأسبوع أنك أمام مهمة حفظ ثمن جزء من آيات القرآن الكريم.
ويمكن تخطيط الأسبوع بطريقتين.
الطـريقة الأولى: أن تجدول الأعمال لشهر كامل وتوضح ما يجب أن تقوم به في كل أسبوع من أسابيع الشهر.
والطريقة الثانية: أن تأخذ في بداية كل أسبوع مجموعة من أهدافك الشهرية وتضع لها الخطوات والآليات التي يمكن بواسطتها تحقيقها.
وهذا الفعل بالتأكيد سيقودنا إلى المستوى الأخير من التخطيط.
(6) الخطة اليومية:
وهي إمتداد طبيعي للخطة الأسبوعية، فما تريد أن تحققه في أسبوع لابد أن توجد له وقتاً محدداً للإنجاز على مستوى يومي. ويومك هو لحظتك الحاضرة وهي أهم لحظة في عمرك على الإطلاق وهي ميدان الفعل وساحة العمل. ومهما تكن خططك مرتبة ومنظمة ودقيقة وعظيمة فإن أهم ما فيها يومك.
ماذا أنت فاعل في هذا اليوم؟ يقول الإمام الحسن البصري رحمه الله «إياك والتسويف فأنت بيومك، ولست بغدك، فإن يكن غداً لك فكن في غد كما كنت في اليوم، وإن لم يكن لك غد لم تندم على ما فرطت في اليوم».
ويقول الإمام أبو حامد الغزالي في كتابه علوم الدين «الساعات ثلاث: ساعة لا تَعَبَ فيها على العبد (يقصد الساعة التي إنتهت)، كيفما أنقضت: في مشقة أو رفاهية، وساعة مستقبلة لم تأت بعد لا يدري العبد أيعيش فيها أم لا؟ ولا يدري ما يقضي الله فيها، وساعة راهنة ينبغي أن يجاهد فيها نفسه ويراقب فيها ربه.
فإن لم تأت الساعة الثانية لم يتحسر على فوات هذه الساعة، وإن أتته الساعة الثانية إستوفى حقه منها كما إستوفى من الأولى، ولا يطول أمله، فيطول عليه العزم على المراقبة فيها، بل يكون إبن وقته، كأنه في آخر أنفاسه وهو لا يدري..»
ومختصر القول في هذه العبارات أن أهم لحظة في عمر الإنسان؛ هي: اللحظة الراهنة, وعليها مناط الحديث وتمثل جوهر التحدي في العمل من أجل الأهداف، وإذا لم يباشر الإنسان الفعل في إنجاز خطوات محددة تقود إلى أهدافه المرسومة فلن يكون لديه فرصة أخرى وإذا توفرت الفرصة الأخرى فستكون متأخرة.
كيف تخطط اليوم؟
• إستعن بالله وواجه اليوم بحماس وتفاؤل وانظر إلى مجمل خطتك الأسبوعية فقد يكون لديك مهام محددة في تواريخ معينة تابعها بدقة. وقد تختار طريقة أخرى وهي النظر إلى أهداف الأسبوع ثم الاستعانة بالله سبحانه وتعالى وكتابة المهام والخطوات والإجراءات المطلوب عملها في كل صباح (أو في نهاية يوم أمس).
• أكتب في البداية كل ما يخطر ببالك كالزيارات، والمكالمات التلفونية، ومواعيد الرد على الخطابات، ومواعيد القراءة والكتابة وغير ذلك من الخطوات التي تقود إلى الأهداف الأسبوعية التي سبق تحديدها.
وعند كتابة قائمة من عشرة بنود مثلاً انظر فيها مرة أخرى. وحاول أن تختار أهمها، أي الأولويات المهمة من القائمة، ثم ضع أمام هذه الأولويات إشارة معينة مثل نجمة أو كلمة «مهم». ثم انظر مرة ثالثة وأعط الأمور المهمة أرقاماً متسلسة حسب الأهمية.
وبعد ذلك توكل على الله وابدأ بأولوياتك من القائمة حسب الترتيب وحسب قدرتك على التنفيذ والإنجاز. وتذكر أذا أنجزت بندين أو ثلاثة بنود مهمة من قائمة من عشرة بنود فإنك بذلك تحقق إنجازاً عظيماً.
