الفوائد لنظم ادارة المعرفة والتدريب الاليكتروني:
القسم الأول من النظام : برنامج أو نظام التفاعل (Participate)Social business Software
- يساعد اي موظف على التخاطب مع أي عضو في المؤسسة بسهولة
- المقدرة على تسجيل أي محادثات او أي نوع من الاتصال سواء بالبريد الاليكتروني أو الشات أو اي تخاطب يحدث وبشكل يومي بحيث يسمح باسترجاع أو الاستفادة من أي معلومة في أي اجتماع أو تحاطب اليكتروني أو حتي في التدريب ، ويمكن البحث في أي معلومة تم طرحها من خلال النظام، وبالتالي المقدرة على الاستفادة من المعلومات في أوقات الموظف لا يستطيع التواجد بها. ويساعد ذلك أيضا في الاجابة على أي استفسارات داخلية. بالاضافة الى معرفة كيفية حل المشاكل والتحديات التي يجدها الموظفين أو مدراء الأقسام.
- ربط الخبراء في عدة اماكن وفي أي وقت بحيث يمكن توجيه الأسئلة من المستفسر بشكل تلقائي للخبير المختص ، يقوم النظام بتوجيه الأسئلة ذات العلاقة الى الخبير الخاص بها. بحيث لا يكون هناك حاجة للبحث عن الشخص المسؤول عن المعلومة. ويعمل ذلك بتشكيل ذاكرة للمؤسسة تحوي جميع نشاطاتها وافكارها.
- بما أن المعلومة يمكن تتبعها والبحث عنها يستطيع الموظف الحصول على المعلومة الصحيحة بسرعة لاتخاذ قرار سريع، كما توفر هذه الميزة المقدرة على موظفين الجدد لفهم ثقافة المؤسسة والتدرب على الاندماج والعمل بها بفترة أقصر.
- حماية المعلومات الهامة من الوصول الى أشخاص ليس لهم علاقة بالموضوع المطروح.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى ومواقع الانترنت الخاصة بالمؤسسة أو الهيئة.
- توفير الوقت في كيفية الاتصال مع الأشخاص المعنيين ، بحيث لا داعي للموظف أن يبحث عن الشخص المعني، ولا داعي أن يسال عن مكان تواجده أو كيفية الاتصال به ، حيث يوفر النظام ألية لتواصل مع أي عضو في المؤسسة بشكل سهل.
- في حال وجود مبادرات لنقاش أو طرح فكرة جديدة يسمح النظام لجميع الاشخاص المعننين داخل أو خارج الهيئة بالتفاعل نحو الفكرة او الموضوع المطروح.
- ربط الخبراء في نفس المجال باختلاف مديرياتهم وتواجدهم بقناة اتصال واحدة تناقش مجالات عملهم ، وذلك لتسيير وتسهيل انجاز المشاريع ذات العلاقة بعملهم.
- يستطيع المراجعون للدوائر او زبائن المؤسسة بالمشاركة ضمن ضوابط معينة، وبصلاحيات محددة. بحيث يسثطيع المراجع الاستفسار عن واقع سير معاملته.
- تقليل الوقت للاجابة عن الاستفسارات، وتقليل تحديات التي تواجهها الادارات.
- اعادة استخدام المعلمومات دون الحاجة الى ايجادها من جديد.
- زيادة رضى العملاء والمراجعين بزيادة الشفافية والمشاركة
- يمكن طرح أي مشاكل فنية ووضعها على Wiki أو Blog
- الاشتراك في موضوع معين بحيث اي معلومات ترد بهذا المجال تصل الى الشخص المشترك
- تقليل المخاطرة من الاعتماد على خبراء معينين ونقل المعلومات الى النظام لضمان موجودات المؤسسة من المعرفة والخبرات
- عدم حصر المعلومات بشخص معين وزيادة تبادل المعلومات مع أعضاء الفريق من خلال مرورها من النظام واهمال أي معلومات لا تمر بالنظام.
- بعد عملية التدريب التقليدية يستطيع الموظفين التواصل مع المدربين ومتابعة عملية التدريب وابداء ملاحظاتهم وحصيلة تجاربهم الناتجة من التدريب.
