إعداد

أحمد السيد كردي

خبير تنمية بشرية وتطوير إداري

معيد بكلية التجارة جامعة الأزهر

 

- مفهوم الاجتماعات.

- أنواع الاجتماعات.

- مراحل تنظيم الاجتماعات.

- عوامل نجاح الاجتماع.

- أسباب فشل الاجتماعات.

- المهارات القيادية المؤثرة في فعالية الاجتماعات.

 

إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين, من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً, و تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك, وبالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

 

أولا: مفهوم الاجتماعات.

عرفت الاجتماعات على أنها "عبارة عن تجمع شخصين أو اكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضع معين" .

 كما عرفت أنه جميع أو التئام أو حشد من الأفراد للبحث أو اتخاذ قرار بشأن أمر أو أمور معينه و نلجأ إليها عندما نرغب في أفضل الحلول للمشكلات وتقوم على مفهوم العمل الجماعي المتعاضد الذي مؤاده أن الجماعة اكثر ثراء وعطاء من الأفراد المكونة له . والإنسان بطبعه يميل إلى الاجتماع بالآخرين لتحقيق إنسانيته و أدميته حيث أن الاجتماعات:

1.           تعطيه فرصة التعرف على الأفكار والآراء والتقارب في وجهات النظر للوصول إلى وحدة الرأي  والكلمة .

2.           تسهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف عن طريق الوصول بصورة جماعية إلى قرارات معينة .

3.           تسهم في حل المشاكل التي تعترض الأفراد والمنظمات .

4.     من خلال المناقشات تظهر الحقائق التي لا مراء فيها والتوصل إلى هذه الحقائق وتنقيتها وتصفيتها تودي إلى قرارات قابلة للتطبيق .

 

ويحتاج الإعداد لعقد الإجتماع إلى تخطيط جيد مع التركيز على الهدف من الاجتماع ، وقد يسعى الاجتماع إلى تحقيق العديد من الأهداف ، ومع التسليم بأن أهداف الإجتماعات قد تتشابه وتكاد تكون نمطية خاصة بالنسبة للاجتماعات التي تعقد بصفة منتظمة ، إلا أنه يظل لكل إجتماع هدف يختلف عن غيره تبعاً لطبيعة الموضوعات التي تطرح خلاله والتحديات التي يمكن أن تواجهها عملية إتخاذ القرار، بالإضافة إلي المتغيرات الأخرى التي تجعل من كل إجتماع بمثابة تحد جديد له أهداف جديدة مختلفة عن سابقيه ولاحقيه .

وينبع الاهتمام بالالتزام بالوقت المحدد للاجتماعات من الحرص علي وقت الأعضاء الذين لديهم بالضرورة مسئوليات أخري. وغالباً ما تثار التساؤلات حول جدوى الاجتماعات المطولة التي ترهق المشاركين بغض النظر عن مدى جدية وأهمية الموضوعات المطروحة. إذا شعر الأعضاء أن الاجتماع الدوري لمجلس الإدارة يطغي علي التزامات أخري، فإن ذلك قد يدفعهم إما إلي الإعتذار عن حضور الإجتماعات أو الإنصراف مبكراً أو تجنب الدخول في تفاصيل جدول الأعمال حتى ينتهي الاجتماع في الموعد المقرر له.

ويري البعض أن الإعداد لمجلس الإدارة يأتي في إطار مسئوليات سكرتير مجلس الإدارة، أو المدير التنفيذي، أو رئيس مجلس الإدارة ذاته بالإعداد لاجتماع المجلس. وأياً كان من يقوم بالإعداد للاجتماع -سواء كان هو نفسه المسئول عن الدعوة للاجتماع ، أو كان المسئول عن الدعوة شخص آخر -  فإن علي المسئول عن الإعداد للاجتماع إتخاذ ما يلزم والتشاور مع كل الأطراف الأخرى ذات الصلة حتى يتم الإجتماع في الصورة اللائقة و الفعالة.

