بقلم: عبدالله الشهري
كيمياء الإدارة..
إن الهدف الأساسي لإدارة أي منظمة هو عملية الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة مع تنميتها وتنظيمها بما يحقق رسالتها وأهدافها, ولذلك فإن ممارسة العمل الإداري يتطلب توفر مجموعة من الصفات الخاصة في الشخص الذي يمارس الأعمال الإدارية، حيث إن الإدارة ليست فقط مجموعة من الأساليب والتقنيات المناسبة لحل المشاكل، بل إن الإدارة تركز اليوم على المجهود العلمي والعملي وعلى الأفكار والنظريات والنماذج وعلى شبكة العلاقات المعقدة التي لابد من إدراكها بين كافة عناصر التنظيم.
فالنظرية والنماذج في الإدارة هي حقيقة مضيئة في حياة الإداري وأمر ضروري ومساعد له على تفهم مختلف المواقف الإدارية وعلى التعامل الذكي معها، والنظرية ليست هدفًا بحد ذاتها وإنما هي وسيلة توفر التوجيه اللازم لممارسة العمل الإداري، فالنظرية توفر للإداري أساسًا لتحديد المشاكل القائمة وتقترح الافتراضات للعمل، كما توفر الإطار للنقد المنظم والتحسين المستمر للعملية الإدارية(1). إن النظريات والنماذج الإدارية تم بناؤها كبقية النظريات في كافة العلوم بعد دراسة وتطبيق النظريات السابقة، وتعتبر الاحتمالية إحدى خصائص تلك العلوم، والجهد البشري يبقى قاصرًا مع تطور العلم والمعرفة. ونظرية تحليل النظم في العلوم الإدارية تعتبر إحدى نظريات الاتجاهات الإدارية الحديثة، وتعتبر ذات أهمية كمدخل في إجراء التحسينات الإدارية المستمرة للمنظمات كالجودة الشاملة، وكذلك عند إعادة هندسة نظم العمل (الهندرة)، وغيرها من التطبيقات الإدارية إلا أنها بالرغم من أهميتها الشمولية للمنظمات المفتوحة فإنها تحتاج إلى تطوير وتحسين مثلها مثل كافة النظريات والنماذج الإدارية ولاسيما ونحن في عصر للفكر الإداري، ولنظريات الإدارة الحديثة أهمية أكبر من العصور السابقة لكثرة الطلب وقلة الموارد وتوسع التنظيمات وتنوع الحاجات والرغبات، ومن هذا المنطلق كان ابتكاري لنموذج: حلقة النظم الإدارية يهدف إلى سهولة إجراء التطبيقات الإدارية التنظيمية كالجودة وإعادة إجراءات العمل ( الهندرة ) وغيرها من التطبيقات التنظيمية.
العلاقة بين العلوم الإدارية والطبيعية
منذ أوائل الستينيات أصبح مدخل النظم يسيطر على فكر وممارسة الإدارة، فقد أشار المنظرون إلى إمكانية تطبيق مفاهيم نظام العلوم الطبيعية على مشكلات العلوم الاجتماعية ومنها العلوم الإدارية (2)، وتلك التطبيقات كانت من خلال نظرية النظم وخصائص الأنظمة المفتوحة، وقد كانت الصياغات الأولى لهذه النظرية تتعامل مع الأنظمة المغلقة الخاصة بالعلوم الفيزيائية التي يمكن فيها معالجة الهياكل الذاتية وكأنها مستقلة عن القوى الخارجية (أنظمة مغلقة)، حيث إن النظام المغلق لا يحدث أي تفاعل بينة وبين محيطة الخارجي.كما أن فكرة النظم (Systems) مستخدمة في علم الأحياء فمثلاً جسم الإنسان مكون من مجموعة من الأجزاء أو النظم الفرعية مثل الدورة الدموية والجهاز العصبي والهضمي والتنفسي، وكل جزء منها يرتبط ويعتمد على الآخر، فإذا توقف القلب مثلاً فإن حياة الإنسان تنتهي مهما كانت النظم الفرعية الأخرى تعمل بصورة جيدة، ويعتبر النظام مفتوحًا إذا كان تبادل المعلومات والطاقة والمواد مع محيطة الخارجي كما يحدث بالنسبة للإنسان والحيوان، فالنظم الحية - سواء كانت كائنات بيولوجية أم منظمات اجتماعية - تعتمد بصورة كبيرة على بيئتها الخارجية، ولذلك لابد من رؤيتها على أنها أنظمة مفتوحة، وعند النظر إليها من زاوية نظمية (SystemsView)(3) كنظام بيولوجي (BiologicalSystems)، بحيث يمكن النظر من خلالها للمنظمات الإدارية المختلفة كأنظمة رئيسة تشكلت من أنظمة فرعية تختلف فيما بينهما في السمات العامة، ومن أهم خصائصها أنها تنظر للمنظمات باعتبارها نظامًا مفتوحًا مع البيئات المحيطة.
