تقدير وتخطيط الإحتياجات من المواد
أولا: تقدير الإحتياجات من المواد:
هناك فوائد لتقدير الإحتياجات تعود على المنظمه من وراء هذا التقدير نوجزها فى الآتى:
فوائد تقدير الإحتياجات:
1- تقدير الإحتياجات يجعل كل إدارة فى المنظمة تقوم بعمل دارسة دقيقة مسبقة لإحتياجاتها من الأصناف المختلفة.
2- تقدير الإحتياجات يساعد الإدارة الماليه على توفير الأموال اللازمة لشراء المواد والمهمات التى تطلبها المنظمة.
3- يؤدى إلى عدم تعطل عملية الإنتاج.
4- يوفر أموال المنظمة عن طرق عدم شرائها لكمات أكثر من الاحتياجات التى تلزمها ومن ثم لا تتعرض إلى نخاطر زيادة الكمية.
خطوات تقدير الإحتياجات:
(1) تحديد دور الإدارات المختلفة.
1) إدارة الإنتاج مسئوليتها يتمثل فى:
* تحديد المعدلات المتواقعة لأداء الأعمال المطلوبة.
* وضع قائمة بالاحتياجات النمطية لأعمال الإنتاج.
* وضع تثديرات لعمال الصيانة بأنواعها.
2) الإدارة المالية مسئولياتها تتمثل فى:
* تحديد التكلفة النمطية والمعيارية للأصناف.
* تقدير إجمالى الأموال المتوقع صرفها وإنفاقها على كل إدارة.
* متابعة تنفيذ الإدارة المختلفة لحصتها فة الموازنة.
3) إدارة الخدمات مسئوليتها تحدد فى:
* التنسيق بين الأقسام التابعة بالنسبة لإعداد الموازنة.
* متابعة تنفيذ المشتريات من حيث الكمية والوقت.
* تنفيذ أعمال التعاقدات مع الموردين.
* تنظيم السجلات والكروت والدورة المستندية.
4) الرقابة على المخزون دورها يتمثل فى:
* تزيد لجنه الميزانية بأرصدة مخزون اول المدة وأيضا التوقعات لرصيد اخر المدة.
(2) تقدير الاحتياجات لكل إدارة.
تقوم إدارة الميزانية بالتعاون مع إدارة الخدمات بتوزيع الكشوف والنماذج اللازمة لتقدير الاحتياجات على كل إدارة وكل قسم على حدة.
(3) تقدير الإحتياجات الاجمالية لكل صنف.
تحديد الإحتياجات الكلية من كل صنف على حدة مع تحديد البرنامج الزمنى لوقت الحاجة إليه.
(4) القيام بوضع الموازنة الإجمالية لكل إدارة.
تحديد الكمية الإجمالية من كل صنف على مستوى كل إدارة مع وضع السعر التقديرى بواسطة إدارة المشتريات.
(5) القيام بوضع موازنة المشتريات من كل صنف.
حيث يحب أن نأخذ فى الحسبان المخزون الحالى من الصنف والمخزون المتوقع تراكمه.
(6) وضع البرنامج الزمنى للشراء.
تقوم إدارة المشتريات بالتعاون مع إدارة الميزانية بوضع البرنامج الزمنى للشراء أخذا فى الحسبان ما يلى:
* المدة الزمنية اللازمه لتحديد مواصفات الأصناف.
* المدة الزمنية لإعادة طرح المناقصات.
* المدة الزمنية لإصدار أوامر التوريد ووصولها.
(7) القيام بوضع الموازنة الشهرية للمشتريات.
إحتياجات الإدارات المختلفة من كل صنف موزعه على شهور السنة وحجم مخزون اول المدة وأخر المدة.
ثانيا: تخطيط الاحتياجات من المواد:
مفهوم تخطيط الاحتياجات من المواد.
هو مجموعة الإجراءات والخطوات المرتبطة ببعضها البعض وفقا لقواعد معينة فى ضوء البيانات المتوفرة عن خطط وبرامج الإنتاج بما يمكن من وضع نموذج أو تصور لصافى الاحتياجات من المواد مرتبطة بجدول زمنى معين.
تخطيط الاحتياجات من المواد:
هو نظام لمراقبة المخزون وتخطيط الإنتاج بإستخدام الحاسب يبدأ التنبؤ بالطلب المستقل على المنتجات النهائية وفى ضوء ذلك يتم تحديد أنواع الأجزاء والمكونات والكمية المطلوبة من كل جزء موزعه على مراحل زمنية معينة.
وظائف نظام تخطيط الاحتياجات من المواد:
1) فى مجال المخزون.
* يتم طلب الجزء المناسب.
* يتم طلب الكمية المناسبة من كل جزء.
* أن يتم عمل الطلبية فى أفضل وقت ممكن.
2) فى مجال الأولويات:
* النظام يراعى الوقت المناسب فى الطلبية.
* الحفاظ على كون هذا التاريخ صحيحا وثابتا.
3) فى مجال الطاقة.
* التخطيط للطاقة حتى تكون مستغلة بشكل كامل.
* إستقلالها الكامل بشكل دقيق وسليم دون أخطاء.
* إتاحة مدى زمنى كافى لتقدير التحميل للطاقة فى المستقبل.
* تحسين الخدمه التى تقدم إلى عملاء المنظمه.
* تخفيض الأسعار التى يتم بيع المنتجات على أساسها.
* تخفيض أوقات الأعطال التى تتعرض لها المنظمة.
ثالثا: مكونات النظام:
(المدخلات – التشغيل - المخرجات)
1- مدخلات النظام:
أ- جدول الإنتاج الرئيسى.
يتم ترجمه الأرقام التقديرية للطلب إلى جداول عمل وبرامج إنتاج يلخص الخطة الكلية للإنتاج لفترةزمنية معينة.
ب- قائمة المواد:
تتمثل فى شكل هيكلى للمنتج الذى سيتم إنتاجه تفريعة النتج أو شجرة المواد .
إذا قائمة المواد عبارة عن بيان يحتوى على جميع المكونات التى يتكون
ج- سجلات المخزون:
تشير إلى رصيد كل بند من بنود المخزون على حدة وذلك لتحديد صافى الاحتياجات من المستلزمات المختلفة. أصبحت هذه السجلات تعد بواسطة برامج الكمبيوتر حتى يتم تحديثها فورا بحيث تعكس الصورة الحقيقية للمخزون فى ضوء أى تغيرات تحدث فى الصرف والاستلام وغيرها.
2- عملية التشغيل فى النظام:
تتم على المدخلات وعملية التشغيل فى النظام تتم بواسطة برنامج للكمبيرتر يقوم بتحديد بيان بالبنود النهائية اللازمه على أساس الفترات الزمنية فى برنامج الإنتاج. وهذه العملية تتصف بالاستمرارية وسرعة التغيير والتأقلم مع أى ظرف تحدث لها تأثير على عملية التشغيل. يصبح إدااة لرقابة كافة عمليات وأجزاء المنشأة.
3- مخرجات النظام:
تتمثل فى التقارير الأولية والتقارير الثانوية قالتقارير الأولية هى التى تتعلق بالمخزون والإنتاج مثل أوامر الشراء التى يجب إصدارها إلى الموردين. أما التقارير الثانوية فهى تتضمن التقارير الإضافية التى تستفيد منها المنظمه من النظام.
