نظام الاتصالات الادارية

يهدف نظام (الاتصالات الإدارية) المطور من قبل الشركة التطبيقية لخدمات الحاسب الآلي(حاسب) إلى أتمتة أعمال إدارات وأقسام الاتصالات الإدارية في المنشأة؛ إذ يقوم النظام بمتابعة المراسلات الصادرة والواردة من مختلف الجهات  ومتابعتها من خلال تنفيذ الإجراءات اللازمة عليها من عمليات العرض و الإحالة والتسديد و متابعة المعاملات

كما أن النظام يتيح إعطاء صلاحيات مختلفة للمستخدمين في تنفيذ العمليات المختلفة التي يقدمها النظام، إلى غير ذلك من العمليات و الخصائص والميزات التي يوفرها النظام والتي سوف يتم ذكرها لاحقا.

تم بناء النظام ليكون قادراً على الربط مع أنظمة الـ Workflow أو Archiving System من خلال عمل Customization بناء على طلب العميل

تتمثل العمليات الأساسية لنظام الاتصالات الإدارية بإدارة المراسلات الصادرة والواردة من والى الجهات سواء الداخلية منها أو الخارجية ، إذ أن الصادر هو عبارة عن المراسلات التي تصدر من الإدارة ويشمل الخطابات، المعاملات ، البرقيات ، التعاميم ، القرارات إلى غيرها من تصنيفات مستخدمي النظام. أما الوارد فهو تلك المراسلات التي ترد إلى الإدارات المختلفة سواء من إدارات داخلية أو خارجية.

ويقوم النظام المزود من قبل شركة حاسب بمتابعة كل ذلك بدءا من إدخال قيد المعاملة وتوثيقها ضمن قاعدة البيانات و عرضها و قيدها وإحالتها وتسديدها و متابعتها إلى أن يتم تصديرها أو إنهائها واكتمال المطلوب منها .

ويقوم النظام بحفظ قيد المعاملات الصادرة و الواردة والتعامل معها بطرق ومفاهيم سلسة ومألوفة لدي العاملين في هذا المجال وذلك عن طريق قيدها في سجلات محددة و حفظها في ملفات أعدت لهذه الغاية مما يضمن السيطرة على العمليات بدقة و يضمن سهولة الرجوع إلى إي معاملة عند الحاجة إلى ذلك.

ويحتوي النظام بالإضافة للعمليات الأساسية على العديد من العمليات التي تشكل دعما لعمل النظام مثل التقارير الأساسية ، وركن الاستطلاعات الذي يوفر أداة فعالة للبحث والوصول السريع  للمعلومات وباستخدام  معايير متعددة وعلى سبيل المثال لا الحصر رقم المعاملة ، اسم صاحب المعاملة ، التاريخ كما يتيح النظام إنشاء تقارير جديدة تغطي احتياجات العميل و باستخدام شاشات سهلة أعدت خصيصا لهذه الغاية.

يحتوي النظام على قسم خاص بالإعدادات والتي تشمل الرموز المستخدمة ضمن القوائم المختلفة و على سبيل المثال رموز الجهات والدول  ورموز الألقاب ، إلى غير ذلك من الإعدادات التي توفر بدورها مرونة فائقة في استخدام وتطبيق النظام ضمن المنشآت و البيئات المختلفة.

أهم ميزات النظام :

• يشمل الصادر والوارد والمراسلات الداخلية والمتابعة والإحالات و حركات الملفات والحفظ  وجميع ما يتعلق بذلك من إجراءات

• إتاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات, تعاميم, معاملات طلبات توظيف مع تخصيص نماذج للعمل عليها وتحديد سجلات خاصة بها في حال الرغبة بذلك

• التعامل مع المعاملات التي تخص التسديد والتعقيب والإلحاق لمعاملات أخرى والربط بينها بشكل آلي بغرض المتابعة

