إدارة المواد والشراء, المفاهيم والأهداف.

إدارة المواد والشراء, المفاهيم والأهداف.

1- أهداف وظيفة الشراء.

2- أهمية وظيفة الشراء.

3- نظره موجزة على تطور مفهوم الشراء.

4- مفهوم إدارة المواد.

5- أهداف إدارة المواد.

6- إختصاصات مسئوليات إدارة المواد.

7- مشكلات ومزايا إدارة المواد.

أولا: أهداف وظيفة الشراء:

وظيفه الشراء تنحصر مهمتها فى توفير وتدبير الإحتياجات من المواد والمستلزمات التى تحتاج المنشآت لها. وتتلخص أهدافها فيما يلي:

1) إمداد المنشأة بإحتياجاتها من المواد والمستلزمات بالجودة المناسبة وبالكمية المناسبة.

2) إمداد المنشأت بكافه المعلومات المتوافرة عن السوق وظروفه وتوقعات السعر المستقبلية.

3) منع التكرار والإزدواج والتلف فى جميع المواد المشتراة والمخزونه.

4) توفير وشراء إحتياجات المنشأت بأقل تكلفة ممكنه.

5) المحافظة على المركز التنافسى للمشروع فى مواجهة المشروعات المتماثله.

6) الإحتفاظ بعلاقات طيبة مع مصادر التوريد.

مسئوليات إدارة المواد:

1- الشراء يجب أن يتم تبعا للسياسة التى يقررها مجلس إدارة المنظمه.

2- الإلتزام بالمواصفات المطلوبه.

3- التعاقد مع المورد وإصدار أمر التوريد له ومتابعته.

4- تحديد شرووط التعاقد مثل مواعيد الإستلام ومكان التسليم.

ثانيا: أهمية وظيفة الشراء:

1- تخفيض التكاليف:

إن أى تخفيض فى هذه التكاليف يمكن أن ينعكس بالإيجاب على أرباح المنشأة.

ضرورة قيام هذه الإدارة بتحقيق وفر فى تكلفه المواد بما لا يقل عن 2% سنويا وتتضمن عمليه توفير الإحتياجات شيئان رئيسيان لا نغفل عنهما حتى يتم العمل بشكل سليم فى هذه الوظيفه.

* التعرف على إحتياجات المنشأة من أنواع المواد والمستلزمات وغيرها.

* القيام بالعمليات الخاصه بالمخازن على الوجه الأكمل.

2- توفير المعلومات:

وتتمثل هذه الإستفادة فى المعلومات عن الأسعار والعرض والطلب على المواد ومصادر الشراء الجديدة.

3- العلاقات العامة:

لكون عملها متعلق بالنزول إلى أسواق المواد والمستلزمات والتعامل مع جهات خارجيه عديده ومن ثم إذا كانت صورتها وسمعتها حسنه فإن هذا بدوره له الأثر فى تحسين صورة الشركة ككل.

4- التدريب:

يمكن إعتبار وظيفه الشراء مجالآ ملائما لتدريب المدراء الجدد حيث يلمسون حاجات وأهداف الإدارات الأخرى بالمنشأة.

5- المسئولية الاجتماعية:

عن طريق القيام بتفضيل الموردين المتواجدين فى المنطقة الجغرافية بالإضافة إلى تفضيل أبناء هذه المنطقة عند اختيار وتهيين رجال جدد للشراء.

ثالثا: نظره موجزة على تطور مفهوم الشراء:

قبل الثورة الصناعية لم تكن المنشآت تهتم بنشاط الشراء لأن المشروعات كانت صغيره الحجم وأيضا إحتياجاتها محدودة جدا.

1) الشراء يرتبط بالإنتاج:

فى الفترة التى واكبت قيام الثورة الصناعية كان لوظيفة الإنتاج ريادة كبيرة داخل المنظمة, وخلال هذة الفتره تميزت وظيفة الشراء بالآتى:

1- إعتماد المنشأة على نفسها فى توفير غالبية إحتياجاتها عن طرق الصنع واللجوء للغير فى بعض الإحتياجات المحدودة

2- إستقرار نسبى لأسواق المواد وعدم وجود صعوبات تواجه المنظمة فى توفير إحتياجاتها.

