بسم الله الرحمن الرحيم

التفويض

من العادة وفي مختلف المنظمات ، تتطلب المواقف إلي أن يلجأ المدير لتفويض بعض من سلطاته وصلاحياته إلي مرؤوسيه ، مع مراعاة مسئولياته الكاملة تجاه ما قام به من تفويض تلك السلطات . إذن المسئولية لا تفوض ، بل السلطة أو الصلاحيات هي التي تفزض . والسلطة هى القوة التى تعطيها المنظمة للأفراد حتى يتمكنوا من استخدام أرائهم وتقييماتهم فى اتخاذ القرارات .

السلطة Authority   . هى الحق القانوني ( الشرعي ) فى إصدار الأوامر للآخرين للقيام بعمل معين 0 وتنساب السلطة من أعلا إلى أسفل. وكما وضح سابقاً فى مبادئ التنظيم ، تشمل السلطات الأنواع التالية :   السلطة التنفيذية ، السلطة الاستشارية Staff Authority ، السلطة الوظيفية Functional Authority ، سلطة اللجان Committee Authority . 

مبدأ تفويض السلطة . هو إعطاء الفرد صلاحيات لمن هو أدنى منة في السلم الهرمي للقيام ببعض المهام واتخاذ القرارات الملائمة .والأسباب التي تدفع المدير للتفويض هي :

•         محاولة إنجاز عمل أكثر .

•         تخفيف العبء عن القادة وتفريغهم للتخطيط ورسم السياسات.

•         أسلوب جيد للاستفادة من خبرات المرؤوسين .

•         تدريب المرؤوسين لشغل المناصب القيادية .

•         يساعد على بناء روح الفريق ويسهل عملية إتخاذ القرارات .

مزاياه تفويض السلطة .

• توفير الوقت والجهد اللازم للحصول على موافقة من مستويات تنظيمية أعلى .

•  يتيح فرص كسب خبرات ومهارات قيادية .

•  الوصول لقرارات أكثر فعالية نظرا لقرب متخذها من واقع المشكلة أو الموقف .

•  رفع معنويات الموظفين مما يزيد من إنتاجيتهم .

عيوب تفويض السلطة .

·  المبالغة في استخدام قد تؤدي إلى فقدان سيطرة القيادة على المواقف ،  وصعوبة تحديد المسئولية عند الخطأ .

·  التفويض المطلق قد يؤدي إلى صعوبة إتمام عملية الرقابة على الخطط من قبل القيادة .

عوامل تحكم تفويض السلطة .

•         أهمية القرار : كلما زادت أهمية القرار كان من الأولى اتخاذه في المستويات العليا من البناء التنظيمي ( يقل التفويض ) .

•         حجم المنظمة : كلما كبر حجم المنظمة كلما زادت الحاجة إلى التفويض والعكس .

•         فلسفة الإدارة والأسلوب الإداري المتبع : حسب الأسلوب المتبع  قد  يؤخذ بالتفويض أو لا ( بعض القادة .... لا يثق في مرؤوسيه وبالتالي لا يفوض . والبعض الآخر يبالغ في التفويض)

•          طبيعة المنظمة : في المنظمات دائمة التغيير والتطوير يلزمها إدارات جديدة وبالتالي يتم تعيين بعض القادة لإدارتها ويتم منحهم الصلاحيات اللازمة .

إن تفويض السلطة يعني الآتي :

1.     تحديد النتائج المتوقعة من الأفراد المتواجدين فى المناصب.

2.     تقييم المهام المسندة للأفراد المتواجدين فى المناصب .

3.     تفويض السلطة لإنجاز هذه المهام .

4.     تحميل الأفراد مسئولية إنجاز هذه المهام .

الأمور التى يتم تفويضها :

1.     مهام الإثراء (عن طريق جعل العمل الذى يقوم به الفرد له معنى وإعطاؤه مسئولية  هذا العمل وكافة السلطات الخاصة به )

2.     القرارات الروتينية .

