تنظيم إدارة المواد

أولا: العوامل التى تحكم عمليه التنظيم لإدارة المواد.

ثانيا: أسس تنظيم إدارة المواد.

ثالثا: العلاقات التنظيمية بين إدارة المنشأة.

أولا: العوامل التى تحكم عمليه التنظيم لإدارة المواد:

* أهداف وظيفة التنظيم,

أ- تحديد خط السلطة المسئولية داخل المنظمة.

ب- تقسيم العمل إلى إدارت وأقسام.

ج- وضع الأفراد فى أماكنهم ومواقهم الوظيفية داخل الإطار التنظيمى.

د- الاستخدام الامثل لكافة الإمكانيات والموارد تحديد موقعها على الخريطة التنظيمية للمشروع.

س: ما هى أهم العوامل التى تحكم تنظيم وظيفة إدارة المواد بالمنظمة؟

1- الهدف الرئيسى من قيام المنظمه وفلسفتها.

2- البيئة الخارجية المحيطة وتأثير متغيراتها على المنظمة مما ينعكس على أداء وظيفة إدارة المواد.

3- حجم النشاط الاقتصادى للمنظمة.

4- مدى توافر الإمكانيات والخبرات.

5- حجم مبيعات المنظمة يؤثر على زيادة حجم مشترياتها.

س: هناك مجموعة من الإعتبارات التى تلزم لتطبيق مفهوم أدارة المواد وتمكنه من النجاح إذكرها؟

1- ضرورة أن تقتنع الإدارة العليا اولا بهذا المفهوم حتى تسمح بوجوده على الهيكل التنظيمى.

2- وجود أفراد على مستوى عالى من الكفاءة والفعالية ولديهم القدرة على تطبيقه.

3- توفير البرامج التدريبية التى تلزم لتأهيل ورفع كفاءة جميع العاملين فى مجال إدارة المواد.

ثانيا: التنظيم الداخلى لإدارة المواد:

يتمثل فى حديد الأنشطة والأقسام الداخلية لها والعلاقات التنظيميه بين الجميع داخل إدارة المواد وهذا التنظيم يتوقف على عدة عوامل هى.

1- حجم المنشأة.

كلما كان حجم المنشأة كبيرا فإن هذا ينعكس على حجم المواد والمستلزمات الذى تحتاجها. يزداد عدد الأفراد التى يجب وجودهم داخل إدارة المواد.

2- حجم المواد وتنوعها.

لأن هذا يؤثر فى تعدد مصادر الحصول على هذه المواد وزيادة الأعمال والمسئوليات والمهارات اللازمة.

3- طبيعة الإدارة فى المنشأة.

إذا كانت المنشأة تعتمد على المركزيه فى الإدارة فإن هذا يجعل إدارة المواد يتم تركيزها فى مكان واحد تعمل على التوفير.

4- المهام التى تفوضها الإدارة العليا:

مسئولية ومهام توفير الاحتياجات إلى إدارة المواد لأداء كافة الأنشطة المتعلقة بذلك فينعكس ذلك على شكل التنظيم الداخلى لها.

5- ظروف السوق:

فإذا كان السوق يتصف بالمشاكل والتقلبات المستمرة ترغب الإدارة فى إنساء جهاز كبير وقوى للتحكم والسيطرة على توفير الاحتياجات.

ثانيا: أسس تنظيم إدارة المواد:

الأسس التى يعتمد عليها لتنظيم وظيفة إدارة المواد.

1) الأسس الوظيقى:

حيث يتم تجميع الأنشطة المتشابهة فى إدارة واحدة أو قسم واحد يتولى جميع المهام. وبالتالى تسطيع المنظمة الاستفادة من مزايا التخصص وتفسيم العمل.

2) الأسس السلعى:

الإعتماد على أنواع وأصناف المواد التى تقوم المنظمة بشرائها حيث يتم وضع كل صنف متشابه فى مجموعة واحدة وتخصيص قسم يتولى جميع مسئولياته مثل المواد, قطع الغيار, أجزاء تامة الصنع وهكذا,

3) الأسس الجغرافى:

تكون المنظمة كبيرة الحجم وفروعها متعددة ومنتشرة. ويحقق مزايا التخصص لأن كل جهاز مسئول عن المنطقة التى تخصه ويعلم تماما الإحتياجات والمواد المتاحة فى الأسواق ومصادرها وله القدرة على التعامل مع كافة المشكلات التى تواجهه.

4) الأسس المركب:

يتعلق بإمكانيه الجمع بين نوعين أو اكثر من الأنواع السابقة فيمكن الجمع بين الأساس الوظيفى والأساس السلعى. حيث أن الشكل التنظيم التى تختاره المنظمه يعتمد على حجمها وظروفها وإمكانياتها وتنوع مستلزماتها والأهميه النسبية التى يحققها على أساس لها.

