بسم الله الرحمن الرحيم

مراحل وبيئة عملية اتخاذ القرارات

مراحل عملية اتخاذ القرارات

       من العادة تمر عملية اتخاذ القرارات بمراحل وخطوات متعددة لابد من متخذ القرار من مراعاتها ، قد تكون القرارات التى يتخذها المدير على قدر كبير من الأهمية وقد لا تكون كذلك ، ومن الطبيعي أنه كلما زادت أهمية تلك القرارات كلما أحتاج الأمر من صانعها إلى بذل جهد أكبر وبحث عميق فى تحليل المشكلة التى تتطلب إصدار هذا القرار ، ثم كيفية التوصل إلى قرار رشيد ، ويتم ذلك وفق تحليل وتقييم البدائل المتاحة ومن ثم اختيار البديل الملائم ، إذن الغرض من أي قرار هو مواجهة موقف معين أو القيام بإجراء أو حل مشكلة قائمة .

       وضع (سايمون) منهجاً علمياً لاتخاذ القرارات فى شكل خطوات يجب أن يتبعها المدير، وهى :

1.     تحديد المعضلة .

2.     جمع المعلومات.

3.     تحليل المعلومات .

4.     وضع بدائل الحل (الخيارات) .

5.     مقارنة البدائل .

     أما (محمد ضاهر وتر) أشار إلى أن أهم المراحل التى تمر بها عملية اتخاذ القرارات هى مرحلة التفكير ، مرحلة التحليل ، مرحلة المناقشة ، ثم المرحلة النهائية وهى الاختيار بين البدائل المطروحة ، حيث أورد الخطوات التالية :

1.     انبثاق الفكرة وتوضيحها .

2.     تحديد المهام الرئيسية .

3.     حساب الزمن ، ويوزع الزمن الإجمالي على جميع الأعمال المراد إنجازها .

4.     تقدير الموقف الإداري الذى يتناول دراسة المشكلة من زواياها الإدارية والمالية والاجتماعية والنفسية .

5.     استطلاع آراء الأقسام والفروع .

6. إعداد التصاميم والدراسات والأضابير والوثائق اللازمة .

7. إصدار القرار .

      يلاحظ أن ما جاء به (محمد ضاهر) من مراحل وخطوات ، يلاحظ تأثير الفكر الإداري العسكري (الإدارة العسكرية) عليه ، إذ أن المراحل الثلاثة الأولى هى ما يسمى بتقديرالموقف الزمنى فى الإدارة العسكرية ، أما المرحلة الرابعة فهى تعتبر من أهم المراحل ، إذ أن تعبير تقدير الموقف هو فى الأساس تعبير شائع الاستخدام فى الإدارة العسكرية ، ويعرف تقدير الموقف بأنه (دراسة علمية تتناول معضلة ما بالبحث والتحليل بغرض الوصول إلى أحسن الحلول الممكنة لها ... فهو فى مجمله سياق منطقي يستخدم فيه الحس والإدراك والتصور السليم والحكم والاستنتاج بغرض الوصول إلى خطة مقنعة قابلة للتنفيذ فى حدود الواجب المخصص للقائد ، إن تقدير الموقف مبنى على أسلوب عملي مدروس يتناول فى طياته كل الحقائق المتيسرة التى يفرضها الموقف الماثل وذلك بالبحث والتحليل للوصول إلى عدة خيارات قيد البحث ) . (أي أن تقدير الموقف العسكري هو جزئية من عملية التخطيط ومن خلالها يتم اتخاذ القرار ) .

      فى كتاب سلسلة الإدارة المثلي ، وضحت ستة مراحل لعملية اتخاذ وتنفيذ القرارات وهى : التعرف على الهدف ، تحليل العناصر المتصلة بالموضوع ، دراسة جميع البدائل ، التخطيط لأفضل بديل ، تنفيذ القرارات ، وأخيراً تقييم النتائج . مما ذكر أعلاه ، يلاحظ عدم وجود اختلافات كبيرة بين كل تلك المراحل ، ويمكن أن نلخص مراحل عملية اتخاذ القرارات فى الأتى :

1.     تشخيص المشكلة وتحديد الهدف .

2.     تحليل المشكلة محل القرار .

3.     أيجاد البدائل لحل المشكلة .

4.     تحليل وتقييم البدائل المتاحة .

5.     اختيار البديل الملائم لحل المشكلة .

6.     التطبيق والمتابعة .

بيئة اتخاذ القرارات

      إن نجاح عملية اتخاذ القرارات تعتمد على إتباع الخطوات الصحيحة ، ويتوقف ذلك على مدى دقة وتوقيت المعلومات ، المهم هو بيئة اتخاذ القرار ، هناك ثلاثة حالات تؤثر في عملية اتخاذ القرارات هى التأكد والمخاطر وعدم التأكد :

 أولاً : اتخاذ القرار فى حالة التأكد  هى حالة تكون فيها النتائج المتوقعة معروفة وواضحة ، ولا تحتاج إلى دراسة وتحليل عميق. فقط تتم المقارنة بين البدائل المتاحة واتخاذ البديل الأفضل ، وعليه يتم اتخاذ القرار وبالتالي حل المشكلة. مثال اتخاذ قرار بشراء أجهزة حاسوب ، العوامل المؤثرة على قرار الشراء هى : الأسعار ، الجودة ( المواصفات + الماركة ) 0 تتم المقارنة بين البدائل واختيار البديل المناسب وفق حاجة العمل والامكانات المالية .

ثانياً : اتخاذ القرار فى حالة المخاطر  وهى حالة تكون فيها النتائج المتوقعة غير واضحة ، ولا تتوفر المعلومات الكافية لتقييم تلك النتائج ويتطلب الأمر هنا دراسة وتحليل العوامل بعمق ، فى هذه الحالة يمكن الاستعانة بطرق التحليل الاحصائى لحساب الاحتمالات لكل بديل لمعرفة النتائج المتوقعة . الجدير بالذكر أن معظم قرارات الإدارة العليا تنطوي على المخاطر 0 إن تقدير الاحتمالات ( النتائج ) هو أمر هام ، مثال ذلك : قرارات الاستثمار ، التخطيط لمنتج أو خدمة جديدة ، سلوك المستهلك ، حجم الطلب المتوقع . هنا تتم الاستفادة من الخبرات السابقة فى عملية دراسة وتحليل العوامل المؤثرة ، وتحديد الاحتمالات المتوقعة ، بالإضافة إلى الطرق الإحصائية العلمية ( عدم الاعتماد كليا على الخبرة السابقة ) .

ثالثاً : اتخاذ القرار فى حالة عدم التأكد  وهى حالة تكون فيها النتائج المتوقعة غير معروفة ولا يمكن تقديرها أو التكهن بها أى القرارات هنا تتم فى ظل ظروف عدم اليقين / عدم التأكد ، من الضروري عدم الاعتماد على التخمين ، بل تتم الاستعانة بالأساليب العلمية المنهجية فى اتخاذ القرار  ، بالإضافة إلى الأساليب الكمية  ، التى يمكن أن تساعد فى اتخاذ القرارات المبنية على الاستنتاج .