3.     التفاصيل

الأمور التى لا يجب تفويضها :

1. المهام والواجبات الإشرافية     Supervisory duties

2. الأمور الشخصية         Personal matters

3. الطوارىء والأزمات            Emergencies

4.  الأمور السرية والحساسة المتعلقة بالمنظمة Sensitive issues       

أسلوب وتفاصيل تفويض السلطة :

1.     اختيار المهمة .

2.     اختيار الشخص للقيام بالمهمة .

3.     توضيح المهمة .

4.     تنظيم المهمة .

5.     تحرير كل من الفرد والمهمة .

6.     الاستمرار  في الرقابة .

7.     تقييم النتائج .

سوء استخدام السلطة

يحدث إساءة استخدام للسلطة عندما يقوم المديرين إما بالإشراف الزائد عن الحد أو الإشراف الأقل من المعدل ، ويقود ذلك إلي شيئين يعرفا بالتجميد أو التنازل .

1. التجميد  Hoarding . يقوم المديرين القائمين بتجميد السلطة بعمل الأتي :

·        يجعلون الأفراد مجرد متلقين للأوامر

·        يعملون كل شئ بأنفسهم

·        يستغرقون بالكامل فى أعمال مرؤوسيهم

·        لا يتركون العاملين يؤدون العمل إذا كانوا يستطيعون هم أداؤه بصورة أفضل

·        لا يسمحون بأي مخالفة لأوامرهم

2. التنازل   Abdicating . يعتبر المديرين الذين يتنازلون عن السلطة يسيئون استخدامها بصورة سيئة للغاية0 فهم يقومون بعمل الأتي :

·        يقومون بإسناد المهام ولكن بدون توجيه أو موارد

·        يفوضون السلطة ثم يختفون بعد ذلك

·        يلقون بالمسئوليات على الأخرين

·        يتركون العاملين يفعلون ما يريدون

·        يتلقون التهنئة على العمل الجيد ولا يقبلون اللوم بل يوجهونه للعاملين

مميزات تفويض السلطة :

1.     الاختيارات  Options:  يمكن للمدير أداء العمل بنفسه أو التأكد من أداء الآخرين له وتفويض السلطة لهم ليتمكنوا من أداء العمل .

2.     قرارات أفضل  Better decisions: إشراك الأفراد القائمين بالعمل فى الخطط والقرارات الخاصة بذلك العمل نظراً لما لديهم من خبرة وحقائق متعلقة به .

3.     التأثير والفاعلية  Leverage: مشاركة السلطة مع الآخرين لزيادة الكفاءة والإنتاجية .

4.     النمو  Growth:  منح الأفراد حق التصرف لمواجهة المشاكل والاستفادة من الأخطاء ولزيادة الالتزام لديهم .

5.     توفير الوقت Time saved:  تقل الحاجة لتفاصيل التعليمات والإشراف عن قرب وذلك يوفر الكثير من الوقت للتفاعل مع الآخرين ومقابلة متطلبات المدير وأداء المهام ذات المسئوليات الكبيرة .

المفاهيم الخاطئة عن تفويض السلطة :

1.     لا يمكنك الوثوق بالعاملين لتولى المسئولية .

2.     عندما تفوض السلطة فإنك تفقد السيطرة على المهمة ونواتجها .

3.     أنت الشخص الوحيد الذى يكون لديه كل الإجابات .

4.     يمكنك أداء العمل بطريقة أسرع إذا قمت به بنفسك .

5.     تفويض السلطة يضعف سلطتك

6.     سيتم تقدير العاملين على أداؤهم الجيد للعمل وليس تقديرك أنت .

7.     التفويض يقلل المرونة0

8.     سيصبح العاملين لديك كثيرى المشاغل .

9.     لن يستطيع العاملين لديك أن يروا الصورة كاملة .

