مفهوم علم السلوك التنظيمى

هو دراسة منظمة لأفعال وإتجاهات الأفراد بالمنظمات حيث يسعى السلوك التنظيمى لإحلال الطريقة العلمية محل الإعتماد على الخبرة والتجربة فى تفسير السلوك الانسانى، ويهتم السلوك التنظيمى ايضا بالسلوك المتصل باداء العمل فى المنظمات على العكس من مجالات علم النفس والاجتماع التى تقوم بدراسة السلوك الانسانى بصفه عامة.

اهمية علم السلوك التنظيمى:-

(( لماذا يجب دراسة سلوك الافراد فى المنظمات؟))

هناك 1- أهمية علمية :- تتمثل فى :-

إمكانية تطوير نمط شخصية القائد من خلال الاستفادة بنتائج الدراسات التى اهتمت بإيجاد علاقة بين نمط القيادة والمتطلبات الموقفية ويستخدم ايضا السلوك التنظيمى

فى اختبار الاسلوب الملائم لتقييم اداء العاملين .

كما يرشدنا علم السلوك فى اختيار الوسائل المناسبة لجذب الافراد الذين يتمتعون بمواهب خاصة للعمل بالمنظمة والعمل على تنميتهم.

2- أهمية للنمو الشخصى للإفراد:-

إن فهم سلوك الاخرين يعد انجازاً او مكسباً شخصياً حيث تزداد معرفة وإدراك الفرد لذاته ويعد ذلك احد اشكال التعلم، وتعد القدره على فهم الاخرين والعمل بفاعليه مع الرؤساء والزملاء والمرؤوسين امر ضروريا لتحقيق التقدم فى العمل وشغل الوظائف القياديه.

اهم مساهمات العلوم المختلفة فى تكوين علم السلوك التنظيمى:-

1-علم النفس :-

ا:- التعليم:- حيث يعتمد السلوك التنظيمى على تعليم الافراد داخل المنظمة.ِ

ب:- الدافعيه:- حيث ان الدافع هو مؤثر داخلى يؤثر فى سلوك الافراد مما يدفعه الى بذل المجهود للإرتقاء باداء الفرد للوصول الى تحقيق أهدافه.

*اهداف دراسة السلوك التنظيمى:-

التفسير:-

يعد تفسير اسباب حدوث ظاهرة ما احد اهداف دراسة السلوك التنظيمى فمثلا العاملين يتركون وظائفهم للعديد من الأسباب منها عدم ملائمة الأجر او الملل الوظيفى وعند ذلك يمكن للمديرون إتخاذ الإجراءات التى تغير ذلك السلوك فى المستقبل .

التنبؤ:-

يسعى المديرون لتوقع النواتج والأحداث المستقبلية الناتجة عن إتخاذ تصرفات او قرار معين ويمكن للمدير التنبؤ بالاستجابات السلوكيه للأفراد و ذلك بناء على المعلومات المستمدة من علم السلوك التنظيمى، كما يمكن ايضا اختيار المدخل الملائم لتنفيذ التغيير المناسب ٍلضمان تقليل مقاومة العاملين له.

*الافتراضات التى قام عليها السلوك التنظيمى:-

قابلية السلوك البشرى للتنبؤ:-

يفترض الباحثون انه يمكن التنبؤ بسلوك الافراد حيث ان قابلية السلوك للتنبؤ تأتى من بعض العموميات التى نلحظها فى سلوكياتنا وسلوكيات الاخرين حيث ان السلوك الانسانى لايتصف بالعشوائية حيث اصبح من الممكن التنبؤ به.

المحددات الرئيسية للسلوك الانسانى:-

الشخصية ومكوناتها.

التفكير الابتكارى والابداعى.

الادراك(هو الطريقه الى يحس بها الفرد فى ما يحط به من مؤثرات)

التعلم(هى السلوك الناتج من الخبرة والممارسة الدائمة).

دوافع السلوك تابع المحددات الرئيسية للسلوك الانسانى:-

المدخلات الاجتماعية:-

هى مجموعة المؤثرات او المدخلات التى ثؤثر فى سلوك الفرد والناتجة عن تفاعلة مع الافراد والجماعات المختلفة.