 

ثانيا: أنواع الاجتماعات.

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

- اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .

-  اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .

-  اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث, وهى تعقد بهدف اكتشاف مشكلات غامضة أو البحث عن عرض أفضل لتحسن إنتاجية العمل ، وهذا النوع من الاجتماعات يساعد في القضاء على المشكلات في مهدها قبل أن يستعصى حلها .

-  اجتماعات طارئة ، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة

- اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة يغلب عليها الطابع الرسمي تحكمها اللوائح والأنظمة وإما تكون سنوية أو شهرية أو أسبوعية.

- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .

- اجتماعات علمية تعليمية ، الهدف منها تغير اتجاهات الأفراد بتعلم المعرفة واكتساب بعض المهارات وتتوقف فعاليتها على مدى تمكن قائد الاجتماع على تمكن قائد الاجتماع على إدارته باقتدار ومهارة ، وتعقد عادة على المحاضرات والوسائل البصرية المساعدة والطرق الفعالة للعروض الشفهية .

- اجتماعات إعلامية ، وتعقد بهدف توصيل معلومات إلى المشاركين في الاجتماع ويحضرها عدد كبير من الناس ، وفي مثل هذا النوع من الاجتماعات عادة لا يكون هناك مجال للمناقشة وطرح الأسئلة .

- اجتماعات تعقد بهدف المناقشة وتبادل الأفكار والآراء والمشاعر والمعلومات بخصوص موضوع معين ، ولا يصدر عن مثل هذا النوع من الاجتماعات قرارات أو خطة عمل ، ويكون الغالب فيها أيضا موضوع معين لأعضاء الجماعة أو فهم وجهات نظر الآخرين أو الحصول على معلومات قبل اتخاذ قرار معين .

- اجتماعات تعقد لوضع الأهداف قصيرة الأجل عند التخطيط للأنشطة المستقبلية للوحدة الإدارية وبمشاركة المرؤوسين للرئيس في وضع الهدف ليصبح من اليسير تحقيقه .

- اجتماعات تعقد بهدف التفاوض ، حيث يكون هناك طرفين أو اكثر في موقف تفاوض حول قضية ما ، يتم عرض وتبادل الآراء وتقريب مواءمة وجهات النظر واستخدام الأساليب التأثيرية بغرض الإقناع والحفظ على المصالح القائمة أو الحصول على منفعة جديدة .

- اجتماعات تقويم الأداء ، وتهدف إلى توفير المعلومات المرتدة للموظف فيما يتعلق بأدائه .

 

 

وتقسم الإجتماعات من حيث المستوى إلى ثلاث أنواع :

- اجتماعات الدول والمنظمات العالمية ( مثل : جامعة الدول العربية وهيئة الأمم المتحدة).

- على مستوى الدول (مثل اجتماعات مجلس الوزراء ).

- اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص (مثل : اجتماع مجلس الإدارات واللجان في الشركات ) .

ثالثا: مراحل تنظيم الاجتماعات.

تمثل الاجتماعات واحدة من أفضل الوسائل لإشراك الجماعة في مجريات الأمور . لكي تحقق الاجتماعات الهدف منها دون إهدار الوقت والجهد ،، لا بد لها من التخطيط المسبق ، فالتخطيط يمثل حجر الزاوية للاجتماعات الناجحة حيث يحدد المسار الصحيح لها وبدونه يتعرض الاجتماع للعشوائية والفشل.

فالتخطيط يعني إقرار الفكر بالقرار في اختيار بدائل من عدة بدائل متاحة لتحقيق الأهداف المطلوبة وترجع أهمية التخطيط للاجتماع إلى كونه :-

1- يبرز الأهداف بصورة واضحة كي يتسنى توجيه جهود الأعضاء في الطريق الصحيح والاستغلال الأمثل للجهود والإمكانات البشرية والمادية.

