تتعثر نسبة من المشروعات الصغيرة الجديدة بسبب عدم العناية الكافية من جانب مؤسسيها بوضع خطة تفصيلية للصورة التي يمكن أن يكون عليها المشروع في المستقبل القريب أو البعيد، وقد يتعلل البعض بأن المشروع من الصغر بحيث لا يحتاج الأمر إلى مشقة التخطيط وتكاليفه، وهو لا يعلم أن وضع خطة فعالة مطلباً ضرورياً سواء بالنسبة للمشروعات الكبيرة، أو الصغيرة - على حد سواء - إذا أرادت أن تضمن النجاح، ويحالفها التوفيق.
وفيما يلي خطوات اعداد خطة عمل لمشروع صغير:
1. تحديد الأهداف الشخصية من وراء إنشاء المشروع:
تحديد أهدافك الشخصية وطموحاته الخاصة التي تبغي تحقيقها من إنشاء المشروع هى الخطوة الأولى والمنطقية في خطة إنشاء وتكوين مشروع جديد ومن أمثلة تلك الأهداف:
- ضمان حد أدنى من الدخل المستقر مع تقدم المشروع.
- توفير حياة أسرية معقولة.
- امتلاك سيارة أو عقارات.
- قضاء العطلات في أماكن النزهة المتميزة.
- الحصول على فرص ترفيهية أفضل.
- ضمان مستقبل مستقر للأسرة.
- أن تكون سيد نفسك في عملك بعيدا عن تحكم الآخرين.
- إشباع بعض الهوايات الخاصة من خلال المشروع الجديد.
- تأكيد الذات، وإثبات الوجود.
- إتاحة فرص عمل مناسبة للأولاد والأقارب.
- تقديم مساهمات متميزة لخدمة المجتمع المحلي.
هناك عدة ملاحظات ينبغي أخذها في الاعتبار عند تحديد الاهداف الشخصية :
- الاهتمام بصياغة الأهداف طويلة الأجل و عدم الاكتفاء بصياغة الأهداف في الأجل القصير فقط
- إعادة النظر في الأهداف الفردية بين الوقت والآخر، لتعديلها وتكييفها وفقاً للظروف المتغيرة.
- يجب تكون أولويات تلك الأهداف والطموحات واضحة تماماً بالنسبة لصاحب المشروع، وأسرته أيضاً لتجنب أي إحباط.
- عدم تعجل النتائج، وأن نضع في الاعتبار دائماً أسوأ الاحتمالات، اجعل من أي عقبات حافزاً على بذل المزيد من الجهد فلا تصاب بالإحباط في حالة الإخفاق مرحلياً في تحقيق بعض الأهداف، لان الإصرار على بذل الجهد يضمن النجاح في معظم الأحوال.
2 . تحديد أهداف المشروع نفسه
وضع أهداف قصيرة و طويلة الأجل للمشروع هو خطوة هامة فى اعداد خطة العمل ، وبالطبع فإن الربح هو أول تلك الاهداف لذا يجب أن يكون محدداً بوضوح من خلال تحديد الحد الأدنى لمقدار الأرباح السنوية ومعدل زيادتها .
ومع أولوية هدف الربح إلا أنه يجب مراعاة تحديد أهداف أخرى في النواحي التالية:
- معدل نمو المشروع وتوسعه المستقبلي، وما إذا كان سيبقى على حجمه الحالي، أم أن هناك أهداف خاصة بالتوسع
- تقوية المركز في السوق وتحديد المكانة المرجوة للمشروع بين المنافسين الآخرين
- تطوير وتنويع المنتجات.
- تحسين مستويات الكفاءة وتخفيض التكاليف ورفع مستويات الأداء.
- الاستقرار في السوق.
- إرضاء العملاء
- المساهمة في خدمة المجتمع المحلي مثل أعمال التدريب، وتشغيل الخريجين.
يتطلب صياغة أهداف المشروع سواء قصيرة الأجل أو طويلة الأجل الحصول على معلومات كافية حول الجوانب الاتية :
- المشروعات المنافسة في السوق ووضع قائمة بأسمائهم وأحجامهم ونصيب كل منهم من السوق
- أهم جوانب القوة والضعف عند مقارنة منتجك وخدماتك بالمنتجات المنافسة من حيث السعر، والجودة، والضمان، وخدمة ما بعد البيع، وشروط التسليم، والتعاقدات.
- معرفة قدراتك وإمكانياتك الحقيقية في النواحي الإنتاجية، والتمويلية، والكفاءات البشرية، وإمكانية تنويع المنتجات (الخدمات) مع الاخد فى الاعتبار عدم المبالغة في تلك القدرات، لأن ذلك يعني التهوين من قدرات المنافسين
- حجم السوق المتاح لك واحتمالات النمو فيه
- تحديد عميلك الحالي والمرتقب عن طريق وضع قائمة تفصيلية بمواصفات العملاء الحاليين، والمرتقبين، وترتيبهم وفقاً لأهميتهم النسبية
3. وضع تصور لخطة عمل المشروع في الأجل القصير والطويل
يمكنك وضع تصور لخطة عمل المشروع من خلال ترجمة الاهداف التى تم تحديدها مالياً من خلال التنبؤ بمقدار المبيعات المتوقعة والتكاليف ثم الأرباح، على أن يكون التقدير تفصيلي على مستوى شهري خلال السنة الأولى للخطة، ثم على أساس سنوي في الأربع سنوات التالية ، ويجب أخذ الملاحظات الآتية في الاعتبار:
وضع قائمة بالأهداف والأنشطة الرئيسية المطلوب إنجازها خلال فترة الخطة، وخاصة في المجالات التسويقية، والانتاجية، التمويلية، والقوى العاملة، والمنتجات أو الخدمات الجديدة، وعمليات التطوير، وأي أنشطة أو أهداف أخرى.
