تمثل عملية التدقيق الصحيحة والكاملة العمود الفقري لعمل ونشاط كافة الجهات المتخصصة من حكومية وغير حكومية والمنوط بها إصدار ومنح الشهادات للمنشآت الصناعية والخدمية و التي تفيد جودة المنتجات والخدمات التي تقدمها هذه المنشآت لجمهور المستهلكين أو تفيد مطابقة النظام الإداري للمنشأة لمتطلبات إحدى المواصفات القياسية الدولية أو تفيد حصول المنشأة على إعتماد دولي يؤهلها بدورها لمنح شهادات في أي مجال قد يتصل بتقديم خدمة أوسلعة صناعية أو القدرةعلى إجراء إختبار ما في أحد المختبرات.

من هنا أصبحت جدارة وكفاءة ومصداقية جهات منح الشهادات والإعتماد على مستوى العالم تعتمد إعتمادا شبه كامل على جدارة وكفاءة ومصداقية من يعملون لدى هذه الجهات في وظائف المدققين ورؤساء فرق التدقيق.

ولهذا فقد جاءت المواصفة القياسية الدولية الصادرة عن منظمة االتقييس الدولية الأيزو برقم 19011 لعام2002م وبعنوان (( إرشادات لعمليات التدقيق في نظم إدارة الجودة أو نظم إدارة البيئة أو كلاهما معا)).

لتضع ضمن محتوياتها توجيهات صريحة تضمن لجهات منح الشهادات والإعتماد الدولية والإقليمية والوطنية أن تحقق الجدارة والكفاءة والمصداقية في كافة أعمالها وذلك بتوفير وتأمين الأعداد الكافية والمدربة والمحترفة من المدققين ورؤساء المدققين00 وفي هذا المقال سنتناول ما ورد بالمواصفة القياسية المذكورة بشأن الصفات الواجب توافرها في المدققين وعلاقة المدققين بجهات عملهم وبما يجعل من التدقيق وظيفة ورسالة وقبل ختام هذا المقال سنستعرض مع القراء الكرام عدد من أهم التعاريف والمصطلحات المتداولة اليوم ونحن في عام 2009م وستظل متداولة لسنوات طويلة قادمة على نطاق واسع في مجالات تطبيق الجودة في المنشآت التعليمية والتدريبية والإقتصادية وفي جميع أنحاء العالم.

1) الصفات الشخصية المميزة personal attributes:

 

الصدق/ الصراحة/الإستقامة/القدرة على تقبل الأفكار ووجهات النظر البديلة/

اللباقة/ قوة الملاحظة/ القدرة على الفهم/القدرة على التعامل مع المواقف المختلفة/المثابرة والتركيز على إنجاز الأعمال المستهدفة/القدرة على الحسم وإتخاذ قرار/القدرة على الإعتماد على النفس عند التعامل بفعالية مع الآخرين.

 

2) التعليم education ( المؤهل العلمي): يجب أن يكون المدققون قد أكملوا قدرا من التعليم الكافي لتأهيلهم لإكتساب المعرفة والمهارات اللازمة لعملهم( على النحو المبين في بند المعرفة والمهارات والآتي تفصيله).

3) الخبرة العملية work experience: ومقصود بها الخبرة التي تؤدي لتطوير المعرفة والمهارات للشخص, ويجب أن تكون هذه الخبرة في وظيفة فنية أو إدارية أوعمل إحترافي من ذلك الذي يزيد الشخص قدرة على الحكم على الأشياء وحل المشكلات ومقدرة علىالإتصال بأشخاص محترفين آخرين أو إداريين أو نظراء أو زبائن و/أو جهات معنية أخرى, ويجب أن يكون جزء من هذه الخبرةفي مجال إدارة الجودة بالنسبة لمدققي نظم إدارة الجودة أوأن يكون جزء من هذه الخبرة في مجال الإدارة البيئية بالنسبة لمدققي نظم الإدارة البيئية.

4) التدريب على التدقيق : auditor training

يجب على كل من يرغب في العمل مدققا أن يكمل تدريبا عن عملية التدقيق يمكنه من تطوير معرفته ومهاراته ويمكن أن تقوم أي منشأة بتدريب منسوبيها بنفسها بمعرفة خبرائها أو إسناد مهمة التدريب لجهة خارجية أخرى.

