أساليب التدريب (3) ورشة العمل Work Shop
مقال للدكتور أسامة أحمدمجلة التدريب والتقنية - عدد رقم 117 - أكتوبر 2008شئ رائع انتشار استخدام اسم ورشة عمل Workshop في كثير من أعمال الجامعات والجهات المتخصصة نظراً للمكانة المتميزة لورش العمل بين أساليب التدريب المختلفة غير أن العديد من هذه الأعمال بعيدة كل البعد عن حقيقة ورش العمل. فلماذا يـُطلق اسم ورشة عمل على بعض الأعمال بغير حق؟ وما هي ورشة العمل؟ هذا ما يمكن تناوله من خلال العناصر التالية:
أولاً : ماهية ورشة العمل.
ثانياً : أشكال توزيع مجموعات المشاركين في ورش العمل.
ثالثاً : أدوار المشاركين بورشة العمل.
رابعاً : مثال توضيحي لبرنامج ورشة عمل.
خامساً : أخطاء شائعة حول ورش العمل.
سادساً : مجالات ورش العمل
أولاً : ماهية ورشة العمل
ورشة العمل هي أسلوب تدريبي يتم في صورة مجموعات من المشاركين ذوي الخبرة مع توزيع المهام والأدوار لإنتاج عمل واحد مستهدف من خلال دور المدرب كمنسق ومسهل لأداء المشاركين. (ملحوظة: بالرغم من جواز إطلاق اسم المدرب للخبير المتبع لأسلوب ورشة العمل إلا أنه يفضل إطلاق اسم المـُسَهـِل Facilitator لأنه أقرب للدور الذي يقوم به). وفي هذا التعريف إجابة للسؤال السابق حول أسباب تسمية بعض الأعمال بورش العمل بالرغم من عدم انتسابها لورش العمل حيث ترجع الأسباب لواحد أو أكثر من الأسباب التالية:
· تـُـعد ورشة العمل من أرقى أساليب التدريب التي يتبعها المدربون.
· كما أنها تـُـقدم للمشاركين ذوي الخبرة مما يدفع ببعض المنظمات لإطلاق اسم ورشة عمل أحياناً كنوع من التفخيم للمشاركين بالعمل.
· وأخيراً فإن ورش العمل تختص بتحقيق هدف إكساب المهارات والذي يعد الهدف الأرقى من بين أهداف التدريب الثلاثة الرئيسية (توصيل المعارف ، إكساب المهارات ، تغيير الاتجاهات).
ولكن لمن نقدم ورشة العمل؟ فهل يحق أن نقدمها لمجموعة من المشاركين ممن ليس لهم أي خبرة في الموضوع التدريبي المستهدف؟ والمؤكد أن ورشة العمل تقدم للمتخصصين لإحداث نوع من تبادل الخبرات فيما بينهم أو للخروج بنتائج وتوصيات إجمالية من مجموعات المشاركين ولذا فلا يصح تقديم مادة تدريبية جديدة على مسامع مجموعة من المشاركين بأسلوب ورشة العمل.
أما عن النصيب الزمني لمجموع مشاركات خبير التدريب في ورشة العمل فإننا نجد أنها تقل عن غيرها من أساليب التدريب الأخرى من حيث حجم الوقت الذي يخصص للمدرب فيما لا يزيد عن ثلث مجموع وقت الورشة بالرغم من أن له الدور الاستراتيجي في ضبط وتنسيق عملية تبادل الخبرات بين المشاركين وتوجيه دفة الاستفادة المنظمة من هذه الخبرات وتصحيح مسار عمل المجموعات.
ثانياً : أشكال توزيع مجموعات المشاركين في ورش العمل
يـُنصح بأن يكون عدد المشاركين في ورشة العمل متناسب مع مستوى خبير التدريب الذي يتولى مسئولية ورشة العمل كما يجب أن يتناسب مع أهمية موضوع ورشة العمل والقرارات المترتبة عليها. ومن المفضل ألا يزيد عدد المجموعات عن 5 مجموعات كحد أقصى كما يـُنصح ألا يزيد عدد المشاركين بالمجموعة الواحدة عن 5 مشاركين أيضاً حتى يمكن أن يحقق المـُسَهـِل (خبير التدريب) أفضل انجاز ممكن. وكذلك فان هناك حد أدنى لعدد المشاركين وعدد المجموعات بورشة العمل حتى لا تفقد ورشة العمل معناها وأهدافها بحيث لا يقل عدد المشاركين عن 12 مقسمين على 3 مجموعات. (ملحوظة: هذه الحدود المقترحة على أساس وجود خبير تدريب واحد ويمكن زيادة هذه الحدود التقديرية بشرط وجود خبير تدريب آخر وتقسيم المشاركين على عدد خبراء التدريب).
