المنهج العقلاني Rational approach

من كتاب

نظرية التنظيم

والتصميم

Organization Theory

and Design

الطبعة العاشرة

ريتشارد إل. دافت

2010م

ترجمة

أحمد السيد كردي

2016م

المنهج العقلاني لاتخاذ القرار على المستوى الفردي يشدد على الحاجة إلى التحليل المنهجي Systematic analysis للمشكلة يلي ذلك عملية الاختيار والتنفيذ بطريقة منطقية logical، خطوة بخطوة Step-by step متتابعة. وقد تم تطوير هذا المنهج العقلاني لتوجيه عملية صنع القرار على المستوى الفردي حيث لوحظ أن العديد من المديرين لا يتخذون المنهجية Unsystematic ويقومون بالتعسفية Arbitrary في تعاملهم مع القرارات التنظيمية.

على الرغم من أن النموذج العقلاني يعتبر منهجا مثاليا لا يمكن تحقيقه تماما في العالم الحقيقي وذلك لعدم التأكد والتعقيد والتغير السريع, النموذج يساعد المديرين في التفكير حول القرارات بشكل أكثر وضوحا وعقلانية. ويجب على المديرين استخدام إجراءات منهجية لاتخاذ القرارات كلما أمكن ذلك. وعندما يفهم المديرون بعميق عملية اتخاذ القرارات العقلانية، فإنه يمكن أن تساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل حتى عندما يكون هناك نقص واضح في المعلومات.

مؤلفي الكتب المعروفة في اتخاذ القرارات يستخدمون مثالا خاصا بقوات المارينز الأمريكية U.S. Marines، الذين يشتهرون بمعالجة المشاكل المعقدة بشكل سريع وحاسم. ويتم تدريب المارينز للانتقال السريع من خلال سلسلة من الحركات العقلية Series of mental routines التي تساعدهم على تحليل الوضع واتخاذ الإجراءات اللازمة.

ووفقا للمنهج العقلاني، عملية صنع القرار يمكن تقسيمها إلى ثماني خطوات، كما هو موضح في المناقشة التالية.

1. مراقبة بيئة القرار Monitor the decision environment.

في الخطوة الأولى، المدير يراقب المعلومات الداخلية والخارجية التي من شأنها أن تشير إلى الانحراف عن السلوك المخطط أو المقبول. إنه أو انها تتحدث مع الزملاء ويتم مراجعة البيانات المالية، وتقييم الأداء، والمؤشرات الصناعة Industry indices، وأنشطة المنافسين، وما شابه ذلك.

على سبيل المثال، خلال مدة خمسة أسابيع لضغط التعبئة في موسم عيد الميلاد Christmas، ليندا كوسلو Linda Koslow، وهي المدير العام لشركة مارشال فيلد Marshall Field في المواقع أوكبروك Oakbrook، وإلينويز Illinois، وكذلك في المتجر، حيث تقوم بمراجعة بضائع المنافسين في جميع أنحاء المركز التجاري Mall، وتراقب عما إذا كان هناك خصومات على البضائع Marking down of merchandise. وبينت أنها أيضا تقوم بفحص النسخ المطبوعة من مبيعات اليوم السابق لمتجرها لمعرفة الأصناف المتداولة أو التي لا تتحرك.

2. تحديد مشكلة القرار Define the decision problem.

المدير يستجيب للانحرافات Deviations عن طريق تحديد التفاصيل الأساسية لهذه المشكلة: أين ومتى، ومن شارك فيها، والذي تأثر منها، وكيف تتأثر الأنشطة الحالية. وبالنسبة لكوسلو Koslow، هذا يعني تحديد ما إذا كانت أرباح المتجر منخفضة بسبب أن المبيعات الإجمالية أقل من المتوقع أو بسبب انقطاع خطوط معينة من البضائع التي لا تتحرك كما هو متوقع.

3. تحديد أهداف القرار Specify decision objectives.

حيث يقوم المدير بتحديد ما ينبغي أن تحققه نتائج الأداء من خلال القرار.

4. تشخيص المشكلة Diagnose the problem.

