بسم الله الرحمن الرحيم

الرقابة الإدارية

         تعتبر الرقابة الإدارية الوظيفة الإدارية الرابعة بعد وظيفة التوجيه ، وتتمثل الرقابة فى مجموعة من الفعاليات والإجراءات والأساليب ( الإحصائية وغير الإحصائية ) التى تهدف إلى التأكد من أن النتائج المحققة مطابقة للنتائج المرغوب الوصول إليها ( أهداف الخطة ) ، إضافة إلى تشخيص وتحليل أسباب الانحرافات فى النتائج الفعلية عما هو مخطط له ، واتخاذ الإجراءات الضرورية لمعالجة الانحرافات وضمان عودة الأنشطة إلى المسار المخطط لها ، وبالتالي تحقيق الأهداف المنشودة .

طبيعة ومفهوم الرقابة الإدارية  Nature & Concept of Control

        إن مفاهيم وتعاريف الرقابة متعددة ، فقد أشار (دوقلاس) إلى أن الرقابة هى الوظيفة التي تحقق توازن العمليات مع المستويات المحددة سلفاً وأساس الرقابة هى المعلومات المتوفرة لدى المديرين ، بينما (جيمس ماكنزى) ذهب أكثر من ذلك وقرر بأن الإدارة تعادل الرقابة أى أنها هى الرقابة ، أما (مارشال) ربط الرقابة بكافة العمليات الإدارية حيث أوضح أن الإدارة هى رسم السياسات والقيام بالتنظيم وتتطلب كل وظيفة من هذه الوظائف الرقابة ، والبعض الأخر يعرفون الإدارة على أنها الرقابة زائداً وظائف أخرى مثل التوجيه والتنسيق ورسم السياسات والعلاقات العامة .  وعرفها (لايت) بأنها  (( التأكد من أن كل النشاطات تتم وفقاً للخطة )) .

       إذن الرقابة باختصار شديد هى التأكد بأن ما خطط له قد تم تنفيذه كما ينبغي ، أي الرقابة هى بمثابة الوظيفة الأخيرة التي تمارس فى المنظمة من خلال العملية الإدارية ، وتتم بواسطة السلطة الأعلى ، إن ذلك التوقيت لا يعنى بأية حال بانتهاء الرقابة تنتهى العملية الإدارية ، بل هى عملية مستمرة باستمرار العملية الإدارية بالمنظمة  .

          هناك ثلاثة اتجاهات فكرية رئيسية تتعلق بمفهوم الرقابة ، وهذه الاتجاهات هى :

مفهوم الفكر الكلاسيكى  : ينظر أصحاب هذا الفكر إلى الرقابة الإدارية على أنها عملية تفتيش وتخويف لأفراد التنظيم . لذا يستخدموا تعبيرات معينة مثل القوة والسلطة ، فالمدير التقليدى يستخدم قوته وسلطته الرسمية لإرغام الأفراد على تنفيذ الأوامر ومحاسبتهم عندما يخطئون . إن الرقابة فى نظرهم هى عملية تركز على التهديد بالعقوبة والوعد بالمكافئة لمنع حدوث الأخطاء والانحرافات . من رواد هذه المدرسة (هنرى فايول) حيث عرف الرقابة بأنها التحقق من أن ما يحدث يطابق الخطة المقررة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة .     

مفهوم الفكر السلوكي  : ينظر أنصار هذا الفكر إلى الرقابة الإدارية من الجانب الإنساني ، وذلك بالتركيز على التأثير فى سلوك الآخرين بايجابية ، يعرفون الرقابة الإدارية بأنها قدرة الفرد أو مجموعة من الأفراد فى التأثير على سلوك فرد آخر أو مجموعة أخرى من الأفراد أو تنظيم معين ، بحيث يحقق التأثير النتائج المرجوة .

مفهوم الفكر التطبيقي :  ركز أصحاب هذا الاتجاه على الناحية التطبيقية للرقابة ، التى تتمثل فى الخطوات العملية للرقابة ، وهى :

1. وضع وتحديد المعايير .

2. قياس الأداء ومقارنته بالمعايير.

3. تصحيح الفرق بين النتائج الفعلية والخطط الموضوعة .

علاقة الرقابة بالوظائف الإدارية الأخرى

التخطيط  :  تتمثل تلك العلاقة فى مفهوم الرقابة من أجل تحقيق الأهداف ، وفقاً لذلك المفهوم يقوم المدير أو المسئول الإداري بقياس الجهود التى بذلت ، ويقارنها بالأهداف أو المستويات الموضوعة ، لكى يتأكد ما إذا تم  تحقيق تلك الأهداف أم لا، إن ذلك يعنى أنه إذا كانت الخطط الموضوعة ناجحة ( وضعت بطريقة سليمة وبدقة مع مراعاة كل العوامل الداخلية و الخارجية للمنظمة ) ، نتيجة لتقييم الأداء من خلال عملية الرقابة ، يتم إعادة التخطيط .