3- التنوع فى الأصناف الموجودة بالسوق قليل نسبيا

4- عدم إحتياج المنظمات إلى خبرات متخصصة بدرجه ماهرة.

2) الشراء وظيفة ذات إستقلالية:

بعد فترة من الثورة الصناعيه وحدوث إستقرار لها تزايد حجم الإنتاج, وهنا زاد الإهتمام بنشاط الشراء وهذا جعل هذه العمليه مستقله عن الإنتاج, ولذا نقول بوجود عوامل ساهمت فى إستقلال الشراء تتمثل فى الآتى:

1- إتجاه المشروعات نحو التخصص وظهور الإنتالج الكبير.

2- مع الوقت أصبح حجم المشتريات كبير ويمثل نسبة كبيرة من إجمالى التكاليف الإنتاجية.

3- ضرورة توفير خبرات فى مجال الشراء للتعامل مع الأسواق.

4- تطوير المواد والمستلزمات فى الأسواق.

3) ظهور مفهوم إدارة المواد:

مع إستمرار التطور فى الأسواق وتضخم وإتساع بيئة الأعمال هناك حاجه ماسة فى جمع للأنشطة التى تخص توفير الإحتياجات سواء كان نشاط الشراء أو نشاط التخزين فى إدارة واحدة تهتم بها معا هو ما يعرف بمسمى "إدارة المواد" ويمكن أن نلخص الآن الأسباب التى أدت إلى ظهور مفهوم إدارة المواد.

1- وجود صعوبات فى تطبيق أصول الشراء.

2- عدم فعاليه تخطيط الاحتياجات الى تحتاجها الإدارات.

3- حدوث إتهامات بين إدارات المشروعات وإدارة الشراء.

4- القصور فى إمداد الإدارات المختلفة بإحتياجاتها.

5- إرتفاع تكاليف توفير الإحتياجات.

6- تدهور العلاقات بين المنظمة والموردين المتواجدين.

رابعا: مفهوم إدارة المواد:

يمكن عرض بعض المفاهيم التى تناولت إدارة المواد على النحو التالى:

إدارة المواد هى الإدارة المتكاملة المسئوله عن تخطيط الحصول على المواد والإحتياجات وتوفيرها وتخزينها والرقابه عليها والتصرف فيها بشكل يحقق أفضل إستخدام لها لتحقيق أهداف المنظمة.

وإدارة المواد هى مجموعة الأنشطة الإدارية التى تتضمن التخطيط والتنظيم والتوجيه والمتابعة لكافة الأنشطة التى ترتبط بتدفق المواد داخل المنظمة.

ومن هذا المنطلق فإن الأنشطة التى تتعلق بتدفق المواد عباة عن:

1- تخطيط الإحتياجات من المواد.

2- الحصول على المواد من مصادرها المختلفة.

3- توزيع المواد على الوحدات الطالبه لها.

4- الرقابه على المخزون.

المفهوم الأساسى:

إدارة المواد هى وظيفة من وظائف المنظمة التى يتضمن مجموعة متكاملة من الوظائف الإدارية المتعلقة بالمواد (تخطيط, تنظيم, توجيه, رقابة) وإتخاذ القرارات التى تتعلق بالأنشطة التالية:

* مقدار الحاجة من المواد.

* الشراء.

* الفحص والاستلام.

* المناوله.

* إدارة المخزون ومراقبتة.

* النقل.

* التصرف فى المخلفات الصناعية.

التعريف الأساسى:

إدارة المواد هى الإدارة المسئولة عن توفير جميع إحتياجات المنظمة بشكل متكامل متضمنا تخطيط إحتياجاتها وشرائها وإستلامها وحفظها والرقابة عليها بما يضمن إسخدامها أفضل إستخدام لتحقيق الأهداف الرئيسية للمنظمة.

خامسا: أهداف إدارة المواد:

1- التنسيق والتعاون بين إدارة المواد وباقى الإدارات الإخرى

2- جمع البيانات والمعلومات عن الأسواق التى تتوافر بها المستلزمات.

3- ضمان التدفق المستمر للمواد المطلوبه لضمان إستمراريه العمل فى المنظمة.