 

5) الخبرة في مجال التدقيق : audit experience:

يجب على كل من يرغب في العمل مدققا أن يكتسب خبرة في مجال التدقيق بإشراف وتوجيه أحد المدققين الأكفاء ممن لهم خبرة في قيادة فريق تدقيق سواء كان ذلك في مجال نظم إدارة الجودة أو نظم إدارة البيئة.

 

6) المعرفة والمهارات knowledge and skills:

يجب أن تتوافر لدى المدققين بشكل عام المعرفة والمهارات في النواحي التالية:

أ‌) أساسيات التدقيق وإجراءاته وفنونه ومنها : تخطيط وتنظيم العمل بكفاءة/ تنفيذ التدقيق وفقا للجدول الزمني المقرر له/ إختيار الأولويات والتركيز على المسائل بالغة الأهمية/ جمع المعلومات اللازمة بكفاءة عن طريق المقابلات الشخصية والإستماع للناس وملاحظة ومراجعة الوثائق والسجلات والبيانات/ التحقق من دقة المعلومات التي تم جمعها/ التأكد من وجود دليل كاف عند تسجيل المخالفات والتي قد يتم إكتشافها أثناء إجراء التدقيق وتجميعها لإعلانها كنتائج نهائية لعملية التدقيق/إعداد تقارير التدقيق/ الحفاظ على سرية وأمن المعلومات التي يطلع عليها المدقق أثناء عمليات التدقيق/ المقدرة على الحديث بكفاءة وطلاقة مع من يتم التدقيق عليهم سواء كان ذلك بالقدرات اللغوية الشخصية أو بالإستعانة بأحد المترجمين إذا لزم الأمر.

ب‌) نظام الإدارة والوثائق المرجعية التي يتم التدقيق إستنادا لها وبالرجوع الدائم إليها وبالقياس والمقارنة معها :

فهم المجال ( حدود المكان ) الذي سيتم إجراء التدقيق عليه/ كيفية تطبيق نظم الإدارة على المنشآت المختلفة صغيرة كانت أو كبيرة, صناعية كانت أو خدمية/الإلمام بما يتطلبه التطبيق الكامل لبنود المواصفات القياسية أو الوثائق اللازمة و التي سيتعامل معها المدقق وستكون المرجع audit criteria الذي يستند إليه طوال عملية التدقيق بكاملهامثل المواصفة القياسية الدولية (آيزو) لمتطلبات نظم إدارة الجودة ذات الرقم 9001 والصادرة عام 2000م, أوالمواصفة القياسية الدولية(آيزو) لمتطلبات نظم إدارة البيئة ذات الرقم 14001 والصادرة عام 2004م أو أي مواصفة قياسية دولية أخرى والتي يستلزم لتطبيقها الفاعل والواقعي والمفيد والأمين إجراء عمليات تدقيق بمعرفة مدققين تتوافر فيهم الشروط الواردة بهذا المقال,وأيضا حتى تكون الشهادات التي تمنحها جهات منح الشهادات لنظم الإدارة المتعددة المسميات وفي أي مكان بالعالم متوافقة وعاكسة للمعاني الرائعة والمخلصة التي طالبت بها المواصفة القياسية الدولية(آيزو) ذات الرقم 17021 والصادرة عام 2006م بشأن المتطلبات الخاصة بالجهات القائمة بالتدقيق ومنح شهادات أنظمة الإدارة/

ج) القدرة على فهم أحوال المنشأة التي سيتم التدقيق عليها : بمعنى أن يكون لدى المدقق القدرة على التعامل مع ظروف مختلفة في عملية التدقيق تتصل بحجم المنشأة التي سيتم التدقيق عليها وأقسامها المختلفة وطبيعة أداء العمليات داخلها والمصطلحات اللغوية المستخدمة والخاصة بهذه العمليات بل يصل الأمر إلى أنه يجب على المدقق أن يكون قادرا على فهم العادات أو الجو العام الثقافي والإجتماعي المحيط بالمنشأة والعاملين بها.