إن لطريقة جلوس المشاركين والمجموعات في القاعة التدريبية لورشة العمل أهمية بالغة في تحقيق الفائدة المرجوة من الورشة ، وفيما يلي أشهر هذه الأشكال لتوضيح الموقع الأساسي بين المدرب والمتدربين:
ثالثاً : أدوار المشاركين بورشة العمل
بعد أن يقوم خبير التدريب بعرض بعض النصائح العامة في اختيار الدور المناسب للفرد المناسب بالمجموعة فيقوم بطلب قيام كل مجموعة بتوزيع الأدوار الرئيسية على أفراد المجموعة والتي من أهمها ما يلي:
· رئيس المجموعة.
· المتحدث الرسمي.
· محرر المجموعة (القائم بالتوثيق المكتوب لإنتاج المجموعة).
وقد ترى المجموعة إضافة أدوار أخرى لأفرادها بالإضافة لتلك الأدوار الأساسية.
رابعاً : مثال توضيحي لبرنامج ورشة العمل
هناك عدة مراحل أساسية قبل تنفيذ ورشة العمل والتي من بينها ما يلي:
· قياس وتحديد فجوة الأداء والاحتياج التدريبي التي يمكن أن تعالج من خلال ورشة العمل سواء من خلال تبادل الخبرات بينهم أو من خلال تقديم النتائج والتوصيات التي ستنتج عن ورشة العمل.
· صياغة الأهداف التي ستخدمها ورشة العمل.
· كتابة واعتماد برنامج ورشة العمل.
· اختيار أسماء المشاركين المستهدفين بورشة العمل وإبلاغهم بموعد وبرنامج الورشة.
· استلام تأكيدات الحضور من الأفراد المشاركين بورشة العمل.
· تجهيز تقسيم المجموعات.
· تنفيذ ورشة العمل والذي يقترح ألا يزيد عن 5 ساعات في اليوم الواحد متضمنة ساعة راحة على الأقل مقسمة على عدة مرات ويمكن أن تتناول الورشة الفقرات التالية:
1. تسجيل الحضور.
2. تأكيد تقسيم المجموعات وفقاً لخطة التوزيع السابق تجهيزها أو وضع التعديلات في حالة حدوث حالات تغيب عن الحضور.
3. كلمة افتتاحية تؤكد على أهداف الورشة وقراءة لبرنامج الورشة المطبوع والموزع على الأفراد وكيفية التعامل مع الحقيبة التدريبية المقدمة للمشاركين مع التأكيد على أهمية سؤال المشاركين عن أهدافهم من حضور الورشة وعلى خبير التدريب التأكد من استمرار بقاء كتابة أهمية الورشة على وسيلة واضحة طيلة فترة الورشة.
4. توزيع المحاور والموضوعات على المجموعات والتأكيد على ضرورة الالتزام بالوقت المخصص لكل قرة من فقرات الورشة وعلى التزام المجموعات بتوزيع الأدوار الأساسية كما سبق التوضيح.
5. تخصيص وقت لكل مجموعة لعرض ومناقشة المهام المكلفة بها بحيث يتم العرض في ثلثي الوقت المخصص لها بينما المناقشة في الثلث المتبقي.
6. بعد عرض كل مجموعة يمكن عمل فاصل قصير من 5 دقائق يقدم خلالها خبير التدريب كلمة ربط مناسبة أو أخذ راحة سريعة مع ملاحظة أهمية أخذ راحة في حدود 15 دقيقة على الأقل بعد انتهاء العرض والمناقشة الكاملة لمجموعتين.
7. في نهاية عرض المجموعات يمكن توجيه خبير التدريب لكلمة لتجميع نتائج الورشة وما تم انجازه من أعمال ومحاولة طباعة وتوزيع أعمال جميع المجموعات على المشاركين.
8. سؤال علني لبعض أو كل المشاركين عن مدى نجاحه في تحقيق أهدافه من حضور الورشة.
9. تقييم ورشة العمل من خلال المشاركين.
10. توزيع شهادات الحضور على المشاركين.