إن المنظرين البيولوجيين أوضحوا لنا أن مفهوم النظام المفتوح لا يضطرنا لاتباع قواعد الفيزياء التقليدية، فقواعد الفيزياء النيوتنية هي تعميمات صحيحة، ولكنها تقتصر على الأنظمة المغلقة، وهي لا تنطبق بالطريقة نفسها على الأنظمة المفتوحة التي تحافظ على ذاتها من خلال علاقات التبادل المستمرة مع بيئتها.
يرى الباحث أن للتفاعلات الكيميائية ومعادلاتها الرمزية قواعد كيميائية بالإمكان أن تكون تعميمات صحيحة على الأنظمة المفتوحة مع توفر خاصية التأثر المتبادل للتفاعلات الكيميائية مع البيئة الخارجية، فهناك كثير من التطابق بين مكونات المعادلات الكيميائية ومكونات نظرية النظم الإدارية من حيث التركيب البنائي والدور الوظيفي لعناصر تلك المكونات، فالمعادلات الكيميائية (ChemicalEquations) عبارة عن لغة تعبيرية مختصرة تعبر عن التغيرات الكيميائية التي تحصل للمواد المتفاعلة (المدخلات) والمواد الناتجة (المخرجات)، ونموذج النظم أيضا هو تعبير مختصر عن التغيرات التنظيمية للمنظمات في كافة عناصرها، ومن هذا التطابق البنائي والوظيفي خلص الباحث إلى نموذج حلقة النظم الإدارية.
أهمية النظرية في الإدارة
بالرغم من أن البعض مازال يميل إلى التقليل من أهمية النظرية في التعامل مع المشكلات العملية، ولا يركز على دورها في ممارسات الموظفين الإداريين لاعتقادهم أن في التنظير ابتعاد عن الواقع، ويرون أن من الأفضل الاعتماد على مبدأ الحس العام والخبرة الشخصية والفطنة وهذه في اعتقادهم تكفي لضمان فاعلية القرارات اليومية للإداري.
غير أن المفكرين الإداريين ينظرون إلى هذه المنطلقات على أنها دلائل ضعف لا يُستحسن ولا يفترض الاكتفاء بالركون إليها فقط في عملية صناعة القرارات الإدارية واتخاذها، وذلك نظرًا لمحدودية الخبرة الشخصية واحتمالية ذاتية الحس العام وتحيزه (1).
بماذا تفيد النظرية؟
وبصورة عامة يمكن أن تُفيد النظرية فيما يلي (4):
1-تساعد على ترتيب معرفة الإنسان بشكل منظم ومتسق.
2- تمد رجل الإدارة بالأُسس والمبادئ التي يستخدمها في توجيه عمله.
3-تستخدم كدليل لجمع الحقائق المطلوبة بطريقة منظمة وتُحدد نوعها وطريقة جمعها.
4- تشكل موجهًا للبحوث والدراسات حيث تُمكن الباحث من التوصل إلى فروض قابلة للاختبار
وتؤدي في النهاية إلى الكشف عن المعلومات الجديدة أو التوصل إليها.
5- تسمح للإداري باستيعاب المعارف الجديدة الموجودة في تخصصات متعددة، وتؤثر في أسلوب جمعه للحقائق المتعلقة بمجال الإدارة.
6- تستخدم في شرح وتفسير طبيعة المواقف الإدارية وإلقاء الضوء عليها.
7- تساعد في توقع نتائج ممكنة للأعمال.
تقارير رجال الإدارة من أهم مصـادر بناء النظرية.
.هناك عدة مصادر للنظرية الإدارية أشار إليها طومسون:
1- تقارير وتعليقات رجال الإدارة من واقع خبرتهم العملية وهي تقوم بالطبع على الناحية الذاتية والانطباعات الشخصية.
2- نتائج الأبحاث والدراسات التي يقوم بها علماء ودارسو الإدارة.
3- الاستدلال العقلي، أي التوصل عن طريق المنطق والعقل إلى استخلاص بعض النتائج المترتبة على بعض الأفكار أو المبادئ العامة التي نسلم بها أو نعتد بصحتها.
4- اقتباس نماذج نظرية من ميادين الإدارة الأخرى.
5- ملاحظة رجال الإدارة في عملهم وتسجيل ذلك بدقة وبمعايير مضبوطة يُتوصل بها في النهاية إلى بعض القواعد اللازمة لبناء النظرية.
