نظرية التواصل والاتصال التنظيمي تعد واحدة من الأسس النظرية والنماذج السلوكية في مجال السلوك التنظيمي، تهدف هذه النظرية إلى فهم كيفية تأثير التواصل والاتصال داخل المنظمة على سلوك الموظفين وأداء المنظمة بشكل عام، وتقدم النظرية مجموعة من المفاهيم والمبادئ التي تساهم في فهم التواصل والاتصال التنظيمي، وفيما يلي بعض الجوانب الرئيسية لهذه النظرية:

1. قنوات الاتصال:

قنوات الاتصال تشير إلى وسائل التواصل التي يستخدمها أفراد المنظمة لتبادل المعلومات والرسائل داخل البيئة التنظيمية، تلعب قنوات الاتصال دورًا حيويًا في نظرية التواصل والاتصال التنظيمي، حيث تؤثر على جودة وكمية التواصل والتفاهم بين الأفراد في المنظمة، وفهم قنوات الاتصال المختلفة يساعد في تحسين التواصل الداخلي وتعزيز الأداء التنظيمي بشكل عام.

وتتنوع قنوات الاتصال في المنظمات وتشمل ما يلي:

<!--الاتصال الشفهي: يشمل التواصل المباشر بين الأفراد باستخدام اللغة الشفهية، يتم ذلك عن طريق الاجتماعات والمحادثات الشخصية والمكالمات الهاتفية، يمكن للاتصال الشفهي أن يكون فعالًا في نقل المعلومات بوضوح وتبادل الأفكار والتفاعل الفوري بين المشاركين. ومع ذلك، يمكن أن يكون غير فعال في بعض الحالات عندما يكون هناك تواجد كبير للأفراد أو عندما يكون الوقت محدودًا.

<!--الاتصال الكتابي: يتمثل في استخدام الكتابة كوسيلة للتواصل داخل المنظمة، مثل الرسائل البريدية والتقارير والمذكرات والإشعارات، تعتبر الاتصالات الكتابية مفيدة للتواصل الرسمي والتوثيق، حيث يمكن للأفراد الرجوع إليها لاحقًا. ومع ذلك يمكن أن تكون غير فعالة في بعض الحالات عندما يكون هناك حاجة لتبادل الأفكار بشكل فوري أو عندما يكون هناك حاجة للتواصل غير المباشر.

<!--الاتصال غير اللفظي: يشمل التواصل غير اللفظي اللغة غير الشفهية، مثل لغة الجسد وتعابير الوجه والرموز المرئية، يمكن أن يكون الاتصال غير اللفظي قويًا في توصيل المشاعر والمعاني العاطفية وتعزيز الفهم بصورة أفضل، ويعتمد الاتصال غير اللفظي على عوامل مثل التعابير الوجهية وحركات الجسم والملامح البصرية.

<!--وسائل الاتصال الإلكترونية: تشمل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ووسائل التواصل الاجتماعي مثل الرسائل النصية والمنصات الاجتماعية والمنتديات عبر الإنترنت. تعتبر هذه الوسائل سريعة وفعالة في التواصل على مستوى المنظمة، حيث يمكن للأفراد التواصل وتبادل المعلومات بشكل سريع ومريح. ومع ذلك، يجب أن يتم استخدامها بحذر، حيث يمكن أن تفتقد بعض وسائل الاتصال الإلكترونية للتواصل الشفهي والتفاعل الشخصي.

<!--الاتصال الجماعي: يشمل التواصل بين مجموعات من الأفراد في المنظمة، مثل الاجتماعات الجماعية وورش العمل والمناسبات الخاصة. يتيح الاتصال الجماعي التفاعل المباشر وتبادل الأفكار وحل المشكلات بشكل جماعي. يعد الاتصال الجماعي فعالًا في تعزيز التعاون وتعزيز روح الفريق داخل المنظمة.

تهدف قنوات الاتصال إلى تسهيل تدفق المعلومات وتوحيد الفهم وتعزيز التواصل الفعال داخل المنظمة، حيث أنه يجب على المنظمات اختيار القنوات المناسبة التي تتوافق مع طبيعة الرسالة والجمهور المستهدف، ويجب أن تكون قنوات الاتصال ذاتية الدفع ومتاحة للأفراد لضمان فعالية الاتصال وتحقيق الأهداف المطلوبة.

