بقلم: د. عبدالله السعد

  بات بمقدور المنشآت الحصول على نظم إدارية دون الحاجة إلى اللجوء إلى الشركات الاستشارية. وذلك وفق أسس علمية سليمة، وخطوات منهجية متسلسلة وواضحة، مع الاستفادة من الموارد المتاحة ومن التجارب السابقة.
بات بمقدور المنشآت بمختلف أحجامها الحصول على نظم إدارية متكاملة تشمل سياساتها ولوائحها ونماذجها وهيكلها التنظيمي وتوصيف موظفيها دون الحاجة إلى اللجوء إلى الشركات الاستشارية. وذلك من خلال الفهم الصحيح لطريقة بناء ما سبق وفق أسس علمية سليمة، وخطوات منهجية متسلسلة وواضحة، مع الاستفادة من الموارد المتاحة ومن التجارب السابقة.
يمكن أن نطلق على هذه النظم (خماسية التأسيس) ونعطيها اختصارات يمثل الحروف الأولى من كل كلمة (ستنهل).. والاختصار له معناه بلا شك بحسب ما يلي:
ستنهلّ: إن كانت بتشديد اللام أي تنهمر، فهي تنهل انهلت انهلى انهلالاً.
ستنهل: إن كانت بالتخفيف أي تشرب، فهي تنهل نهلت انهلى نهلاً.
وفي كلتا الحالتين فهي تعني الزيادة والاكتفاء، فكأن فهمها وإدراك التعامل معها يعطي الكفاية لجودة المنشأة وأدائها.
•الهيكل التنظيمي:
في أي منشأة مهما كان مجالها فإن الهيكل التنظيمي يحوي أربع إدارات رئيسية وهي:
1. إدارة الإنتاج.. ويختلف مسماها باختلاف طبيعة نشاط المنشأة، وتكون في أوضح صورها في القطاع الصناعي، وبحسب تصنيفات وزارة التجارة فإن الأنشطة التي يتم التصنيف على ضوئها ثلاثة وهي:
• النشاط الصناعي.. وتأخذ إدارة الإنتاج صورتها من خلال إدارة مستقلة مهامها إجابة طلبات العملاء الواردة عن طريق قسم التسويق، وإنتاج المواد التي تغطي الحصة السوقية، وتحقق المنافسة، وتلبي طلبات العملاء.
• النشاط الخدمي.. كالاتصالات مثلًا: وفي هذه الحالة سيكون مقدمو الخدمة هم موظفو المبيعات وفي نفس الوقت سيكونون هم إدارة الإنتاج. وفي مراكز التدريب مثلًا: سيكون المدربون هم وحدة الإنتاج.
• النشاط التجاري.. وإدارة الإنتاج هنا أقل بكثير من السابق في كثير من الحالات، لوجود المشاريع الصغيرة والمتوسطة التي قد يغطي رجل واحد مهمة إدارة أو أكثر، فتتمثل إدارة الإنتاج في موظفي البيع أو متمي الصفقات مع العملاء.
وهكذا ببساطة من يلبي حاجات العميل بتوفير متطلباته هم من سنسميهم إدارة الإنتاج.
2. الإدارة المالية.. الأمر هنا أكثر تخصصية، فلا بد من توفر مهام معينة منذ البداية، وكذلك لابد من توفر صفات أكاديمية ومهنية في هذه الإدارة، ومن هنا يكون الأمر أوضح وأسهل لمعرفة الحاجة إليه والمهام التي يراد للإدارة تغطيتها.
3. إدارة التسويق.. مازالت الإدارة وليدة في المنطقة وينتج عن هذا الخلط بين إدارة التسويق والمبيعات وعدم الفصل في مهامها، فللفروق في طبيعة المنظمات دوره في الخلط، وقد يؤدي موظف التسويق دور موظف المبيعات في القطاع الخدمي والتجاري، ويحاسب على تكاليفه، ويمكن دمجها والاعتماد على كوادر من المنشأة نفسها تحت مسمى العلاقات العامة.
