إجابة السؤال الثانى فى مادة التوصيف الوظيفى

دبلوم موارد بشرية الفرقة الأولى - كلية تجارة - جامعة بنها .. 

د/ صبرى توفيق ..

********

برنامج التحليل وتوصيف الوظائف ..

******************

التوصيف الوظيفى

 وهى عملية صممت لتحديد معالم  كل وظيفة من الوظائف الموجودة فى المنظمة من حيث واجباتها ومسئولياتها ومتطلباتها والشروط التى يجب أن تتوفر فيمن يشغلها وهى أساس لوضع نظام سليم لاختيار وتعيين الأفراد وتحديد الاحتياجات الدقيقة من الموارد البشرية الحالية والمتوقعة وتلجأ المنظمات للعديد من الوسائل للبحث عمن نعطى هذه الاحتياجات ويتم اختبار المرشحين الذين تقدموا لشغل الوظائف المعلن عنها بعد ذلك يتم تعيين من ينجح وتتطابق عليه المتطلبات.

ويمكن توضيح مفهوم تحليل العمل كما يلي:

-  التجميع المنظَّم لبيانات أساسية تتعلق بالواجبات التي تكوِّن عملاً ما والمتطلبات العقلية والاجتماعية والبدنية والمسئولية التي يجب توافرها في الموظف لكي يؤدي الواجبات بنجاح .

-  تحليل البيانات لفصل وتحديد العناصر الضرورية الأكثر أهمية عن غيرها من العناصر الأقل أهمية .

- تسجيل المعلومات في نموذج معدّ مسبقاً باستخدام لغة واضحة وموجزة واتباع استخدام كلمات قياسية معيَّنة (توصيف العمل والاستبيانات).

   وتحليل العمل هوة تقنية تتطلب مجموعة مؤتلفة من المهارات المختلفة ، مثل مهارة إجراء المقابلات الشخصية ، والقدرة التحليلية والمهارة في الكتابة الواقعية والدقيقة والموجزة. ولكى تصبح محلِّلا بارعاً فإن الأمر يتطلب تدريباً خاصاً وشهورا عديدة من التمرين الشاق المستمر. وهو تقنية يمكن بل ويجب تعلمها ، إلى درجة معينة - بواسطة المسؤولين إذا ما أرادوا أن يوصِّلوا متطلباتهم إلى إدارات الأفراد مع الإدراك الكامل لطبيعة ومطالب العمل الذي يؤدى تحت رعايتهم وبتوجيهاتهم وأن يمنحوا موظفيهم واجبات عمل منطقية وفعَّالة.

ويمثِّل توصيف العمل - مع الاستبيان أو بدونه أو مع عوامل التوصيف أو بدونها - النتيجة النهائية لتحليل العمل ويمكن أن يستخدم للعديد من الأغراض التي تتعلق بالأفراد.

1-البنود المتضمنة في  توصيف العمل :

• مسمَّى الوظيفة.
• القسم.
• التبعية (لمن يتبع الموظف مباشرةً).
• نطاق المسؤولية.
• المجالات الرئيسية للمسؤولية.
• التشاور و التعاون والإتصالات (مع أولئك الذين يعمل معهم الشخص على نحو مستمر).
• مدة العمل.
• المؤهلات (المهارات الضرورية و الخبرة المطلوبة).

2- مراحل تحليل الوظيفة ..

- إختيار فريق الباحثين .

- تقديم مشروع التحليل والوصف للإدارة .

- تقديم مشروع التحليل والوصف للعاملين .

- تحديد طبيعة البيانات المطلوب جمعها .

- تحديد الأسلوب الذى سيستخدم فى الدراسة .

أ- الإستقصاء .

ب- الملاحظة المباشرة .

ج- المقابلة الشخصية مع العاملين والرؤساء .

د- الإسترشاد بما تم من تحليل ووصف فى منظمات مماثلة .

ه- تدريب الباحثين على أسلوب وأساليب الدراسة .

**********************

خطوات عمل التحليل الوظيفي:

1. تفحص الشركة وتحديد أنواع الوظائف ومعرفة مدى ملائمة كل وظيفة في الشركة.

2. تحديد الأسلوب المستخدم في جمع المعلومات في عملية التحليل الوظيفي.

3. شرح وتحديد أبعاد التحليل الوظيفي للإدارة والعاملين بحيث لا يكون هناك خوف
من عملية التحليل.

4. تحديد أنواع المعلومات والبيانات المطلوب الحصول عليها.

5. اختيار الوظائف لعمل التحليل.

6. جمع البيانات باستخدام طرق تحليل فعالة ومعروفة.