• إدخال معلومات كاملة عن المعاملة عند قيدها كما يتيح النظام إمكانية ضم الصور والمرفقات الالكترونية إلى المعاملة مع وجود طريقة آلية ومرنة لترقيم المعاملات إضافة لوجود رقم آلي موحد (رقم باركود) يسمح بالتعامل مع المعاملة أو حركاتها بشكل مباشر)

• إدخال معلومات المعاملة الصادرة لحظة إنشائها من قبل المختص وربطها بالمعاملة الواردة قبل تصديرها بشكل يسمح بمتابعتها وهي تحت التنفيذ (تم عرضها, تم إحالتها, تم تصديرها)

• مرونة في مجال تطبيق النظام (عند الاتصالات الإدارية فقط, عند الإدارات, عند كل موظف)

• تخفيف العبء وتقليل الخطأ في إدخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الصادرة حيث يتم إدخال معلوماتها من قبل الموظف الذي يعمل على المعاملة ويكون دور الاتصالات الإدارية قيدها في سجلات الصادر بحيث يقوم النظام بنقل معلومات المعاملة للسجل بطريقة آلية

• وجود ميزة عرض المعاملات الواردة قبل أو بعد تسجيلها بالوارد

• استخدام البريد الالكتروني في إشعار الجهات والموظفين بالمعاملات الصادرة والمحالة لهم مع إمكانية تنفيذ الاستلام بشكل آلي من خلال الرد على البريد

• التعامل مع الباركود وطباعته في كشف التسليم وإشعارات الإحالة وغيرها بشكل يسمح بقراءته آليا عند تنفيذ الحركات التي تخصها مما يساعد في تسريع إجراء الحركات في النظام.

• تنفيذ العمليات الخاصة بالملفات ومراقبة الملفات التي يتم سحبها وإعادتها وكذلك بالنسبة لسحب أصول المعاملات أو صور منها بحيث يمكن للمسؤول معرفة أماكن وجود المعاملات بالإضافة إلى أسماء من اطلع عليها و وقت ذلك.

• توفير آلية متكاملة للمتابعة والتعقيب

• وجود ميزة التحذير التلقائي للمعاملات التي تجاوزت آخر موعد للرد ولم يتم إنهائها

• إمكانية إن يكون الصادر الواحد تسديداً لأكثر من وارد وان يكون الوارد تسديداً لأكثر من صادر

• وجود مجموعات للإحالة والتصدير بحيث يتم عمل إحالة أو تصدير جماعية

• العمل على كشوفات التسليم الداخلي والخارجي ومكاتب البريد

• وجود كشوفات وتقارير تفصيلية وإجمالية وإحصائية وتحليلية مثل تقارير بالمعاملات حسب السجل و المعاملات غير المنتهية إضافة إلى تقارير تبين حجم العمل المنجز والمتأخر حسب الإدارة والقسم والموظف ..الخ

• إمكانية إحالة المعلومات الخاصة بالمعاملة وبشكل آلي وبطريقة مؤتمتة ضمن طريق إحالة معرف مسبقا عن طريق الإحالة التلقائية في النظام

• تعريف المحددات والشروط المسبقة لعمليات الإحالة والعرض وكذلك الاستطلاعات والتقارير المختلفة

• إمكانية ضم المرفقات الالكترونية لأي معاملة مثل (صورة المعاملة أو صورة غيرها / ملف وورد / ملف اكسل )

• إمكانيات عديدة للبحث بأي جزء من معلومات المعاملة أو الحركة

• تعريف المحددات والشروط المسبقة لعمليات الإحالة والعرض وكذلك الاستطلاعات والتقارير المختلفة

• إمكانية تصدير المعاملات بطريقة XML و قرائتها بحيث تسمح بتبادل معلومات المعاملة آليا بين الجهات التي تستخدم النظام أو أنظمة متوافقة معه

• معرفة وضع استلام كل معاملة سواء صادر أو إحالة مع إمكانية إعادة إحالة المعاملات لنفس الموظف أو الجهة أو لموظف أخر

• تعامل خاص مع المعاملات السرية بحيث يمنع إظهار الموضوع لمن ليس لهم صلاحية على المعاملات السرية حتى ولو كان لهم صلاحيات على السجل الخاص بتلك المعاملات.