4. إدارة الموارد البشرية.. وهي الإدارة الناشئة التي أخذت طريقها، وكلما زاد حجم المنشأة اتضحت معالمها وحددت أدوارها وزادت الحاجة لتفاصيلها.
وتتعد أشكال الهياكل التنظيمية بحسب حجم المنشأة وطبيعتها، ومن أشكال الهياكل التنظيمية المقترحة:
1. الهيكل التنظيمي البسيط: يحوي هذا الهيكل المنشأة في أبسط صورها كما تقدم، ويركز على وجود الإدارات الأساسية، وقد يكون فيه نقص في بعض المجالات ولكنه يرحل مهامها على إدارات أخرى مقاربة لها.
يلاحظ في الهيكل السابق مايلي:
• هذا الهيكل افتراضي ولكن الشركات لاتطبقه بالكامل.
• لا يوجد إدارة تدريب خاصة في معظم الشركات.
• لا يوجد فرق عند كثير من الشركات البسيطة بين مفهومي التسويق والمبيعات.
• عادة تحال القوالب في الشركات الصناعية الصغيرة إلى شركات متخصصة، ولا تعد داخل المنشآت.
2. الهيكل التنظيمي المعقد: يضاف في هذا الهيكل بعض الإدارات التي تعطي نوعًا من الرقابة والتطوير، كالإدارة المالية وإدارة الجودة:
ويلاحظ على هذا الهيكل مايلي:
•إدارة الجودة مستقلة عن إدارة الإنتاج لضمان سلامة العمليات والمنتجات.
•الإدارة المالية مستقلة لأجل الاستثمارات والأرباح.
•يوجد في الغالب فصل بين التسويق والمبيعات.
•المخازن تتبع الإدارة العليا.
ولكل ميزة من هذه تأثيراتها في سير العمل.
3. الهيكل التنظيمي الشبكي: يصلح هذا النوع من الهياكل في الشركات المتعددة والمتباعدة الفروع والمشاريع، ويوفر الموارد المالية والبشرية للمشاريع محققًا الاستغلال الأمثل لها:
يلاحظ على الهيكل السابق مايلي:
•المركزية في إدارة الموارد البشرية.
•المركزية في الإدارة المالية والمحاسبة.
•الاستقلالية في إدارة المشاريع، وتوفير احتياجاتها من الموراد البشرية والمالية من خلال الإدارة المركزية.
• السياسات:
تلزم كافة الشركات بوضع سياساتها التي تتوافق مع سياسات الدولة، والسياسات إجراءات تنظيمية عامة تهدف إلى:
1. تحديد اتجاه المنشأة والواجبات الرئيسية المطلوبة من الموظف.
2. تحديد الحقوق الواجب تقديمها للموظف من قبل المنشأة.
يجب مراعاة توافق السياسات مع نظام مكتب العمل والعمال، الذي لايعرفه الكثير أنه يمكن أن تؤخذ نسخة من السياسات من مكتب العمل والعمال وتعمل بها المنشأة. أي أنه لاداعي للجهة الاستشارية في هذه الحالة.
حتى السياسات التي تعدها بعض الجهات الاستشارية وتقدمها بعض المنشآت للمصادقة عليها من مكتب العمل وأخذ الموافقة، عليها تدور في النهاية حول السياسات الأصلية وقانون الدولة.
نموذج لسياسة منشأة، الحالة الاجتماعية:
•سيكون توظيف الموظف طبقًا لحالة محددة في عقد التوظيف. (أي أعزب أو متزوج)، ولتوضيح هذه السياسة فإن «الحالة الفردية» تعني أن الموظف غير متزوج وبهذا لن تعتبر زوجة الموظف وأبناؤه مرافقين يستحقون أي من المنافع المقدمة للمرافقين المعترف بهم.