2-     تحديد الاحتياجات اللازمة مسبقا وذلك يساعد على رفع كفاءة الاجتماع ويزيد فاعليته .

3- تجميع المعلومات والحقائق الضرورية لوضع خطة الاجتماع المتمثلة في جدول الأعمال .. تحديد أولويات لجدول الأعمال والوقت المخصص لكل بند من بنوده .. وترجع أهمية هذه الخطوة في أنها تساعد على منع أهداف الاجتماع من الانحراف .

4- إجراء المتابعة والتقويم للاجتماع في ضوء الأهداف المحددة وما يتم إنجازه .. وحصر الأعمال غير المنتهية والتي على أساسها يمكن تجنب الأخطاء عند عقد الاجتماعات المقبلة لذا يساعد التخطيط على الصورة النهائية التي ينبغي أن يكون عليها الاجتماع .

 

والاجتماعات تمر عادة بعدة مراحل

أولاُ: ما قبل الاجتماع : يتوقف نجاح أو فشل الاجتماع غالباً على مقدار التخطيط و التحضير لعقده والتي تتمثل فيما يلي :

1-     تحدد الهدف من وراء الاجتماع وما المراد تحقيقه .

2-     اختيار افضل الأوقات تفشل بعض الاجتماعات بسبب

- انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث المعني.

- زمن الاجتماع الذي تم تحديده في يوم أو ساعة غير مناسبة .

3-     اختيار المشاركين : كقاعدة عامة اجعل عدد الاجتماعات اقل ما يمكن..

- إذا كنت تريد حل مشكلة فأنت بحاجة إلى من لديهم المعرفة اللازمة

- إذا كنت تريد اتخاذ قرار فأنت بحاجة إلى إشراك من تقع عليهم مسئولية تنفيذ القرار .

- إذا كنت تريد توصيل معلومات حدد من ينبغي عليه الإحاطة بهذه المعلومات.

- أما إذا كان الاجتماع بغرض المناقشة فحدد من سيتأثر ومن يستطيع الإسهام في هذه المناقشة ، بعد تحديد من ينبغي حضوره وجه لكل منهم دعوة واضحة ومحددة لحضور هذا الاجتماع قبل انعقاده بوقت كاف ، ويحبذ إرفاق خارطة تحدد الموقع بوضوح ووقت الاجتماع وجدول الأعمال .

4-    إعداد جدول الأعمال : هو عبارة عن قائمة تتضمن كافة الموضوعات التي ستبحث وتناقش خلال الاجتماع وذلك لاتخاذ القرارات والتوصيات بشأنها ، وهو يتضمن عادة بنوداً من جدول الأعمال السابق تحت عنوان أعمال غير منتهية .

 

 لذا لابد من مراعاة النقاط التالية عند إعداده :

- تحديد أعداد المشاركين وعنوان الاجتماع .

- تحديد مكان الاجتماع وتاريخه بدئه وانتهائه .

- تحديد الموضوعات التي ستناقش في الاجتماع في شكل نقاط وعناصر مختصرة

- يجب أن يكون عدد الموضوعات متناسقا مع الوقت المحدد .

- ترتيب موضوعات جدول الأعمال حسب الأهمية .

- الرجوع إلى محاضر الاجتماعات السابقة للتأكد من أن هناك موضوعات لم تستكمل مناقشتها لإدراجها في جدول الأعمال .

- تقليل عدد الوثائق والتعاميم الرسمية قدر الإمكان وتوزيعها على المشاركين قبل الاجتماع .

- تحديد أسماء المسئولين عن مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

5- الاستعدادات المادية وتتمثل فيما يلي :

قاعة الاجتماع :  إن تجهيز قاعة الاجتماع له تأثير كبير على مدى نجاح أو فشل الاجتماع ، حيث أن سلامة التجهيزات تؤثر على خطوط الاتصال بين المشاركين والعلاقات بينهم ومدى تفاعلهم على موضوعات الاجتماع لذا لا بد من مراعاة الآتي :

·      أن تكون الطريقة المتبعة لوضع الطاولات والكراسي تؤدي إلى تحقيق أهداف الاجتماع ، فقاعات المحاضرات والفصول الدراسية تفي بغرض اجتماعات المناقشة ولكن في حالة الاجتماعات لحل المشكلات واتخاذ القرارات فأن المائدة المستديرة تكون أفضل .