يجب ملاحظة أن قائمة الأهداف الموضوعة وأولويتها، يجب أن تنعكس على النتائج المتوقعة في المبيعات، والتكاليف، والأرباح، سواء بالنسبة للأهداف الفردية، أو أهداف المشروع.
4. متابعة وتقييم النتائج للتأكد من أن الأمور تسير في الاتجاه الصحيح
لتنفيذ خطة العمل بنجاح يجب المتابعة والمراجعة المستمرة والدورية لمختلف أوجه النشاط، للتأكد دائماً بأن الأمور تسير في الاتجاه الصحيح ووفقاً لما هو مرسوم لها، وتساعد عملية المراجعة المستمرة إلى حد كبير في الوقوف على المشاكل والعقبات التي تصادف المشروع وبالتالى اتخاذ التدابير اللازمة للتغلب عليها، كما يساعد تقييم النتائج على إكتشاف الأخطاء قبل وقوعها وحصر نتائجها السلبية في أضيق الحدود إن وقعت.
وتتطلب عملية المراجعة والتقييم المستمر قياس وتحليل نواحي عديدة من أهمها:
- التقارير الشهرية عن الأرباح والخسائر.
- التقارير الشهرية عن الحسابات المدينة وموقفها.
- التقارير الشهرية عن حالة المخزون.
- التحليل الشهري للتكاليف خاصة التكاليف الثابتة.
- التقارير الشهرية عن موقف التعامل مع البنوك.
- الأعمال المتأخرة عن مواعيدها.
- مردودات المبيعات.
- تحليل شكاوى العملاء.
- تحليل شكاوى العاملين.
وبالطبع فإن هناك بعض المؤشرات التحذيرية التي يمكن ات تكون إنذار باحتمال وقوع بعض المشاكل والصعوبات، مما يجعلنا نعطي اهتماماً خاصاً لها ، من أمثلة ذلك
- ارتفاع نسبة البضاعة المرتدة.
- زيادة نسبة المخزون من البضاعة تامة الصنع.
- ارتفاع نسبة شكاوى العملاء سواء من أداء السلعة أو من قصور خدمات ما بعد البيع.
- ارتفاع التكاليف الأنتاجية أو التسويقية أو الإدارية دون مبرر واضح
- زيادة نسبة الديون المعدومة.
- النقص المستمر في رقم المبيعات.
- ارتفاع نسبة غياب العمال.
- ارتفاع معدل دوران العمل.
حقائق ومفاهيم هامة قبل اعداد خطة العمل
العملاء والأسواق
تتسم المشروعات الصغيرة في معظم الأحيان بالمحلية، فغالباً ما يعتمد المشروع في ترويج سلعته أو خدمته على سكان المنطقة المحيطة به، فليس هناك مسافات بعيدة أو حواجز جغرافية بين المشروع الصغير والمستهلكين، وكذلك فإن صاحب المشروع والعاملين فيه غالباً ما يقطنون في ذات المنطقة، وعلى معرفة جيدة بالعملاء، مما يُسهل عمليات الاتصال المباشر بهم، وتلك الميزة لا تتوافر بالطبع للمنشآت كبيرة الحجم.
إيجابيات المشروعات الصغيرة
تستطيع المشروعات الصغيرة أن تقوم بدور هام في توليد الدخل، وإيجاد فرص عمل لما تتميز به من إيجابيات أهمها:
- استخدامها فنون إنتاجية بسيطة تتمشى مع وفرة العمالة، وندرة رأس المال.
- كفاءتها في استخدام رأس المال وتعبئة المدخرات والمهارات
- قيامها بخدمات للمشروعات الكبيرة في مجالات الصناعات المغذية، والتوزيع، مما يخفف الكثير من العبء على المشروعات الكبيرة، ويتيح في ذات الوقت فرص جديد للعمل والإنتاج.
- نجاحها في خدمة الأسواق المتخصصة، والمحدودة التي تغري الصناعات الأكبر بالتعامل فيها.
- تعتبر المشروعات الصغيرة مشتلاً للمهارة، ومختبراً للصناعات الجديدة، كما تقدم سلعاً وخدمات بأسعار مناسبة لمختلف الطبقات
- ترفع من درجة ثبات المجتمع أكثر من المشروعات الكبيرة التي تتجاوز اهتماماتها الحدود الإقليمية والقومية
- تعتبر المشروعات الصغيرة أكثر قدرة على رفع مستوى المشاركة الشعبية في الاقتصاد القومي.
أهم العقبات التي تواجه المشروعات الصغيرة
تواجه المشروعات الصغيرة بعض العقبات المختلفة على الرغم من إيجابياتها ، حيث يعوزها غالباً الموارد الأولية، والمميزات الأخرى المتاحة للمنشآت الكبيرة، وتوفير المناخ المناسب لدعم تلك المنشآت. وقد بدأت الحكومة في توفير المناخ المناسب لنمو هذا النوع من المشروعات بما تحققه من فائدة سواء على المستوى القومي أو الشخصي، وذلك من خلال بعض السياسات المشجعة في المجالات المختلفة. ولتحفيز إقامة تلك المشروعات وتسهيل إجراءاتها قامت العديد من الجهات وعلى رأسهم الصندوق الاجتماعي للتنمية بالعمل على إزالة تلك العقبات لتوفير المناخ المناسب لنجاحها