4- الحفاظ على المركز التنافسى للمنظمة عن طريق تخفيض تكاليف الشراء.

5- ضرورة القيام بتخفيض الإستثمار فى المخزون إلى أقل حد ممكن.

6- جعل العلاقة بين المنظمة وبين مصادر التوريد علاقة جيدة وحسنة.

7- ضرورة الإستفادة من المعلومات التى يقدمها الموردون عن أحوال أسواق المستلزمات.

8- تطوير السياسات والإجراءات التى تساعد على تحقيق أهداف المنظمه.

9- تدريب وتطوير مجموعة من المتخصصين فى العمل بمجال المواد.

10- ضرورة الإحتفاظ بشبكة معلومات فعالة بين المنظمة وباقى الجهات الأخرى الخارجيه.

سادسا: إختصاصات مسئوليات إدارة المواد:

1) تخطيط الإحتياجات من المواد:

يبدأ الطلب من الإدارات الأخرى فى المنظمة ويجب مراجهتها والتنسيق بين الإحتياجات وبعضها البعض.

2) التعاون والاشتراك فى توصيف احتياجات المنظمة:

فإن توصيف الإحتياجات مهمة مدير الإدارة التى تطلب هذه الإحتياجات, بجعل إدارة المواد تحصل على معلومات عن أحدث وأفضل المستلزمات المتواجدة فى السوق.

3) القيام بعملية الشراء:

أ-  اختيار مصدر التوريد:

ومن ثم يجب أن يتم تنفيذ هذه العملية عن طريق.

* تلقى طلبات الشراء من الإدارات المختلفة وتصنيفها.

* البحث عن مصادر التوريد المناسبة.

* التفاوض مع هذه المصادر يتم التعامل معه فى التوفير.

ب- إصدار أمر الشراء ومتابعته:

* أصدار أمر الشراء تبعا لإجراءات محددة.

* خدام امر الشراء تبعا لنماذج مطبوعة ومتسلسة بأررقام.

* مراعاة وجود علاقة بين قيمه الطلبية.

* متابعة ورود الطلبيات فى مواعيدها التى تم الاتفاق عليها.

ج- مراجعة الأوامر:

* مراقبة الفواتير الواردة من المورد.

* التأكد من قيامه بتنفيذ الشروط.

* كشف الإنحرافات التى حدثت.

* الإحتفاظ بسجلات لهذه الفواتير.

4) الإستلام والفحص:

أ- الإستلام:

* التأكد من مطابقة المواد التى ترد حسب أمر الشراء.

* كتابه محضر إستلام.

* إجراء سريع إذا لم يلتزم المورد بالمتفق عليه.

* اللجوء إلى مصادر بديلة تقوم بالتوريد والرجوع على المورد بتعويضات.

* عمليه الإستلام متعلقة بفحص كميات إضافية إلى فحص ظاهرى فقط للشكل والنوع.

ب- الفحص:

الفحص الفنى والتدقيق فى مطابقة المستلزمات الوادرة تبعا لمعايير الجودة المتفق عليها فى التعاقد.

5) نشاط النقل:

لأن النقل له تأثير على التكلفة وخاصة فى عمليه إستيراد المواد من الخارج فيفضل فى هذه الحالة وضع نشاط النقل ضمن إختصاصات إدارة المواد.

6) نشاط الحفظ:

عمليه الحفظ للمواد والمستلزمات عمليه تتميز بالطابع الفنى.

* تخصيص الأماكن التى تناسب المواد المخزونة كل حسب طبيعته.

* إستخدام طرق التخزين السليمة للحافظ على المواد وسلامتها.

* الإشراف على المخازن وإمساك سجلاتها لمتابعة حركتها.

7) الرقابة على المخزون.

* تخفيض رأس المال المستثمر فى المخزون.

* ضمان عدم نفاذ الأصناف.

* التأكد من مطابقة الأصناف.

* متابعة حركة المواد للتعرف على الأصناف الراكدة.

8) التخلص من المواد الراكدة والمخلفات الصناعية:

كيفية تكوين المخلفات والرواكد فى الآتى:

أ- تتكون المخلفات بسبب قبول مواد ومستلزمات غير مطابقة للمواصفات الفنية.