·               وضع التجهيزات السمعية البصرية مبكراً مع التأكد من سلامة ومعرفة تشغيلها .

·               عنصر الدخول والخروج للأعضاء المتأخرين .

 

ب- إعداد ملف الاجتماع : لتنظيم أعمال الاجتماع يفضل تجميع كافة الوثائق والتعاميم اللازمة لكل عضو من ملف خاص يكون من النوع الجيد ومن أهم ما يجب أن يحتويه :

- صورة من جدول الأعمال .

- محضر الاجتماع السابق .

- أسماء الأعضاء الحاضرين والمعتذرين .

- الوثائق والتعاميم الضرورية مع ترقيمها للرجوع إليها أثناء المناقشات.

ج- المواد واللوازم الأخرى :-

- بطاقات التعريف .

- الأدوات المكتبية .

- المرطبات وتحديد فترة الاستراحة .

 

6- أساليب التقويم :

يشكل التقييم جزءاً هاماً في عملية النمو والتطور .. ينبغي أن تقيم جميع الاجتماعات بغرض تحسين إدارتها في المستقبل والتي تتمثل في الاستبيان والمقابلة والتقييم الذاتي .

ثانياً : أثناء الاجتماع :

تؤثر اتجاهاتك ونشاطاتك كقائد على مناخ الاجتماع فإما تضيف إلى قيمة الاجتماع أو التقليل من قيمته – فأسع دائماً إلى تحقيق هدفك في اقل وقت ممكن دون أن تشعر أي من الأعضاء بأن الفرصة لم تتاح له لإبداء رأيه ، وأن يترك أعضاء الاجتماع وهم يشعرون بأن شيئاً ذا قيمة قد أنجز ولكي يتحقق لك ذلك عليك الاهتمام ببعض القواعد الهامة والتي منها .

1.           الإدارة الفعالة للوقت : يجعل الربع الساعة الأخيرة من الاجتماع بنفس الفاعلية في الربع الساعة الأولى منه .

2.           ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد تماماً وإن كان هناك متأخرين .

3.           وجه اهتمامك وركز مناقشتك على الغرض الذي من أجله عقد الاجتماع .. وانه الاجتماع عندما يتحقق الهدف منها .

4.     اترك للأعضاء تحديد الأولويات في جدول الأعمال عندما تلاحظ أن تغطية الموضوعات تتطلب اكثر مما يسمح به وقت الاجتماع ، وبناء على هذا التحديد تعادل مناقشة الموضوعات المحددة فإذا نفذ الوقت تكون قد أنجزت معظم الموضوعات الهامة

5.     اذكر بوضوح الهدف من الاجتماع ، ابدأ الاجتماع بشرح وتوضيح الهدف المراد تحقيقه من الاجتماع للقضاء على سوء الفهم الذي قد يؤثر على سلامة الاجتماع .

ثالثاً .. بعد الاجتماع :

       لا تنتهي مسئولياتك عندما ينتهي الاجتماع اذ يبقى أمامك ثلاثة أنواع من المسئوليات :

1.     التقييم : ويتم إما عن طريق توزيع استبيانات أو إجراء مقابلة ، والتقييم الذاتي لغرض تحسين فعاليتك كقائد ، وتقدير مدى مساهمة المشاركين ، ومدى تحقيق الهدف من عقد الاجتماع ، كما تحدد السلبيات والملاحظات التي أثرت على عدم نجاحه .