ثالثا: العلاقات التنظيمية بين إدارة المنشأة:

أ- إدارة المواد وعلافتها بإدارة الإنتاج:

إن إدارة الإنتاج هى المسئولة عن تحويل المادة الخام إلى منتج نهائى تام الصنع صالح للاستخدام وبالتالى فى سبيل قيامها بوظيفتها فإنها تحتاج مواد ومستلزمات تمكنها من ذلك.

* تقوم إدارة الإنتاج بإبلاغ إدارة المواد بجداول وبرامج الإنتاج حتى تستطيع إدارة المواد تدبير الاحتياجات اللازمة لذلك.

* عند حدوث أيه تغييرات وتعديلات فى البرامج الإنتاجية تبلغ لإدارة المواد حتى تستطيع بدورها تعديل الخطط والبرامج بتوفير الاحتياجات.

* عندما يحدث تطويرا وتغييرا فنيا فى عمليات التصنيع للسلعة يتم بالتشاور بينهما لكى تقوم إدارة المواد بمواكبة هذا التغيير.

* تقوم إدارة المواد بإرسال كافة المعلومات المتاحة فى السوق عن المواد البديلة لإدارة الإنتاج.

* ضرورة التنسيق والتعاون بينهما فيما يخص شراء الآلات والمعدات الرأسمالية.

* تقوم إدارة المواد بإبلاغ إدارة الإنتاج بتوقف عمليات التوريد لصنف معين حتى تقوم بتعديل برنامجها الإنتاجى تبعا لذلك.

ب- إدارة المواد وعلاقتها بالإدارة المالية:

الإدارة المالية تخص بتدبير الأموال التى تلزم للشراء وسداد الفواتير التى تصدرها إدارة المواد للموردين.

* تقوم إدارة بإبلاغ الإدارة الماليه بخطة احتياجاتها وشروط السداد حتى تستطيع إعداد المبالف التى تلزم لذلك.

* دعم وتنمية العلاقة بين المنظمه والموردين والذى يحدث من التزام المنظمة وإدارتها بالسداد.

* فى حاله مخالفات فى المواصفات الفنية للمواد تقوم إدارة المواد بإخطار الإدارة المالية بذلك حتى تتوقف عن سداد لحين الإنتهاء من هذه المخالفات.

* عند وجود أية تغييرات فى المواد المشتراة وزيادتها عن مقدار محدد تخطر الإدارة المالية حتى تستطيع تدبير المبالغ التى تم إضافتها.

ج- أدارة المواد وعلاقتها بإدارة الهندسية:

الإدارة الهندسية هة الإدارة المسئولة فنيا عن تصميم وتطوير منتجات المنظمة ووضع المنتج مواصفاتها الفنية مما يؤدى إلى وضع المواد التى يتكون منها المنتج زأجزاؤه وأبعاده المادية ويمكن توضيح هذه العلاقة فى الآتى؟

1- كفاءة إدارة المواد عند وضع خطة الاحتياجات يتوقف على مدى دقة الإدارة الهندسية والتصميم الجيد للمنتجات.

2- تقوم إدارة المواد باكتشاف المواد البديلة فى الأسواق وتخطر الإدارة الهندسية بها.

3- قيام إدارة المواد فى بعض الأحيان بعقد اجتماعات يحضرها أعضاء من الإدارة الهندسية.

د- إدارة المواد وعلاقتها بإدارة التسويق: 

ويمكن أن نوضح هذه العلاقة بإجاز على النحو التالى:

1- التخطيط الجيد والتنبؤ الدقيق لمبيعات المنظمة يؤثر فى جداول وبرامج الإنتاج وبالتالى تستطيع إدارة المواد تخطيط الاحتياجات.

2- إدارة المواد تعمل على تحقيق وفرا فى تكاليف المواد المشتراة وأسعار مما ينعكس على تخفيض تكاليف المنتج ومن ثم يسهل بيعه ويتمكن من المنافسة فى السوق المنافسة من خلال وفرة التكاليف.

3- قيام إدارة المواد بمهامها على الوجه الأكمل يمكن إدارة التسويق من تسليم العملاء للسلع فى المواعيد المتفق عليها.

4- يمكن لإدارة التسويق مع تواجدها فى الأسواق ورغبات العملاء بإعطاء المعلومات اللازمة لإدارة المواد عن المواد البديلة.

5- التعاون بين إدارة المواد وإدارة التسويق يمكنهم من مواجهة المنافسة الموجودة بالسوق.