مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقة آلية مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات آليًا، مثل الفهرسة والأرشفة والتلخيص والبحث والاسترجاع.

 

هناك الكثير من السلبيات المصاحبة لعملية التعامل اليدوي مع البيانات المكتوبة مثل إضاعة الوقت والجهد، حيث تظهر الإحصاءات أن مديري ورؤساء الشركات يهدرون حوالي مائة وخمسين ساعة سنويًا من وقتهم في البحث عن الوثائق، هذا إلى جانب النمو المتزايد في حجم الوثائق الورقية بنسبة عشرين بالمائة سنويًا. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر عملية التعامل اليدوي مع البيانات عملية مكلفة، حيث ينفق الكثير من الأموال على شراء الورق وأدوات الكتابة، إلى جانب تكلفة صيانة الخزائن المحتوية على هذه الأوراق إذا وضعنا في الاعتبار كم الأوراق الهائل الذي تحتوي عليه المؤسسات. وعلاوة على ذلك، تنطوي عملية التخزين اليدوي للبيانات على مخاطر كثيرة مثل التعرض للضياع أو التلف وعدم سرية البيانات الهامة.

 
المواصفات الفنية في نظم الأرشفة الإلكترونية
- لتقنية المتقدمة في إدارة نظم الملفات الإلكترونية بحيث تكون الملفات في نظام الأرشفة الإلكترونية منظمة ومخزنة في مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية .
- بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي وذلك بالتنسيق مع الجهة المعنية على كيفية إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي على سبيل المثال: إنشاء الهيكل التنظيمي بالاعتماد على الإدارات والإدارات الفرعية .
- تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات.
- توفير مساحات أقل للتخزين.
- تأمين سرية وحماية للملفات مع المحافظة على أصولها بعد التعديل.
- استخدام قاعدة بيانات متميزة وذات كفاءة عالية مثال: MS SQL أو ORACLE
- استخدام صيغة للصور الضوئية بأقل حجم ممكن مثال للصور الممسوحة ضوئيا بالأبيض والأسود واستخدام JPEG للصور الملونة.
 
مميزات الأرشفة الإلكترونية
• سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي الأرشيف مع توفير الوقت مهما كان حجمها.
• انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر مراحل العمل بسلاسة.
• سهولة الاندماج مع تقنيات مختلفة مثل معالجات الصور والماسحات الضوئية.
• الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
• تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للأرشفة العادية.
• تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في المؤسسة وذلك باستخدام أنماط معدة لذلك.
• القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، سواء المنظمة أو غير المنظمة.
• إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن.
• استخدام تقنيات متقدمة مثل الفاكس والبريد الإلكتروني لتداول الوثائق بين المستخدمين.
 
 
حافظ على سرية عملك، وقم بتخزين جميع بياناتك تحت بيئة عالية الحماية، اما باستخدام قواعد بيانات Oracle او SQL ، سهولة اعطاء الصلاحيات للأفراد بناءً على طبيعة عملهم، والمحافظة على سرية العمل، وأيضاً إعطاء صلاحيات للأقسام والفروع.
دعم لجميع الشبكات الداخلية والخارجية وامكانية الدخول من خلال الإنترنت أيضاً، نظامنا يخدم جميع المستخدمين، ولا يحتاج لخبرة أو خلفية قوية مما يساعد على العمل مع النظام بسهولة وطلاقة وأيضاً دعمه للغة العربية كاملة يسهل التعامل مع النظام.
تصفح النظام بطلاقة باستخدام انترنت اكسبلورر Internet Explorer واستفد من السرعة وسهولة العمل، لا تحتاج الى تنصيب النظام على اجهزة المستخدمين ، توجه مباشرة على المتصفح واختبر قدرة النظام وسرعته. هذه الطريقة تقلل صيانة النظام ولاتحتاج الى دعم فني.
لمعرفة خصائص النظام كاملة

إدارة السجلات إلكترونيا ..

علم إدارة السجلات والأرشيف اصبح من المواضيع اللامعة في الاونة الاخيرة. وقد اكتسب هذا العلم التقدير بسبب تزايد القلق حول حماية المعلومات الشخصية وكذلك التي تمثل ذاكرة المؤسسات.

ولسوء الحظ, ما زال التشويش والارباك يحيط ادارة السجلات والارشيف من ناحية المفهموم, وينطبق هذا الكلام على بقية الاستراتيجيات الخاصة بإدارة المعلومات, مع أن العديد من إستراتيجيات او تقنيات إدارة المعلومات يتم ربطها سوية في مرحلة ما في المؤسسات فإن الحاجة ما تزال قائمة لفهم الفرق بينهم بحيث يتم فهم الوظائف الاساسية والاجراءات لكل منهم.

كلمة "أرشيف" تستخدم في إتجاهات عدة لدرجة انها تربك البائع والمشتري بنفس القدر. بالنسبة لبعض الناس الارشيف هو تخزين شيئ ما, اما بالنسبة لمدراء السجلات فإن الارشيف يعني حفظ الشيئ الصحيح لفترة زمنية محددة مسبقاً.