2.     التلخيص : ويمثل في محضر الاجتماع الذي يتم فيه تلخيص القرارات الصادرة عن الاجتماع التي تم الاتفاق عليها ويمنع هذا الإجراء اختلاف الآراء حول ما تم الاتفاق عليه مع مرور الوقت ، مع ضرورة توقيع الأعضاء على هذا المحضر .

3.           التصرف : ويمثل في تنفيذ ما تم الاتفاق عليه إذا أن التأجيل يؤدي إلى الإهمال وعدم الجدوى من الاجتماع .

 

رابعا:عوامل نجاح الاجتماع.

لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

 

(1) عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله ).

- استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .

-  يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .

- لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .

- يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .

- من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .

- يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك .

- لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .

-  ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .

 

(2) عوامل النجاح أثناء الاجتماع :

- التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .

- الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .

- السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .

- افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .

- التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .

- اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .

- تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .

- تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .

- إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .

- عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .

- لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .

- في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .

- إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

 

(3) عوامل النجاح بعد الاجتماع :

- تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات الاجتماع .

-  تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .

- حسن توديع المشاركين في الاجتماع .

- وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .

 

خامسا: إيجابيات الاجتماعيات وسلبياتها.

الإيجابيات :

1.           التوصل إلى دراسة كاملة وشاملة ومتأنية .

2.     اتسام القرارات بالنضج والعمق والصدق والموضوعية عكس القرارات الفردية التي تصطبغ بالتحيز والمصالح الشخصية.

3.     صبغة النقاش والحوار الجماعي بالديمقراطية القائمة على احترام آراء الآخرين فكل عضو يستطيع أن يعبر عن آرائه وأفكاره بحرية مهما اختلف مركزه الوظيفي.

4.     وسيلة مهمة من وسائل التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود والقضاء على الازدواجية وإزالة أسباب الخلاف وتقريب وجهات النظر.

5.     أداة ناجحة للتدريب نتيجة احتكاك الخبرات الحديثة والقديمة عن طريق النقاش والحوار وتبادل الرأي وتولد الأفكار والمقترحات الخلاقة .

6.     تتيح الفرصة للقيادات الإدارية وتوصيل آرائهم وتوصياتهم ووجهات نظرهم إلى العاملين كما تتيح في نفس الوقت توصيل شكاوي العاملين إلى القيادات الإدارية العليا .

7.     تسهم في رفع معنويات الأعضاء المشاركين فالعضو مهما أختلف مركزه الوظيفي له صوت واحد فقط مما يجعل القرارات بعيدة عن السيطرة وتحكم أصحاب المراكز العليا والنفوذ .

 

السلبيات :

1.           صبغة الاجتماعات بالمصالح الشخصية والصراع بين الأعضاء قد يهدر الجهود ويكون وسيلة للتنافر وعدم الوفاق .

2.     احترام النقاش واختلاف الرأي ووجهات النظر حول القضايا المطروحة وصعوبة التوصل إلى قرار نهائي يتفق عليه . قد يلجأ المجتمعين إلى الحل الوسط للتوفيق بين وجهات النظر المختلفة حتى إذا لم يكن هذا القرار سليماً ولا يراعي المصلحة العامة مما يهدم قيمة الاجتماع .

3.     قد تشكل الاختلافات في المستويات الثقافية والوظيفية بين الأعضاء عائقاً كبيراً في الاتصال بينهم فالأشخاص الذين يحتلون مراكز وظيفية عليا يميلون إلى التحكم في الاجتماع والتحدث لمدة أطول وغالباً ما تحظى آرائهم بالتأييد والقبول من بقية الأعضاء .

4.     افتقار قائد الاجتماع إلى المهارات القيادية في إدارة المناقشة ، وعدم إلمامهم باللوائح التي تحكم الاجتماعات قد يدفع ببعض الأعضاء للسيطرة على جو الاجتماع ، وانصراف انتباه  الأعضاء عن المواضيع المطروحة وانشغالهم في مناقشات ثنائية مما يفقد الاجتماعات أهميته في تحقيق أهدافه.