مهمة القنوات الاتصالية في نظرية التواصل والاتصال التنظيمي هي تسهيل التواصل الفعال، وتبادل المعلومات بشكل واضح ومؤثر، وتعزيز التفاهم والتعاون بين الأفراد والمجموعات داخل المنظمة.

<!--ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار قناة اتصال؟

عند اختيار قناة الاتصال المناسبة، يجب مراعاة عدة عوامل تؤثر على فعالية التواصل ونجاح تبادل المعلومات، وهذه بعض العوامل التي يجب مراعاتها:

<!--طبيعة الرسالة: يجب أخذ طبيعة الرسالة في الاعتبار عند اختيار قناة الاتصال. هل الرسالة تحتاج إلى توضيح شفهي مباشر وتفاعل مباشر أم يمكن تبادلها عبر وسائل الاتصال الكتابي؟ إذا كانت الرسالة تحتوي على تفاصيل معقدة أو تتطلب مناقشة مباشرة، فقد يكون الاتصال الشفهي هو الأفضل.

<!--الجمهور المستهدف: يجب أن يتم اختيار قناة الاتصال بناءً على الجمهور المستهدف. ما هو مستوى تواجدهم في المنظمة؟ هل يفضلون التواصل الشفهي أم الاتصال الكتابي؟ يجب أن يتم اختيار القناة التي تتناسب مع تفضيلات واحتياجات الجمهور المستهدف.

<!--الوضعية والبيئة: يجب أخذ الوضعية والبيئة المحيطة في الاعتبار. هل يتطلب التواصل الفوري والتفاعل المباشر؟ هل توجد قيود زمنية أو مكانية تحول دون استخدام بعض القنوات؟ يجب اختيار القناة التي تتناسب مع الظروف والمحيط الذي يتم فيه التواصل.

<!--السرية والأمان: في بعض الحالات، قد يتطلب التواصل الحفاظ على سرية المعلومات. في هذه الحالات، يجب اختيار قناة اتصال توفر مستوى عالٍ من الأمان والتشفير لحماية البيانات.

<!--الكفاءة والتوفر: يجب أيضًا أخذ الكفاءة والتوفر في الاعتبار. هل القناة متاحة ومنتشرة في المنظمة؟ هل تتطلب تكلفة إضافية أو تدريب لاستخدامها؟ يجب اختيار قناة الاتصال التي تكون سهلة الاستخدام ومتاحة للجميع.

بشكل عام، يجب أن يتم اختيار قناة الاتصال التي تتوافق مع أهداف المنظمة وطبيعة الرسالة واحتياجات الجمهور المستهدف. يمكن أيضًا استخدام تركيبة متعددة من القنوات لتعزيز التواصل وتحقيق أفضل النتائج.

2. اتجاهات الاتصال:

نظرية التواصل والاتصال التنظيمي تهتم بدراسة كيفية تبادل المعلومات والتواصل داخل المنظمات. واحدة من المفاهيم المهمة في هذه النظرية هي اتجاهات الاتصال، والتي تشير إلى كيفية تدفق المعلومات في المنظمة. ويمكن شرح الاتجاهات الثلاثة الرئيسية للاتصال في سياق التواصل التنظيمي من خلال:

<!--الاتصال الرأسي (Vertical Communication):

   هذا الاتجاه يشير إلى التواصل بين مستويات مختلفة في التسلسل الهرمي للمنظمة، بمعنى أنه يشمل التواصل بين المديرين والموظفين وبين المديرين في المستويات المختلفة. يُستخدم الاتصال الرأسي لتوجيه الأوامر والتوجيهات، نقل المعلومات، تقديم التقارير، وتنفيذ استراتيجيات الإدارة، يمكن أن يكون الاتصال الرأسي ثنائي الاتجاه (من المدير إلى الموظف والعكس) أو أحادي الاتجاه (من المدير إلى الموظف فقط أو العكس).

<!--الاتصال الأفقي (Horizontal Communication):

   هذا الاتجاه يشير إلى التواصل بين الأفراد والمجموعات على نفس المستوى التنظيمي، يتمثل الاتصال الأفقي في تبادل المعلومات والمعرفة والتعاون بين الأقسام المختلفة في المنظمة وبين الأفراد الذين يعملون في نفس الفريق أو الوحدة التنظيمية. يساعد الاتصال الأفقي على تعزيز التفاهم والتنسيق وحل المشكلات المشتركة بين الأقسام المختلفة.