 التنظيم  :  تظهر تلك العلاقة من خلال التسلسل القيادي لمستويات الهيكل التنظيمي ، مثال : رئيس القسم هو الرئيس الإداري للوحدة ، فى نفس الوقت يعتبر مرؤوسا أمام مدير الإدارة الذى يعتبر مرؤوسا لأعلى منه (المدير العام) ، إذن تظهر عملية الرقابة من خلال تسلسل المستويات بالتنظيم ، مهما تعددت المستويات التنظيمية فى التسلسل القيادي بالتنظيم ، فى النهاية يعتبر القائد/ المدير الرئيس الأعلى هو المسئول عن الرقابة النهائية  بالتنظيم ، إذن إذا تم بناء الهيكل التنظيمي على أسس سليمة ، هذا قطعاً يسهل عملية الرقابة ، وبالتالي عن طرق الرقابة و ما يظهر من عيوب فى التنظيم تتم عملية إعادة النظر فى الهيكل التنظيمي وفقاً لنتائج عملية الرقابة . 

التـوجــيه :  إن عملية الرقابة تظهر لنا نواحى القصور فى العملية التوجيهية ، ويتم ذلك من خلال عدم فهم الأوامر أو التوجيهات ، أو تعقد عملية الاتصال ، أو عدم فهم للسياسة والأوامر الإدارية الصادرة من الجهات العليا ،  عن طريق الرقابة تتم إعادة النظر فى سياسة التوجيه .

مراحل الرقابة الإدارية  

        مما سبق يتضح لنا بأن عملية الرقابة الفعالة تتضمن خطوات ومراحل محددة يجب إتباعها لضمان التنفيذ بفاعلية وكفاءة ، وهذه المراحل هى :

1. إعداد الخطة التى تحدد الهدف من الرقابة .

        قد يكون الهدف عاماً ، بمعنى خضوع جميع أنشطة المنظمة للرقابة ، وعليه تكون الرقابة تعبيراً شاملاً عن الإشراف والمتابعة وقياس الأداء وتعيين المهام المحددة ، وتنحصر مهمة الرقابة هنا فى التنبيه على الخطأ قبل وقوعه ، أو التنبيه على الخطأ عند وقوعه وقبل استفحاله ، أى أن الهدف العام للرقابة هو معرفة الخطأ قبل وقوعه والعمل على تحاشيه ، أو اكتشاف الخطأ فور وقوعه وإصلاحه ، أما الهدف الخاص للرقابة فيتضمن ملاحظة نتائج أعمال محددة وقياسها مقارنةً بالمعايير والنماذج المحددة ، مثلاً فى المجال المالى تركز الرقابة على حسن استغلال الموارد المالية ...

2.  تحديد المعايير . ( Establishing  standard )

        إن إعداد الخطة وتحديد الأهداف يتطلب وضع معايير أو مقاييس محددة لما ينبغى إنجازه من عمل ، وذلك من أجل مقارنة النتائج والإنجازات المتحققة  مع المعايير الموضوعة ، وهنا يجب التأكيد على دقة وضع المعايير ،  والمعيار هو رقم أو مستوى جودة نسعى إلى تحقيقه ، أو هو رقم أو مستوى جودة معينة ، يستخدم كمقياس للحكم على مدى ملائمة إنجاز عمل ما ، وبالتالى يساعد على تحديد مدى جودة إنجاز ذلك العمل كماً ونوعاً ، واكتشاف الانحراف عما هو متوقع أو مخطط  له ، ومن صفات المعيار الجيد أن يكون محدداً بشكل لا يقبل التأويل أو التفسير ، وأن يكون واضحاً ومفهوماً ، ويكون بلوغه ميسوراً .

3. قياس الأداء ( Measuring  performance ) .

       وهنا يتم قياس الأداء الفعلى بطريقة مستمرة ، لمعرفة ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير أم لا ، أى ما هو مقدار الانحراف المتوقع الناتج من مقارنة المعيار والأداء الفعلى ، و قد يكون القياس شاملاً أو بالعينة .

4. تحديد حجم الانحرافات عن المعيار الرقابى واتجاهاتها

        تتضمن هذه المرحلة مقارنة الأداء الفعلى بما هو مخطط له  ( Comparing performance against standards )، وهنا تتمثل النتائج فى الأتى :

1 .  توافق الأداء الفعلى مع المعيار ( لا توجد انحرافات ) .

2 .  أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار ( الانحراف موجب ) .