• إمكانية الاستفادة من معلومات لصادر أو لوارد سابق في تسجيل وارد أو صادر جديد، وذلك في حال وجود علاقة معينة بينهما، كأن يشار إلى كتاب سابق  في الكتاب الجديد.

• استخدام العديد من الرموز مثل الجهات الخارجية والمواضيع والمراسلين بشكل يسهل عملية إدخال المعلومات.

• إمكانية الاستفادة من معلومات لصادر أو لوارد سابق في تسجيل وارد أو صادر جديد ، وذلك في حال وجود علاقة معينة بينهما ، كأن يشار إلى كتاب سابق  في الكتاب الجديد

• وجود إمكانية العمل بالاختصارات السريعة بحيث يقوم النظام بإكمال العبارات تلقائياً.

• يقوم النظام عند الحفظ بإلغاء الفراغات بين الكلمات إذا كانت أكثر من فراغ واحد وكذلك بالنسبة للحروف المتماثلة مثل أ إ إن يتم تخزينها ا فقط بدون همزات أو ه ة يتم تخزينها ه وهكذا.

• طباعة ملصقات للباركود بدلا من الختم لدى موظف الوارد.

• يسمح النظام لأي مستخدم تعديل النموذج الخاص بالإحالة حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام مع السماح بطباعته من خلال شاشة القيد .

• يسمح النظام لأي مستخدم تعديل شكل طباعة كشف توزيع البريد الداخلي حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام.

• يسمح النظام لأي مستخدم تعديل شكل طباعة جميع الكشوف الخاصة بالتسليم حسب ما لديه وذلك في أول مرحلة عند تطبيق النظام.

• يمكن إعطاء صلاحية للمستخدم على الجهات التي يمكن إن يقوم بإحالة معاملات منها.

• طباعة أكثر من نموذج للإحالة لأكثر من معاملة.

• يعتبر السجل كمحدد أساسي عند تكوين كشف توزيع البريد الداخلي وبالتالي يمكن فصل معاملات الوارد عن معاملات الصادر من خلال السجلات.

• يمكن طباعة تذكرة المراجعة مباشرة من خلال النظام وذلك من الشاشات الخاصة بالاستعلام عن المعاملات.

• يتم من خلال شاشة تسجيل عمليات المتابعة على المعاملات إمكانية تتبع إي معاملة ومعرفة وضعها الحالي وبالتالي معرفة هل صدرت أم لا.

• يتم بشكل تلقائي تسجيل إحالة تلقائية لنفس الجهة أو تصدير تلقائي بنفس الرقم لجميع المعاملات المربوطة إذا تم إحالة أو تصدير احد هذه المعاملات المربوطة.

• إمكانية طباعة ملصقات للمعاملات الصادرة إلى الجهات الخارجية عند تكوين كشف تسليم مكتب البريد هذه الملصقات تحتوي معلومات عناوين هذه الجهات.

• في شاشة تسجيل معاملة الوارد العام يتم التأكد من عدم تكرار الجهة الوارد منها ورقم المعاملة لدى الجهة وتاريخ المعاملة لدى الجهة وعند إدخال بيانات مكررة سابقا يتم إعطاء رسالة تنبيه للمستخدم واسترجاع المعاملة السابقة التي تحتوي على نفس البيانات ليتم تعديلها من حيث إحالة هذه المعاملة إلى جهات جديدة.

• إمكانية نقل البيانات المحذوفة إلى قاعدة بيانات أخرى معرفة موجودة سابقا يقوم المستخدم بتحديدها وذلك من خلال الشاشة الخاصة بإلغاء المعاملات الغير مستخدمة حتى تاريخ محدد وبالتالي يصبح هنالك قاعدة بيانات تاريخية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

• في شاشة تسجيل معاملة الصادر العام إذا كانت المعاملة تسديد لوارد سابق وتم تعديل الجهة الصادر منها لتكون مختلفة عن جهة الإحالة في الوارد العام السابق فيتم إنشاء حركة إحالة تلقائية من جهة الإحالة في الوارد إلى الجهة الصادر منه الجديدة أما إذا كانت المعاملة الوارد محالة إلى أكثر من جهة فيقوم المستخدم باختيار إي جهة ستكون الطرف الأول في حركة الإحالة التلقائية.