- تكامل النظم البريد الاليكتروني مع النظام التفاعل.
- يعمل النظام على وضع الية لمكافئة الاسخاص الأكثر مساهمة والمشاركة بالمعلومات ويمكن ربطه مع نظام لتحفيز الموظفين على المساهمة في تبادل المعلومات .
- مقدرة الخبراء على تبادل المعلومات والوثائق في أي مكان خارج مؤسساتهم من خلال ألأجهزة الخلوية أو الحاسوب.
- يستطيع النظام اصدار تقارير عن أكثر المعلومات المطلوبة واكثر التحديات والمواضيع التي يتم مناقشتها كا يمكنه جرد الأسئلة التي تتكر وبالتالي تساعد هذه التقارير في تطوير المؤسسة ووضع أفضل الاجراءات والممارسات المهنية.
- امكانية ارسال رسائل خاصة لا تنشر في وقت معين لاكن تنشر في وقت لاحق للاستفادة منها ، ويمكن اعطاء هذه الصلاحيات حسب الحاجة
القسم الثاني: نظام ادارة المحتوى التدريبي أو التعليمي LCMS
- مطورو المحتوى، الخبراء واي مساهمين في العملية التدريبية باستطاعتهم تطوير وادارة المحتوى وتسليم المحتوى من خلال صفحات الانترنت ، يستطيع مطورو المحتوى تعدبل وتطوير أي مادة دون الحاجة الى أي لغة برمجية.
- يستطيع مطوروا المحتوى العمل معا على نفس المحتوى.
- توفير مادة تعليمية دون الحاجة لوجود أي برمجيات ودون الحاجة لتنزيل أو تحميل الملفات لقرائتها
- وجود محتوى تفاعلي ووجود أدوار مختلفة للمساهمين سيساعد على زيادة التفاعل
- امكانية التفاعل مع الموظفين أو المدربين بشكل مباشر حول موضوع الدورة.
- توفير عمليات التدريب الاليكتروني 24 ساعة طوال أيام الأسبوع ويستطيع الشخص التدرب في أي مكان واي وقت
- تقليل الوقت المستشمر في تطوير المحتوى
- القدرة في البحث عن أي جزء في اي او محتوى واستخدامه في أي محتوى آخر
- يقيس النظام قدرات الأشخاص في مجال معين ثم يوصي النظام بالدورات الخاصة اللازمة لهذا الشخص مما يوفر أمكانية توفير تدريب يلبي الاحتياجات الفردية ،
- ينقل المحتوى التعليمي المطلوب للأشخاص اللذين لا يعرفون عنة.
- امكانية ادخال الصوت والصورة على اي مادة تفاعلية مع الاسئلة الى النظام بسهولة ويمكن تركيب مادة جديدة من خلال استخدام المواد السابقة وبالتالي اخثصار الوقت والجهد
- تقليل المخاطرة من الاعتماد على خبراء معينين ونقل المعلومات الى النظام لضمان موجودات المؤسسة من المعرفة والخبرات
- تبويب المحتوى وترقيمه بشكل تلقائي بحيث يوفر نظاما لمعرفة آخر التحديثات على المحتوى ويسهل عملية ادارة المحتوى
- التكامل مع الأنظمة الأخرى المحلية والعالمية
- تخزين وتسليم المحتوى التعليمي
- تجميع المادة وتقديمها تبعا لخصائص معينة لدى كل شخص أو متدرب
- تسهيل تحديث المحتوى التدريبي وتسهيل نقله الى لغات مختلفة
- يتم تخصيص الحتوى وتسليمه تبعا للمسمى الوظيفي وليس لاسم الشخص بذاته وبالتالي خلق محتوى خاص بكل مسمى وظيفي.
- المقدرة على تسليم المحتوى بعدة صيغ تشمل الجهاز الخلوي والسي دي و المواد الورقية والغير ورقية .. باختلاف أنواعها.
- يخزن جميع البيانات التدريبية في قاعدة بيانات عالية الكفائة تحمي المؤسسة، بحيث أنه في الطريقة التقليدية يكون المحتوى مشتت ومبعثر ضمن المؤسسة ويمكن أن يتعرض للفقدان عند تعرض الحاسوب الموظف لعطل ما أو لتغيب الموظف لظرف ما وبالتالي توفير آلية تشاركية ونظام يعمل على حماية المحتوى في جميع الاوقات.
