21 طريقة ناجحة للقضاء على التسويف وإنجاز الأعمال في أقصر وقت




مؤلف الكتاب / برايان تريسي . وهو خبير أعمال لم يكمل مرحلته الثانوية ، و عمل في أعمال شاقة عديدة ، كغسيل الصحون و تكويم جذوع الأشجار و حفر الجدران وتحزيم أكوام الحشيش في الحقول ، و عمل كذلك في المصانع .


استطاع وهو في الخامسة و العشرين من عمره أن يصبح نائبا لرئيس في شركة ، على جماعة من البائعين يتراوحون من 59 شخصا في ستة بلدان ، بعد أن كان مديرا للمبيعات .
في الثلاثينات من عمره نال درجة البكالوريوس في التجارة من جامعة البرتا ، ثم نال درجة رئيسة في الإدارة الحكومية و إدارة الأعمال من جامعة كولومبيا باسفيك .



نظرية الكتاب / تقوم نظرية الكتاب على أن الشخص العادي ( أو الأكثر حتى من عادي ) لديه كما هائلا من الطاقات التي لم تستغل بعد ، و أنه في الإمكان استغلال هذه الطاقات في المضي قدما لو تعلمنا وتدربنا على المفاتيح و الطرق و الاستراتيجيات التي يستخدمها الناجحون المتقدمون .



و تقوم كذلك على أن الواجب هو البدء بالأهم دائما ، يقول : " إذا كان عليك أكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع "


ويقول : " وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديك واجبان مهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهم أولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرة وتتابع المهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأ بالأخرى . "


ملخص رؤوس وتفصيل عناصر الكتاب :


1 ـ هيئ الطاولة .

عليك أن تكتب هدفك بوضوح، المماطلة التي تحدث عند أداء المهام هو عدم وضوح الهدف الذي تسعى إليه، ماذا لو كان لديك خطة واضحة المعالم ولها أهداف محددة ؟ بالتأكيد سيكون سلوك طريق تحقيقها واضحاً ومعروفاً .

على سبيل المثال افرض أنك تريد شراء سيارة جديدة بعد سنة من الآن، فكل ما عليك فعله هو أخذ ورقة وقلم وحساب قيمة السيارة ومقدار المبلغ الذي عليك ادخاره شهرياً حتى تكمل قيمة السيارة، حتى إذا جاء وقت شراء السيارة بحسب خطتك تكون قيمة السيارة جاهزة .

لذلك عليك : تحديد ما تريده بدقة ، وكتابة هدفك والتفكير على الورق، وضع حد زمني نهائي لإنجاز الهدف، وضع قائمة لكل شيء تفكر بفعله لتنجز هدفك، نظم قائمتك كخطة عمل حسب الأولوية والتتابع ، نفذ خطتك على الفور، وطد العزم لفعل شيء م كل يوم بمفرده باتجاه هدفك الرئيس، وسجل نشاطك في مفكرتك اليومية .

عزيزي القارئ ..

هل لديك نشاط مماثل لهذا ؟ بمعنى هل تمارس شيئاً من هذه السياسة في حياتك اليومية ؟



2 ـ خطط لكل يوم مسبقا .

إن إصرارك على إنجاز المهام ومقاومة المماطلة والتخطيط لذلك هو ما سيساعدك لإنجاز مهامك وترتيب أولوياتك في أسرع وقت ممكن.

دعني أضرب لك مثلاً بسيطاً، ماذا لو كان لديك 1000 مظروف تريد توزيعها على 1000 منزل ؟ كيف سيكون ذلك ؟

الجواب هو أنك ستقوم بتوزيع المظاريف واحداً تلو الآخر .. أي جزءاً جزءاً ..

طبق نفس المعادلة على مهامك وواجباتك اليومية وأهدافك سواء بعيدة المدى أو قريبة المدى ثم قم بتحديد وقت زمني وأنجزها واحداً واحداً ، وبعد مدة ستجد نفسك أنجزت مهامك وحققت أهدافك وستشعر بالارتياح الكبير وتزداد ثقتك في نفسك.
إن أخذك لورقة وقلم صباح كل يوم وإعداد خطة بشكل جيد سيوفر عليك وقتاً طويلاً عند التنفيذ، ولا بد أن تكون خطتك واضحة ومناسبة وتذكر قول الكس ماكيزي عندما قال : العمل من دون تخطيط سبب كل فشل .