الملفات الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية :

· رموز تصنيف السجلات

· رموز  أنواع  المعاملات

· رموز فئات المراسلين

· رموز الجهات الخارجية

· رموز الإدارات الداخلية

· رموز طرق الاستلام والتسليم

· رموز مواضيع المعاملات

· رموز مكاتب البريد

· رموز  تصنيف المعاملات

· رموز الإجراءات الخاصة بالمعاملات

· رموز أنواع مرفقات المعاملة

· رموز أنواع المرفقات الالكترونية

· رموز الاختصارات السريعة

· رموز حالات ملفات الحفظ و المعاملات

· تعريف شروط التصفية

الإعدادات الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية :

· الإعدادات العامة لنظام الاتصالات الإدارية

· تعريف نماذج قيد المعاملات

· قائمة الملفات

· تعريف السجلات

· تعريف المراسلين

· إعدادات عرض المعاملات

· إعدادات المتابعة

· إعدادات البريد الالكتروني

· إعدادات الإحالة التلقائية

· الصلاحيات التفصيلية على السجلات

· تعريف مجموعات الإحالة والتصدير

· تعريف التقارير الخاصة

الحركات  (الإجراءات) الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية :

· تسجيل معاملة وارد عام

· تسجيل معاملة صادر عام

· تسجيل معاملة داخلية

· المعاملات ذات العلاقة

· المرفقات الالكترونية

· قائمة المعاملات المعروضة

· عرض المعاملات

· قيد معاملة في الوارد العام

· قيد معاملة في الوارد الداخلي

· تسديد الوارد

· قيد معاملة الصادر العام

· قيد معاملة الصادر الداخلي

· تسديد الصادر

· كشف تسليم مكتب البريد

· كشف توزيع البريد الداخلي

· حذف وإلغاء المعاملات

· كشف تسليم الصادر العام

· تسجيل استلام المعاملة من قبل الجهة المرسل إليها

· إحالة المعاملات وتوزيعها

· تسجيل استلام الإحالة

· تسجيل عمليات المتابعة على المعاملات

· إضافة أصل/صورة لمعاملة في الملف

· سحب و إعادة ملف

· سحب أصل معاملة

· إعادة أصل معاملة

· أخذ صورة معاملة

عمليات نظام الاتصالات الإدارية :

· تصدير المعاملات وحفظها بصيغة XML

· إقفال ملف (وقف إضافة معاملات فيه)

· إيقاف تسجيل المعاملات في السجلات

· إعدادات إقفال السجلات

· الإقفال السنوي

· إلغاء المعاملات الغير مستخدمة حتى تاريخ محدد

التقارير  الخاصة بنظام الاتصالات الإدارية :

· كشف إعدادات ورموز النظام

· كشف بعمليات مستخدمي النظام

· كشف إحصائي بالمعاملات حسب السجل

· كشف بالمعاملات المطلوب إعادتها ولم تعد

· كشف إحصائي بالمعاملات حسب الموظف و السجل

· كشف إحصائي بالمعاملات حسب السجل ونوع المعاملة أو رمز الموضوع

· كشف بالمعاملات الواردة

· كشف بعمليات المتابعة التي تمت على المعاملات

· كشف بحركة الملفات والمعاملات

· كشف بالملفات المسحوبة ولم يتم إعادتها

· كشف بأصول المعاملات المسحوبة ولم يتم إعادتها

· استطلاع تفصيلي عن معاملة

· استطلاع المعاملات

· استطلاع السجلات

· استطلاع حركة ملف

· استطلاع حركة معاملة في الملف

· البحث المتقدم