المؤثرات التنظيمية:-

هى مجموعة من المدخلات التى تؤثر على النظام السلوكى فى منظمة معينة و قد تأتى فى شكل معلومات توضح حقائق وخصائص التنظيم والعلاقات السائده فيه وطبيعة المناخ السائد فى المنظمة.

أهمية دراسة السلوك التنظيمي:-

تساهم عملية دراسة محددات وعناصر وأبعاد السلوك الإنساني في المنظمات في تحقيق مجموعة من الأهداف سواء بالنسبة للفرد أو المنظمة وأيضا بالنسبة للبيئة التي تعمل فيها المنظمة.

أولا المنظمة:

يمكن للمنظمة من خلال دراسة السلوك التنظيمي تحقيق الأتى:

فهم وتفسير السلوك والممارسات والمبادرات وردود الأفعال التي تصدر من العاملين من خلال فهم طبيعة الدوافع والإدراك والقيم التي تحكم السلوك وأيضا معرفة طبيعة الضغوط ووسائل الاتصال المستخدمة ونمط القيادة المفضل.

إدارة السلوك وتوجيهه نحو تحقيق الهدف من خلال التدعيم الايجابي للسلوك المرغوب وبناء نظم الحوافز والتدعيم الملائم، وكذلك اختيار نمط الاتصال وأسلوب القيادة الملائم فى محاولة لتهيئة مناخ وظروف العمل لتخفيف الضغوط وجعلها عند المستوى الفعال على نحو يساهم في تحقيق أهداف المنظمة.

وضع استراتجيه مستقبلية لتنمية وتطوير سلوك الأفراد والجماعات واستراتيجيات التطوير والتنمية المختلفة في المنظمة والجدير بالذكر أنه توجد تجارب ناجحة تشير إلى أن استراتيجيات المنظمة الأخرى في الإنتاج والتسويق قد تبنى حول أو في ضوء استراتيجية الموارد البشرية في المنظمة.

ثانيا الفرد:

تحقق معرفة الفرد لمحددات وعناصر سلوكه مزايا كثيرة من أهمها تدعيم فرص الالتزام بالسلوك الصحيح وتجنب العوامل التي تؤدى إلى الإدراك الخاطئ للمواقف والتي تشوه عملية الاتصال أو التعرض لمستوى غير ملائم من الضغوط أو عدم التفاعل والاستجابة الغير صحيحة للزملاء والإدارة.

ثالثا البيئة:

تساهم دراسة السلوك التنظيمي في التعرف بشكل أكثر دقة وشمولا على البيئة المحيطة مما يساعد فى تدعيم التفاعل الإيجابي لها من خلال الاستجابة لمطالبها التي لا تتعارض مع مصالح المنظمة ، وأيضا تساعد في تجنب الآثار الضارة سواء كانت مباشرة أو غير مباشرة وأيضا تحسن دراسة السلوك التنظيمي من القدرة التفاوضية للمنظمة مع البيئة من خلال توفير عناصر كثيرة من أهمها:-

تنمية مهارة الاستماع الجيد للآخرين من خلال تجنب هيمنة الافتراضات المسبقة.

الإلمام بأصول إقامة الحجج وكيفية استخدامها ايجابيا لصالح عملية التفاوض وإدراك طبيعة ودلالات هذه الأصول والثقافات المختلفة.

الاتجاهات الحديثة فى إدارة الاعمال داخل المنظمات

ليس من قبيل المصادفة أن الدول التي تتمتع بأكبر اقتصاديات و أعلى دخول على مستوى الفرد هي أيضاً الدول التي تتمتع بأعلى مستويات التعليم و أكبر كم -وكيف- من العلماء و الفنيين و الخبراء في مختلف المجالات التقنية. بل إن أحد معايير التقدم و التنمية التي تتبناها الأمم المتحدة يقيس مستوى تقدم الدول بقدر ما تملكه هذه الدول من خبرات و قدرات بمجالات البحث العلمي و التطبيق التقني ، أي أن معيار القياس يشمل كم الأبحاث الجارية و عدد المهندسين و عدد الأطباء و غيرهم كما يتضمن عدد الخبراء بالمجالات الاقتصادية و الاجتماعية و نوعية خبراتهم و تميزها و ندرتها.