7. تحضير الوصف الوظيفي. Job Description

8. تحديد مواصفات شاغل الوظيفة Job Specification

أهمية (استخدامات) التحليل الوظيفي:

يعتبر التحليل الوظيفي حجر الأساس لإدارة الموارد البشرية حيث يتم الرجوع للتحليل الوظيفي في جميع برامج الموارد البشرية ومن أهم تلك الاستخدامات ما يلي:

1. تخطيط الموارد البشرية

2. التخطيط الوظيفي

3. التوظيف والاختيار

4. التطوير والتدريب

5. التعويض والمكافأة

6. تقييم الأداء والمتابعة الدورية لذلك.

أبعاد تحليل الوظائف:
يتوفر لدينا بعد عملية التحليل بعدان أساسيان وهما:

1. الوصف الوظيفي Job Description
2. المواصفات الوظيفية Job Specifications

الوصف الوظيفي : Job Description

الوصف الوظيفي هو عبارة عن كتابة وصف كامل للمهمات والواجبات التي يقوم بها شاغل الوظيفة وكذلك المؤهلات العلمية والعملية المطلوبة والصلاحيات المخولة وكذلك لمن يرفع تقاريره ويتضمن:
1. قسم خاص بطبيعة العمل Job Description
يتم تحديد المهام والواجبات الوظيفية المطلوبة وطبيعة العمل.
2. قسم خاص بمواصفات الوظيفة (شاغل الوظيفة) Job Specification
وهذا القسم يتعلق بالخبرات والمؤهلات العلمية والمهارات والصفات الشخصية
المطلوب توفرها في شاغل الوظيفة.

أهمية الوصف الوظيفي:
1. يتم الرجوع للوصف الوظيفي عند عملية التوظيف
2. يتم الرجوع للوصف الوظيفي عند تقييم أداء الموظف
3. يتم الرجوع للوصف الوظيفي في حالة الترقيات أو عند إعادة توزيع الموظفين.
تصميم الوظيفة : Job Design

بعد الانتهاء من التحليل الوظيفي والانتهاء من وضع وصف وظيفي ومواصفات وظيفية دقيقة وبنوعية مميزة من الممكن أن تقوم المنظمة بالاستفادة من هذه المعلومات بحيث يتم إعادة تشكيل الوظائف. يستفاد من هذه المعلومات بشكل فعال في هيكلة عناصر الوظيفة والواجبات والمهام بشكل يتم تحقيق أداء مميز ورضا عالي جدا وبالتالي فان تصميم الوظيفة يزيد من الكفاءة الإنتاجية وبالتالي يعمل على تخفيض التكلفة.

تعريف تصميم الوظيفة:هي عملية تعريف للطريقة التي سيتم إنجاز العمل بها وكذلك اتخاذ قرار بشأن المهام المراد جمعها تحت وظيفة ما وهذا يشتمل على مدى سهولة أو صعوبة الوظيفة وأين تبدأ وتنتهي.


تصنيف الوظائف : Job classification

ينتج عن عملية التحليل الوظيفي اكتشاف تشابه بين كل من الوصف الوظيفي والمواصفات الوظيفية لبعض الوظائف مما يتطلب جمعها ووضعها في "فئة" واحدة على أساس التشابه في واجباتها ومسؤولياتها والمؤهلات المطلوبة بحيث تضم كل فئة مجموعة من الوظائف وعلى سبيل المثال هناك فئة الوظائف الإدارية والمالية والهندسية … الخ.

ويمكن استخدام تصنيف الوظائف في عدة مجالات ومن هذه الاستخدامات "تقييم الوظائف" أي تحديد قيمتها المالية ووضع هيكل الأجور والرواتب للوظائف في الفئة الواحدة.

طرق تحليل العمل Methods of Job analysis

 

توجد طرق عديدة لتحليل العمل ، أشهر اثنين منها هما:

 

-  الإستبيان Questionnaire وهو نموذج يضم مجموعة من أسئلة تتعلق بالجوانب أو البنود التي يجب أن يغطيها تحليل العمل ، وبحيث يوجّه هذا النموذج إلى القائمين بهذه الأعمال من أجل الحصول على الحقائق والمعلومات عن الأعمال التي يقومون بها ، وقد يتم استخدام الاستبيان عن طريق المقابلة الشخصية لشاغل الوظيفة وملء الإستبيان معه ، أو عن طريق إرساله إلى شاغل الوظيفة ليقوم بملئه مباشرة وبدون مساعدة من أحد .

 

-  المقابلة Interview المصحوبة بالملاحظة Observation حينما وجدت أنشطة للعامل يمكن بيانها عملياً أو توضيحها بعينات من العمل الكامل. والمقابلة هي حوار وجهاً لوجه بين القائم بجمع معلومات وحقائق العمل أو الوظيفة وبين القائم بالعمل أو الوظيفة . وعن طريق هذا الحوار الذي يتم غالباً من خلال مجموعة محدَّدة من التساؤلات يحاول القائم بجمع المعلومات والحقائق عن الوظيفة الحصول على ما يريده. وقد تُجمع المقابلة والملاحظة بحيث يتمم كل منهما الآخر ، فيقوم المحلِّل بملاحظة العامل أو الموظف أثناء أدائه لعمله ، ثم يجري معه بعد ذلك مقابلة ، بحيث يستوضح من القائم بالعمل بعض الجوانب التي تسترعى إنتباهه أثناء الملاحظة .