5.     إن سلوك قائد الاجتماع وشخصية قد ينعكسان على قيم الاجتماع والنتائج المتوقعة منه . فالقائد الذي ينتهج الأسلوب التسلطي ربما حال بين بقية الأعضاء والتوصل إلى قرارات بناءة ، والتي تميل إلى الروتين تطبيق الإجراءات الرسمية والقوانين مما يؤثر على نفسيات الأعضاء بصورة سيئة .

 

سادسا: أسباب فشل الاجتماعات.

1- الإفتقاد إلى الإعداد: إن الإفتقاد إلى الإعداد يعد واحد من الإسباب التي تؤدى بالإجتماعات إلى الفشل المحقق, وعدم الإعداد للإجتماع يؤذى ولا يُفيد ، فهو يخلق المنازعات بين الإعضاء ويؤدى إلى ارتباكهم مما يتسبب بالطبع فى فشل الإجتماع

2- الإفتقاد إلى الهدف "الغاية": إن حضور أى إجتماع بلا هدف محدد تماما مثل قيادة سيارة دون وجهة محددة ، إن الدعوة لعقد اجتماع دون هدف محدد أو فقط لأن الاجتماع أصبح درباً من العاده سبب اساسى فى فشل الاجتماع

3- عدم وضع جدول اعمال: إن ذلك بالطبع يتيح مجالا للخيال ولاثارة الشائعات ويفتح باب للهواجس . وقد يتسبب ذلك ايضا فى ان يتطرق المدير الى مجالات لاعلاقة لها بالموضوع الاصلى وان يفقد زمام الوقت وبالتالى لا يؤدى الاجتماع الهدف من ورائه ويفشل.

4- زيادة عدد الحاضرين: الابحاث تشير الى ان زيادة عدد المشاركين فى الاجتماع قد يتسبب فى احجام البعض عن الحديث أو المشاركة ليتجنب الاحراج أمام الخرين , لذلك فزيادة عدد الحاضرين فى أ ى اجتماع يجعله غير فعال وغير منتج .

5- حضور الكثير من الاجتماعات: فالاجتماعات الكثيرة قد تتسبب فى اثارة الاحباط لدى اعضاء فريق العمل . أن تكرار الاجتماعات تجعلك تتخلف عن اداء أعمالك ، فالدعوة لعقد اجتماع فى كل كبيرة وصغيرة يعد امراً مناقضا للإنتاجية ، ويبعث على الإستياء والملل ويقلل قيمة الإجتماع نفسه .

6- نزاعات شخصية: قد يسمح المدير لإعضاء فريقة بمواجهة بعضهم البعض فى اثناء الاجتماع اعتقاداً منه بإن ذلك يؤدى الى نتاج افضل ، ويتغاضى فى سبيل ذلك عن اى خلافات لاسباب شخصية ، فإن ذلك قد يؤدى الى حدوث انقسام وفرقه بين الفريق .

7- الانتقاد: إذا كان المدير كثيرا ما يوجه النقد لتصرفات الاخرين فإنه سوف يجعل اعضاء فريقه يشعرون بالخوف ، والانهزامية ، ومشاعر آخرى سلبية وذلك بالطبع سوف يؤدى بالاجتماع إلى الفشل المحقق .

8- عدم المشاركة " الإحجام عن المشاركة ": قد تجد المدير هو الذى يسيطر على الموقف بأكمله فهو يقوم بكل الكلام وكل العمل أو قد يشارك أحد الاعضاء أو اثنان فقط فى الحديث ، هذا النوع من الاجتماعات يتسك بالبيروقراطية والملل وهو يثير لدى الاخرين الشعور بانهم دون المستوى وذلك بالطبع نوع فاشل من الاجتماعات .

