الرقابة ليست اصطياداً لأخطاء العاملين وممارسة سبل السيطرة لقتل أفراد المؤسسة، ولكنها وسيلة لتحقيق نوع من التنظيم والفعالية داخل المؤسسة؛ فالرقابة الإدارية هي الوسيلة التي تستطيع بها السلطات الإدارية معرفة كيفية سير العمل داخل المنشأة، وذلك للتأكد من حسن سير العمل لتحقيق الأهداف وكشف الأخطاء أو التقصير أو الانحراف، والعمل على إصلاحه ووضع الإجراءات الوقائية اللازمة للقضاء على أسبابه.
وتعتمد الرقابة الإدارية الفعّالة على التوجيه والإشراف والإصلاح أكثر من مجرد التعرف على الأخطاء ومعاقبة مرتكبيها، وعلى ذلك يمكن النظر للرقابة على أنها من وسائل الإدارة وإحدى وظائفها الهامة، كما تعمل على التحقق من الاستخدام الأمثل للموارد وسلوك الأفراد إزاء تحقيق أهداف المنشأة وتثبيت قواعدها.
وتُعدّ الرقابة عنصراً من عناصر الإدارة وإحدى المسؤوليات الهامة للقائد الإداري، فإنه يجب عليه أن يهيئ نظام للرقابة الفعالة حتى يستطيع أن يحقق في ظل هذه الرقابة درجة من النظام، ويتمكن من تحقيق النتائج المطلوبة في ظل تسلسل المستويات الإدارية داخل التنظيم الإداري؛ لأن كل رئيس وحدة إدارية يكون مسؤولاً أمام رئيسه الذي يستطيع أن يباشر عليه الرقابة.

رقابة داخليّة

وتنقسم الرقابة في المنظمة إلى رقابة داخلية، وهي التي تنبع من داخل المؤسسة وتمارسها ذاتها على نفسها، ورقابة خارجية، وهي التي تمارسها أجهزة متخصصة من خارج المنظمة أو المنشأة.
وتمتد الرقابة الداخلية إلى جميع العمليات التي تؤديها الأجهزة، كما تمتد خلال مستويات التنظيم المختلفة، وتُمارس هذه الرقابة من خلال التدرج الوظيفي، أي رقابة الرئيس لمرؤوسيه، وإلى جانب ذلك توجد أنظمة متخصصة في الرقابة والتفتيش.
ولعل المرونة في السياسة الرقابية تكون أكثر إيجابية من القوة والصلابة، كما أن الرقابة السليمة تقنع العاملين بأن معايير الأداء الموضوعة عادلة، ويجب أن تغرس في تفكيرهم الاقتناع بأنها ما هي إلا أداة لقياس تقدمهم في العمل وتحسين مستوى أدائهم وزيادة إنتاجهم ورفع كفاءتهم، ومن المؤسف أن هذا المفهوم الإيجابي للرقابة الإدارية كثيراً ما يكون غير واضح للقائمين بمسؤولية الرقابة نفسها إذا ما نظروا إليها على أنها وسيلة للتحكم والتسلط والبطش.
وقد تمتد وسائل الرقابة الداخلية إلى إنشاء مكاتب للشكاوى والتظلمات يمكن من خلالها قياس مواطن الضعف والقصور في نواحي الأعمال الإدارية التي يمكن معالجتها في الوقت المناسب.

رقابة خارجية

وتتولى القيام بهذه العملية هيئات من خارج المؤسسة، والتي قد تكون متخصصة في الرقابة مثل: جهاز الرقابة الإدارية، أو هيئات قضائية مثل: هيئات القضاء الإداري، وقد تم الاتفاق في معظم الدول على وجود جهاز مختص للقيام بهذه المهمة، ويتولى الرقابة على الأمور المتعلقة بالسياسة العامة والمجالات المالية. تُمارس الرقابة أيضاً عن طريق الهيئات التشريعية والقضائية للتأكد من شرعية وقانونية تصرفات الأجهزة الحكومية والعاملين بها.
وبالطبع هذا النوع من الرقابة يرتبط بصلة وثيقة بالنظام السياسي المطبق في الدولة والفلسفة التي تقوم عليها النظم الرقابية ومدى توافر أنواع الرقابة، و يرى البعض أن هذا النوع من الرقابة أعلى شأناً من الرقابة الداخلية؛ إذ يمكن من خلال مجموعة من السياسات التي تهدف للتطوير بحيث تمتد إلى إمداد المؤسسة ذاتها بجوانب إيجابية كالبحوث والدراسات على السوق، مما يؤهل المؤسسة في تحقيق أهدافها وإزالة العقبات التي قد تعرض طريق الإنتاج.

كيف تكون الرقابة؟

يقول الدكتور السيد عليوة الخبير الإداري المصري: للرقابة عدة وسائل وطرائق يمكن من خلالها الوصول إلى أهداف تلك العملية دون الوقوع في الأخطاء التي قد تعيق عملية الإنتاج داخل المؤسسة، فالملاحظة تُعدّ من أهم الطرق وأبسطها التي يمكن من خلالها الاتصال المباشر بالعاملين وتوجيه النصح لهم ومكافأتهم على جهدهم أو معاقبتهم على إهمالهم، وهذه العلمية قد تتم في أي مرحلة من مراحل عملية الإنتاج.
وتأتي عملية التفتيش في المقام الثاني بعد الملاحظة؛ إذ تمكّن القائد الإداري من متابعة سير العمل، والتحقّق من دقة الإنجاز، وسلامة الإجراءات لكشف الأخطاء، والوقوف على مسبباتها، وتحديد مسؤولية من وقع فيها، إلى جانب التقارير الإدارية التي يمكن من خلالها متابعة سير العمل وسلوك العاملين، وللتقارير أهمية كبيرة؛ فعن طريقها تتمكن جهة الرقابة من الوقوف على نشاط الأجهزة الإدارية، والتعرف على المشكلات التي تعترض سبيلها.
وتتعدد أشكال التقارير، ولكنها دائماً ما تصب في اتجاه واحد من الرئيس إلى المرؤوس؛ لتقييم مدى فاعلية العاملين في تحقيق أو إنجاز العمل، مما يدفع العاملين إلى بذل الجهد، وتحسين مستوى العمل، واحترام واجبات الوظيفة.
إلى جانب تلك الأشكال الرقابية هناك عدة وسائل أخرى كالتحريات، والمتابعات التي تعمل على اكتشاف أسباب التعقيدات المكتبية، والانحرافات القيادية التي تتمثل في المحاباة، والاستغلال والإسراف والرشوة وغيرها، وهناك وسيلة أخرى، وهي السجلات التي تُستخدم لإخراج البيانات عن الأداء الفعلي للأعمال، والإحصاءات التي تجري لعقد مقارنات عند بحث أمر من الأمور أو عرض مشكلة من المشاكل.