<!--الاتصال القائم على الشبكة (Network Communication):

   هذا الاتجاه يشير إلى التواصل عبر شبكات غير هرمية داخل المنظمة، ويشمل التواصل بين الأفراد والمجموعات في أقسام مختلفة وعبر حدود التنظيم التقليدية، يتيح الاتصال القائم على الشبكة فرصًا للتواصل والتعاون بين الأفراد ذوي الخبرات المتنوعة والمواهب المختلفة، ويعزز التفاعل والابتكار داخل المنظمة.

وهناك العديد من الأمثلة على الاتصال القائم على الشبكة داخل المنظمة، بعض الأمثلة على ذلك:

<!--المنتديات الإلكترونية والمجموعات البريدية: يمكن أن تكون هناك منتديات إلكترونية أو مجموعات بريدية داخل المنظمة تجمع بين أفراد من مختلف الأقسام والمستويات التنظيمية، يتم استخدام هذه القنوات لمناقشة المواضيع ذات الاهتمام المشترك، تبادل الأفكار والمعلومات، وطرح الأسئلة والاستفسارات.

<!--الشبكات الاجتماعية الداخلية: تنشئ بعض المنظمات شبكات اجتماعية داخلية تعمل على نفس مبدأ الشبكات الاجتماعية العامة مثل فيسبوك أو لينكد إن، تتيح هذه الشبكات الاجتماعية للموظفين التواصل والتفاعل مع بعضهم البعض بغض النظر عن التسلسل الهرمي في المنظمة، يمكن أن تكون هذه الشبكات الاجتماعية فضاءً للتعرف على أعضاء المنظمة الآخرين ومشاركة المعرفة وتعزيز التعاون.

<!--الاجتماعات العابرة للأقسام: يمكن أن تنظم المنظمة اجتماعات عابرة للأقسام حيث يشارك فيها ممثلون من مختلف الأقسام والتخصصات، يتم توفير هذا النوع من الاجتماعات لتشجيع التفاعل وتبادل الأفكار والمعلومات بين الأفراد الذين يعملون في مجالات مختلفة وتعزيز التعاون والتكامل بين الأقسام.

<!--اللجان المتعددة التخصصات: تُنشأ في المنظمات لجان متعددة التخصصات تضم أعضاءً من مجالات مختلفة وتختص بتنفيذ مشاريع أو حل مشكلات محددة، يتطلب عمل هذه اللجان التنسيق والتواصل بين الأعضاء المختلفين الذين يكونون عادةً في أقسام ووحدات تنظيمية مختلفة.

تتفاعل هذه الاتجاهات الثلاثة مع بعضها البعض في سياق التواصل التنظيمي، وتساهم في إنشاء بيئة تواصل فعالة ومنظمات قادرة على التكيف والنمو، ويعتبر فهم هذه الاتجاهات وإدارتها بشكل جيد أساسًا لتحسين التواصل داخل المنظمة وتعزيز العمل الجماعي والإنتاجية.

3. وسائل الاتصال:

نظرية التواصل والاتصال التنظيمي تعتبر واحدة من الأسس النظرية الهامة في دراسة السلوك التنظيمي، حيث تركز على كيفية التفاعل وتبادل المعلومات والرسائل داخل المنظمات. وفي هذا السياق تُستخدم وسائل الاتصال لضمان فعالية تدفق المعلومات والتفاعلات بين الأفراد والمجموعات داخل المنظمة، وهذه بعض وسائل الاتصال ضمن هذه النظرية:

<!--الاتصال الشفهي: يشمل التحدث والاستماع، ويتم من خلال الحوارات والاجتماعات الفعلية، يساهم في تبادل الأفكار والتوجيهات بشكل واضح وفعال، كما يُعزز من تواصل الفرق والمجموعات العاملة على مشاريع مشتركة.

<!--الاتصال الكتابي: يتضمن استخدام الرسائل الكتابية والإشعارات الرسمية، يُستخدم في توثيق القرارات والتعليمات والسياسات، مما يساهم في توجيه العمليات وتوفير سجلات لاحقة.

<!--وسائل الاتصال الجماعي: تشمل الاجتماعات الجماعية وورش العمل والندوات، تُمكّن من تبادل المعلومات بين مجموعات كبيرة في نفس الوقت، وتُشجع على مناقشة القضايا المختلفة والتفكير الجماعي.

