يتطلب الأداء الفعال لوظيفة العلاقات العامة وقوعها في موقع مناسب في الهيكل التنظيمي للمؤسسة تحت مظلة الإدارة العليا. وارتباط الوظيفة بالإدارة العليا اتجاه ظهر بقوة عبر السنوات حيث أظهرت التجارب ضرورة هذا الارتباط لفعالية الوظيفة، ولأهمية وظائف العلاقات العامة للإدارة ذاتها، وللإدارات في الأقسام التنفيذية الأخرى في المؤسسة.
إذن لا يمكن أن تمارس العلاقات العامة اختصاصاتها على النحو المطلوب والسليم، إلا إذا احتلت المكانة اللائقة بها في الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو المنشأة .
ويعتبر اتصال العلاقات العامة مباشرة بالإدارة العليا أمرا حيويا وضروريا للنجاح في أعمالها وأنشطتها، لذلك لابد أن يشغل مدير العلاقات العام منصبا موازيا لمديري الإدارات الأخرى بالمؤسسة أو المنظمة حتي يكون على مقربة من الإدارة العليا ومن مصادر معلومات رسم السياسات حتى يتمكن من إحداث التأثير المطلوب.
ورغم تلك الأهمية لجهاز العلاقات العامة وأهمية قربه من الإدارة العليا، إلا أن الواقع يختلف كثيرا عن ذلك، إذ يلاحظ أن جهاز العلاقات العامة يكون في بعض المصالح والمؤسسات تحت إشراف مدير الإعلان، أو المبيعات، أو تحت إشراف المدير المالي أو حتى مدير شئون العاملين أو الشئون القانونية.
الهيكل التنظيمي لإدارات العلاقات العامة
تتأثر الهياكل التنظيمية لإدارات العلاقات العامة وحجم وبناء التنظيم الخاص بها بعدة متغيرات من أهمها:
نطاق خدمات العلاقات العامة للمنشأة: فالمنشأة التي تقوم بخدمة عامة على نطاق واسع عليها مسئوليات عامة لهذا يتشعب تنظيم إدارة العلاقات العامة بها.
حجم وعدد العاملين الذين تخدمهم المنشأة (عدد المستهلكين – المساهمين- الموردين – العاملين – الموزعين) وهو الذي يحدث تأثير مباشرا على تشابك أنشطة العلاقات العامة بها وعلى حجم وبناء إطار تنظيم العلاقات العامة بها.
المركز المالي للمنشأة وله تأثير واضح على المحصصات اللازمة للعلاقات العامة وحجم تنظيم العلاقات العامة بها.
التنظيم الرسمي للمنشأة حيث يمكن استخدام المديرين التنفيذيين لإقامة علاقات طيبة مع الجمهور الذي ستتعامل معهم في مجالات الإنتاج والتسويق والتمويل والأفراد.
الفلسفة الإدارية والسياسات العامة للمنشأة، مالم يكن هناك سياسات عامة محدودة في نطاق الاهتمام العام. فإن هناك فرصة لإنشاء إدارة للعلاقات العامة تستوعب الأنشطة الاتصالية المطلوبة.
الخبرة والقدرة لدى رجال العلاقات العامة: مما ينعكس على تحديد السلطات وتقدير الصلاحيات والواجبات في إدارة العلاقات العامة.
حجم الأعمال التي تمارسها إدارة العلاقات العامة، ودرجة تنوع هذه الأعمال أو تجانسها.
إذن يختلف أسلوب تنظيم العمل في إدارة العلاقات العامة من مؤسسة إلى أخرى ليلائم أهداف كل مؤسسة وأنشطتها والجماهير التي تسعى إلى كسب تأييدها ولذلك لا نستطيع القول أن النمط الأسلوبي أفضل من ذلك فليس هناك تفاضل مطلق في هذا المجال. كما أنه لا توجد أنماط جاهزة صالحة للتطبيق في حالات محددة.
