يشير توزيع السلطات والمسؤوليات إلى توزيع الصلاحيات والمهام بين أفراد المؤسسة أو الفرق المختلفة بطريقة منظمة وفعالة، ويهدف هذا التوزيع إلى تحقيق التخصص والفعالية في العمل، وتحديد السلطات والمسؤوليات بوضوح لتجنب التضارب والتشويش، تتضمن عناصر توزيع السلطات والمسؤوليات ما يلي:

<!--اختصاص السلطة:

اختصاص السلطة هو جزء من توزيع السلطات والمسؤوليات، ويشير إلى تحديد الأفراد أو الجهات التي تحمل السلطة والصلاحية لاتخاذ القرارات وتنفيذها في مؤسسة ما، ويتعلق اختصاص السلطة بتحديد من يمتلك الصلاحية النهائية في اتخاذ القرارات الهامة وتوجيه العمليات الرئيسية للمؤسسة.

كما يحظى القادة والمديرون بدور رئيسي في اختصاص السلطة، حيث يحملون السلطة القرارية في المستويات العليا من التنظيم، ويتولى قادة الإدارة العليا مهام مثل تحديد الرؤية والاستراتيجية العامة للمؤسسة واتخاذ القرارات الاستراتيجية الكبيرة التي تؤثر على العمليات والنتائج النهائية.

مع انتقالنا إلى المستويات الأدنى في التنظيم، يتم تفويض بعض السلطة والصلاحية إلى الفرق والأفراد. هذا يعزز التخصص والتمكين، حيث يمكن للأفراد أو الفرق المعنية اتخاذ القرارات الخاصة بمهامهم ومسؤولياتهم المحددة، كما يساهم ذلك في تعزيز الفعالية والكفاءة في العمل ويعطي الأفراد شعورًا بالمسؤولية والتحمل، ومن المهم أن يتم توجيه اختصاص السلطة بشكل واضح وشفاف. يجب أن يعرف الأفراد والفرق ما هي الصلاحيات والمهام التي يحملونها وما هي القرارات التي يمكنهم اتخاذها. يجب أن تكون هناك خطوط توجيه واضحة وآليات للتواصل والتنسيق بين الفرق والمستويات المختلفة في المؤسسة.

<!--تحديد المسؤوليات:

يعد تحديد المسؤوليات جزءًا أساسيًا في توزيع السلطات والمسؤوليات، ويتعلق بتحديد المهام والواجبات الخاصة بكل فرد أو فريق في المؤسسة، ويهدف تحديد المسؤوليات إلى توضيح ما يتوقع من الأفراد أن يقوموا به وأي مهام يجب عليهم تنفيذها بشكل محدد، فعند تحديد المسؤوليات، يتم تحديد الأنشطة والمهام التي يتعين على كل شخص أو فريق أن ينجزها، ويرتبط ذلك بتحديد الأهداف العامة للمؤسسة وتقسيمها إلى مهام فرعية قابلة للتنفيذ. يعني ذلك تحديد ما يجب أن يقوم به كل فرد بناءً على دوره ومسؤوليته الوظيفية.

عند تحديد المسؤوليات، يجب أخذ العوامل التالية في الاعتبار:

<!--تحليل الوظائف: ينبغي تحليل المهام والواجبات المرتبطة بكل وظيفة أو دور في المؤسسة. ويتضمن ذلك تحديد المهارات والمعرفة المطلوبة والمسؤوليات المحددة التي يتعين على الشخص تنفيذها.

<!--توصيف الوظيفة: يجب إعداد توصيف واضح لكل وظيفة يوضح المسؤوليات والمهام المحددة التي يتعين على الفرد تنفيذها. ويساعد ذلك في توضيح التوقعات وتجنب التباسات أو الاختلافات في فهم المهام.

<!--التنسيق والتكامل: يجب أن يتم تنسيق المسؤوليات بين الفرق والأفراد في المؤسسة. ويجب أن يكون هناك توازن وتكامل بين المسؤوليات لضمان تنفيذ العمليات بسلاسة وتحقيق الأهداف المشتركة.

<!--التوجيه والإشراف: يتطلب تحديد المسؤوليات وجود إشراف وتوجيه من قبل القادة والمشرفين. ويجب أن يتم توفير الدعم والتوجيه اللازمين للأفراد لضمان تنفيذ المهام بشكل صحيح وفقًا للمعايير المطلوبة.

تحديد المسؤوليات يساهم في تحقيق التخصص والكفاءة في العمل، حيث يعرف الأفراد بواجباتهم ومسؤولياتهم بشكل واضح. كما يعمل على تحقيق التوازن والتنظيم في المؤسسة ويساهم في تحسين التنسيق وتحديد المسؤوليات ضمن توزيع السلطات والمسؤوليات

<!--التفويض:

التفويض عبارة عن عملية تحويل السلطات والمسؤوليات من مستوى أعلى إلى مستوى أدنى داخل المؤسسة، بهدف تمكين الموظفين والفرق من اتخاذ القرارات وتنفيذ المهام بشكل مستقل ومرن، ويهدف التفويض إلى تحسين الكفاءة والاستجابة السريعة وتمكين العملاء الداخليين لتحقيق أهداف المؤسسة بفاعلية.