نظرية النظم.. اتجاه إداري حديث
تعتبر نظرية النظم من الاتجاهات الإدارية الحديثة لتأكيدها على أهمية التفاعل بين المنظمات الإدارية والبيئات التي تعمل فيها لتكون النظام المفتوح (OpenSystem) الذي يؤثر ويتأثر بالعوامل البيئية المحيطة ويتفاعل معها، ولذلك ينبغي دراسة كافة عناصر النظام المتمثلة في:
العنصر الأول: المدخلات
العنصر الثاني: عمليات التحويل الإدارية
العنصر الثالث: المخرجات a
العنصر الرابع: العوامل البيئية الداخلية
العنصر الخامس: العوامل البيئية الخارجية
العنصر السادس: عملية التغذية الراجعة
ويجب عدم إهمال أي عنصر منها، وبقدر الاهتمام بجميع هذه العناصر بقدر ما يدل ذلك على إمكانيات جيدة لتطور المنظمة والعكس صحيح.
كيف يمكن النظر للمنظمات الإدارية وفق نظرية النظم؟
يمكن النظر للمنظمات الإدارية وفق نظرية النظم على أنها:
1 – شاملة للعناصر التالية: مدخلات – عمليات تحويلية – مخرجات.
2- هناك النظام المفتوح (OpenSystem) والنظام المغلق (ClosedSystem).
3 – منظمات مفتوحة تؤثر وتتأثر بالعوامل البيئية المحيطة (منظمات اجتماعية).
4 – مكونة من أجزاء مترابطة ومتداخلة بينهما تفاعل ديناميكي, وتكون في مجموعها النظام الكلي.
5 – تتم العمليات التحويلية بواسطة العمليات الإدارية: التخطيط – التنظيم – التوجيه – الرقابة.
ومفهوم منظور النظم يوضح:
•أهمية النظرة الشمولية من قبل المديرين للمنظمات التي يديرونها.
•ضرورة إدراك مختلف العناصر المؤثرة عليها وعلاقتها التبادلية.
•التعرف على العوامل المعيقة للتغيير والتكيف.
•البحث عن بدائل مختلفة للوصول إلى تحقيق الأهداف.
ومن خصائص النظام المفتوح التي ذكرها دانيال كاتز DanielKatzوربرت كهان Robert. Kahnتتمثل بما يلي:
•الصفة الدائرية CyclicalCharacter
يتكون النظام من مجموعة دورات عمل متكررة، إذ تتكرر العمليات التي يقوم بها على شكل دورات، فتبقى عجلة الدائرة تدور ويبقى النظام ثابتًا نسبيًا.
•القدرة على الإصلاح الذاتي والتطور وتجنب الضعف.
(لأن النظام قادر على إنتاج مخرجات تزيد على المدخلات)
•القدرة على النمو والانتشار.
وذلك من مرحلة البساطة والحجم الصغير إلى تنظيم أكثر تعقيدًا وتطورًا، ويحصل ذلك على مستوى الأنظمة الفرعية والنظام الرئيس، وغالبًا ما يحدث ذلك من خلال وضع المنظمات لأهداف جديدة أو التوسع في أهدافها الحالية حتى تضمن بقاءها وعدم الاستغناء عنها.
•القدرة على التوفيق بين النشاطات المتناقضة والوصول لمرحلة توازن مع البيئة المحيطة داخل وخارج التنظيم.
•قدرة النظام على الوصول للأهداف بطرق عدة وبمدخلات وعمليات تحويل مختلفة.
مع أن مدخل النظم استطاع أن يوضح النظرة العامة الشاملة والإدراك الواسع لمشاكل الإدارة، وجذب الانتباه إلى ضرورة الترابط والتفاعل الديناميكي بين الأجزاء المتداخلة التي تكون في مجموعها النظام الكلي، ومع ذلك فان مفهوم النظم المفتوحة لم يقدم طرقًا محددة لحل مشاكل الإدارة (6) فالنظرية:
•لم تقدم أساليب محددة لحل المشكلات التنظيمية (تتصف بالعمومية).
•لم تفرق بين المدخلات الرئيسة والفرعية.
•لم تفرق بين المخرجات الرئيسة والفرعية.
•يميل بناؤها إلى التعقيد والتداخل بين العناصر.
•عدم وضوح العلاقة بين تكرار ودائرية العمليات وثبات المنظمات.
•لم توضح النظرية كيفية تحقيق التكيف التنظيمي (المرونة التنظيمية).
•إن النظر للمنظمات كأنظمة مفتوحة يعتبر ميزة لم تستطيع النظرية توضيح تلك العلاقة التكاملية بشكل يحقق تبادل المنافع.