خامساً : أخطاء شائعة حول ورش العمل
ليس كل ما يطلق عليه ورشة عمل تنطبق عليه مواصفات ورشة العمل إما بصورة متعمدة أو غير متعمدة من خبراء ومنظمات التدريب وفيما يلي بعض الأخطاء الشائعة في ورش العمل:
1. جلوس المشاركين في قاعات غير صالحة لورش العمل وإنما في قاعات محاضرات عادية كمستمعين.
2. عدم تقسيم الحضور إلى مجموعات.
3. عدم تكليف المشاركين بالمساهمات العملية اللازمة وفقاً لأساس فكرة ورشة العمل بصورة عامة.
4. استئثار المدرب بأغلب فقرات ورشة العمل بالمداخلات والفقرات المتعددة والمفترض ألا يزيد مجموع مداخلاته وفقرات دوره عن ثلث وقت الورشة على الأكثر وتنفق في توجيه وتنسيق أدوار المشاركين وربط النتائج المرحلية والنهائية للورشة.
5. عدم تناسب عدد المشاركين بالزيادة أو النقص بما لا يتناسب مع طبيعة وأهداف ورش العمل ووفقاً للحدود التقديرية المقترحة السابق توضيحها.
6. عدم مراعاة الوقت المناسب لحجم كل فقرة بما يتناسب مع الموضوع ومع قدرات المشاركين.
7. عدم الالتزام بالبرنامج الزمني المخطط وموعد كل فقرة.
8. إجهاد المشاركين وعدم تقديم فترات راحة مناسبة مع العلم بأن الإنسان العادي يصعب عليه الاستماع المستمر لفترة تزيد عن 15- 20 دقيقة كما يصعب عليه عادة الاستمرار في العمل الذهني بدون راحة (ولو 5 دقائق) لفترة تتراوح بين 45 – 60 دقيقة.
9. يظن البعض أن نموذج تقسيم قاعة ورشة العمل على شكل قوس يصلح تنفيذه في القاعات التي على شكل حرف U وهذا غير صحيح حيث أن هذه القاعات لا تصلح لورش العمل لأنها لا تتيح لخبير التدريب المرور بين المجموعات ، كما أنها لا تتيح لأفراد المجموعة الواحدة الالتفاف بصورة دائرية لتفعيل التواصل فيما بينهم.
10. من الأخطاء الشائعة كذلك عدم قيام خبير التدريب بدوره في تفقد أداء المجموعات ومساعدة المشاركين في تنفيذ أدوارهم.
ومن خلال العرض السابق يتضح ماهية ورشة العمل والتعرف على أهميتها كأحد أهم أساليب التدريب التي تساعد على تحقيق عدة أهداف تدريبية بالإضافة إلى أنها إحدى الأدوات الإدارية الموثوق بها في القيام بالدراسات والتوصل للقرارات الفعالة بالاعتماد على ما يسمى ذكاء المجموعة.
سادساً : مجالات ورش العمل
يمكن الاعتماد على ورش العمل في العديد من المجالات الإدارية والتدريبية التي لا يصلح لها في بعض الأحيان إلا ورش العمل ومن بين هذه المجالات ما يلي:
· التدريب عن طريق تبادل الخبرات بين مجموعة من المتخصصين.
· تنفيذ دراسات متخصصة في وقت قصير من خلال عمل المجموعات.
· انجاز مجموعة من المهام الإدارية عن طريق ما يسمى بالأداء المتوازي.
· زيادة فعالية الأداء من خلال التخصص وتوزيع الأدوار.
· التدريب على العمل الجماعي في مجالات تخصصية مهنية.
· التعرف على القدرات والمهارات الإدارية للمشاركين ضمن برامج الترقيات وتولي المناصب.
· تجهيز المشاركين لعمل إداري جديد يتضمن عدة محاور سبق لهم التعرف على أعمال أخرى مشابهة.
وبعد أن تعرفنا في الحلقة السابقة على أسلوب الخرائط الذهنية كما تعرفنا على أسلوب ورشة العمل من خلال هذه الحلقة فيمكننا إن شاء الله تعالى في الحلقة القادمة التعرف على أسلوب "المحاكاة Simulation" كأحد أهم أساليب التدريب التي نحتاج لها في العصر الحديث للحاق بركب التقدم والانتقال من مجرد توصيل المعلومة إلى إكساب القدرات والمهارات العملية. مرسلة بواسطة دكتور/ أسامة أحمد
ساحة النقاش