يمكن تبسيط المتطلبات المستندية بمواءمة المستندات التجارية القائمة على المعايير وأفضل الممارسات المقبولة عالميا. تستغرق المواءمة الجوانب البصرية من المستندات، بما يشمل حجم الورقة، والهوامش، والتصميم الشكلي، وضبط عرض البيانات. يمكن أن تشتمل المستندات الموحدة المستندات الإلكترونية للتجارة اللاورقية، ونظم النافذة الواحدة (Single Window systems).

إن الهدف من تنسيق المستندات هو الحد من الأخطاء في تعبئة المستندات، وتقليل الوقت والتكاليف المتعلقة بإدارة المستندات، وإعداد المعلومات، ووضع الأساس للتشغيل الآلي.

الصلة بتسهيل التجارة

يجب أن يقدم التجار معلومات عن السلع، ووسائل النقل والأشخاص المرافقين للسلع إلى العديد من الوكالات التنظيمية والأطراف الخاصة. كما يتم استخدام المستندات والنماذج المتعددة، وما يسمى بالمستندات التجارية لجمع هذه المعلومات وتقديمها. ويستغرق إكمال هذه المستندات وإعداد المعلومات اللازمة جهدا ووقتا. في الغالب ما تستخدم المستندات مختلف التعريفات للمعلومات المقدمة وعدة صيغ لعرض البيانات. هناك مختلف التصميمات والأحجام لهذه المستندات. وهذا يعزز ما يرجح حدوث الأخطاء وحالات التأخير، ويزيد من الوقت اللازم لإعداد المعلومات.

إن مواءمة كل المستندات المستخدمة في جميع مراحل عمل القطاع المعين أو في قطر بعينه تبسط العملية. فإذا تم توحيد تصميم المستندات، من السهل تعبئتها بالمعلومات وقراءتها – بمعزل عن اللغة المعينة المستخدمة. هناك فائدة أخرى من استخدام المستندات الموحدة، إذ أن التجار يمكن أن يجيدوا استخدام الوثيقة التي تخزن فيها جميع بيانات الشحنة ذات الصلة، ويجوز إعادة إنتاجها في أيِ نموذج أو وثيقة مطلوبة.

وقد طورت لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا في الستينات من القرن الماضي دليلا لتعميم المستندات التجارية، ويعرف بدليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية. وأصبح الدليل وسيلة هامة لمواءمة المستندات في التجارة الدولية. وتعتبر معظم الإقرارات الجمركية، لا سيما الإعلانات المستعملة والمنتجة بواسطة نظام أسيكودا ASYCUDA System، متسقة مع هذا الدليل. أما المستندات الموحدة الأخرى المستخدمة في التجارة الدولية فهي استمارات (IMO FAL) التي طورت على أساس اتفاقية تسهيل حركة الملاحة البحرية الدولية.

يقدم دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات صيغة نموذجية تحدد المواصفات مثل حجم الورقة وهوامشها وتصميم شكلها. وهو يعطي الموقع الخاص بأنواع معينة من المعلومات؛ أي ما يسمى بنظام "صندوق المعلومات". ويجب استخدام دليل الأمم المتحدة بالإضافة للمعايير الدولية لتحديد المعلومات التي نحتاج لوضعها في هذه الصناديق.

واحد من مراجع هذه المعايير هو دليل الأمم المتحدة لعناصر بيانات التجارة UN/TDED. وهو مكتبة معنية بتعريف أغراض البيانات المستخدمة في التجارة الدولية، وتقديم إيضاحات إضافية عن المعلومات المطلوبة بإعطاء وصف لمعنى البيانات. ويعطي الدليل أيضا أعدادا لعناصر البيانات. وعندما أصبح دليل الأمم المتحدة لعناصر بيانات التجارة مرجعا، أصبحت البيانات قابلة للمقارنة عبر الدول والنظم.

