يؤكد المختصون في مجال العلاقات العامة على دورها الهام والكبير في تحسين العلاقة بين أطراف العملية الانتاجية ابتداء من المنتج وليس انتهاء بالمقتني، وكلما نجح مكتب العلاقات العامة بعمله كلما كان النجاح حليفا للمشروع أو المؤسسة التي تتوافر على علاقات عامة متطورة وناجحة.
ولهذا السبب ركزّ المحتصون المعاصرون على هذا المجال الحيوي ووجهوا بضرورة أن تتنبه المؤسسات والقطاعات المتنوعة لاستثمار العلاقات العامة على أفضل وجه، ولهذا ركّزوا أيضا على البحث في مفهوم العلاقات العامة وتحديد سماته ومن ثم الانطلاق وفق رؤية معاصرة لهذا المفهوم في دفع عجلة الانتاج والتطور الى الامام، وقد وضع الباحثون المعنيون عددا من المفاهيم أو التعريفات العلمية للعلاقات العامة ومنها:
- العلاقات العامة: هي الفلسفة الاجتماعية للإدارة, والتي تعبر عنها من خلال أنشطتها وسياساتها المعلنة للجمهور لكسب ثقته وتفاهمه.
- العلاقات العامة: هي جهود مستمرة من جانب الإدارة لكسب ثقة الجمهور من خلال الأعمال التي تحظى باحترامه.
- العلاقات العامة: هي جهود مستمرة مقصودة ومخططة ومستمرة لإقامة واستمرار الفهم المتبادل بين أ ي منظمة وجماهيرها.
- العلاقات العامة: هي وظيفة تتضمن قياس وتقويم.
- العلاقات العامة: هي وظيفة الإدارة المستمرة والمخططة والتي تسعى بها المؤسسات والمنظمات الخاصة والعامة لكسب تفاهم وتعاطف وتأييد الجماهير التي تهمها والحفاظ على استمرار هذا التفاهم والتعاطف والتأييد وذلك من خلال قياس اتجاه الرأي العام لضمان توافقه قدر الإمكان مع سياساتها وأنشطتها, وتحقيق المزيد من التعاون الخلاق والأداء الفعّال للمصالح المشتركة.
أما بالنسبة للدور العملي الذي تقوم به العلاقات العامة فهو متعدد الجوانب والاتجهات ومع هذا التعدد لابد أن يكون وضوح وتناغم للهدف المطلوب تحقيقه، ان العلاقات العامة، تمثل فكرة قائمة على تحقيق التفاهم الإنساني والذي يمثل جوهر العلاقات العامة, الأمر الذي يستلزم التفكير والتخطيط لتحقيق هذا التفاهم الذي هو أقرب إلى الهدف المرحلي منه إلى الوسيلة المباشرة. وعند الحديث عن عمل العلاقات العامة داخل مؤسسة ما فإن ما نعنيه هو توظيف تفاهم إنساني منظم لتحقيق منفعة ما انطلاقاً من ذات الفكرة بأن عدد من الأفراد العاملين في مجال العلاقات العامة والقائمين على التفاهم الإنساني, يخدمون مصلحة هذه المؤسسة والمجتمع مما يعود بالنفع عليهم وعلى الجميع وما يختلف من مؤسسة لأخرى ليس جوهر العلاقات العامة أو طبيعة عملها أو أهدافها العامة وإنما الأهداف الخاصة وحجم الدور الذي تلعبه العلاقات العامة. وهكذا تبدو مهام هذا المجال الحيوي واضحة وما على المعنيين سوى اتقان العمل المخطط له مسبقا، فمن دون وجود العلاقات العامة النشطة والمتواصلة يصعب النجاح في عالم اليوم المتشابك سواء في المصالح او في الانتاج وغيره، فهناك ظائف تناط بالعلاقات العامة في أي مؤسسة بغض النظر عن نوع المؤسسة أو أية اعتبارات أخرى ويمكن حصرها بالنقاط التالية:
- إجراء الأبحاث والدراسات لتوفير قاعدة معلومات مناسبة.
- تنظيم أعمال المؤسسة من خلال المتابعة ومد جسور تواصل بينها وبين جماهيرها الداخلية والخارجية وإدارتها.
- تقديم النصح والمشورة لمن يحتاجها أو عند الضرورة.
- إنتاج المطبوعات التي تعرف بالمؤسسة وبخدماتها.
ونلاحظ مما سبق أن المفاهيم العلمية تنصب على أن العلاقات العامة ليست مجرد نشاط اجتماعي ضروري لتحقيق منفعة ما, بل أن عمل العلاقات العامة يذهب إلى أبعد من ذلك فهو من الأهمية بمكان ليعتبر وظيفة رسمية يتعين على العاملين بها إنجاز عدد من المهام (الوظائف) لتحقيق عدد من الأهداف العامة والخاصة والتي تعود بدورها بالنفع على المؤسسة ككل وعلى العاملين بها كنتيجة. ووجود مفاهيم علمية للعلاقات العامة في حد ذاته يظهر من أهمية هذا النشاط أو العمل, مما يجعلنا عند الحديث إلى أهداف أو وظائف أو عمل العلاقات العامة تعتبر أن هذه الوظائف أو الأهداف هي ذاتها أهداف ومهام وظيفة أقسام العلاقات العامة في أي مؤسسة.
وهكذا أصبح من الواجب على أي مؤسسة ناشئة او راسخة أن تؤسس وتطور علاقاتها العامة استنادا الى عناصر مدربة وقادرة على القيام بهذا الدور الذي لا يقل أهمية عن الادوار الاخرى بل يرى بعض المختصين أن دور العلاقات العامة يعتبر من أهم الادوار التي يمكن أن تصل بالمؤسسة وخدماتها الى أبعد حد ممكن سواء بالنسبة للنوع أو الكم، فكلما نجح قسم العلاقات العامة بمهامه في زيادة الروابط والوشائج بين المؤسسة والاطراف المستهلكة –بكسر اللام- كلما تحقق الهدف الأهم لهذه المؤسسة ممثلا بترويج منتاجاتها على اختلاف انواعها.
وهو الامر الذي يدعو جميع المؤسسات على تعددها وتنوع منتجاتها المادية او الفكرية او غيرها أن تتنبّه لقسم العلاقات العامة وتدعمه وتحكم عمله على أسس علمية معاصرة في هذا المجال، وذلك من اجل تحقيق أفضل النتائج.