و يبدو منطقياً تطبيق نفس المبدأ على الشركات و المؤسسات التجارية ، فمن البديهي أن قدرات أي شركة في إتاحة الموارد المختلفة و التحكم بها لتحقيق الأهداف المرجوة تعتمد أساساً -و قبل أي عامل آخر- على كفاءة البشر الذين يقررون و ينفذون و يتابعون.

مع انتشار استخدام تقنيات المعلومات في إدارة الأعمال و انتشار برمجيات إدارة الاعمال خصوصاً ، فإن الشركات و المؤسسات تحتاج إلى التطلع بجدية أكثر الى الحصول على خبرات ضرورية لتوفير الدعم لأنظمة المعلومات و خصوصاً برمجيات إدارة الأعمال ، باعتبارها أهم البرمجيات المستخدمة بالمؤسسات و الشركات و أكثرها ارتباطاً بتدفق العمل.

يجب أن يكون صانع القرار على استعداد للاستثمار في تدريب و تأهيل منسوبيه ، أو تعيين و استقدام من تتوافر فيهم هذه الخبرات و المهارات على أن تكون جدية الإدارة و استعدادها للاستثمار في التأهيل أو التعيين مماثلاً لاستعدادها و جديتها في الإستثمار بالمعدات و الأجهزة.

للأسف فإن حداثة تطبيق برمجيات إدارة الأعمال في الشركات المتوسطة و الصغيرة أدى إلى عدم توافر الرؤية الصحيحة لدى إدارات هذه الشركات عن ضرورة توافر هذه الخبرات و عن طبيعة المؤهلات المطلوبة في من يقومون عليها. فبرمجيات إدارة الأعمال تختلف جذرياً عن التطبيقات الخدمية والمكتبية – مثل محررات النصوص و الجداول الإلكترونية- في بيئة عملها و متطلبات دعمها مما يبرر اختلاف المؤهلات المطلوبة للعمل عليها.

استخدام الحاسبات للمساعدة بإدارة الأعمال يحتم على صانعي القرار تأمين بعض المهارات و الخبرات داخلياً بمؤسساتهم و شركاتهم ، و لا يجب اطلاقاً التقليل من أهمية اكتساب الموظفين لهذه الخبرات طالما اختارت الإدارة الاستفادة من تقنية المعلومات في إدارة الأعمال. كما يجب أن يكون صانع القرار على استعداد للاستثمار في تدريب و تأهيل منسوبيه ، أو تعيين و استقدام من يملكون تلك الخبرات و المهارات على أن تكون جدية الإدارة و استعدادها للاستثمار في التأهيل أو التعيين مماثلاً لاستعدادها و جديتها في الإستثمار بالمعدات و الأجهزة.

لتوضيح المهارات و الخبرات المطلوبة لتعظيم الاستفادة من الحاسبات و ملحقاتها يمكننا تقسيم المهام و المهارات المطلوبة لاستخدام تقنيات المعلومات بالشركات و المؤسسات إلى الأقسام التالية:

مهام تتعلق بالبنية التحتية للأجهزة و الأنظمة

و تشمل هذه المهام ما يتعلق بالحاسبات ذاتها كأجهزة و ملحقات Hardware و ربط هذه الأجهزة ببعضها البعض و بالشبكات الأخرى Networking. كما تشمل أنظمة التشغيل Operating Systems و إجراءات النسخ الاحتياطي Backup و إجراءات التامين Security Procedures و إجراءات الحماية من الفيروسات و ما في حكمها Viruses & Spy ware Protection و إجراءات و متطلبات الإتصال بالإنترنت بما يشمله ذلك من التوصيل Connectivity و التأمين Firewalls و الرقابة Access Control و ترتيب الأهمية Traffic Shaping و غيرها.

مهام تتعلق ببرمجيات إدارة الأعمال .

كيفية توفير المهارات و الخبرات المطلوبة

يمكننا بصورة عامة سرد طرق توفير المهارات المطلوبة لاستخدام تقنية المعلومات في التالي:

1- تدريب و تأهيل الموظفين الموجودين

و ذلك عن طريق توفير برامج تدريبية عالية الجودة ، أما داخل الشركة نفسها أو بأحد مراكز التدريب و ذلك بهدف امداد منسوبي الشركة بالمهارات المطلوبة. يتميز هذا الأسلوب بمحدودية الإستثمار المطلوب – و الذي يتمثل في تكلفة التدريب- بينما يعيبه استحالة استجابة كل الموظفين للتدريب بنفس الدرجة ، بل و احتمال فشل بعضهم في استيعاب المهارات المطلوبة.