هناك جانب آخر تغطيه قوائم الرموز متعلق بتعريف المعلومات يوضع على النماذج. تزود هذه القوائم برموز. لتسهيل قابلية تبادل البيانات بحصر النص الذي يمكن أن يدخل في صندوق معلومات معين في النموذج. وهذا يؤكد أن كل الشركاء في سلسلة الإمدادات يمكنهم إعادة استخدام المعلومات المقدمة من بعضهم لبعضهم الآخر. لكل نموذج عدة قوائم من الرموز لحصر المدخلات مثل رموز العملات، ورموز البلدان، ووحدات القياس، وطرق ووسائل النقل. مثال آخر على هذه القائمة ورد في مدونة الأمم المتحدة لمواقع التجارة والنقل UN/LOCODE التي تحدد رموز المواقع المستخدمة في التجارة والنقل. وهذا من شأنه إزالة الغموض الذي يكتنف الرموز الواردة في المستند عند استلامه من طرف ما. وتحافظ وكالة محايدة مثل لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا (UNECE) على هذه الرموز التي أوردتها التوصيات.

دور موائمة المستندات في المستندات الإلكترونية والمعالجة المؤتمتة

تعتبر موائمة المستندات التجارية من المتطلبات السابقة لعملية أتمتة المستندات، فهي توفر نهجا لبيانات المستندات يحدد بالاستناد إلى أحد المعايير الدولية، لا سيما دليل الأمم المتحدة لعناصر بيانات التجارة (UN/TDED)، ويمكن لمصممي نماذج البيانات استخدامه في تعريف هيكلية البيانات اللازمة للتبادل الإلكتروني. تضمنت (مكتبة الأمم المتحدة للعناصر الرئيسية (UN/CCL)) مراجع تشير لعناصر بيانات التجارة، وتعتبر بالتالي امتدادا لعملية الانتقال من المستندات الورقية إلى المستندات الإلكترونية. كما توفر الاستمارات المتسقة ما يلزم من معلومات لتطوير صحائف التصميم التي توفر أسلوبا معياريا لتحويل البيانات من صيغة معينة الدلالة إلى صيغة محددة، مثل صيغة نسق المستندات المنقولة (pdf)، (بمعنى آخر، لعكس صورة مرئية لعناصر البيانات الرئيسة وجعل العملية سهلة الاستعمال).

المبادئ التوجيهية للتنفيذ

طورت شبكة الأمم المتحدة لخبراء التجارة اللاورقية في آسيا والمحيط الهادئ UNNExT مبادئ توجيهية لتصميم نماذج التجارة الموحدة للتجارة اللاورقية. وتعد هذه المبادئ مفيدة في كثير من الجوانب المتعلقة بمواءمة المستندات، واستعمال دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية، وقوائم الرموز، ودليل الأمم المتحدة لعناصر بيانات التجارة.

قوائم الرموز:

هي قوائم الرموز التي يمكن استخدامها في المستندات من أجل تقييد المدخلات وتفادي الأخطاء. عند ملء النماذج، بدلا من إدخال النص الحر، تقيِد قائمة الرموز البيانات المقبولة. ويعتبر هذا جزءا من مواءمة المستندات وعملية البيانات للأعمال أو الرسائل الحكومية. تم تطوير كثير من قوائم الرموز المعيارية والمستعملة اليوم لنظام EDIFACT للرسائل ونشرها مركز الأمم المتحدة لتسهيل التجارة والأعمال التجارية الإلكترونية والمنظمة الدولية لتوحيد المقاييس ISO.

وتتطلب كثير من المستندات المستعملة في التجارة الدولية مثل الفاتورة أو الإعلان الجمركي الاقرار الجمركي معلومات عن المواقع، والعملة، والتواريخ، والمقاييس، والعناصر الأخرى. ورغم ذلك، يعبر عن هذه المعلومات بشكل مختلف في الكثير من الدول واللغات. لذا تكون المعلومات غامضة وربما يساء فهمها، ولا يمكن إدخالها في النظم الإلكترونية.

من أجل تقديم هذه المعلومات بطرق لا لبس فيها، يمكن أن تشفر برموزها. عندئذٍ تصبح الشفرة وسيلة متفردة وجلية لتقديم المعلومة بشكلها الورقي أو الإلكتروني. تتطلب الوثيقة أو النماذج استعمال الرموز التي تستخدم عالميا مثل توصيات لجنة الأمم المتحدة لأوروبا المدرجة أدناه، بما يشمل مدونة الأمم المتحدة لمواقع التجارة والنقل، وشروط التجارة الدولية، ونحوها.