السجلات مقابل الوثائق: ما الفرق؟

الوثيقة (سواء بصيغتها الالكترونية او الورقية) هي أداة الاتصال الاساسية بحيث تكون بنيتها الداخلية غير مهيكلة والتي تستخدم في العديد من المؤسسات. أنظمة إدارة الوثائق - ما زالت تستخدم كمكتبات او مخازن للوثائق- يمكن من خلالها انشاء الوثائق وإدارتها وتخزينها لتسهيل الوصول لها بواسطة الاقسام والافراد داخل المؤسسة.

السجلات بالمقابل هي دليل اي مؤسسة, كذلك هي الوظائف المعمول بها, الاجراءات, السياسات, القرارات, العمليات, او الانشطة الاخرى المعمول بها داخل المؤسسة او اي معلومة تعتبر قيمة للعمل المؤسسي. الوثائق ليس جميعها سجلات, والسجل ممكن أن يكون مهيكل او غير مهيكل. السجل ممكن ان يكون وثيقة مع ارتباطه بالعديد من الاجراءات لإدارته. السجلات ممكن أن تكون كتب, اوراق, خرائط, صور فوتوغرافية, مواد مقروءة اليا, او اي مواد ارشيفية اخرى.

كلا النظامين (ادارة الوثائق وادارة السجلات) يتطور ليدعم العديد من انواع المعلومات, لكن اسباب بناء نظام ادارة وثائق يختلف اختلافا اساسيا عن اسباب بناء نظام ادارة سجلات. تعتبر الفائدة من بناء نظام ادارة وثائق هي مشاركة العلم وامكانيات التفاعل حول الوثائق المخزنة في نخزن او مكتبة وثائق. كذلك يمكن اعتبار هذه الامكانيات جزءا من نظام ادارة السجلات, لكن نظام ادارة السجلات يركز على المحافظة على مخزن دليل المؤسسة والتي تشمل تدوين الاحداث المتعلقة بالامور الشرعية والقانونية, التنظيم والانضباط, الامور المالية, العمليات والاجراءات, الانشطة التاريخية داخل المؤسسة.

مكتبة الوثائق هي مخزن للوثائق التي ممكن استخدامها مستقبلا, بينما مخزن السجلات هو مخزن لحفظ كل ما هو ضروري لفترة معينة محددة مسبقا. كما يركز ايضا نظام ادارة السجلات على الصلاحيات اكثر من نظام ادارة الوثائق, بحيث تمنح صلاحيات محددة لمستخدمين محددين فقط, ولا يمكن الغاء السجل الا بعد انتهاء فترة الحفظ وتقييم السجل.

المؤسسة تحتاج لفهم دقيق للمعلومات التي يجب ان تسجل كسجل, ومدة الحفظ, واجراء الاتلاف, او الارشفة. هذا الفهم ينبع من التخطيط وتصميم وتعريف "خريطة أنواع الملفات" او File Plan والغرض من خريطة انواع الملفات هو تصنيف او تجميع السجلات تحت موضوع معين ولمدة حفظ تميز كل موضوع. وبالتأكيد يتطلب امر انشاء خريطة انواع ملفات فعال ضرورة تطوير موسوعة او قاموس او تصنيف وذلك لتفنيد السجلات او الوثائق.

مكتبات السجلات المدارة جيدا يمكن أن توفر نقطة وصول مركزية للسجلات والتي تم التحكم بها سابقاً بواسطة فروع اخرى او اشخاص متعددون كذلك تسمح بالوصول لهذه السجلات اثناء سيرها بدورة حياتها المقررة. السجلات النهائية يتم عادة اغلاقها ويمنع التعديل عليها وهذا ما يختلف عن مكتبات الوثائق والتي تسمح بحجز الوثيقة والغاء حجزها والتحكم بإصداراتها وتعديلها حسب الصلاحيات.

بشكل عام فإن الوثيقة ستنشئ في مكتبة الوثائق ويتم مراجعتها وتدقيقها واصدار اصدارات مختلفة لها والاتفاق على محتوياتها وربما اخضاعها لمحرك سير عمل لجمع تواقيع مثلا, وعند الانتهاء منها واصدار النسخة النهائية يمكن عندها اذا تقرر تحويلها لسجل أن ترسل الى مكتبة السجلات. في مكتبة السجلات سيتم وضع السجل ضمن شجرة انواع الملفات حسب تصنيفها, وحيث ان هذه الشجرة اعدت مسبقا وتم تحديد فترة حفظ لكل تصنيفاتها فإن السجل التابع لتصنيف معين سيكتسب خصائص التصنيف تلقائيا.

ahmedkordy

(رَبَّنَا اغْفِرْ لِي وَلِوَالِدَيَّ وَلِلْمُؤْمِنِينَ يَوْمَ يَقُومُ الْحِسَابُ)

  • Currently 168/5 Stars.
  • 1 2 3 4 5
65 تصويتات / 3226 مشاهدة
نشرت فى 24 مايو 2010 بواسطة ahmedkordy

أحمد السيد كردي

ahmedkordy
»
جارى التحميل

تسجيل الدخول

عدد زيارات الموقع

15,466,752

أحمد السيد كردي

موقع أحمد السيد كردي يرحب بزواره الكرام free counters

 

صورة قلوب متحركه

تابعونا على حساب

أحمد الكردى

 

 موسوعة الإسلام و التنميه

على الفيس بوك

ومدونة
أحمد السيد كردى
على بلوجر