إدارة السجلات إلكترونيا ..

علم إدارة السجلات والأرشيف اصبح من المواضيع اللامعة في الاونة الاخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.

ولسوء الحظ, ما زال التشويش والارباك يحيط ادارة السجلات والارشيف من ناحية المفهموم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات او تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الاساسية والاجراءات لكل منهم.

كلمة "أرشيف" تستخدم في إتجاهات عدة لدرجة انها تربك البائع والمشتري بنفس القدر. بالنسبة لبعض الناس الارشيف هو تخزين شيئ ما, اما بالنسبة لمدراء السجلات فإن الارشيف يعني حفظ الشيئ الصحيح لفترة زمنية محددة مسبقاً.

السجلات مقابل الوثائق: ما الفرق؟

الوثيقة (سواء بصيغتها الالكترونية او الورقية) هي أداة الاتصال الاساسية بحيث تكون بنيتها الداخلية غير مهيكلة والتي تستخدم في العديد من المؤسسات. أنظمة إدارة الوثائق - ما زالت تستخدم كمكتبات او مخازن للوثائق- يمكن من خلالها انشاء الوثائق وإدارتها وتخزينها لتسهيل الوصول لها بواسطة الاقسام والافراد داخل المؤسسة.

السجلات بالمقابل هي دليل اي مؤسسة, كذلك هي الوظائف المعمول بها, الاجراءات, السياسات, القرارات, العمليات, او الانشطة الاخرى المعمول بها داخل المؤسسة او اي معلومة تعتبر قيمة للعمل المؤسسي. الوثائق ليس جميعها سجلات, والسجل ممكن أن يكون مهيكل او غير مهيكل. السجل ممكن ان يكون وثيقة مع ارتباطه بالعديد من الاجراءات لإدارته. السجلات ممكن أن تكون كتب, اوراق, خرائط, صور فوتوغرافية, مواد مقروءة اليا, او اي مواد ارشيفية اخرى.

كلا النظامين (ادارة الوثائق وادارة السجلات) يتطور ليدعم العديد من انواع المعلومات, لكن اسباب بناء نظام ادارة وثائق يختلف اختلافا اساسيا عن اسباب بناء نظام ادارة سجلات. تعتبر الفائدة من بناء نظام ادارة وثائق هي مشاركة العلم وامكانيات التفاعل حول الوثائق المخزنة في نخزن او مكتبة وثائق. كذلك يمكن اعتبار هذه الامكانيات جزءا من نظام ادارة السجلات, لكن نظام ادارة السجلات يركز على المحافظة على مخزن دليل المؤسسة والتي تشمل تدوين الاحداث المتعلقة بالامور الشرعية والقانونية, التنظيم والانضباط, الامور المالية, العمليات والاجراءات, الانشطة التاريخية داخل المؤسسة.

مكتبة الوثائق هي مخزن للوثائق التي ممكن استخدامها مستقبلا, بينما مخزن السجلات هو مخزن لحفظ كل ما هو ضروري لفترة معينة محددة مسبقا. كما يركز ايضا نظام ادارة السجلات على الصلاحيات اكثر من نظام ادارة الوثائق, بحيث تمنح صلاحيات محددة لمستخدمين محددين فقط, ولا يمكن الغاء السجل الا بعد انتهاء فترة الحفظ وتقييم السجل.

المؤسسة تحتاج لفهم دقيق للمعلومات التي يجب ان تسجل كسجل, ومدة الحفظ, واجراء الاتلاف, او الارشفة. هذا الفهم ينبع من التخطيط وتصميم وتعريف "خريطة أنواع الملفات" او File Plan والغرض من خريطة انواع الملفات هو تصنيف او تجميع السجلات تحت موضوع معين ولمدة حفظ تميز كل موضوع. وبالتأكيد يتطلب امر انشاء خريطة انواع ملفات فعال ضرورة تطوير موسوعة او قاموس او تصنيف وذلك لتفنيد السجلات او الوثائق.

مكتبات السجلات المدارة جيدا يمكن أن توفر نقطة وصول مركزية للسجلات والتي تم التحكم بها سابقاً بواسطة فروع اخرى او اشخاص متعددون كذلك تسمح بالوصول لهذه السجلات اثناء سيرها بدورة حياتها المقررة. السجلات النهائية يتم عادة اغلاقها ويمنع التعديل عليها وهذا ما يختلف عن مكتبات الوثائق والتي تسمح بحجز الوثيقة والغاء حجزها والتحكم بإصداراتها وتعديلها حسب الصلاحيات.

بشكل عام فإن الوثيقة ستنشئ في مكتبة الوثائق ويتم مراجعتها وتدقيقها واصدار اصدارات مختلفة لها والاتفاق على محتوياتها وربما اخضاعها لمحرك سير عمل لجمع تواقيع مثلا, وعند الانتهاء منها واصدار النسخة النهائية يمكن عندها اذا تقرر تحويلها لسجل أن ترسل الى مكتبة السجلات. في مكتبة السجلات سيتم وضع السجل ضمن شجرة انواع الملفات حسب تصنيفها, وحيث ان هذه الشجرة اعدت مسبقا وتم تحديد فترة حفظ لكل تصنيفاتها فإن السجل التابع لتصنيف معين سيكتسب خصائص التصنيف تلقائيا.