د‌) الوعي والإلمام بالقوانين والتشريعات واللوائح التنظيمية السائدة في المكان المتواجد به المنشأة التي سيتم التدقيق عليها , وأيضا الإلمام بالعقود والإتفاقيات المحلية والدولية وأي متطلبات إلزامية تلتزم بها المنشأة.

7) مؤهلات المدققين العاملين في مجال منح الشهادات أو مجالات مشابهة:

بالنسبة للتعليم فلابد أن يكون المدقق أو رئيس المدققين حاصلا على شهادة إتمام دراسة الثانوية العامة أو ما يعادلها , ويجب أن يكون لديه خبرة عملية إجمالية بعد التخرج قدرها خمس سنوات ويمكن الإكتفاء بسنة واحدة للخبرة العملية الإجمالية بعد التخرج إذا كان الشخص حاصلا على مؤهل مناسب أعلى من شهادة الثانوية العامة, وبالنسبة للخبرة العملية في مجال إدارة الجودة أو مجال إدارة البيئة فيجب على الشخص تقديم ما يفيد وجود خبرة عملية لاتقل عن عامين من خبرته الإجمالية وذلك في أي من المجالين المذكورين أو كلاهما معا,وبالنسبة للتدريب على أعمال التدقيق فيجب على الشخص تقديم ما يثبت حضوره لعدد من ساعات التدريب على أعمال التدقيق لايقل عن أربعين ساعة كاملة في مجال من مجالات نظم الإدارة ويمكن للشخص الراغب في تأهيل نفسه كمدقق أو رئيس مدققين في مجالي نظم إدارة الجودة والبيئة معا أن يقدم ما يثبت حضوره لعدد من ساعات التدريب الإضافية في مجال واحد من المجالين لايقل عن أربع وعشرين ساعة كاملة وذلك من أجل إكتساب المعرفة اللازمة بمجال التدقيق الثاني الإضافي من ناحية المواصفات القياسية والقوانين واللوائح والأساسيات والوسائل والأساليب, وبالنسبة للخبرة في مجال التدقيق بشكل عام فيجب على الشخص الراغب في العمل مدققا إثبات حضوره بصفة مدقق تحت التدريب auditor in training لعدد أربع عمليات تدقيق كاملة وأن يكون قد تم تنفيذ هذه العمليات خلال وأثناء عدد من أيام العمل المتعارف عليها لايقل عن عشرين يوما وتحت إشراف وتوجيه مدقق محترف( رئيس فريق تدقيق) ويجب أن تكون هذه الخبرة العملية قد تم إكتسابها وإكمالها خلال وأثناء آخر ثلاث سنوات متتالية وماضية مباشرةً,كما يجب أن تغطي هذه الخبرة العملية في التدقيق جميع بنود المواصفة القياسية المرجعية لنظام الإدارة الذي تتم عمليات التدقيق لتأكيد تطبيقه وتنفيذه والمحافظة عليه,وبالنسبة للراغب في العمل كرئيس مدققين فيجب عليه إثبات حضوره بصفة رئيس مدققين تحت التدريب لعدد ثلاث عمليات تدقيق كاملة تستغرق ما لايقل عن خمسة عشر يوما من أيام العمل وتحت توجيه وإرشاد مدقق محترف يعمل كرئيس مدققين محترف على أنه يجب أن تكون هذه الخبرة قد تم تحصيلها خلال وأثناء آخر عامين سابقين وماضيين مباشرةً كما يجب أن تغطي هذه الخبرة العملية في التدقيق جميع بنود المواصفة القياسية المرجعية لنظام الإدارة الذي تتم عمليات التدقيق لتأكيد تطبيقه وتنفيذه والمحافظة عليه .