التخطيط الجيد والمدروس بعناية سيزيد بلا شك من إنتاجك وإنجازاتك، ومع كل أسف قليل من الناس من يطبقه، لذا لا تكن من هؤلاء الذين لا يطبقون التخطيط، فالناجحون بالتأكيد يخططون لكل شيء.

كيف يمكنني أن أخطط لمهامي وأعمالي ؟

الأمر في غاية السهولة:

أحضر ورقة وقلماً مناسباً.
اكتب قائمة لكل شيء تود أن تفعله قبل ان تبدأ.
قم بترتيب الأعمال بحسب أهميتها.
قم بالتنفيذ فورا الانتهاء من إعداد القائمة .
إن تذكرت مهمة أو عملاً أثناء التنفيذ، قم بإضافته إلى القائمة .
متى أقوم بإعداد هذه القائمة ؟

يفضل أن تقوم بإعداد قائمة أعمال الغد في مساء اليوم الذي يسبقه، وإذا لم تتمكن من إنجاز كل المهام المطلوبة اليوم فأدرج المهام المتأخرة إلى اليوم التالي .

قيّم أداءك في تنفيذ مهامك :

عندما تجهز قائمتك وتبدأ في إنجاز المهام، ضع علامة على المهام المنجزة، عند إنجازك لأكثر من مهمة ستشعر بالارتياح وأنت تنجز المهمة تلو المهمة وسيعطيك دافعاً قوياً لإنجاز كل مهامك بأسرع وقت، وسيساعدك هذا على التغلب على المماطلة باستمرار.

قاعدة 10/90 :

تقول هذه القاعدة بأن 10% من الوقت الذي تمضيه في التخطيط والتنظيم لعملك قبل أن تبدأ به سوف يوفر عليك على الأغلب 90% من الوقت الذي ستمضيه حال البدء بالعمل.

الخلاصة :

التخطيط والتنظيم المسبق لإنجاز المهام من الأمور الضرورية والمهمة جداً، قليل من الوقت تمضيه في التخطيط أول الصباح سيوفر عليك المزيد من الوقت أثناء تنفيذ العمل .
لتكن خططك سنوية، شهرية، أسبوعية ، يومية .
فكر على الورق واعمل من خلال قائمة.
عند إنجازك لمهامك المجدولة والمرتبة في قائمة ستشعر بالارتياح والثقة بالنفس وستجد نفسك ميالاً لإنجاز مهام أكبر وأكثر.
التمرين المستمر على عادة التخطيط سيجعلك تقضي على عادة المماطلة والتسويف .


3 ـ طبق قاعدة 20% ـ 80% في كل شيء .

و تنص هذه القاعدة على أن 80% من إنجازاتك و ثمار عملك هي ناتجة عن 20% فقط من أنواع نشاطاتك .
فركز على هذه الـ 20% من النشاطات .


4 ـ ضع بعين الاعتبار نتائج الأمور .

فأهم مهامك و أولاها هي التي لها نتائج حقيقية جدية . فركز عليها قبل كل شيء


5 ـ مارس طريقة ( أ ـ ب ـ جـ ـ د )

وذلك حينما تقوم بوضع الجدول اليومي في الليلة السابقة ، فعليك بترتيب أولويات مواد هذا الجدول حسب الأهمية تنازليا ، فبدأ جدولك بالأهم فالمهم .


6 ـ ركز على المواقع ذات النتائج الأساالأساسية .

فتعرف و حدد النتائج التي تنجز فيها عمليك على أكمل وجه ، ثم قم بالعمل على ما يوصل إليها طوال النهار .



7 ـ اتبع قانون الكفاية المفروضة .

والذي ينص على أنه لا يوجد أبدا الوقت الكافي لفعل كل شيء . لكن هناك دائما وقت كافي لفعل الشيء المهم .
فأنت واجبك أن تتعرف على هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك و تنطلق فيها دون توقف .


8 ـ استعد تماما قبل البدء .

هيئ مكتبك . اجعل مراجعك وكذلك حاسبك الشخصي قريبا منك . نظف المكتب . قم بكل ما يعد تهييئا قبل البدء في العمل اليومي .


9 ـ أدّ واجباتك المنزلية

قرر أن تكون الأفضل في كل ما تفعله ، دائما لبّ ما هو أكثر مما هو متوقع منك .


10 ـ ابحث عن قدراتك الخاصة و نمها .