<!--وسائل الاتصال الإلكتروني: تشمل البريد الإلكتروني والرسائل النصية والتطبيقات الرقمية، تُسهّل التواصل على مستوى واسع وتُمكّن الأفراد من التواصل عبر الحدود الزمنية والمكانية.

<!--وسائل الاتصال الجداري: تشمل المنشورات والشاشات واللوحات الإعلانية داخل المكاتب والمنشآت التنظيمية. تُستخدم لنشر معلومات هامة ورسائل توجيهية للموظفين.

<!--الاتصال العمودي والأفقي: الاتصال العمودي يشمل تدفق المعلومات من الإدارة إلى الموظفين وبالعكس، بينما الاتصال الأفقي يحدث بين موظفي نفس المستوى الوظيفي.

<!--وسائل الاتصال الغير رسمية: تشمل الشائعات والمحادثات غير الرسمية بين الأفراد، تؤثر على تكوين الثقافة التنظيمية وقد تنقل معلومات صحيحة أو غير صحيحة.

<!--وسائل الاتصال اللافتات والإشارات: تشمل استخدام اللافتات والإشارات المرئية والرمزية لنقل المعلومات بشكل سريع وبسيط.

تستند وسائل الاتصال داخل نظرية التواصل والاتصال التنظيمي إلى مفهوم التبادل المتبادل للمعلومات والرؤى بين أفراد المنظمة، وتسعى إلى تحسين الفهم المشترك وتعزيز التواصل الفعال داخل المنظمة.

4. الخصائص الشخصية:

الخصائص الشخصية تمثل جزءًا هامًا في نظرية التواصل والاتصال التنظيمي، حيث تؤثر على كيفية تفاعل الأفراد داخل المنظمة وكيفية تبادلهم للمعلومات والرسائل، تُعتبر الخصائص الشخصية عوامل مؤثرة في تحديد سلوك التواصل والاتصال والتفاعل بين الأفراد والمجموعات داخل البيئة التنظيمية. فيما يلي شرح لبعض الخصائص الشخصية ضمن نظرية التواصل والاتصال التنظيمي:

<!--الاتجاهات والقيم: الاتجاهات والقيم الشخصية تشير إلى المعتقدات والمبادئ التي يؤمن بها الأفراد، تؤثر هذه الاتجاهات والقيم على تصوراتهم للتواصل والتفاعل، ويمكن أن تكون مصدرًا للتفاوتات في التفاعلات داخل المنظمة.

<!--الشخصية والطبيعة الاجتماعية: تختلف الشخصيات بين الفرد وآخر، فهناك من يكون اجتماعيًا ومتواصلاً بشكل طبيعي، وهناك من يفضل الانخراط في تواصل محدود، تؤثر هذه الخصائص على توجيهات التواصل والتفاعل داخل المنظمة.

<!--الثقة والاعتماد: مدى الثقة والاعتماد بين الأفراد يؤثر على نمط التواصل بينهم، فالأفراد الذين يثقون ببعضهم البعض يميلون إلى مشاركة المعلومات بشكل أكبر والتعامل بإيجابية.

<!--التفكير والنمط العقلي: الأفراد يمتلكون نمطًا فريدًا من التفكير والعقلية، وهذا يؤثر على كيفية تفسيرهم للمعلومات والرسائل. بعضهم يتجه نحو التحليل الدقيق، في حين يميل آخرون إلى النظر للصورة الكبرى.

<!--التحفيز والاحتياجات الشخصية: تختلف احتياجات الأفراد من حيث التحفيز والتكافؤ، فبعضهم يحتاج إلى التحفيز المادي، في حين يحتاج آخرون إلى التحفيز من خلال الاعتراف والتقدير. هذه الاحتياجات تؤثر على كيفية استجابتهم للاتصال والتواصل.

<!--التفضيلات الاجتماعية: بعض الأفراد يفضلون العمل بشكل فردي، في حين يفضل آخرون العمل ضمن فرق، هذه التفضيلات تؤثر على اختيارهم لأنماط التواصل والتفاعل داخل المنظمة.