8) ماذا تحتاج لتكون رئيسا لفريق تدقيق an audit team leader :

على كل من يتطلع للعمل كرئيس لفريق تدقيق أن يعلم مسؤليات رئيس فريق التدقيق الإضافية additional والتي تتلخص ببساطة شديدة في توافر القدرة والمقدرة على أداء ما يلي من مهام : تخطيط عملية التدقيق والإستخدام الأمثل للموارد المتاحة/تمثيل فريق التدقيق بكامله في كل الإتصالات التي ستتم مع إدارة المنشأة التي سيتم التدقيق عليها بمعنى أن رئيس فريق التدقيق سيكون المتحدث الرسمي بإسم فريق التدقيق بأكمله/توجيه أعضاء فريق التدقيق/ تقديم التوجيه والإرشاد للمدققين تحت التدريب

auditors in training والذين يتم إلحاقهم بفريق التدقيق لغرض تدريبهم تدريبا عمليا ليكونوا مدققين ورؤساء مدققين في المستقبل/ قيادة فريق التدقيق للوصول إلى النتائج النهائية audit conclusions المستهدف الوصول لها بعد إنتهاء عملية التدقيق/ منع أية صراعات conflicts بين أعضاء فريق التدقيق وحل أية خلافات قد تنشأ بينهم/ إعداد وإكمال التقرير النهائي audit report الواجب تقديمه عقب إنتهاء أي عملية تدقيق.

9) كيف يحافظ المدققون على إستمرار وتطوير جدارتهم الحرفية وكفاءتهم الوظيفية:

يجب على كل من يعمل في مجالات التدقيق أن يراعي التطوير المستمر لجدارته الحرفية والوظيفية وذلك بإكتساب الجديد من المعرفة وتطوير مهاراته وصفاته الشخصية ويمكن تحقيق ذلك كله بعدد من الوسائل منها : بذل المزيد من الجهد لتحصيل أكبر قدر من الخبرة العملية والفعلية في سوق العمل والمشاركة في أكبر عدد ممكن من عمليات التدقيق ما إستطاع إلى ذلك سبيلا , وحضور أكبر عدد ممكن من ساعات التدريب في مجالات ذات صلة بمجال عمله بشكل أو بآخر,وتخصيص وقت للقراءة والإطلاع الحر الخاص,و حضور دورات تدريب خاصة,و حضور إجتماعات عامة وندوات ومؤتمرات , وغير ذلك من الأنشطة التي تزيد من معرفة الشخص وتطور مهاراته وقدراته الشخصية والوظيفية ,ومن المهم جدا أن يحرص المدققون على إثبات ذلك كله بأي من وسائل الإثبات كشهادات الحضور وغيرها كما أنه من المهم الإشتراك بإنتظام ودون إنقطاع في عمليات التدقيق الخاصة بنظم إدارة الجودة أو البيئة أو كلاهما معا ليحافظ المدققون على جدارتهم وقدراتهم في التدقيق.

10) كيف يتم تقييم المدققين auditor evaluation :

تتم عملية تقييم المدققين على ثلاث مراحل هم كالآتي:

1) التقييم الأولي (في البداية تماما) للأشخاص الراغبين في العمل في مجال التدقيق.

2) تقييم المدققين أثناء عملهم الفعلي وبعد إختيارهم كأعضاء في فريق التدقيق وأثناء تنفيذ إجراءات برنامج تدقيق كامل.

3) تقييم أداء المدققين على فترات منتظمة لتوجيههم إذا لزم الأمر نحو بذل المزيد من الجهد للحفاظ على أو تطوير جدارتهم ومعرفتهم ومهاراتهم.

11)كيف تتم عملية تقييم المدققين عند إجراء عملية إختيار لتشكيل فريق من المدققين لإنجاز برنامج تدقيق كامل خاص بمنح شهادات أو إعتماد منشآت :

يجب أن تتضمن عملية تقييم المدققين evaluation process أربع خطوات رئيسية four main steps وهم على النحو الآتي :

أولاً: تحديد المميزات الشخصية للمدققين ومستوى المعرفة والمهارات المطلوبة والتي تتناسب مع حجم وأهمية ومتطلبات برنامج التدقيق المطلوب تنفيذه

To meet the needs of the audit programme

وهنا يجب مراعاة الآتي:

حجم وطبيعة ومدى تشابك العمليات داخل المنشأة/ أهداف برنامج التدقيق/متطلبات منح الشهادة أو الإعتماد / مستوى الثقة أو الأهمية المطلوبة في برنامج التدقيق0