•كما أن «الحالة العائلية» تعني أن مرافقي الموظف معترف بهم من قبل (المنشأة) وأنهم مذكورون في عقده معها ويستحقون جميع المنافع المقدمة للمرافقين المعترف بهم بعد اجتياز فترة العمل التجريبي.
•تطبق الحالة العائلية على بعض العاملين الذين توافق عليهم (المنشأة).
•لن ينتفع الموظف «حالة فردية» بالمنافع المقدمة للموظف «حالة عائلية».
•قد تتغير حالة أي موظف بناء على اتفاق تحريري في هذا الخصوص بين كل من الموظف ومندوب مخول من (المنشأة).
وهذه بعض السياسات الرئيسية في المنشآت:
سياسة التعيين، واجبات ومهام الوظيفة، البدلات، الراتب الأساسي، ساعات العمل، الوقت الإضافي، وردية العمل،إجراءات دفع الرواتب، القروض، دفع المكافآت، مكافأة نهاية الخدمة، الحالة الاجتماعية، المرافقون المعترف بهم، الفحص الطبي، إعادة تخصيص قيمة تذاكر السفر، من وإلى نقطة التعيين، إنهاء التوظيف، الإنهاء بسبب، الإنهاء لأسباب أخرى، الإنهاء من قبل الموظف، الإنهاء دون سبب مقنع، فترة الاختبار (التجربة)، الإنهاء الاختياري، التقاعد، الوفاة، شهادة الخدمة، الضرائب، متطلبات دخول المملكة العربية السعودية، أوراق الاعتماد (التأهيل)، الوصول.. إلخ.
وكل واحدة من هذه السياسات تكفل جانبًا من حق الموظف وحق الشركة، ومن ثم تأتي اللوائح لتوضيح سير الإجراء، وخطوات العمليات لتطبيق السياسات السابقة.
• اللوائح:
تستعين الشركات بجهات متخصصة في عمل اللوائح، وقد تفرد قسمًا خاصًا بالتطوير يتابع العمل ويعدل في اللوائح بحسب الحاجة، وهي طريقة توصيف المهام، وهي خطوات متسلسلة تضمن سير العمل بسلاسة وبترتيب منطقي. ولكل مهمة في المنشأة لائحة تنظمها، وتنقسم إلى جزأين هما:
1. مخططات الانسياب: وهي رسوم ذات معنى معين توضح الخطوات بالتتابع الفعلي لها.
2. الشرح التفصيلي: وهو شرح للرسم السابق يساعد الموظف على استيعاب العملية والقيام بها.
مثال اللوائح.. تفصيل لائحة التحصيل..
1. يقوم موظف المحاسبة باستلام سندات التبرعات والمبالغ من الموظف المختص مع بيان بأوجه إنفاقها.
2. يقوم موظف المحاسبة بعمل شريط بالمبالغ.
3. تتم مطابقة الشريط مع البيان المرفق والمبالغ المحصلة.
4. في حالة عدم التطابق يتم مراجعة موف التحصيل للحصول على أية فواتير أو عهدة تبرر العجز أو توضح السبب.
5. في حالة المطابقة يوقع موظف المحاسبة بالاستلام (هذا الأمر يجب أن يتم حال استلام العهدة وهي السندات والمبالغ من موظف التحصيل مباشرة والتأخير هنا يعطل موظف التحصيل، وعلى موظف المحاسبة أن يتأكد من القيمة قبل استلام المبالغ، أما الشريط فهذا شأن موظف المحاسبة فقط. ولو وجد عجز في الشريط فهو ليس من مسؤوليات موظف التحصيل).
6. يتم تسليم المبالغ مع الشريط والبيان للمدير المالي.
7. يتم حفظ صورة في المكتب.
• النماذج:
في مخططات اللوائح سنلاحظ وجود ارتباط بين إدارة وإدارة، هذا الارتباط يحتاج إلى اعتماد نقل المهمة من قسم لآخر، وللسلامة من التبعات القانونية والفنية فلابد من وجود وثيقة تؤكد هذا الانتقال، ومن هنا كانت النماذج، فهي حلقة الوصل بين الإدارات وتحوي أربعة أقسام:
1. هوية الطلب: وفيه يتم توضيح بيانات الطلب أو المهمة المراد تنفيذها، كالموقع، النوع، الكمية، وغير ذلك من تفاصيل المهام.
2. هوية الطالب: وفيه بيانات مقدم الطلب، كالاسم، الإدارة التي يتبعها، الرقم الوظيفي، وغير ذلك.
3. هوية الاعتماد: وفيه تفاصيل معتمد الطلب، كالاسم، المسمى الوظيفي، التاريخ.
4. هوية الإجراء: وفيه التوجيه بالإجراء الذي سيتم، ومن سينفذ، ولا يضاف في كل النماذج.
وبالعودة إلى ما سبق سيكون بمقدور الموظف التأكد من المهمة المطلوبة بدقة، والتعرف على مشروعية المهمة من خلال التأكد من هوية الاعتماد وصلاحية التواقيع الموجودة في النموذج، وكذلك قد يجد التوجيه بإجراء معين فتخلو مسؤولية الموظف ويعمل الفريق في أمان.
تساعد النماذج في الآتي:
1. تحديد المهام بدقة.
2. الضبط المهني في أداء المهام، بمعنى معرفة مسؤوليات وحدود المهمة وتحديد حدود المهام والشخص المسؤول عن التنفيذ.
3. تنسيق العمل ومتابعة مراحل العمليات.
4. مشروعية الطلبات التي تقدم.
5. التعرف على حركة العمل في الأقسام، ورصد الطلبات الواردة من كل قسم، والتعرف على الأعباء المالية والفنية المترتبة على ذلك.
6. تحديد الإجراءات المتبعة في المهام وحالتها.
7. توفير الأمان للمنشأة وللموظف على حد سواء.
• التوصيف الوظيفي:
لكل وظيفة مميزات ومتطلبات، وحين تقرر منشأة ما توظيف شخص لمهمة فإنها لابد وأن تكون متأكدة من قدرته على ذلك، ويشبه التوصيف السيرة الذاتية في محتواه، ولكن من وجهة نظر المنشأة وليس الموظف، ومن خلال المطابقة بين السيرة والتوصيف ستكون المنشأة نظرة أولية تتعرف من خلالها على مدى التطابق بين مواصفات المتقدم للعمل والمواصفات المطلوبة. ومن الأمور المهمة التي يحويها التوصيف الوظيفي مايلي:
1. المؤهلات العلمية.
2. المهارات الفنية.
3. الخبرات السابقة نوعها وعدد السنوات.
4. التعريف بالوظيفة والهدف منها وعدد المنفذين لها.
5. معايير تقييم الأداء في الوظيفة ودرجات المعايير.
6. وقد يضاف لها مكان في الهيكل التنظيمي.
بقدر احتراف المنشأة يكون استكمال ماسبق، والأمر يعود إلى عوامل عدة ومنها:
1. حجم المنشأة، فغالب المنشآت الكبيرة تمتلك الخماسية.
2. طبيعة عمل المنشأة، فالمنشآت المرتبطة بدقة الإنتاج كمشاريع التصنيع تجدها أكثر اهتمامًا من غيرها.
3. عمر المنشأة وخبراتها ومكانتها في السوق، فالمنشآت المخضرمة لها خماسيتها في أغلب الأوقات.

المصدر: مجلة التدريب والتقنية

أحمد السيد كردي

ahmedkordy
»

ابحث

تسجيل الدخول

عدد زيارات الموقع

22,968,016

أحمد السيد كردي

موقع أحمد السيد كردي يرحب بزواره الكرام free counters

نتشرف بتواصلك معنا  01009848570

..
تابعونا على حساب

أحمد الكردى

 موسوعة الإسلام و التنميه

على الفيس بوك

ومدونة
أحمد السيد كردى
على بلوجر