في هذه الخطوة، يقوم المدير بالتنقيب تحت السطح لتحليل سبب المشكلة. ويمكنه جمع بيانات إضافية لتسهيل هذا التشخيص. وفهم سبب التمكن من العلاج المناسب. وبالنسبة لكوسلو Koslow في شركة مارشال فيلد Marshall Field، إن سبب بطء المبيعات قد يكون بسبب الخصومات على البضائع من المنافسين أو فشل متجر مارشال فيلد Marshall Field في تقديم العروض المبيعات الساخنة hot-selling في مكان مرئي Visible location.

5. تطوير حلول بديلة Develop alternative solutions.

قبل أن يقوم المدير بالمضي قدما في خطة العمل الحاسمة، فعليه أن يكون لديه فهم واضح لمختلف الخيارات المتاحة لتحقيق الأهداف المرجوة. ويمكن للمدير أن يسعى للحصول على الأفكار والاقتراحات من أشخاص آخرين. وبالنسبة لكوسلو Koslow يمكن أن تشمل البدائل لزيادة الأرباح الخاصة بشراء بضائع جديدة، تدوير حركة البيع، أو تخفيض عدد الموظفين.

6. تقييم البدائل Evaluate alternatives.

قد تنطوي هذه الخطوة على استخدام الأساليب الإحصائية Statistical techniques أو خبرة شخصية لقياس احتمال النجاح. ويتم تقييم مزايا كل بديل، وكذلك احتمال أن يقوم البديل بتحقيق الأهداف المرجوة.

7. اختيار البديل الأفضل Choose the best alternative.

هذه الخطوة تكون عندما يستخدم المدير أو المديرة التحليل للمشكلة، والأهداف، والبدائل لاختيار بديل واحد لديه أفضل فرصة للنجاح. في مارشال فيلد Marshall Field، قد تقوم كوسلو  Koslow باختيار الحد من عدد الموظفين باعتبارها وسيلة لتحقيق أهداف الربح بدلا من زيادة الإعلانات والخصومات Markdowns.

8. تنفيذ البديل المختار Implement the chosen alternative.

وأخيرا، فإن مدير يستخدم العمليات التنظيمية والإدارية، وقدراته على الإقناع ويعطي التوجيهات لضمان أن يتم تنفيذ القرار الناتج، وتسمى أحيانا تنفيذ القرار. وقد يعتبر هذا جوهر عملية اتخاذ القرار لأن أي قرار إذا لم ينفذ بنجاح فهو قرار فاشل، مهما كان البديل المختار بشكل جيد.

والمديرين يمكنهم حشد Mobilize الأشخاص والموارد اللازمة لوضع هذا القرار موضع التنفيذ. وقد يكون التنفيذ أصعب خطوة من عملية صنع القرار. ونشاط الرصد Monitoring activity (الخطوة 1) يبدأ مرة أخرى بمجرد أن يتم تنفيذ الحل. وبالنسبة لليندا كوسلو Linda Koslow، دورة القرار Decision cycle هي عملية مستمرة، مع القرارات الجديدة اليومية على أساس مراقبة البيئة الخاصة بها عن المشاكل والفرص.

الخطوات الأربع الأولى في هذه السلسلة هي مرحلة تحديد المشكلة، والخطوات الأربع التالية هي مرحلة حل المشكلة لعملية صنع القرار، والمدير عادة يقوم بتطبيق جميع الخطوات الثمانية في عملية صنع القرار، وعلى الرغم من أن كل خطوة قد لا تكون عنصرا متميزا. قد يعرف المديرين من الخبرة بالضبط ما يجب القيام به في هذه الحالة، لذلك سيتم التقليل لواحدة أو أكثر من الخطوات.

وفيما يلي "في الممارسة العملية Practice" توضيح لكيفية استخدام المنهج العقلاني في صنع القرار حول مشكلة الموظفين.

استشارات ساسكاتشوان Saskatchewan Consulting

في الممارسة العملية Practice

1. مراقبة بيئة القرار Monitor the decision environment. في صباح يوم الاثنين، وجو دافو Joe DeFoe، المشرف على الحسابات المستحقة Accounts receivable لشركة ساسكاتشوان للاستشارات Saskatchewan Consulting، قد تغيب مرة أخرى.