ثانيا : وضع وتصميم إشتراطات( معايير) التقييم

Set the evaluation criteria

وهنا قد تكون المعايير عددية مثل الرجوع لعدد سنوات الخبرة العملية الفعلية وعدد سنوات التعليم وعدد عمليات التدقيق السابق الإشتراك فيها وعدد ساعات التدريب في مجالات ذات علاقة بالتدقيق, كما يمكن أن تكون المعايير نوعية بمعنى الرجوع للصفات والمميزات الشخصية ومستوى المعرفة ومهارة الأداء التنفيذي سواء خلال التدريب أو خلال تنفيذ التدقيق على الطبيعة في مواقع التدقيق بالمنشآت.

ثالثا :إختيار وسيلة مناسبة من وسائل التقييم للإستعانة بها :

Select the appropriate evaluation method

ويجب أن يتولى عملية الإختيار والتقييم واحد من الأشخاص المسؤولين في جهة منح الشهادات أو الإعتماد القائمة بعمليات التدقيق أو لجنة مكونة من عدة أشخاص للغرض ذاته, وهنا يمكن إختيار أسلوب أو طريقة أو ووسيلة واحدة أو أكثر من الستة وسائل وأساليب وطرق الآتية :

1) مراجعة review of records سجلات أو الشهادات الحاصل عليها المدقق للتحقق من الخلفية العامة له وذات العلاقة بالتعليم والتدريب والوظائف السابقة وخبراته في مجال التدقيق.

2) مراجعة المعلومات الواردة عن أداء المدقق سواء كانت إيجابية أو سلبية

Negative feedback Positive and

ويتم ذلك بمراجعة أداء النظراء للمدقق أو فحص أية شكوى تمس عمليات التدقيق

أو مراجعة أشخاص آخرين أو معلومات وردت في إستقصاءات أو إستبانات للآراء أو مراجعة إنجازات المدقق ذاته.

3) إجراء مقابلات شخصية وجها لوجه أو بالتليفون

Face to face and telephone interviews

وذلك لتقييم الصفات الشخصية ومهارات الإتصال لدى المدقق والتحقق من المعلومات وإختبار معرفة المدقق وجمع أية معلومات إضافية.

 

4) الإعتماد على الملاحظة المباشرة direct observation : لتقييم الصفات الشخصية المميزة للمدقق وقدرته الفعلية والحقيقية على تطبيق ما لديه من معرفة ومهارات0

5) إجراء إختبارات شفوية وتحريرية للمدققين وأيضا إختبارات قياس سرعة العمليات العقلية ودقتها( سايكومترية)

Oral and written exams, psychometric testing.

لتقييم الصفات الشخصية المميزة للمدققين وتطبيقهم الفعلي والعملي لما لديهم من معرفة ومهارات.

6) مراجعة نتائج أعمال التدقيق post audit review

وتفيد هذه الطريقة عندما تكون الملاحظة المباشرة لأعمال المدقق غير متاحة أو غير مناسبة , وهنا تتم عملية مراجعة لتقرير التدقيق الذي يقدمه المدقق بعد إنتهاء عملية التدقيق ومراجعة ما تم من مناقشات حدثت مع إدارة المنشأة التي تم التدقيق عليها أو مع الزملاء أعضاء فريق التدقيق أو مع المدقق ذاته.

رابعا : إتمام عملية التقييم conduct the evaluation :

إذا ثبت أن المدقق لأي سبب كان من الأسباب يفتقد الكفاءة التي تتطلبها المعايير والإشتراطات الواجب توافرها في من يعمل في مجال التدقيق فسيكون لازما على الجهة التي يعمل المدقق لصالحها أن تقوم بتوفير وتأمين المزيد من برامج التدريب الإضافية مصحوبة بتطبيقات عملية لإكساب المدققين خبرات جديدة وبعد ذلك يجب على الجهات التي يعمل المدققون لصالحها أن تقوم بإجراء عملية إعادة تقييم شاملة

Re - evaluation لتقرير مدى صلاحية المدقق من عدمه.