كما يعيب هذا الأسلوب أيضاً أن المتدرب يحتاج عادةً إلى بعض الوقت بعد قيامه بالتدريب من اجل صقل مهاراته الجديدة بالخبره العملية التي تحقق اهداف التدريب.

أي أن المساحة الزمنية المطلوبة لرفع كفاءة الموظف تكون كبيرة نسبياً. كمثال على ذلك فإن الدورة التدريبية للكتابة على الكمبيوتر Typing تستغرق عادة 32 ساعة تدريبية و لكن من النادر أن يستطيع اي متدرب الوصول لسرعة 30 كلمة بالدقيقة قبل مرور ستة أشهر على بدء قيامه بالعمل الفعلي كمحرر نصوص Typest.

2- تعيين موظفين يملكون الخبرات و المهارات المطلوبة

و ذلك بتحديد المهارات المطلوبة بصورة احترافية ، و اختيار من لديهم خبرة موثقة ، أو مختبرة ، بهذه المهارات. و يشمل التعيين أيضاً تعيين بعض الموظفين بنظام نصف الدوام إذا كان حجم الأعباء المطلوبة يسمح بذلك. يتميز هذا الأسلوب بسرعة رفع كفاءة الشركة حيث يستطيع الموظف الجديد إظهار انتاجيته خلال اسابيع من انضمامه لفريق العمل ، بينما يعيب هذا الأسلوب ارتفاع التكلفة عن الأسلوب السابق حيث أن الموظفين ذوي المهارات عادة ما يتقاضون أجوراً أعلى من نظرائهم ، كما يعيبه ايضاً حجم المخاطرة الناتج عن التعيين الخاطىء و الذي يحدث عندما تكتشف إدارة الشركة عدم توافر المهارات المطلوبة بالمعينين الجدد رغم ادعاؤهم امتلاك هذه المهارات. و ترتفع كلفة هذه المخاطرة عندما يكون التعيين عن طريق الاستقدام من دول اخرى.

3- التعاقد مع طرف ثان:-

و يعرف ذلك أيضاً باسم Outsourcing و يعني التعاقد مع طرف -شركة متخصصة مثلاً- قادر على توفير و تأمين الخدمات المطلوبة نظير رسوم أو أجور محددة. يتميز هذا الأسلوب بتوفير المهارات و الخبرات المطلوبة بصورة سريعة و مستديمة حيث أن مقدم الخدمة عادة يضمن توافرها بنطاق زمني مقبول ، بينما يعيبه ارتفاع التكلفة عن الأسلوبين السابقين بدرجة واضحة.

الأسلوب الأمثل لتوفير هذه المهارات بالشركات المتوسطة و الصغيرة

ترى بعض المؤسسات الإعتماد على أسلوب محدد من الخيارات السابقة في تأمين المهارات المطلوبة ، بينما ترى مؤسسات اخرى استخدام مزيج من الأساليب الثلاثة و ذلك طبقاً لحجم الأعباء و ندرة المهارات المطلوبة.

بالنسبة للمهام المتعلقة بالبرمجيات المكتبية

هذه المهام ينبغي على أي شركة أو مؤسسة جادة في إدارة اعمالها اعتبارها المهارات الاساسية التي يجب أن تتوافر في أي عنصر بشري تتطلب وظيفته التعامل مع الحاسبات حتى و لو كان ذلك بصورة عرضية أو غير دائمة. لذلك لا يصلح أسلوب التعاقد مع طرف ثان Outsourcing بالنسبة لهذه المهام.

المهارات المطلوبة عموماً يمكن اختصارها في اجتياز الاختبار الدولي المعروف باسم International Computer Driving License أو ICDL اختصاراً و هي شهادة دولية محترمة و يوجد مراكز اختبار لها بجميع الدول العربية. تضمن هذه الشهادة حصول حاملها على المهارات الأساسية المطلوبة للتعامل مع الحاسب و التطبيقات الشهيرة.