9- عدم تحديد العمل : قد يسير الاجتماع بإشتراك كل الحاضرين ، لكن فى لا يطلب المدير إنجاز أى عمل معين ، ويختتم الاجتماع الذى يكون فاشلا بهذا الشكل

10- عدم المتابعة: قد يدعو المدير لعقد اجتماع ويديره ويصدر توجيهاته ثم ينهى الاجتماع ولكنه لا يهتم بمتابعة تنفيذ الاشياء الهامة التى يريد إنجازها . المهم هو المتابعه التى بدونها لا يعد الاجتماع ناجحاً.

 

سابعا: المهارات القيادية المؤثرة في فعالية الاجتماعات.

(1) المهارات القيادية :  إن قائد الاجتماع يحافظ على وحدة الجماعة ويوجه سلوكياتها وينسق جهودها  ويمدها بالمعلومات ويتزود منها بالمعلومات أيضاً .. لذا عليه أن يتمتع بالأناة والصبر وضبط النفس ، وسعة الأفق والذكاء والتعاون ، ويكون فعال عندما يحفز الآخرين على المشاركة أكثر من كونه قائد قوي للاجتماع  ، أن قائد الاجتماع هو الذي يتولى "قيادة الاجتماع وليس رئاسته" والفرق بين الرئيس والقائد يتحدد في ان الأول يستمد سلطته وصلاحيته من وظيفته أي من التنظيم الرسمي القائم ، فهو بهذا مفروض على الجماعة ومن هذا المنطلق يصدر تعليماته وتوجيهاته وأوامره الملزمة ويعرض من يخالف للجزاءات .. أما القائد فيستمد سلطته وصلاحيته ومن ثم قوته من الجماعة نفسها ومن ارتباطه وولائه وإلتفافه حوله واحترامه له واقتناعه به وثقته فيه ، فالأول مفروض على الجماعة ، أما الثاني فمقبول من الجماعة وينادى  باستمراره .

(2) مهارة إدارة الاجتماع : أن سمة كل اجتماع هي المناقشة وكلما كانت المناقشة منظمة كلما زادت كفاءة الاجتماع والعكس بالعكس .

ومن العوامل التي تساعد على الإدارة الفاعلة للمناقشة ما يلي :

- توفير جو مناسب يسمح للأعضاء بالتعبير عن آرائهم ومنحهم الاطمئنان .

- البدء بوضوح واختصار للمسائل الرئيسية المراد تحقيقها من النقاش.

 

(3) مهارة الإقناع :عليك استخدام مهارة الإقناع عند مجادلة الآخرين والبعد عن عنادهم أو فرض رأيك عليهم ، وعليك استخدام أسلوب المراوغة والتدليل على رأيك في كياسة ولياقة وإفهام المعارضة أن لك رأياً آخر في الموضوع

وعلى القائد .. سرد قصة قصيرة أو دعابة طريفة إذا شعرت أن المناقشة ابتعدت عن الموضوعية وغلب جو من التوتر على الاجتماع ، أما إذا وصلت الأمور إلى منعطف صعب تتطلب استراحة قصيرة أو تحيل المسألة إلى لجنة لدراستها وهناك أسلوب آخر كأحد الأساليب التأثيرية وهو مساعدة العضو المجادل بحمله على تغيير موقفه ليس بالسلطة وإنما بتوضيح جوانب الموضوع وعرض حقائق وبيانات إضافية .

 

(4) مهارة إدارة وقت الاجتماع : أن الوقت مورد نادر لا يمكن شراؤه أو استئجاره أو إحلاله وعلينا أن ندرك أهمية ترشيده واستغلاله الاستغلال الأمثل ، والاجتماعات تمثل موقعاً متميزاً في وقت القائد فهو دائماً مثقل بالاجتماعات على الرغم من تفاوت درجة أهميتها وفيما يلي بعض العوامل التي يمكن الاسترشاد بها للتغلب على التهام الاجتماعات لوقتك .

- لا تعقد اجتماعاً إلا إذا كان ضرورياًَ .