 

 

عدد من أهم المصطلحات والتعاريف المتداولة حالياً في مجال منح شهادات نظم الإدارة ومنها شهادة الآيزو 9001 لمتطلبات نظم إدارة الجودة.

 

 

1- تقويم المطابقة conformity assessment : إثبات أن متطلبات محددة ذات صله بمنتج أو عملية أو نظام أو شخص أو جهة ما قد تم إستيفاؤها، بناءً على المواصفات القياسية والأدلة الدولية ذات العلاقة.

ويشتمل موضوع مجال تقويم المطابقة على عدد من الأنشطة هي :

الإختبار والمعايرة والتفتيش ومنح الشهادات بالإضافة إلى الإعتماد .

2- المصادقة Attestation : إصدار بيان إستناداً على قرار سبق إتخاذه بعد إجراء مراجعة يفيد بإثبات تحقيق المتطلبات المحددة .

3-منح الشهادات Certification : نظام لتقويم المطابقة بإصدار شهادات من طرف ثالث ( إقرار من طرف ثالث ) لإثبات أن متطلبات محددة ( المقصود متطلبات لمواصفات قياسية دولية أو غيرها ) ذات علاقة بمنتج أو عملية أو نظام أو شخص أو جهة ما قد تم إستيفاؤها، وتسمى الجهات التي تقوم بأنشطة إصدار الشهادات : جهة/جهات مانحة للشهاداتcertification body/ bodies

ملحوظة(1) : يسمى منح الشهادات لأنظمة الإدارة أحياناً بالتسجيل registration ، وتسمى جهات منح الشهادات أحياناً ب جهات التسجيل registrars

ومن هذه الشهادات : شهادة المطابقة للمنتجات وشهادة علامة الجودة للمنتجات وشهادة نظم إدارة الجودة آيزو 9001 وشهادة نظم إدارة البيئة آيزو 14001 وشهادة نظم إدارة سلامة الغذاء آيزو 22000 وغيرها .

ملحوظة (2) :يمكن أن تكون جهة منح الشهادات حكومية أو غير حكومية governmental or non- governmental

ملحوظة (3) : ينطبق تعريف منح الشهادات على جميع أغراض تقويم المطابقة ، ما عدا جهات تقويم المطابقة ذاتها إذ تخضع هذه الجهات لمتطلبات الإعتماد.

ملحوظة (4) : لايمكن الإعتراف بأي من الجهات المذكورة أو شهاداتها إلا بعد إعتمادها وحصولها على شهادة بذلك من جهة إعتماد رسمية.

4- الإعتماد Accreditation : نشاط تقوم به جهة مصرح لها (كطرف ثالث مستقل) تسمى جهة الإعتماد تتولى إصدار شهادة لجهة من جهات تقويم المطابقة تمثل إثباتاً رسمياً بأنها ذات كفاءة في تنفيذ مهام معينة من مهام تقويم المطابقة ولابد لجهة الإعتماد ذاتها من إستيفاء متطلبات المواصفة القياسية الدولية آيزو/ آي إي سي 17011 الصادرة عام 2004م والخاصة بالمتطلبات العامة لجهات الإعتماد التي تعتمد جهات تقويم المطابقة .

ملحوظة : جهة الإعتماد ليست جهة تقويم مطابقة .

 

5-العميل الممنوح شهادة Certified client : المنشأة التي تم منح الشهادة لها.

 

6- المنشأة Organization: هي مجموعة من الأشخاص والتجهيزات مع ترتيب المسؤوليات والصلاحيات والعلاقات، ويمكن أن تكون المنشأة في صورة شركة أو مؤسسة أو مصنع أو ورشة أو معهد أو جمعية خيرية(أهلية) أو وكيل حصري أو جزء من ذلك أو مجموعة منها.

7- العمليه Process: مجموعة من الأنشطة المتداخلة أو المتفاعلة ويتم فيها تحويل المدخلات إلى مخرجات ، مع ملاحظة أن مدخلات العملية في أغلب الأحوال تكون مخرجات عمليات أخرى وأنه بوجه عام يتم تخطيط العمليات وتنفيذها تحت ظروف مضبوطة لتعطي قيمة مضافة.

 

8- النظام System : هو مجموعة من العناصر المتداخلة أو المتفاعلة.