3 .  أن يكون الأداء أقل من المعيار ( الانحراف سلبى ) .

5. التبليغ عن الانحراف وفقاً لنظام التبليغ المعمول به  

         من العادة يكون نظام التبليغ على النحو التالى :

    أ. من الذى يحق له التبليغ عن الانحراف ؟ فقد يعطى النظام الحق لمكتشف الخطأ مهما كانت رتبته أو مركزه ، أو قد يحصر هذا الحق فى شخص مسئول بشكل رسمى .

   ب. لمن سيتم التبليغ عن الانحراف ؟ يجب على النظام أن يحدد ذلك بوضوح ، إما للرئيس المباشر ، أو للمدير العام ، أو إلى لجنة مختصة ....  

   ج.  كيف سيتم التبليغ ؟ من العادة هناك أسلوبين ، هما التبليغ شفاهةً أو كتابةً ، وعلى النظام أن يحدد الأسلوب الواجب إتباعه .

   د.  متى يتم التبليغ عن الانحراف ؟ على النظام أن يحدد ذلك ، إما التبليغ الفورى ، أو التبليغ  الدورى ( على شكل تقارير دورية ) ، أو التبليغ حسبما تدعو إليه الحاجة وحسب خطورة  الوضع .

6.  معرفة وتحليل أسباب الانحرافات    

       يمكن تحديد أسباب الانحرافات التى تكتشفها وظيفة الرقابة فى الأتى :

    أ. أسباب مردها إلى المعيار . قد يكون المعيار ( الخطة) غير ملائم ، إن المعيار عالى المستوى  صعب التحقيق ينتج عنه دائماً انحراف سالب ، أى أن الإنجاز يكون دون المطلوب .

   ب. أسباب تعود إلى العاملين . قد يكون المعيار سليماً ولكن سبب الانحراف هو العاملين أنفسهم لأنهم غير ماهرين أو مهملين أو غير مهتمين ...

    ج. أسباب تعود إلى الظروف المحيطة . قد تنشأ ظروفاً تجعل الأداء منحرفاً عن المعيار لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار نفسه ، مثل قلة مصادر المواد الخام أو نشوب اضرابات سياسية أو  ركود إقتصادى عام .

7. اتخاذ الإجراء التصحيحى الملائم والنابع من السبب الحقيقى للانحراف .

       إن الإجراء التصحيحى يعتبر من العناصر الرئيسية لنظام الرقابة ، فهى خطوة ضرورية لتحقيق إيجابية وفعالية عملية الرقابة ، فلا قيمة لكل المراحل إن لم تتم عملية التصحيح المناسبة ، وعلى نظام الرقابة أن يحدد من له الحق فى اتخاذ الإجراء التصحيحى ، فقد يكون مصحح الانحراف هو المخطئ نفسه أو مكتشف الانحراف أو الرئيس المباشر أو لجنة مختصة ...

8. متابعة تنفيذ الإجراء التصحيحى .

       وذلك بالاستفادة من التغذية العكسية لتقييم مدى ملائمة الإجراء من الناحية العملية فى سير العمل بالمنظمة وتقدمها ، الشكل التالى يوضح عملية تحليل الانحرافات وأسبابها :

الشكل رقم (14) الانحرافات وأسبابها

                                         قد يكون الانحراف بسبب

أنواع الرقابة الإدارية

        بشكل عام يمكن تقسيم الرقابة إلى الأنواع التالية :

أولاً : من حيث الهدف :

1.     الرقابة العامة ( الشاملة ) . وتعتبر رقابة توجيهيه بغرض منع حدوث أو تكرار الخطأ .

2.  الرقابة الخاصة ( الجزئية ) . وتتم لجزئية معينة ، مثال التأكد من الإنفاق المالى وفق الخطة المرسومة ، فى بعض الأحيان تعتبر عبارة عن تصيد الأخطاء .

ثانياً : من حيث التوقيت : قبل التنفيذ ، أثناء التنفيذ ، بعد التنفيذ .

ثالثاً : من حيث النوعية : الرقابة الوقائية ( دورية ) ، الرقابة العلاجية ( العارضة ) .

رابعاً : من حيث الوسيلة :

1.     الرقابة المكتبية . وتتم عن طريق التقارير ( الشفهية ، المكتوبة ) .

2.     الرقابة الميدانية . وتتم عن طريق الملاحظة .

خامساً : من حيث المصدر :

1.  الرقابة الذاتية . وفيها تنبع الرقابة من ذات الفرد عندما يضع لنفسه أهدافاً معينة يلتزم بتحقيقها وعدم الانحراف عنها ما أمكن .  

2.     الرقابة الداخلية .

3.     الرقابة الخارجية .