لماذا ؟ لأن درجة إنجازك قد تصل إلى 80%, طبقا لقاعدة 80/20عندما تبدأ بوضع أهدافك على مستوى شهري أو أسبوعي أو يومي فلن تواجه في الواقع مشكلة في تدوين كثير منها, وذلك أن الإنسان يميل للمبالغة في وضع الأهداف وقد يضع أحياناً أهدافا أكثر من طاقته والعمل لها يحتاج وقتاً طويلاً. ولذلك لابد من وضع أولويات لهذا العدد الكبير من الأهداف حسب درجة أهميتها.
وتقدم لنا قاعدة 80/20 أو ما يسمى مبدأ باريتو تفسيرا شائقاً لأهمية الأولويات وكيفية توفيرها للفاعلية المطلوبة. وهذا المبدأ نسبة إلى العالم الإيطالي باريتو الذي عاش في القرن التاسع عشر الميلادي. وينص هذا المبدأ على أن: 80% من قيمة مجموعة من العناصر (الأهداف والمهام والأنشطة) تتركز في 20% منها فقط.
ويعتبر هذا المفهوم على الرغم من بساطته على درجة كبيرة من التشويق والأهمية لأن كثيراً من الأمثلة من واقع الحياة تؤيد هذه القاعدة.
فعلى سبيل المـثال، نجد أن 80% من المكالمات الهاتفية تأتي من 20% من الأشخاص المتصلين، وكذلك 80% من الطلبات في المطعم تأتي من 20% من الوجبات الموجودة في قائمة الطعام و80% من مشاهدات التلفزيون تتركز في 20% من البرامج و80% من المشتريات من 20% من الزبائن...إلخ.
وعلى أية حال، فإن إستخدامنا لقاعدة 80/20 ينطبق على الأهداف. وببساطة، فإن هذا يعني أنك يمكن أن تكون فعالاً بنسبة 80% إذا أنجزت 20% من الأهداف التي ترسمها لنفسك.
فلو كانت لديك قائمة يومية بعشرة أهداف، فإن هذا يعني أن من الممكن أن تكون فعالاً بنسبة 80% إذا أنجزت أهم هدفين منها فقط. إن الفكرة الرئيسة هنا، أن الشخص يكون فعالاً وذا كفاءة عالية إذا ركز على الأهداف الأكثر أهمية أولاً.
لقد تكونت لديك فكرة الآن عن الطريقة التي يمكن إتباعها عند التخطيط، حيث شرحنا بطريقة مبسطة المستويات المتعددة للتخطيط على المستوى العام (خطة للحياة) ثم تدرجنا لتنزيل هذه الخطة العامة على مستويات متعددة. خطة ثلاثية، خطة شهرية، ثم أسبوعية ويومية. وقد يبدو الأمر معقداً للوهلة الأولى ولكنه في واقع الأمر بسيط للغاية وكل ما يحتاجه شيء من المراس والتجربة والمحاولة والخطأ ثم التعود على هذه العادة الثمينة، عادة التخطيط.
وإذا وجدت في البداية بعض الصعوبة في التخطيط على المستويات المذكورة, فأنصحك بالقيام بتمرين بسيط وهو أن تأخذ أربعة أهداف رئيسة فقط وتجرب تحقيقها في خلال شهر كالآتي:
مخطط الأهداف الشخصية المختارة خلال شهر:
الهدف الأول: .................
الخطوة الأولى ........... الموعد النهائي ..........
الخطوة الثانية ........... الموعد النهائي ..........
الخطوة الثالثة............ الموعد النهائي ..........
الخطوة الرابعة .......... الموعد النهائي ..........
الهدف الثاني:...........
الخطوة الأولى ........... الموعد النهائي ..........
الخطوة الثانية ........... الموعد النهائي ..........
الخطوة الثالثة............ الموعد النهائي ..........
الخطوة الرابعة .......... الموعد النهائي ..........
وهكذا؛ بالنسبة للهدف الثالث والرابع مع الأخذ بعين الإعتبار أن الخطوات في كل هدف قد تكون متغيرة وتحتاج لأكثر من أربع خطوات، ولكن حاول أن تحدد الخطوات الأربع الرئيسة، ثم حدد الموعد النهائي المطلوب لإنجاز كل خطوة. إبدأ محاولات التخطيط بهذا التمرين ثم تأمل النتائج.