إضافة لذلك ، فمن المفيد للغاية تواجد واحد أو اكثر ممن يطلق عليهم “المستخدمين الأقوياء” أو Power Users بالشركة أو المؤسسة لأن خبرة هؤلاء تساعد باقي مستخدمي الحاسب فيما قد يعوق طريقهم أثناء أداء وظائفهم. لا توجد حالياً شهادات تعطي حاملها لقب “مستخدم قوي” و لكن عموماً يبدأ هؤلاء بنفس المهارات المطلوبة لاجتياز اختبار ICDL ثم يكتسبون هذا اللقب من توافر الخبرة -خمس سنوات أو أكثر- مع احتكاكهم بالعديد من الأنظمة و البرامج ، بالاضافة لتحليهم ببعض السمات الشخصية و الصفات الارادية مثل القدرة على تحليل المشاكل و القدرة على العمل تحت ضغط أو بظروف غير مواتيه.

بالنسبة للمهام المتعلقة بالبنية التحتية للأجهزة و الأنظمة

هناك عدد محدود من الشركات الصغيرة التي لا تتصل حاسباتها بشبكة محلية LAN و بالتالي لا تحتوي تلك الشركات على التعقيدات المتعلقة بتشغيل و صيانة الشبكات. في هذه الحالة يمكن تأمين خدمات البنية التحتية للأجهزة عن طريق طرف ثالث و ربما كان التعاقد عن طريق عقد خدمات تحت الطلب Service On Demand Agreement هو أنسب الحلول.

معظم الشركات و المؤسسات المتوسطة و الكبيرة تمتلك شبكة محلية LAN تربط حاسباتها و اجهزتها الخادمة ببعضها البعض ، كما توفر أحياناً إتصالاً دائماً بالإنترنت عن طريق خط DSL مثلاً و في بعض الأحيان تتصل الشبكات المحلية لأفرع الشركة ببعضها البعض عن طريق شبكة محلية افتراضية VPN أو ما يماثلها.

إن تواجد هذه الشبكة و تغلغلها داخل الشركة يفرض واقعاً يحتم توفير مهارات ضرورية لتشغيل الشبكة و تأمينها و صيانتها. و من المؤسف أن العديد من الشركات لا تعطي هذه النقطة الأهمية المناسبة مما ينعكس سلباً على كفاءة الشركة و خصوصاً برمجيات إدارة الأعمال بحكم أن هذه البرمجيات تخدم النشاط الرئيسي للشركة. على سبيل المثال سيؤدي هجوم فيروسي على شبكة غير محصنة إلى توقف العمل أو فقد بيانات و قد يؤدي اختراق شبكة غير مؤمنة إلى تسرب معلومات حساسة تضعف الأداء التنافسي للشركة.

يجب على صانعي القرار توفير المهارات التالية لكل مكونات شبكاتهم و التى تتمثل فى :-

الصيانة التشغيلية و تشمل التركيب و التثبيت و الترقية و الإصلاح للأجهزة و أنظمة التشغيل و البرامج.

التأمين و تشمل التحصين ضد الفيروسات Virus Protection و نظم تأمين الدخول و الاستخدام Authentication & Authorization و الإتصال بالإنترنت و تأمينه Internet Connectivity و الإتصال بالأفرع البعيدة إن وجدت Remote Branch Connectivity.

النسخ الاحتياطي للبيانات و حفظه و استرجاعه Backup Procedures.

إذا كانت الشركة تعتمد أحد برمجيات إدارة الأعمال فيستحسن

ايضاً توافر مهارات صيانة و إدارة قواعد البيانات Database Administration Skills

و ينصح بتوفير هذه المهارات عن طريق التوظيف إذا كان حجم الشبكة كبيراً أو إذا امتلكت الشركة فروعاً عديدة ترتبط شبكاتها المحلية ببعضها البعض. و يمكن اللجوء إلى التوظيف بنظام نصف الدوام إذا أحس صانع القرار أن حجم العمل المطلوب لا يحتاج إلى كل الوقت الذي يوفره موظف يعمل بنظام الدوام الكامل. يمكن ايضاً توفير نفس المهارات عن طريق التعاقد مع طرف ثان Outsourcing طالما تم توفير كل الخدمات المطلوبة مع ضمان جدي بقدرة هذا الطرف على القيام بمسئولياته.

