مجلة عكاظ الألكترونية
يعتقد البعض أن سياسة الباب المفتوح (في الإدارة) تعني أن يفتح المسؤول الإداري الأول في المنشأة باب مكتبه، ويستقبل المراجعين وأصحاب المطالب والشكاوى، وإنجاز معاملاتهم المتعثرة وخلافها من الأمور الإدارية، وعندما لا يفعل ذلك يتهم بالتهاون أو التقصير أو عدم الكفاءة، وهذا اعتقاد خاطئ لسياسة الباب المفتوح وللمهام المطلوب أداؤها من قبل المسؤول الإداري الأول في أي منشأة.
إن سياسة الباب المفتوح (في الإدارة) تعني (الدخول والخروج من نفس الباب).. بمعنى أن يفتح المسؤول الإداري باب مكتبه (لدخول) الموظفين والمستشارين والخبراء المعنيين في نفس المنشأة ومن خارجها، لبحث ومناقشة الأمور الإدارية والتطويرية، وما يتعلق بالخطط والبرامج والأهداف والاستراتيجيات، والأنظمة والإجراءات، وغيرها من وسائل التطوير والتحديث، وتسهيل أداء المهام في نفس المنشأة.
كما تعني تلك السياسة أيضا (خروج) نفس المسؤول الإداري الأول من نفس باب مكتبه، والذهاب ( إلى ميادين العمل ومكاتبها)، والتأكد من انتظام الأداء وسير العمل فيها بالشكل المطلوب، ومعالجة المشكلات والعقبات التي تواجه العاملين عند أداء المهام الموكلة إليهم أولا بأول، لكي لا يتبقى مايشتكي منه المراجعون، أو يدل على العجز والتقصير.. وعندما نجد تكدس المراجعين أمام باب مكتب المسؤول الإداري الأول، فإن ذلك دليل على عدم قيامة بالمهام الموكلة إليه على أكمل وجه إما لعدم معرفته، أو لقصور في كفاءته وقدراته.. وليس دليلا على نشاطه وفعاليته، كما يتصور البعض.. لأن الفعالية تعني الخطط والبرامج والأهداف السليمة، وسير العمل بكل انتظام وفعالية، وتذليل العقبات، وإنجاز المهام بكفاءة ومسؤولية.
يعتقد البعض بأن الزيارات التي يقوم بها عدد من المسؤولين الإداريين للإدارات التي يديرون منشآتها بأنها على حساب مصالح المراجعين (وقد نشر ذلك) وهذا اعتقاد خاطئ أيضا وفي غير مكانه الصحيح، لأن تلك الزيارات الميدانية هي جزء أساسي من مهام عملهم، وليس من واجبهم الانشغال في إجراءات إدارية هي من اختصاص إدارات وأقسام المنشأة التي يديرونها.
فإذا ماتم اختيار الموظفين الأكفاء، ووضعت الخطط والبرامج السليمة، ووضحت الأهداف، وقام كل موظف بأداء ما أوكل إليه بأمانة ومسؤولية، ووجدت المراقبة والمتابعة المستمرتان، فإننا لن نجد بعد ذلك من يسعى إلى مكاتب المسؤولين وإشغالهم بأمور جانبية على حساب المهام الأساسية المطلوب منهم أداؤها وتفعيلها.