تشمل عناصر التفويض:

<!--تحديد السلطات والمسؤوليات: يتضمن ذلك تحديد نطاق الصلاحيات والمسؤوليات التي ستنتقل إلى الموظفين. ويجب أن يكون التفويض واضحًا ومفهومًا للجميع.

<!--الثقة والتوكيل: التفويض يعتمد على الثقة بقدرات الموظفين واستعدادهم لتحمل المسؤولية. ويجب أن تكون هناك مرونة في التفكير والسماح باتخاذ القرارات حتى إذا كان هناك احتمال للخطأ.

<!--المتابعة والتقييم: يجب أن تتبع عملية التفويض بآليات لمتابعة وتقييم أداء الموظفين مما يساعد في ضمان تحقيق الأهداف والمعايير المحددة.

<!--التواصل: يجب أن يكون هناك تواصل فعال بين الموظفين والإدارة لضمان تبادل المعلومات وتوجيه الجهود بشكل متسق.

فوائد التفويض تشمل:

<!--تسريع القرارات: بفضل التفويض، يمكن اتخاذ القرارات بسرعة بدون الحاجة إلى الموافقة الدائمة من المستويات العليا.

<!--تحسين الكفاءة: يمكن للموظفين القيام بالمهام بشكل مباشر وبفعالية دون تأخير.

<!--تطوير المهارات: يسمح التفويض للموظفين بتطوير مهاراتهم وتعزيز تنوع مهامهم.

<!--تعزيز الانتماء: يشعر الموظفون بالمزيد من الالتزام والمشاركة عندما يتم منحهم الفرصة لاتخاذ القرارات.

ومع ذلك، يجب مراعاة بعض الجوانب المهمة مثل توازن التفويض مع المراقبة والمتابعة وتحديد الحدود التي لا يجب تجاوزها، وإذا تم تطبيق التفويض بشكل صحيح، فيمكن أن يكون ذلك أداة قوية لتحسين الأداء التنظيمي وتمكين الموظفين.

<!--الشفافية والتواصل:

الشفافية والتواصل هما جزء أساسي من عملية توزيع السلطات والمسؤوليات في المؤسسة، ويهدف هاذين الجانبين إلى بناء بيئة تفاعلية ومفتوحة حيث يمكن للموظفين فهم ما يتوقع منهم وكيف يمكنهم المساهمة بشكل أفضل في تحقيق أهداف المؤسسة. إليك شرحًا للشفافية والتواصل ضمن توزيع السلطات والمسؤوليات:

<!--الشفافية: الشفافية تعني توفير المعلومات والبيانات بشكل صريح ومتاح للموظفين والجميع داخل المؤسسة، ويشمل هذا مشاركة أهداف المؤسسة، والخطط الاستراتيجية، والقرارات الرئيسية، والمعلومات المالية والأداء التنظيمي، وتساهم الشفافية في:

<!--تعزيز الثقة: من خلال توفير المعلومات وعدم إخفائها، يشعر الموظفون بثقة أكبر في الإدارة والمؤسسة.

<!--تحفيز المشاركة: عندما يتمكن الموظفون من فهم أهداف وخطط المؤسسة، يصبحون أكثر استعدادًا للمشاركة بأفكار وآراء تساهم في تطوير العمليات.

<!--تحسين الأداء: من خلال معرفة الأهداف والمعايير، يمكن للموظفين توجيه جهودهم نحو تحقيق النتائج المطلوبة.

<!--التواصل: التواصل يعني تبادل المعلومات والأفكار والتفاعل بين أفراد المؤسسة. ويمكن أن يكون التواصل رسميًا (مثل الاجتماعات والتقارير) أو غير رسمي (مثل المحادثات اليومية). التواصل يساهم في:

<!--نقل المعلومات: يتيح التواصل للموظفين معرفة المعلومات الضرورية لأداء مهامهم وتحقيق الأهداف.

<!--توضيح التوجيه: يمكن للتواصل الواضح أن يساعد في توجيه الموظفين نحو أولويات وأهداف المؤسسة.

<!--حل المشكلات: التواصل الجيد يمكن أن يساهم في تبادل الأفكار والحلول للتحديات والمشاكل التي تواجهها المؤسسة.

يساهم توزيع السلطات والمسؤوليات الجيد في تحقيق الكفاءة والتنظيم في المؤسسة، حيث يتيح للأفراد التركيز على المهام المحددة واتخاذ القرارات المناسبة في إطار صلاحياتهم. كما يساهم أيضاً في تعزيز التعاون والتنسيق بين الفرق والأفراد وتحقيق أهداف المؤسسة بشكل أكثر فاعلية.