بالنسبة لبرمجيات إدارة الأعمال

تتميز برمجيات إدارة الاعمال بحساسية تأتي من كون هذه البرمجيات تتعامل مع أهم البيانات و المعلومات التي تتداولها الشركة داخلياً أو مع أطراف خارجية من العملاء و الموردين و الجهات الادارية و الحكومية ، و ايضاً من ارتباط هذه البرمجيات الوثيق بتدفق العمل و بحيث يؤدي توقفها أو بطئها إلى إعاقة سير العمل أو توقفه تماماً في بعض الأحيان. كما يجب أيضاً أن تتحلى بالمرونة لأن من واجبها تتبع مرونة الأعمال ذاتها و التي تتغير أساليبها و إجراءاتها أحياناً أملاً في زيادة الانتشار أو الربحية أو غيرها من أهداف إدارة الأعمال.

إن تطبيق و تفعيل برمجيات إدارة الأعمال يمر بمراحل عدة تتطلب كل منها بعض المهارات الضرورية لضمان الإعتماد الناجح على تلك البرمجيات.

مرحلة الإعداد Implementation Phase

خلال هذه المرحلة يتم تطويع المنتج أو البرنامج كي يقوم باتباع أو تطبيق الأساليب التي تراها إدارة الشركة مناسبة للقيام بأعمالها ، كما قد يتم خلالها أيضاً تغيير الأساليب التي تتبناها الإدارة كي تصبح اكثر ملاءمة للتعاون مع تقنيات إدارة المعلومات.

إن نجاح هذه المرحلة هو أهم ما يجب أن تطمح اليه الإدارة لتوفير بيئة ملائمة للاستفادة من تقنيات المعلومات.

مرحلة إدخال البيانات لأول مرة Initial Data Entry

تتميز برمجيات إدارة الأعمال بحساسية تأتي من كون هذه البرمجيات تتعامل مع أهم البيانات و المعلومات التي تتداولها الشركة … و ايضاً من ارتباط هذه البرمجيات الوثيق بتدفق العمل و بحيث يؤدي توقفها أو بطئها إلى إعاقة سير العمل أو توقفه تماماً في بعض الأحيان.

عادة ما يتم العمل بتلك المرحلة بالتزامن مع مرحلة الإعداد Implementation ، بل إن العديد من مطوري برمجيات إدارة الاعمال يعتبرونها أحد خطوات مرحلة الإعداد.

تشمل هذه المرحلة إدخال كافة البيانات التي تحتاجها الشركة بصورة اساسية لاستخدام برمجيات إدارة الأعمال و ربما كان أهمها بالشركات التجارية هو بيانات أصناف المخزون و سجلات العملاء و الموردين.

مرحلة العمل اليومي

تشمل هذه المرحلة إدخال البيانات و استخراج التقارير و اتخاذ القرار – بمستوياته المختلفة – بدعم من برمجيات إدارة الاعمال فيما يعرف ب Line of Business. تتطلب هذه المرحلة – و هي الأطول و الأشمل في عمر برمجيات إدارة الاعمال – من كافة مستخدمي هذه البرمجيات معرفة واجباتهم و مسئولياتهم بصورة واضحة. لذلك يجب تدريب كافة المستخدمين على استخدام هذه البرمجيات تدريباً احترافياً. من المهم جداً ألا يتم التقليل من أهمية هذا التدريب أو الإعتماد على نقل الخبرات من موظف لآخر أثناء اداء العمل دون مرورهم بدورات تدريبية حقيقية كما أن اشتراك الموظفين بمرحلة إدخال البيانات لأول مرة سيساعدهم في مرحلة العمل اليومي حيث سيكونون قد تعرضوا بالفعل لاستخدام هذه البرمجيات.

من المهم ايضاً امداد “المستخدمين الأقوياء” أو Power Users ببعض الجوانب المتقدمة في التشغيل حيث أن هؤلاء عندهم القدرة على مساعدة الآخرين بالمواقف الطارئة كما أنهم اكثر قدرة على الإتصال بمتخصصي الدعم الفني و الشركة المطورة للبرمجيات لمجابهة ما قد يعوق تطبيق هذه البرمجيات من مشاكل أو معوقات.

الإجراءات الموسمية و الطارئة

text-justify: kashida; margin: 0cm 18pt 0pt 0cm; line-height: 20pt;