فحدد جيدا الأشياء التي تؤديها بشكل جيد ، أو من الممكن أن تكون فيها جيدا جدا ، وأد هذه الأشياء من كل قلبك .


11 ـ حدد مواطن اختناقك و خفف منها .

عليك أن تحدد أعناق الزجاجات لديك ، و التي تحد من سرعتك في تنجيز أهدافك و تمثل عائقا أمامك ، و من ثمّ قم بالتخفيف منها .


12 ـ اقطع برميلا واحدا في كل مرة .

فيمكنك أن تنجز أكبر و أصعب الأعمال ، إذا أنهيت خطوة واحدة في كل مرة .
إن هذه النظرية قريبة من نظرية الإدارة بالأهداف و التي تحوي نظرية تقسيم الأهداف الكبير إلى أهداف صغيرة فأصغر ، و التفرد بكل هدف وإنجازه حتى تتجمع الأهداف المحققة مكونة الهدف الأكبر .


13 ـ اضغط على نفسك .

فاجعل يومك مشحونا بصورة كبيرة ، كأن أعمالك محدودة بوقت معين ضيق جدا لا يمكن أن تنجزه فيها لو مشيت حسب تمهلك الطبيعي ، فلا تستحضر انفتاح الوقت أمامك . تخيل أنك ستغادر المدينة بعد شهر و اعمل وكأنك يجب عليك أن تنهي كل مهامك الرئيسية قبل أن تغادر .


14 ـ نم قدراتك بنوع من الراحة .

خذ قسطا وافرا من الراحة بحيث تستطيع أن تنجز أعمالك بكل ما أوتيت من جهد ، ومن ثمّ تعرف على الأوقات التي تكون فيها طاقتك العقلية و الجسدية في أوجها من كل يوم و استعد لهذه الأوقات .


15 ـ حفز نفسك للعمل

ضع لنفسك شعارات تتخيلها و تسير عليها .
انظر للجيد و لما أنجزته من كل موقف .
ركز على الحل و لا تركز على المشكلة .
كن دائما متفائلا .


16 ـ ماطل دائما .

استخدم المماطلة التي يحذر منها هذا الكتاب ، و لكن في المهام قليلة الفائدة ، فكلما رأيت من نفسك ميلا لعمل لا يعد من أعمالك الرئيسة أو المهمة أو التي تبغي ثمرتها ، فماطل فيه قدر المستطاع ، بحيث يكون لديك وقت كاف لأداء الأشياء القليلة التي لها شأن حقيقي لك .


17 ـ أد المهمة الأكثر صعوبة أولا .

فابدأ كل يوم بأصعب مهامك ، بالمهمة التي تخلق أعظم إسهام لك و لعملك ، و قرر أن تستمر على أدائها و لا تفكر في غيرها حتى تنهيها بنسبة110% .


18 ـ قطع و جزئ المهمة .

مبدأ الإدارة بالأهداف


19 ـ كيف مهامك على الفترات الطويلة .

نظّم ايامك من خلال كميات كبيرة من الوقت بحيث تستطيع التركيز على أهم مهامك من خلال فترات طويلة . كأن تجعل مكالمتين هاتفيتين كل يوم للحصول على عملاء جدد ، قطعا على المدى الطويل ستجني ثمرة ذلك . وكأن تججعل لنفسك نصف ساعو فقط يومية قبل النوم لقراءة الكتب ، لو التزمت ذلك ، ستجد نفسك علىالمدى البعيد قرأت كمّا هائلا جدا من الكتب . هذه هي نظرية تكون الجبل من حصوات تجمع الواحدة تلو الأخرى .


20 ـ طور إحساسك بالطوارئ .

فكن دائما سريعا في عملك تخشى أن يتفلت منك ، و عود نفسك على ذلك ، و كن شخصا معروفا بأداء الأشياء بسرعة و إتقان .


21 ـ استفرد بأداء كل مهمة على حدة .

إن هذا المبدأ يشبه المبدأ رقم 18 و الذي يشبه مفهوم الإدارة بالأهداف . إلا أن الاستفراد هنا يكون بالمهمة بأكملها لا بتجزيئها ، فكما أنك تقسم المهمة الواحدة إلى أجزاء تعتبر كل جزء منها مهمة منفردة ، فكذلك لا تخلط المهام بعضها البعض ، بل ركز على كل مهمة بانفراد قدر المستطاع ، و عش جوها و بيئتها حتى تنهيها كاملة بنسبة 100% دون الالتفات الذهني لمهمة