مبادىء نظم المعلومات الوظيفية .

إن كل منظمة لابد ان تنتج شيئا ما (سلعة خدمات ) وحتى يتم إنتاج السلع والخدمات لابد من توفير المال ، ومسك الدفاتر المحاسبية ، ولابد تصريف هذا الإنتاج وبيعه، مع تأمين أهم عوامل الإنتاج وهو العامل البشري مع ضرورة تنميته لانجاز الأعمال.

إن مجموع العناصر السالفة الذكر هي ما تشكل أنشطة المنظمة والتي حاول هنري فايول تجميعها وتقسيمها في إطار "تنظيم " خاص سمي "بالوظيفة " وتعرفت بذلك عمليات التسيير والإدارة على أهم الوظائف وهي المالية الإنتاجية، الموارد البشرية والتسويق، ولضمان أداء كل وظيفة لأنشطتها بفعالية وكفاءة فهي تحتاج إلى نظم معلومات خاصة بها تقوم على معالجة و تجهيز البيانات التي تختص بمجال محدد و بنشاط معين و مجموع هذه النظم تسمى بنظم المعلومات الوظيفية .

إن نظم المعلومات الوظيفية تساعد مصممي النظم على تحديد وتمييز احتياجات المستخدمين المكلفين بانجاز أعمال متشابهة مثل الوظيفة المالية، حيث تكون هذه الوظيفة بحاجة إلى معلومات خاصة حول بدائل التمويل ، المناهج المحاسبية ، ومكونات المحفظة المالية وهي تختلف عن المعلومات التي يحتاجها المستفيدون في وظيفة الموارد البشرية (تصميم العمل ، التدريب ، نظم التعويضات ، إدارة المسار المهني ..) فنظم المعلومات الوظيفية تقدم المعلومات التي يحتاجها الأفراد في هذه الوظائف لاتخاذ القرارات الصحيحة لانجاز وظائف المنظمة وتحقيق أهدافها، وهذا لا يعني أنها مستقلة عن بعضها،ولكن كل نظام جزئي هو في تكامل مع الأنظمة الجزئية الأخرى في تدفق البيانات والمعلومات ، فاغلب بيانات نظام معلومات الإنتاج تتدفق من نظام معلومات التسويق...

1/نظم معلومات التمويل والمحاسبة :

يعد المجال المالي من احد المجالات الوظيفية المهمة في المنظمة فوظيفة التمويل تتضمن بالإضافة إلى الأعمال الروتينية مثل مسك الدفاتر و الحسابات ، اتخاذ القرارات المالية المتعلقة بتامين رأس المال اللازم لتغطية نشاطات المنظمة وإدارة التدفقات المالية وقرارات الاستثمار . ونظرا لندرة رأس المال والتنافس الشديد على اجتذابه فان الوظيفة المالية صارت بحاجة إلى نظم معلومات متخصصة في القضايا المالية، والتي تمكن من تزويد الإدارة المالية بالبيانات عن النشاطات المالية ، ومن ثم معالجتها لإنتاج معلومات ذات قيمة التي تساعد على اتحاد القرارات المالية الصحيحة .

تظهر مخرجات نظم معلومات التمويل في العناصر التالية:

§ التنبؤات المالية والتي تسمح بتبني سياسات ائتمان وتحصيل تساعد على تنشيط المبيعات.

§ إدارة التمويل المالي ، بهدف تمويل عمليات ثراء عوامل الإنتاج.

§ التدفيق المالي.

§ تقارير الموازنة.

ويتحصل نظام معلومات التمويل على مخرجاته من مدخلات البيانات التالية :

· معالجة الصفقات.

· المراجعة والتدقيق.

· مصادر التمويل.

· بيانات المحفظة.

إن جودة مخرجات نظام معلومات التمويل مرتبطة بشكل مهم ورئيسي بطبيعة عمليات التشغيل،بالإضافة إلى التصنيف، والترتيب، والتبويب، فالنظام يقوم على بعض المعالجات المالية الخاصة منها تقنيات المحاسبات المختلفة ، تحليل التعادل ، الميزانيات التقديرية بالإضافة إلى أدوات التقييم للمشاريع كأسلوب فترة الاسترداد وصافي القيمة الحالية...

ولضمان الحصول على مخرجات ذات قيمة، فقد يستند نظام معلومات التمويل على أنظمة معلومات فرعية تختلف حسب هيكل وظيفة التمويل في المنظمة ، فقد نجد نظام فرعي للدراسات المالية والإحصاء ، نظام فرعي للحسابات والتكاليف، نظام فرعي للمحفظة المالية ...

2/نظم معلومات الإنتاج والعمليات :

نظام الإنتاج هو النظام المسؤول عن تحويل عناصر الإنتاج الرئيسية المؤلفة من المواد الأولية ، المعدات ، الموارد البشرية إلى منتجات ذات قيمة منفعية واقتصادية أعلى مما كانت عليه قبل التصنيع والتحويل ، تشتمل وظيفة الإنتاج على عدد من الوظائف الفنية والفرعية ، تبدأ بتصميم المنتج وتخطيط وتنفيذ العمليات اللازمة لإنتاجه ومراقبة عمليات الإنتاج والإنتاجية وجودة المنتجات .