9-نظام إدارةManagement System : هو نظام لوضع سياسة وأهداف وبغرض تحقيق هذه الأهداف، مع ملاحظة أن نظام الإدارة لمنشأة ما من المنشآت يمكن أن يتضمن نظم إدارة متعددة ومختلفة في نفس الوقت مثل نظام إدارة الجودة ونظام الإدارة المالية ونظام إدارة البيئة وغير ذلك من الأنظمة التي تهدف المنشآت من تطبيقها الفعلي والإعلان عن ذلك إلى تأكيد إلتزامها بما يأتي :

أ‌) التحقيق الدائم لمتطلبات وتوقعات الزبون ( المستفيد/ المستهلك) وكسب ثقته.

ب‌) التقييم الذاتي لأنشطة المنشأة وتقييم درجة نضج نظام إدارة الجودة وتحديد المناطق التي تتطلب تحسين في المنشأة بتحديد نقاط القوة والضعف وتحديد الأولويات.

ج) القدرة على كسب الإعتراف الخارجي بالتوافق مع المعايير الدولية ومعايير التقييم في نماذج الإمتياز وبما يعطي للمنشأة أساساً كي تقارن أدائها بأداء المنشآت الأخرى .

 

10-التدقيق Audit :عملية منهجية مستقلة موثقة للحصول على سجلات أو بيانات عن وقائع أو غير ذلك من المعلومات ذات الصلة وتقويمها تقويماً موضوعياً وذلك لتحديد مدى ما تم إستيفاؤه من المتطلبات المحددة وعادةً يتم التحقق من ذلك عن طريق مدققين Auditors مؤهلين .

ملحوظة: التدقيقات الداخلية internal audits بالمنشأة تسمى أحياناً تدقيقات الطرف الأول first- party audits ويتم إجراؤها بواسطة المنشأة ذاتها أو من ينوب عنها وذلك لأغراض داخلية كأن تريد الإدارة العليا للمنشأة التأكد من كفاءة وجدارة الأداء اليومي لنظام العمل داخل إحدى الإدارات أو كأن تعتزم المنشأة أن تعلن عن تطبيقها لنظام المطابقة الذاتية لمتطلبات مواصفة قياسية دولية محددة في مجال ما من المجالات ( نشاط تقويم المطابقة من الطرف الأول)، أما تدقيقات الطرف الثاني والطرف الثالث( نشاط تقويم المطابقة من الطرف الثاني والطرف الثالث ) فهي التدقيقات الخارجية والتي تتم بمعرفة جهات من خارج المنشأة external audits فبالنسبة لتدقيقات الطرف الثاني second-party audits فيتم إجراؤها بمعرفة أطراف ذات إهتمام وعلاقة عمل وإستفادة بالمنشأة مثل الزبون ( المستهلك أو المستفيد ) أو من ينوب عنه أو الزبائن المحتملين الذين يسعون إلى إستخدام منتجات أو خدمات المنشأة ، وبالنسبة لتدقيقات الطرف الثالث third- party audits فالمقصود بها أعمال التدقيق التي تتم بواسطة جهات خارجية مستقلة لاعلاقة لها بالمنشأة ومستقلة أيضاً ولاعلاقة لها بمصالح المستفيدين من خدمات أو منتجات المنشأة وعادةً تكون معتمدة من جهات إعتماد وطنية أو دولية مثل تلك الجهات المتخصصة في نشاط منح الشهادات أو التسجيل للمطابقة للمتطلبات الواردة بالمواصفة القياسية الدولية الأيزو 9001 متطلبات نظام إدارة الجودة أو المواصفة القياسية الدولية الأيزو لمتطلبات نظام إدارة البيئة14001 والآيزو 22000 لنظام إدارة سلامة الغذاء food safety والآيزو 27001 لنظام إدارة أمن المعلومات information security والأوسس 18001 OHSAS للسلامة والصحة المهنية occuptional health and وهي ليست من إصدارات الآيزو ولكنها مواصفة دولية عامة تستخدمها جهات منح الشهادات و الآيزو 29001 لقطاع البترول والغاز والآيزو 16949 لقطاع السيارات والآيزو 13485 للأجهزة الطبية أو المواصفات القياسية الدولية للأيزو والمعنية بأنشطة تقويم المطابقة ضمن سلسلة مواصفات الأيزو 17000 أو غيرها من نظم الإدارة في مجالات متخصصة طبقاً لمواصفات قياسية دولية جديدة في سبيلها للظهور ويطلق عليها ال new comers

