1- أساليب PDCA (Plan-Do-Check-Act) 

‌أ- التخطيط 

في هذه المرحلة، يتعين على الفريق تحديد المشكلة المحددة بدقة وجمع البيانات ذات الصلة بالمشكلة المعروفة. ويُطلب منهم تحليل هذه البيانات بعمق لفهم الأسباب الجذرية للمشكلة. ويُركز التحليل على اكتشاف العوامل التي تسبب المشكلة والتي يمكن تحسينها. وبناءً على هذا التحليل، يجب وضع أهداف محددة وقابلة للقياس لتحقيق التحسين والتفوق. ويُطلب من الفريق وضع خطة مفصلة تشمل الخطوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. ويجب أن تكون الخطة محكمة وشاملة تشمل الموارد المطلوبة والجداول الزمنية.

‌ب- التنفيذ 

بعد وضع الخطة، يُنفذ الفريق الخطوات المحددة في المرحلة السابقة. ويُطلب منهم تطبيق التغييرات المحددة وجمع البيانات ذات الصلة خلال هذه العملية. وتكون هذه المرحلة حيوية حيث يجب على أفراد الفريق تنفيذ الخطوات والتغييرات المحددة بدقة وفعالية. ويجب أن يُشدد على أهمية التنسيق الجيد بين أفراد الفريق لضمان أن يتم تنفيذ الخطة كما هو مخطط لها. كما يجب عليهم أيضًا مراقبة العمليات وجمع البيانات حول الأداء للتحقق من كفاءة التنفيذ والتحسين المستمر.

‌ج- التحقق 

في مرحلة التحقق، يقوم الفريق بتقييم النتائج التي تم تحقيقها بمقارنتها بالأهداف المحددة في المرحلة التخطيطية. ويتم هنا تحليل البيانات المجموعة ومقارنتها بالمعايير المحددة مسبقًا لتقييم ما إذا كانت العملية قد تحققت التحسين المستهدف أم لا. ويُسهم التحقق في فهم مدى تأثير التغييرات وما إذا كانت تلك التغييرات قد حققت الأثر المرجو.

‌د- التحسين 

مرحلة التحسين تعتمد على النتائج والتحليلات التي تم الحصول عليها من المراحل السابقة. وإذا كانت النتائج إيجابية وقد تحقق التحسين المطلوب، يتم دمج هذه التغييرات بشكل دائم في العملية. ويعني ذلك أن العملية تمر بتحديثات تعزز من كفاءتها وجودتها بناءً على النتائج الإيجابية.

وإذا لم تكن النتائج كما هو متوقع، فيتعين على الفريق تعديل الخطة الأصلية واتخاذ التغييرات اللازمة لتحقيق التحسين والتفوق المستهدف. ويُمكن أن تشمل هذه التغييرات تعديل العمليات، تحسين التدريب، أو حتى التفكير في حلول جذرية لضمان تحقيق الأهداف المستقبلية. وتعد المرحلة فرصة لاستفادة من التحليلات وتوجيه الجهود نحو تحقيق التحسين والتفوق في المستقبل.

2- تقنيات Lean 

تمثل تقنيات Lean نهجًا فعّالًا لتحقيق الكفاءة وتقليل الهدر في العمليات المؤسسية. وهذه التقنيات تركز على تحسين الأداء وتحقيق القيمة بدون زيادة استهلاك الموارد. ويتم تطبيقها باستخدام مجموعة من الأدوات والمناهج التي تسهم في تحسين العمليات وزيادة الكفاءة. من بين هذه الأدوات، نجد قاعدة 5 والتي تشير إلى الخطوات الخمسة 

‌أ- الفرز (Sort) يتعين على الفريق فرز المكان وإزالة كل ما لا يحتاج إليه، مما يوفر المساحة ويزيد من التنظيم.

‌ب- الترتيب (Set in Order) يشمل ترتيب المعدات والمواد المتبقية بشكل منظم لسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

‌ج- تلميعShine) ) يتضمن تنظيف وتلميع المكان للحفاظ على نظافته وجاهزيته للاستخدام.

‌د- توحيد (Standardize) يتعين وضع إجراءات قياسية للحفاظ على النظام وتسهيل الفهم والتنفيذ.

‌ه- الاستمرارية (Sustain) يشمل إنشاء آليات لضمان استمرارية هذه العمليات والحفاظ على النظام بشكل دائم.