الرقابة الداخلية  Internal Control

       هى الرقابة التى تمارسها كل منظمة بنفسها على أوجه نشاطاتها  وأعمالها المختلفة ، باستخدام كافة الأدوات والوسائل الرقابية المختلفة ، وذلك  من أجل التأكد من أن سير العمل وإجراءاته مطابقة للأهداف المقررة سلفاً . تتم ممارسة وظيفة الرقابة الداخلية على جميع مستويات التنظيم بالمنظمة ، حيث يقوم بها كل رئيس أدارى ( قائد) فى أى مستوى . وتبرز أهمية الرقابة الداخلية فى أنها تمارس من قبل الإدارة / القيادة نفسها وعن قرب ، مما يمكنها من التعرف على عيوب وثغرات العمل ، والتغلب على تلك العيوب والثغرات فى الوقت المناسب . 

الرقابة الخارجية  External Control

        تمارس الرقابة الخارجية على أعمال المنظمة من خارج التنظيم ، وبواسطة الأجهزة الرقابية المختلفة . تتميز بأنها تمارس من خارج نطاق المنظمة ، كما أن القائمون بها لا يتبعون للمنظمة ، و يعاب عليها الآتى :

1 .  إعاقة نشاط المنظمة إذا أسرف استعمالها باعتبارها وصاية .

2 .  بعد القائمين بها عن المنظمة و لا يعيشون حياتها .

3 .  قد تسند الرقابة الخارجية إلى أشخاص غير متخصصين مما ينعكس سلباً على المنظمة .

أساليب الرقابة الإدارية

       تقوم مختلف المنظمات باستخدام أساليب وأدوات متعددة للرقابة على مختلف الأنشطة والأعمال التى تقوم بها ، وهذا موضوع يطول شرحه ، ونكتفى هنا بالإشارة للخطوط العريضة لأساليب الرقابة الإدارية الأكثر استخداماً ، وتتمثل تلك الأساليب فى الأتى :

1.     الرقابة بالاستثناء . يتم هنا التركيز على مراجعة الأخطاء المهمة .

2.     الأساليب التقليدية . وتتمثل فى الملاحظة الشخصية ، التقارير، الموازنات التقديرية ، ونقطة التعادل .

3.  أساليب الرقابة المتخصصة . مثل تصميم المعلومات ، خريطة جانت ، طريقة بيرت ، والمسار الحرج . وتعتبر من الأساليب الكمية .

4.  أساليب الرقابة الشاملة . كقياس الربح والخسارة ، الفائدة على الإستثمار ، النسب المالية ، رقابة المجالات الرئيسية ، التدقيق الداخلى والخارجى .

       ونحن نعيش عصر المعلومات وتقنية الاتصالات ، لابد من الرقابة أن تتطور تمشياً مع ما يحدث فى العالم ، لذا على الرقابة أن تكون دقيقة وسهلة وسريعة وفى نفس الوقت غير معقدة بحيث تعتمد على المعلومات ومتابعة الأفعال وردود الأفعال بطريقة آلية سريعة ، وأوضح (دراكار) بأن (( المؤسسة التى تقوم على قاعدة المعلومات يجب أن يقوم هيكلها حول أهداف تحدد بجلاء التوقعات والأغراض التى تخص المشروع وكل متخصص على السواء . ويجب أن توجد تغذية إسترجاعية منظمة بطريقة قوية ، بحيث يمكن لأى عضو أن يزاول الرقابة الذاتية عن طريق مقارنة التوقعات بالنتيجة الفعلية )) .

      مواكبةً لعصر المعلومات وتقنية الاتصالات ، ولكل ما جاء بأهمية العملية الإدارية ووظائف الإدارة الأربعة (التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، والرقابة) ، وما أكده (سايمون) بأن الإدارة ما هى إلا عملية اتخاذ قرارات ، حيث ظهر ذلك جلياً ومدى أهمية عملية إتخاذ القرارات فى عمل المدير القائد واعتمادها على المعلومات ودقتها وتوقيتها ، لكل ذلك كان لزاماً علينا إن نوضح أهمية وضرورة استخدام التقنية المعلوماتية ، وذلك من خلال إعطاء فكرة عامة لنظم المعلومات الإدارية .  حيث أصبح من الممكن وبفضل تقنية المعلومات تحديد مشاكل المعلومات (information problems )في كل حالة من الحالات . فإذا أردنا خلق مدراء مستنيرين ومنفتحين وتوزيع المسؤوليات والسلطة على المستويات المختلفة للمسؤولية ضمن البنية التنظيمية ، فيجب علينا حينئذ خلق نظام معلومات إداري فعال ليزودنا بالمعلومات الضرورية والفعالة والكافية لصنع القرار.