تعتبر إدارة الأفراد من المكونات الحرجة في عملية إدارة الأعمال. يجب على رب العمل أن يكون ملماً
بعدة أمور منها : التوظيف ، نظام الحوافز ، التوجيه ، التأنيب (لفت النظر) وحتى الفصل من الخدمة.
1. كتابة التوصيف الوظيفي الفعال
- يحدد التوصيف الوظيفي المهام الأساسية في الوظيفة وعليه فان التوصيف الوظيفي الجيد يبدأ بتحليل دقيق للمهام الأساسية في الوظيفة مثل : متضمنات الوظيفة ، طريقة إتمام المهام ، مسئوليات الوظيفة ، علاقة الوظيفة بالنسبة للوظائف الأخرى ، والمؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة.
- من المهم بمكان جعل التوصيف الوظيفي مرن وليس ثابتا بحيث يكون هناك مجالا للتجديد والتعلم، حيث أن هناك دائما فرصا لتطور ونمو العامل بالإضافة إلى نمو وتطور العمل نفسه.
- يراعى عند كتابة التوصيف الوظيفي أن يتضمن الآتي:
- المسمى الوظيفي.
- الغرض من الوظيفة.
- بيان بمهام الوظيفة.
- وصف أدوار وعلاقات العمل بالنسبة لشاغل الوظيفة (إذا كان له دور إشرافي أو دور تابع) .
- الحد الأدنى من المؤهلات لشغل هذه الوظيفة من التعليم والخبرة والمهارات.
- مكان العمل (هل سيتم العمل داخل مكتب أم في مواقع).
- الأجهزة المستخدمة في العمل : الكومبيوتر (ماكنتوش أو (IBM.
- هل المتقدم عضو في اتحادات ، نقابات أو منظمات.
- المرتب.
2. عملية المقابلة – كيفية اختيار الشخص المناسب:
- من الناحية العملية لا يوجد جواب مثالي في عملية اختيار الشخص المناسب. ولكن عملية المقابلة تساعد بطريقة أو بأخرى في تحديد الشخص المناسب لشغل وظيفة ما.
- تعتبر المقابلة من المراحل الأخيرة في عملية اختيار شاغلي الوظائف في شركتك (أو مجال عملك).
- وهناك عدة مراحل في عملية الاختيار يجب وضعها في الحسبان منها:
- الحاجة إلى تعيين موظفين جدد : هل العمل يستخدم المهارات المتاحة لدى العاملين الحاليين
- هل تعرف متطلبات العمل – هل يدعم نمو عملك تعيين موظفين جدد.
- تحليل وظيفي شامل : ما هي الوظائف الضرورية ومعايير الأداء الرئيسية.
- كتابة التوصيف الوظيفي بناءا على التحليل الوظيفي.
- تحديد المرتب (الأجر) لكل وظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى ومسئولياتها في الشركة وتلك المماثلة في سوق العمل.
- معرفة أين وكيف تجد المؤهلات المطلوبة لشغل الوظيفة.
- تجميع ومراجعة قدر كاف من السير الذاتية وذلك لاختيار أكثر المرشحين المؤهلين لشغل الوظيفة.
- مقابلة أفضل المرشحين لشغل الوظيفة بناء على التوصيف الوظيفي و المواصفات.
- التدقيق والتأكد من المراجع.
- تعيين أفضل المرشحين.
3. كيفية التحضير للمقابلة:
- مراجعة تفاصيل الوظيفة: معرفة ما تتطلبه من المرشح لشغل الوظيفة.
- الإلمام التام بالتوصيف الوظيفي.
- عمل قائمة بالأسئلة التي تتعلق بمهارات وقدرات والخبرات السابقة للمرشح والتي تود الاستفسار عنها.
- عمل قائمة لتحليل والمقارنة بين المرشحين.
- مراجعة السيرة الذاتية للمرشح قبل عمل المقابلة.
- تحديد أوقات المقابلة مع المرشحين مع وضع فترات فاصلة مناسبة بين كل منها.
- كن مستعدا لتبرير استخدام أي نموذج اختيار في المقابلة.
- اجمع معلومات وثيقة الصلة خلال المقابلة (هل المرشح ينتمي إلى الصورة العامة ؟ هل يكتفي المرشح بالمعلومات العامة أم هو أكثر تخصصية؟ هل هو مستمع جيد أم متحدث أكثر من اللازم؟ هل هو محدد في إجاباته؟ هل هو منظم في أفكاره؟).
- نظم معلوماتك وحلل تلك المعلومات بعد المقابلة مباشرة حيث لازالت المعلومات واضحة في الذاكرة.
- انظر وتصرف بشكل محترف أثناء المقابلة.
- يجب أن تكون حسن المظهر.
- تجنب ظهور علامات الإرهاق أو الضجر.
- ركز على النتائج السابقة للمرشح خلال عمله مع أخذ ملاحظات بذلك.
- زود المرشح بمعلومات عن الشركة وعن الوظيفة.
- عامل جميع المرشحين بمساواة.
- اجعل الأسئلة خاصة بالعمل.
- يجب أن تتم المقابلة في مكان يقل فيه التركيز على المقابلة.
- أعطي الوقت الكافي لكل مرشح.
- أثني على انجازات المرشح.
- في نهاية المقابلة اشكر للمرشح وقته واهتمامه.
4. طلب الالتحاق بالعمل:
- يعتبر طلب الالتحاق بالعمل من الطرق المهمة في معرفة وتحديد تاريخ المرشح وبالتالي يمثل وسيلة الحماية من المرشح غير الأمين في الإدلاء بمعلومات غير صحيحة ، مع الآخذفى الاعتبار ما يلي :
- تذكر دائما التحقق من المراجع وأرباب العمل السابقين وكذلك من المؤهلات العلمية للمرشح.
- اجعل أكثر من شخص يقوم بعمل المقابلة مع المرشح.
- اختار الموظف الأفضل.
- اختار الموظف بعناية.
- قرر ماذا تريد من الموظف بالتحديد.
- يجب أن يكون المرشح مرناً بحيث يتنقل من مهمة إلى أخرى كما يطلب منه.
- معرفة مهارات ومؤهلات كل مرشح تساعد في عملية الاختيار الأمثل.
5. مستويات الأجور:
- تُحسب مستويات الأجور على أساس أهمية المستوى الوظيفي والخبرات والمهارات المطلوبة. وبالإمكان
- استشارة المحاسب لمعرفة نسبة التكلفة وهامش الربح في عملك.
- وعلى الرغم من وجود حد أدنى للأجور فان الحد الأدنى الذي تعرضه يرجع كليا إلى رب العمل والمرشح لشغل الوظيفة.