تلك هي بعض الخصائص الشخصية التي تؤثر على نمط التواصل والاتصال التنظيمي، والتي تساهم في فهم كيفية تفاعل الأفراد داخل البيئة التنظيمية. هذه الخصائص تشكل جزءًا من العوامل المتعددة التي تؤثر على سلوك وديناميات التواصل داخل المنظمة، وتعتبر الخصائص الشخصية للأفراد أحد العوامل المؤثرة في التواصل والاتصال التنظيمي. تشمل هذه الخصائص الاتصالية، مثل المهارات اللغوية والقدرة على الاستماع، والثقة بالنفس والوضوح في التعبير.

5. الثقافة التنظيمية:

الثقافة التنظيمية هي مفهوم مهم ضمن نظرية التواصل والاتصال التنظيمي، حيث تمثل مجموعة القيم والمعتقدات والتصورات والسلوكيات المشتركة التي تميز منظمة معينة عن غيرها. وتُعد الثقافة التنظيمية بمثابة "الشخصية" للمنظمة، حيث تشكل السياق الذي يشكل فيه التواصل والاتصال والتفاعل بين الأفراد داخل المنظمة، وتتأثر الثقافة التنظيمية بعوامل متعددة، مثل التاريخ والقيم الأساسية والأهداف التنظيمية والتجارب السابقة وحتى القيادة. تنعكس الثقافة التنظيمية في أنماط التواصل والاتصال داخل المنظمة، بما في ذلك:

<!--أنماط التواصل: تشمل الثقافة التنظيمية نمط التواصل بين أفراد المنظمة، فمثلاً في بعض المنظمات قد يكون التواصل رسمية ومنظمة بشكل دقيق، بينما في منظمات أخرى قد يكون التواصل أكثر انفتاحًا وتوجيهًا نحو الابتكار.

<!--قيم التواصل: تتحدد قيم التواصل من خلال الثقافة التنظيمية، فإذا كانت المنظمة تشجع على التفاعل الصريح والنقاش المفتوح، فإن قيم التواصل ستتسم بالشفافية والصراحة، وإذا كانت المنظمة محافظة وتفضل الانضباط، فقد تتبنى قيم التواصل المحتشم.

<!--قنوات الاتصال: تؤثر الثقافة التنظيمية أيضًا على القنوات المفضلة للاتصال، في بعض المنظمات، قد تكون القنوات التقليدية مثل الاجتماعات والبريد الإلكتروني هي الأساس، بينما قد تفضل منظمات أخرى استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أو التطبيقات الرقمية.

<!--تحفيز التواصل والتعلم: الثقافة التنظيمية تؤثر على مدى تحفيز الأفراد للتواصل والتعلم. في بعض المنظمات، يمكن أن يكون التفاعل والمشاركة في إبداء الآراء والأفكار جزءًا مهمًا من الثقافة، بينما قد تكون في منظمات أخرى قد تشجع على التفاعل بشكل أقل.

تُعتبر الثقافة التنظيمية عنصرًا أساسيًا يشكل واقع التواصل والاتصال داخل المنظمة. تؤثر على سلوك الأفراد والمجموعات وتوجههم نحو التواصل وتبادل المعلومات والرؤى. تؤثر القيم والمعتقدات والعادات والتقاليد الثقافية للمنظمة في الطريقة التي يتم من خلالها التواصل والاتصال، كما أن الثقافة التنظيمية يمكن أن تشجع على التواصل المفتوح والشفاف أو تعزز التواصل الرسمي والرسمي، ويعتمد فهم التواصل والاتصال التنظيمي على النظرية على تحليل التفاعلات والعلاقات بين أفراد المنظمة ودراسة تأثيرها على سلوك الموظفين وأداء المنظمة، من خلال فهم هذه الجوانب، يمكن للمنظمات تحسين التواصل والاتصال الداخلي، وتعزيز التفاهم والتعاون بين الأفراد، وتحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.

تهدف نظرية التواصل والاتصال التنظيمي إلى توضيح كيفية تحسين جودة التواصل داخل المنظمة، وتعزيز فهم الرسائل المرسلة وتأثيرها على المتلقين، وتعزيز التفاعل والتعاون بين الأفراد، وتحقيق التواصل الفعال والفعالية التنظيمية بشكل عام، ويعتبر التواصل والاتصال التنظيمي أحد العوامل الرئيسية التي تؤثر على السلوك التنظيمي وأداء المنظمة، بواسطة تبني ممارسات التواصل الفعالة وتعزيز بيئة تواصلية صحية، يمكن للمنظمات تعزيز رضا الموظفين والانخراط، وتحسين العمل الجماعي والأداء العام للمنظمة.