ب- تتكون المخلفات بسبب معالجة بعض المواد فى بعض المراحل الإنتاجية أثناء العمل.

ج- قد تتكون بسبب التغير الذى يمكن حدوثه فى أساليب الإنتاج.

د- قد تتكون بسبب التلف الذى يصاحبها ويجعلها غير صالحة للاستخدام, فهناك أسباب عديدة تتكون عن طريقها المخلفات والرواكد ومن ثم يراعى إسناد مهمة التخلص منها إلى إدارة المواد لأنها الأجدر, وذلك للأسباب التالية:

* إن مهمة التخلص من المخلفات إذا تم إسنادها إلى إدارة المواد يجعلها تفكر فى عدم حدوث وتكرار هذا مستقبلا.

* يجعل إدارة المواد تهتم أكثر بتقدير وتخطيط الإحتياجات وبشكل دقيق.

* الأسواق والموردين ومعرفة الظروف والتغيرات التى تحدث بها.

* كون إدارة المواد تشعر بالقصور فى أداء وظائفها ومن ثم تحاول تقليل نسب هذه المخلفات.

* إن إدارة المواد تتفق مسبقا مع الموردين بشكل ضمنى أو مكتوب على إعادة هذه المخلفات.

* إن إدارة المواد قد تقوم بتحويل بعض المخلفات التى تظهر.

* أن إدارة المواد قد تتخلص من هذه المخلفات بشكل يحافظ على البيئة.

9) تنمية العلاقات مع الموردين:

مما يؤدى إلى التغلب على كل المصاعب والمشكلات التى تواجه إدارة المواد فى الظروف الطارئة ومن خلال العلاقة الطيبة تلك يمكن للموردين توفير الاحتياجات فى أوقات الأزمات.

10) المشاركة فى بحوث المواد والتطوير:

أن العاملين فى مجال إدارة المواد لديهم مقدرة على الإتصال المباشرة بالأسواق تمكنهم من البحث عن المصادر الجديدة التى توفر للمنظمة كافة الإحتياجات التى تطلبها ومن ثم يصلون إلى أفكار جديدة.

سابعا: مشكلات ومزالايا إدارة المواد:

س: ما هى أهم مشكلات ومزايا إدارة المواد؟

مشكلات إدارة المواد:

1- إن مفهوم إدارة المواد يصعب تطبيقه فى المنظمات التى تقوم المواد الخام التى تدخل فى تصنيع منتجات أخرى وذلك بسبب أسعار المواد الخام تكون عرضة للتغيرات والتقلبات.

2- بعض المنظمات ترى أن هناك إمكانية للتنسيق بين وظيفتى الشراء والإنتاج فإنها لا ترى حاجه أو ضرورة لوضع إدارة المواد وإنشائها ضمن الهيكل التنظيمى.

3- عدم وجود كوادر مؤهلة تأهيلا يناسب شغل وظيفة مدير هذه الإدارة.

4- بعض المنظمات لا تقوم بتصميم نظاما جيدا للمعلومات.

5- عدم توافر أصناف كثيرة من المواد فى الأسواق المحليه مما يؤدى إلى الإعتماد على الأسواق الخارجية والدولية فى توفيرها.

6- إدارة المواد تحتاج إلى وقت حتى تحقق إنجازا تراه الإدارة العليا مما يعرقل تطبيق مفهوم إدارة المواد.

مزايا إدارة المواد:

أ- يحقق التنسيق المطلوب لكافه الأقسام الفرعية وأداء الوظائف والأنشطة بطريقة ذات كفاءة وفعالية.

ب- خلق مناخ من الثقة والعلاقات الطيبة مع الموردين.

ج- تخفيض التكاليف التى تتعلق بالمواد والنقل والمخزون.

د- تحسين وتسهيل إستخدام كلا من بحوث العمليات والحاسب الآلى.

هـ- سهوله الرقابة على المخزون وعناصره.

و- تخفيض الصراع والنزاع بين الإدارات المختلفة وبين إدارة المواد التى يقع عليها المسئولين فى توفير الاحتياجات الخاصه بها.

ز- يساعد على تقييم أداء العاملين بها ومدى تحقيقها للهدف الرئيسى المنوط بها تنفيذه.