بالإضافة إلى القواعد السابقة، تستخدم تقنيات Lean مفهوم Kanban لمراقبة المهام والإنتاج. كما تستخدم أيضًا أساليب مثل خرائط تدفق القيمة لتحليل العمليات وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين للتقليل من الهدر وزيادة القيمة.

‌أ- كايزن (Kaizen) 

كايزن (Kaizen) هو مصطلح ياباني يعني "التحسين المستمر". حيث أنه نهج فعّال يُستخدم لتحسين العمليات وزيادة الإنتاجية والجودة في المؤسسات. ويعتمد كايزن على فكرة الجهد المستمر والتحسين الصغير المستمر لتحقيق التحسين الكبير. وفيما يلي شرح مفصل لعناصر تقنية كايزن 

- إشراك جميع أفراد المؤسسة يعتمد كايزن على مشاركة جميع العاملين في المؤسسة، بدءًا من أعضاء الإدارة وحتى العمال القاعدين. ويُشجع الموظفون على المشاركة الفعّالة وتقديم اقتراحاتهم لتحسين العمليات.

- تحسين الإنتاجية والجودة يركز كايزن على تحسين الإنتاجية وجودة المنتجات أو الخدمات. ويتم تحديد المشكلات والعيوب والسعي للعثور على حلاً بسيطًا وفوريًا لهذه المشكلات.

- تقديم الاقتراحات والأفكار الجديدة يُشجع الموظفون على تقديم الاقتراحات والأفكار الجديدة لتحسين العمليات. ويُعزز من ثقافة التحسين المستمر داخل المؤسسة.

- تركيز على الحلول البسيطة والفورية والمستدامة كايزن يُميز نفسه بالتركيز على الحلول البسيطة والفورية والمستدامة. وبدلاً من البحث عن حلاً معقدًا، يُشجع على اتخاذ خطوات صغيرة تجاه التحسين المستمر.

باستخدام تقنية كايزن، يمكن للمؤسسات تحقيق تحسين مستدام ومستمر في العمليات والجودة، وهذا يساعدهم في البقاء تنافسيين وتحقيق أهدافهم بكفاءة.

‌ب- Six Sigma ستة سيجما 

Six Sigma ستة سيجما هي منهجية تحسين الجودة المستخدمة على نطاق واسع في المؤسسات لتحسين العمليات وتقليل العيوب والاختلافات. وتستخدم Six Sigma مفهوم Sigma (σ) لقياس مدى الجودة، حيث يُمثل Sigma وحدة قياس تشير إلى كمية الاختلاف في العمليات. الهدف من Six Sigma هو تحقيق الجودة الشاملة وتقليل العيوب إلى أقل من 3.4 عيب في المليون فرصة، وهذا يعني أن المنتج أو الخدمة يتجاوز توقعات العملاء بشكل كبير.

تعتمد ستة سيجما على دورة DMAIC التي تشمل الخطوات الرئيسية التالية 

- تعريف (Define) في هذه المرحلة، ويُحدد الفريق أهداف المشروع ويحدد المشكلة التي يجب حلها. يُحدد المعيار الرئيسي للجودة ويُحدد العمليات المرتبطة بالمشكلة.

- قياس (Measure) يتم في هذه المرحلة قياس البيانات المرتبطة بالعمليات. ويُحدد الفريق القياسات الرئيسية (KPIs) ويجمع البيانات المتعلقة بأداء العمليات الحالي.

- تحليل (Analyse) يحلل الفريق البيانات لفهم أسباب العيوب والاختلافات في العمليات. ويُستخدم التحليل الإحصائي لتحديد العوامل التي تؤثر سلباً على الجودة والأداء.

- تحسين (Improve) يتم في هذه المرحلة تطبيق التغييرات والتحسينات اللازمة للحد من العيوب وزيادة الجودة. يُطبق الفريق الحلول المستدامة ويقيم تأثيرها على العمليات.

- مراقبة (Control) بمجرد تحقيق التحسين المستمر، يتم في هذه المرحلة وضع أنظمة مراقبة لضمان استمرارية الجودة. ويُراقب الأداء بناءً على المؤشرات الرئيسية ويُتخذ التدابير اللازمة للحفاظ على الجودة المحسنة.

Six Sigma تساهم في تحسين الكفاءة والجودة وتقليل التكاليف وزيادة رضا العملاء، مما يجعلها أحد الأدوات الأساسية لتحقيق التحسين المستمر في العمليات المؤسسية.