نظرية التفاعلات الكيميائية ومعادلاتها
يعنى علم الكيمياء (Chemistry) كفرع من فروع العلوم الطبيعية بدراسة المادة من ناحية تركيبها وتحولاتها وخواصها المختلفة، ولعل أهم ما يتميز به علم الكيمياء هو عدم تجاهله للصلة المتبادلة والوثيقة التي تربط فيما بين المادة والطاقة، وتعتبر التفاعلات الكيميائية إحدى الوظائف الرئيسة لعلم الكيمياء، فالمعادلات الكيميائية (ChemicalEquations) عبارة عن لغة تعبيرية مختصرة تعبر عن التغيرات الكيميائية التي تحصل للمواد المتفاعلة (المدخلات) والمواد الناتجة (المخرجات) (7) وتتضح القواعد الكيميائية العامة للتفاعلات الكيميائية في المعادلة العامة التالية:
C+ Dالتفاعل A+ B
عوامل مساعدة
1 – A+ B= ترمز للمواد المتفاعلة (المدخلات ).
2 – التفاعل = العمليات الكيميائية التي تجرى على المواد الداخلة في التفاعل.
3 – تتم التفاعلات على المدخلات بالاستبدال – الإضافة - الانتزاع
4 - = يرمز للانتقال من المواد المتفاعلة إلى المواد الناتجة عن الفاعل.
5 – عوامل مساعدة = تساعد في إجراء التفاعل (عوامل حافزة).
6 – C+ D= ترمز للمواد الناتجة (المخرجات).
7 – يتم التأثير التبادلي بين التفاعلات والبيئة.
ومن خلال:
•الاطلاع والدراسة لعلم الكيمياء بشكل عام ومعادلات التفاعلات الكيميائية بشكل خاص.
•الدراسة والممارسة في علم الإدارة بشكل عام والنظريات الإدارية بشكل خاص.
يتضح أن المركبات الحلقية أثناء التفاعلات الكيميائية تكون لها خصائص وقواعد في الشكل البنائي والبناء الوظيفي يمكن تعميمها على التنظيمات الإدارية – العلوم الاجتماعية - أثناء العمليات الإدارية من خلال نموذج حلقة النظم الإدارية، وبالتالي يكون إسقاط هذا النموذج على المنظمات المفتوحة بشكل مرن يؤدي لتحسين العمليات الإدارية أثناء تطبيقات النماذج الإدارية الأخرى.
من خصائص الحلقة:
• لها ثبات غير عادي (لطبيعة التركيب البنائي والوظيفي للحلقة)
• تتم العمليات (التفاعلات) بالاستبدال، وبالإضافة (دالة على المرونة)
• تماثل الحركة الدائرية حول مدخلات الحلقة (من أسباب الثبات)
• تحقيق مبدأ التكافؤ النسبي لمدخلات الحلقة (كل مدخل له أهمية ومكمل للآخر)
• دالة على معرفة نوعية المدخلات والمخرجات
• دالة على الكفاءة الإنتاجية وتحديد الفاقد
يمكن النظر للمنظمات الإدارية وفق معادلة المركبات الحلقية على أنها:
1- تتكون من ثلاثة عناصر رئيسة: عناصر مدخلة – تفاعل (العمليات) – عناصر جديدة منتجة.
2- العناصر المدخلة (المدخلات): مدخلات أساسية – مدخلات فرعية.
3- تجرى العمليات (التفاعل) بواسطة: الاستبدال – الإضافة في المدخلات.
4- العناصر المخرجة (المخرجات): مخرجات أساسية – مخرجات فرعية.
ما هي مدلولات الحلقة؟
(1) X= مدخلات المنظمة الأساسية (الأولية - البشرية – المادية – المعنوية – المالية – التقنية –00000n
(2) Y= مدخلات المنظمة الفرعية (لكل مدخل أساسي مجموعة مدخلات فرعية...........n
(3) يتم استبدال وإضافة وانتزاع مدخلات فرعية (Y= y1 , y2 , y3 ….. yn, …….) على حسب حاجة المنظمة بينما لا يتم ذلك في المدخلات الأساسية ( xn) إلا في حالة تغيير الخطط والبرامج الاستراتيجية للمنظمة ( المرونة التنظيمية).
(4) Z= تمثل مخرجات المنظمة الأساسية ( النتائج )، ولها مخرجات فرعية.
(5) التماثل النسبي لتفاعل عناصر التحويل (الحركة الدائرية للعمليات الإدارية) حول مدخلات المنظمة يؤدي للثبات التنظيمي.
(6) التأثر التبادلي لمدخلات وتفاعلات ومخرجات المنظمة مع عناصر البيئة الخارجية كمنظمة مفتوحة.
(7) التشغيل والعمليات: إجراء التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة اللازمة على عناصر المدخلات
إدارة (المواد والشراء – البشرية – المالية – الإنتاج – التسويق)
(8) البيئة الداخلية: القوى البشرية العاملة والإدارة والثقافة التنظيمية داخل المنظمة.
(9) البيئة الخارجية: الأفراد والجماعات والمؤسسات والشركات المحيطة بالمنظمات.