- يمكن ادارة جميع العمليات التدريبية لكافة المديريات أو الأقسام أو الدوائر من خلال وحدة واحدة أو قسم واحد وبالتالي تقليل التكاليف لوجود أقسام اخرى مشابه.
- امكانية عمل علاقات بين أجزاء المحتوى بحيث يمكن تحريك صورة شاحنة تمثل عمليات النقل التي تتم ويمكن ايضا ربط الصور مع بعضها وتفعيلها وربط الصورة مع الصوت أو مع الحركة دون الحاجة الى برمجة.
- مقدرة النظام على قراءة مصادر المختلفة للمحتوى وتقديمها بصيغة واحدة مرتبة.
- مقدرة الجميع على استخدام أي عنصر من المحتوى وتجميعه بمحتوى جديد
- يضمن تسليم عمليات تدريب ممنهجة وبنفس الجودة في كل مرة يعرض بها المحتوى
- ربط المحتوى بالصلاحيات المقدمة للموظف أو المتدرب
- معرفة المحتوى الأكثر استخداما
- تحويل المحتوى لصيغ عالمية لتدريس الورقي أو الاليكتروني أو دليل الاجراءات بنفس الوقت ، أي انه يحول المحتوى تبعا للطريقة التي ستعرض بها.
- القدرة على تسليم المحتوى بانقطاع الانترنت من خلال الشبكة الداخلية
- المقدرة على توزيع وتسليم المحتوى في اي مكان ووقت ويمكن اعطاء صلاحيات تبعا للمكان
- القدرة على اعطاء الصيغة المناسبة تبعا للمكان. فمثلا يحتاج قسم التدريب في الشمال الى powerpoint لكن المديرية في الجنوب تحتاجها الى صيغة ورقية خاصة بالكتب أما اقليم الوسط فيحتاجها بصيغة الانترنت وبالتالي توفير جميع الصيغ دون الحاجة الى اضاعة الوقت في طريقة توفيرها. يمكن تسليم المحتوى تبعا ، للمهارات ، خصائص الشخص وبياناته، أو بناء على طلب المتعلم.
القسم الثالث: نظام ادارة العملية التعليمية أو التدريبية LMS
- توفير الية للاختبارات ، وقياس الاداء وتقييم الدورات بما ينعكس على تحسين أداء المؤسسة
- توفير صفحة للمؤشرات والقراءات للمدراء يمكنهم من خلالها قراءة الاحصاءات عن أداء الموظفين بشكل عام وبشكل خاص، وبهذا يعطي النظام قراءات عن مستويات المهارات المتوفرة لدى المؤسسة ككل ويساعد صاحب القرار بمعرفى كيفية تحسين الاداء.
- يمكن للمتعليمن أو المتدربين أن يجدوا الدورة التدريبية الخاصة بهم ويمكن تتبع نتائجهم وانجازاتهم بالدورة التدريبية ويمكن الاطلاع على النقاط أو العلامات التي يحصلون عليها.
- ادارة الدخول والخروج من النظام وادارة سجلات الموظفين وبياناتهم
- اصدار التقارير المختلفة
- يحوي مزايا بحث متقدمة
- يقدم الية تطوير برامج تدريبية خاصة بالمؤسسة( Custom Content)بالاضافة لامكانية اضافة وشراء محتوى اليكتروني جاهز (Off the shelf content).
- يوفر القدرة على التدريب عل عمليات الخاصة بالمؤسسة وتقليل الاحتياج الى الخبراء وتطوير عمليات الأجراءات وكتيبات التدريب الاليكترونية بسهولة.
- الاطلاع على الجداول والبرامج التدريبية والخطط التدريبية مع امكانية المستخدم بحجز أي منها في أي وقت
- تحليل الفجوة أو الفرق التعليمي اللازم لكل موظف وتوفير ادوات التقييم الذاتي وتقارير كفائة العملية التدريبية
- قياس الأهداف ووضع الاستراتيجيات