2. تحديد مشكلة القرار Define the decision problem. هذا وكان اليوم الرابع على التوالي من يوم الاثنين وديفو DeFoe ما زال غائبا Absent. وسياسة الشركة تحظر الغياب بدون عذر، وقد تم تحذير ديفو DeFoe حول الغياب المفرط له في مرتين سابقتين. والتحذير النهائي في التعليمات ولكن يمكن التأخر Delayed، إذا اقتضى الأمر.

3. تحديد أهداف القرار Specify decision objectives. يجب على ديفو DeFoe الحضور للعمل بانتظام وتحديد مستويات تحصيل الفواتير الممكنة. والفترة الزمنية من أجل حل المشكلة أسبوعين.

4. تشخيص المشكلة Diagnose the problem. المناقشات السرية مع زملاء العمل لديفو DeFoe والمعلومات المستقاة من ديفو DeFoe تشير إلى أن ديفو DeFoe لديه مشكلة في شرب الخمور. ويبدو أنه يستخدم يوم الاثنين ليستفيق مما تعاطاه في عطلة نهاية الأسبوع. وبالمناقشة مع مصادر من شركة أخرى تؤكد أن ديفو DeFoe لديه مشكلة في شرب الخمور.

5. تطوير حلول بديلة Develop alternative solutions. (1) طرد ديفو DeFoe من العمل. (2) إصدار تحذير نهائي بدون تعليق. (3) إصدار التحذير واتهام ديفو DeFoe بأنه مدمن على الكحول Being an alcoholic والسماح له بالاعتراف بمشكلته. (4) التحدث مع ديفو DeFoe لمعرفة ما اذا كان سيناقش مشكلة شربه للكحول. وإذا كان يعترف أن لديه مشكلة في شرب الكحول، وتأخير الإنذار النهائي والإشارة له بالالتحاق ببرنامج مساعدة الموظف الجديد في الشركة للمساعدة في المشاكل الشخصية، بما في ذلك مشكلة الكحول. (5) التحدث مع ديفو DeFoe لمعرفة ما اذا كان سيناقش مشكلة شربه للكحول. وإذا كان لا يعترف أن لديه مشكلة في شرب الكحول ، وأن يتم إبلاغه أن الغياب المقبل له سيكلفه وظيفته.

6. تقييم البدائل Evaluate alternatives. تكلفة التدريب الخاصة بالاستبدال هي نفسها بالنسبة لكل بديل. البديل 1 يتجاهل التكاليف وغيرها من المعايير. والبدائل 2 و 3 لا تلتزم بسياسة الشركة، مما يدعو إلى تقديم المشورة عندما يقتضي الأمر ذلك. وتم تصميم البديل 4 لصالح كلا من ديفو DeFoe والشركة. حيث احتفظ بحق الموظف إذا كان ديفو DeFoe على استعداد لطلب المساعدة. والبديل رقم 5 هو في المقام الأول لمصلحة الشركة. حيث أن التحذير النهائي قد يوفر بعض الحوافز لديفو DeFoe إن اعترف أن لديه مشكلة في شرب الكحول. إذا كان الأمر كذلك، يمكن تجنب الطرد، ولكن لن يتم التسامح مع مزيد من الغياب.

7. اختيار البديل الأفضل Choose the best alternative. ديفو DeFoe لا يعترف بأن لديه مشكلة في شرب الكحول. اختيار البديل رقم 5.

8. تنفيذ البديل المختار Implement the chosen alternative. من خلال كتابة هذه الحالة وإصدار إنذار أخير.

في المثال السابق، تم إصدار تحذير نهائي لجو ديفو Joe DeFoe حيث كان من القرارات المبرمجة. وتم تعريف معيار السلوك المتوقع بشكل واضح، وكانت المعلومات على وتيرة frequency وسبب غياب ديفو DeFoe كان متاح بسهولة، وتم وصف البدائل والإجراءات بشكل مقبول. الإجراء العقلاني يعمل بشكل أفضل في مثل هذه الحالات، عندما يكون صانع القرار لديه الوقت الكافي لعملية منظمة ومدروسة. وعلاوة على ذلك، كان لدى ساسكاتشوان للاستشارات Saskatchewan Consulting آليات لتنفيذ القرار بنجاح بمجرد اتخاذه.