تتكون مخرجات نظم معلومات الإنتاج من معلومات تتعلق بنظام الإنتاج، تصميم المنتج، جدولة الإنتاج، الرقابة على الجودة، الصيانة وإدارة المواد.

أما عن مصادر مدخلات نظم معلومات الإنتاج فهي تتميز بالتعدد والكثافة، وهي تمثل بيانات جرد المواد ، بيانات عن الأفراد المستخدمين ، بحوث الهندسة الصناعية ، بيانات عن اذواق وسلوك المستهلك واستخبارات التصنيع.

إن تحويل المدخلات إلى معلومات تلبي حاجات إدارة الإنتاج في اتخاذ قراراتها المتعلقة بمجالات الإنتاج الرئيسية تتطلب عمليات تشغيل متقدمة ومتشابكة من بينها الهندسة الصناعية ، برمجيات متخصصة ، دراسة الوقت ، معايير النوعية ومقاييس الجودة.

3/ نظم معلومات التسويق:

نظم التسويق هي المسؤولة عن تحديد أنواع السلع والخدمات التي ستقدم للعملاء ، كما تكون مسؤولة عن تحديد الإستراتجيات والخطط والوسائل التي تحتاج لها عمليات تسعير، وتوزيع وترويج هذه السلع والخدمات، إن العناصر السابقة والمعروفة بالمزيج التسويقي هي ما تتشكل مخرجات نظم معلومات التسويق وهي معلومات المنتج (التصميم –التغليف – العلامة –دورة الحياة – التطوير ) معلومات التوزيع ( المكان- المنافذ –القنوات )معلومات الترويج (الإعلان- الإشهار – التنشيط ) ومعلومات التسعير ( السعر الأساسي – التخفيضات ) تتشكل مدخلات نظم معلومات التسويق من بيانات من نظم المعلومات الأخرى، أبحاث التسويق الناتجة عن المسوح الميدانية والاستبيانات ، استخبارات التسويق التي تشمل بيانات من المنافسين وتغيرات السوق والخطة الإستراتيجية في إطار سياسة و فلسفة المنظمة و التي تفيد وظيفة التسويق في تحديد دورة حياة المنتج.

إن نشاطات معالجة بيانات نظم معلومات التسويق تتطلب استعمال تكنولوجيات متطورة في الاتصال و البث و التحويل و التخريج بالإضافة إلى التحليل الذي يستلزم كفاءات بشرية مؤهلة فرديا و جماعيا.

4- نظم معلومات الموارد البشرية:

تقوم إدارة الموارد البشرية في المنظمة بعدد كبير من الوظائف المهمة، كونها تدير أثمن موارد المنظمة و هو العنصر البشري، تتضمن وظائف GRH نشاطات الاستقطاب من خلال التخطيط الإستراتيجي لاحتياجات المنظمة من الموارد البشرية، و من ثم تنمية ما هو متاح و تحفيزهم على تحسين الأداء، و تقييمه، و رعايتهم الاجتماعية و الصحية و متابعة العلاقات الصناعية.

إن اتخاذ الإجراءات المناسبة و القرارات الملائمة تجاه الرأس المال البشري في المنظمة يتطلب معلومات متجددة و شاملة يضمنها نظام معلومات وظيفي متخصص من خلال مخرجاته المتمثلة في خطط العمالة، برامج التعيينات، أنظمة التدريب و التنمية، أنظمة التعويضات و برامج إدارة الكفاءات، و أما عن طبيعة مدخلات هذا النظام فهي متنوعة و عديدة تشمل بيانات عن الأفراد و الوظائف، بيانات عن سوق العمل، بيانات عن متطلبات العمل بالإضافة إلى بيانات الأهداف و التخطيط الإستراتيجي و بيانات نظم المعلومات الوظيفية الأفراد.

إن معالجة بيانات نظم معلومات الموارد البشرية عادة ما تستخدم النماذج الإحصائية كأسلوب المحاكاة و نظيرة المباريات، كما تستخدم نماذج علم الاجتماع الصناعي و علم الاجتماع النفسي بالإضافة إلى تحليل و تفسير البيانات.

إن نظم معلومات الموارد البشرية غالبا ما تتكون من أنظمة فرعية خاصة بتخطيط قوة العمل، التعويضات، التنمية و التكوين، تقييم الأداء و الحوافز.

5- نظم معلومات البحث و التطوير:

يعد نشاط البحث و التطوير, المغذي الرئيسي للإبداعات التكنولوجية و خاصة في المؤسسات الكبيرة التي تتوفر على مخابر و إمكانيات مادية و بشرية معتبرة, و لفهم معنى البحث و التطوير سوف نعرف كل كلمة إلى حدى, ثم نعطي تعريف شامل للبحث و التطوير.

و كلما كبر حجم المؤسسة, كلما أدى ذلك بالضرورة إلى تكوين وظيفة خاصة بالبحث و التطوير, مع العلم أن لها خصوصيات يجب مراعاتها, و مؤشرات تقييمها صعبة التحديد, و نتائجها مرتبطة بالتسيير الفعال, و التنقل الجيد بينها و بين الوظائف الأخرى, إضافة إلى الكفاءة الفنية للعمال القائمين بنشاطات البحث و التطوير و التي يقصد بهما كل المجهودات المتظمنة تحويل المعارف المصادق عليها إلى حلول فنية, في صور أساليب أو طرق إنتاج و منتجات مادية, استهلاكية أو استثمارية.