 

11- الحيادية Impartiality : المصطلحات التي تفضي إلى الحيادية هي: الموضوعية والإستقلالية والحياد والإنصاف والإنفتاح والعدل والتجرد والتوازن والتحرر من تضارب المصالح والتحرر من التحيز والمحاباة وعدم التحامل ( الإجحاف). .

ملحوظة : الموضوعية تعني أنه لايوجد تضارب في المصالح أو أنها محلولة حتى لا تؤثر سلبا على الأنشطة اللاحقة لجهة منح الشهادات.

 

12-أعمال إستشاري نظام الإدارةManagement system consultancy :

المشاركة في تصميم أو تنفيذ أو المحافظة على نظام إدارة بإحدى المنشآت الساعية للحصول على شهادة بإستيفاءها لمتطلبات المواصفة القياسية الدولية الخاصة بهذا النظام الإداري .

( مثال ذلك : إعداد أو إصدار الأدلة أو الإجراءات وتقديم مشورة محددة أو إرشادات أو حلول لتطوير وتنفيذ نظام إدارة ) .

ملحوظة : الترتيب لإقامة دورة تدريبية والمشاركة فيها كمدربTrainer لاتعتبر إستشارة ، شريطة أن يقتصر البرنامج التدريبي- عندما يتعلق بنظم الإدارة أو التدقيق- على تقديم المعلومات العامة المتاحة مجانا لعموم الناس ، بمعنىأنه لاينبغي للمدرب ألا يقدم حلولاً محددة للشركة .

13-متطلبات محددةSpecified requirements : ما يتم تحديده من أمور مطلوبة أو متوقع توافرها.

ملحوظة : يمكن أن ترد المتطلبات المحددة في الوثائق القياسية كاللوائح والمواصفات والإشتراطات الفنية.

14-الإجراء Procedure : طريقة محددة لتنفيذ نشاط أو عملية .

15-المنتج ( الخدمة) Product ( service) : هو نتاج عملية من العمليات ، وسواء تم التعبير عن المنتج في صورة خدمة أو برمجيات أو أدوات أو مواد مصنعة ، فإن ذلك يعتمد على العنصر الغالب عليه.

 

16- الكفاءة ( الجدارة) Competence: إظهار القدرة على تطبيق المعرفة والمهارات knowledge and skills

17 -المراجعة Review : التحقق من مدى ملائمة وكفاية وفعالية أنشطة الإختيار والتحديد للأشياء ونتائج هذه الأنشطة فيما يتعلق بإستيفاء المتطلبات المحددة لعمل من أعمال التحقق من المطابقة( تقويم المطابقة) .

18 - الرقابة Surveillance : تكرار منهجي لأنشطة التحقق من المطابقة بهدف المحافظة على صلاحية إقرار المطابقة أو الشهادة أو الإعتماد.

19—التعليق Suspension : تعطيل مؤقت لإقرار المطابقة لكل أو جزء من المجال المحدد والصادر به شهادة المطابقة أو الإعتماد.

20-السحب Withdrawal : إلغاء الإقرار بالمطابقة وسحب شهادة المطابقة أو الإعتماد .

21- الإعتراض( الإستئناف) Appeal : طلب يعرض على جهة منح الشهادات أو جهة الإعتماد أو القضاء من أحد الأطراف المعنية لكي تقوم جهة منح الشهادات أو جهة الإعتماد بإعادة النظر في قرار إتخذته .

22- الشكوى Complaint : تعبير عن عدم الرضاء ، وهي تختلف عن الإعتراض ، ويتقدم أي شخص أومنشأة بشكواها لجهة منح الشهادات أو جهة الإعتماد متوقعةً التجاوب فيما يتعلق بأنشطة منح الشهادات أو الإعتماد.