- لا تعقد اجتماعات فجائية إلا في حالة الضرورة القصوى .

- حدد أولويات لهذه الأهداف والمهام التي تتبعها .

- أعد جدول الاجتماع طبقاً للأهداف المحددة ووزعه على الأعضاء قبل الاجتماع

- حدد خط السير في موضوعات الاجتماع .

- فكر في الاستعدادات والقرارات المسبقة التي تحتاجها .

- حدد الوقت الذي سيستغرقه كل بند جدول الأعمال ، وخذ موافقة بالاجتماع على البنود التي لا خلاف عليها ثم ناقش الموضوعات الهامة أولاً إلزام الأعضاء بالحضور في الوقت المحدد.

 

(5) مهارة العرف على الأنماط السلوكية للمشاركين: أن قدرة قائد الاجتماع على التعرف على الأنماط السلوكية الموجودة في الاجتماع ومحاولة تعديلها بما يخدم بناء الجماعة ويزيد من تفاعلها وذلك من خلال :

- بذل الجهد لتشجيع الصامت على المشاركة ، وكذلك دعوة المحاولة بالتزام الموضوعية في المناقشة .

- إيجاد التوازن بين الأعضاء لتبادل وجهات النظر وعدم السماح بالخلط بين الموضوعات بلباقة .

- التعامل مع من يحاول الإخلال بالنظام وذلك بإسناد عمل اكثر فعالية له لكي يتحول إلى عضو اكثر إنتاجاً ، أما النمط السلوكي المتكلم فيلفت نظره بلباقة للعودة إلى الموضوع المطروح وذلك بتوجيه سؤال في صورة استجواب عن ما دار من نقاش .

 

(6) مهارة الإصغاء : أن القدرة على الإصغاء من أهم المهارات التي يجب على قائد الاجتماع - والأعضاء التمتع بها بالحرص على ما يلي :

- متى تتكلم وتسمع الآخرين وبالعكس .

- عدم مقاطعة المتحدث أو الكلام أثناء الحديث .

- كتابة وتلخيص الملاحظات التي يثيرها المتحدث فهذا يساعد على تتبع مراحل المناقشة .

- إشعار المتحدث بأهمية ما يقول وعدم انتقاد طريقته في عرض الموضوع أو تغير الحديث دون أسباب .

- التدخل عند التباس أو غموض معنى من المعاني وذلك لإيضاحه .

 

(7) مهارة الكتابة : يجب إعطاء تقرير موجز وموضوعي عما حصل في الاجتماع, كما يجب تعريف الإجراءات التنفيذية المفروضة على كل مشارك في الاجتماع بوضوح, والتأكد من دقة وصحة التقرير فور الانتهاء من الاجتماع حيث الوقائع عالقة في الذهن, و يجب التأكد من أن تقرير الاجتماع يعكس بدقة وقائع الاجتماع .

 

(8) مهارة المناقشة : ان التقدم في الاجتماعات مرهون بمدى حسن حديثك ، وقدرتك على توضيح أفكارك وفهمك للطريقة التي تسير بها الأمور ، واستعدادك للمساهمة بشكل إيجابي لذلك :

- دون ما تريد قوله لأن ذلك يساعد على التركيز.

- تحدث بهدوء وبسرعة حيث أننا نسمع لا تقل عن أربعة أضعاف السرعة التي تتحدث بها .

- ادعم آرائك بالحقائق التي لا مكان للجدل بشأنها .

- أوضح وجهة نظرك بإيجابية وبوضوح لا لبس فيه .

 

وأخيراً إذا كنت تعتبر إدارة الاجتماع هي عملية مملة ولا تتوقع الكثير منه لا تتفاجأ إذن بعدم إنجاز الأهداف التي ترغب في إنجازها . لذلك يجب عليك إن تكون مقنع بان موقفك من إدارة الاجتماع حاسم في فشل أو نجاح ذلك الاجتماع .