 

 نموذج 1 .
استمارة تحليل وظيفة
.1- الوظيفة.

1- اسم الوظفة:
2- الرئيس المباشر:
3- الادارة:
4- القسم:
5- المرؤسين المباشرين:
-
-
.واجبات الوظيفة .

أ‌- واجبات يومية:
ب‌- واجبات دورية:
ت‌- واجبات موسمية:
ث‌- واجبات عارضة:
. مسئولية اتخاذ القرار.:
.مسئولية الأموال والألات والمواد الخام.:
حدود الاتصالات:
المجهود البدنى:
ظروف العمل:
المخاطر:
المعرفة:
الخبرة:
التدريب:
القدرات الذهنية:
الدقة:

6- خطوات اعداد مجلدات وصف الوظيف:

1- تحليل الوظيفة:
2- صياغة صفحات وصف الوظيفة:
3- ترتيب الوظائف
4- المراجعة النهائية:
5- اعتماد صفحات وصف الوظيفة من جهة الاعتماد
6- نسخ الصفحات وتوزيع النسخ

* صياغة بطاقات وصف الوظيفة:

تحتوي بطاقات وصف الوظائف علي مقومات اساسية هي:

1- مسمي الوظيفة
2- رقم الوظيفة
3- جهة الاشراف المباشر
4 - حدود الاشراف التي يمارسها القائم بالوظيفة.
5 - ملخص وصف الوظيفة .
6 - واجبات ومسئوليات الوظيفة .
7 -الاشتراطات الواجب توافرها لشغل الوظيفة

ويراعي هنا مجموعة اعتبارات لصياغة بطاقات الوظيفة علي نحو سليم, منها:

1-ان يكون مسمى الوظيفة واضحا مختصرا يدل بشكل مباشر علي محتوى الوظيفة.
2-ان يكون رقم الوظيفة مرتبطا باسلوب ترتيب صفحات وصف الوظائف داخل مجلدات الوصف.
3-ان يشمل ملخص وصف الوظيفة كافة تفاصيل الاعمال التي تقع فى حدود الوظيفة سواء اعمالا يومية او منتظمة او دورية او موسمية او عارضة .
4- ان ترتب هذه الاعمال ترتيبا منطقيا .
5-ان تتم الصياغة بجمل سهلة التركيب واضحة المعانى.
6- ان يراعى ان تبدأ الجمل بأفعال المضارع مثل يقطع , يقيس , يرسم , يراجع.................الخ.
7- ان تذكر الآلات والعدد والمعدات المستخدمة فى أداء العمل.
8- ان تذكر النمازج والاستمارات والسجلات المستخدمة .
9- ان تذكر حدود ومسئولية الاشراف والمراجعة والتأكد والاعتماد.
11- ان تذكر المجهودات البدنية التى تبذل فى العمل .
12- ان تو ضح الظروف المحيطة بالعمل.
13- ان يلخص وصف الوظيفة فى سطور قليلة وبشكل واضح ودقيق .
14- ان تذكر بوضوح تام الجهة الى تشرف على أداء الموظف والجهات التى يشرف هو عليها وتحدد مسئوليته عن أعمال مرؤسيه.
15- ان يراعى تطابق التسلسل الاشرافى مع الهيكل التنظيمى للمنشأة.
16- ان تذكر المؤهلات الدراسية اللازمة لأداء الوظيفة ومدد الخبرة الكلية والمدد البينية فى المستويات المختلفة والدورات التدريبية التى يلزم حضورها فى مجال العمل وكذلك اى اشتراطات بدنية او مهنية او اى تراخيص مزاولة المهنة او شهادة قياس مهارة لبعض المهن طبقا لقانون العمل 12 لسنة 2003 .
17- ان تراعى كافة النظم والقوانين واللوائح التى تحكم العمل بالمنشأة
وقوانين العمل المعمول بها.
18- ان يراعى التجانس والتماثل فى المستويات الوظيفية داخل الشركة
19- ان يراعى ترابط المستويات بما لايخل بدورة العمل او يخلق شىء من الاذدواج فى مسئولية اداء العمل او يكر اداء نفس المل لنفس الهدف لأكثر من موظف.



نموذج. 2 .

بطاقة وصف الوظيفة
مسمى الوظيفة
الادارة ------------------- رقم الوظيفة. .
أولا: الهدف العام للوظيفة:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


ثانيا: العلاقات التنظيمية:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ثالثا: الواجبات الرئيسية للوظيفة:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

رابعا: شروط شغل الوظيفة:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

********