السلطة المجزئة : يحدث تجزئة للسلطة عندما يكون هناك مشكلة لا يمكن حلها ، أو عندما يتم اتخاذ قرار بدون مشاركة تفويض السلطة لمديرين أو أكثر .

استرجاع تفويض السلطة : جميع تفويضات السلطة معرضة للاسترجاع بواسطة الشخص الذي منح هذه السلطة للأخرين .

مبادئ تفويض السلطة :

1.     مبدأ التفويض وفقاً للنتائج المتوقعة .

2.     مبدأ التعريف الوظيفى .

3.     تعريف التدرج    Scalar definition

4.     مبدأ مستوى السلطة .

5.     مبدأ وحدة الأمر .

6.     مبدأ المسئولية المطلقة .

7.     مبدأ ثنائية السلطة والمسئولية .

1- مبدأ التفويض وفقاً للنتائج المتوقعة . يجب أن يتم تفويض السلطة للمدير  بطريقة ملائمة لضمان القدرة على تحقيق النتائج المتوقعة .

2- مبدأ التعريف الوظيفى . يجب تجميع الأنشطة لتسهيل إنجاز وتحقيق الأهداف من أجل تطوير التقسيمات الوظيفية .

3- تعريف التدرج . يرجع مبدأ التدرج إلى سلسلة علاقات السلطة المباشرة من المدير إلى المرؤوس فى جميع أنحاء المنظمة0 فكلما كان خط السلطة موضح من الإدارة العليا لكل المرؤوسين فى جميع المراكز كلما كانت القرارات مسئولة والاتصالات فى المنظمة ذات فاعلية .

4- مبدأ مستوى السلطة . فيما يتعلق بكفاءة القرارات الخاصة بالأفراد ، فإنه يتم عملها بواسطتهم وليس بواسطة إرجاعها إلى أعلى الهيكل التنظيمي  فى المنظمة (الإدارة العليا)  .

5- مبدأ وحدة الأمر . كلما كان للفرد علاقة تقريرية كاملة بمدير واحد فقط كلما قلت مشاكل الصراعات والنزاعات .

6- مبدأ المسئولية المطلقة . بما أنه لا يمكن تفويض المسئولية ، فلا يمكن للمدير الهروب من مسئوليته تجاه أنشطة مرؤوسيه من خلال تفويض السلطة لهم .

7. مبدأ ثنائية السلطة والمسئولية . بما أن السلطة هى الحق فى تنفيذ المهام وبما أن المسئولية هى الالتزام بتحقيق هذه المهام ، فإنه يترتب على ذلك أن تكون السلطة متوافقة مع المسئولية . ولا يمكن أن تكون المسئولية تجاه الأعمال أكثر أو أقل من المسئولية الموجودة ضمنياً داخل تفويض السلطة .

فن تفويض السلطة

تفويض السلطة هو العمل الأول للإدارة :

1.     القدرة على تفهم واستيعاب أفكار الآخرين : المدير الذى يفوض السلطة هو المدير الذى يرغب فى إعطاء الآخرين الفرصة لتحقيق أفكارهم.

2.     الرغبة فى إعطاء الآخرين فرصة اتخاذ القرار: يجب أن يقوم المدير الراغب فى تفويض السلطة بإعطاء حق اتخاذ القرارات للمرؤوسين .

3.     الاستعداد لترك الآخرين يرتكبون الأخطاء: نجد أن المراجعة المستمرة للمرؤوسين للتأكد من عدم وجود أخطاء تجعل التفويض الحقيقي للسلطة مستحيلاً .

4.     الاستعداد للثقة فى المرؤوسين: فإن عدم ثقة المدير بمرؤوسيه تجعله يؤجل تفويض السلطة لاعتقاده بأنه ليس لديهم التدريب الكافى .

5.     الاستعداد لإنشاء واستخدام ألواح التحكم: حيث لا يمكن إنشاء الرقابة والتحكم إلا إذا كانت هناك أهداف وسياسات وخطط تستخدم كمعايير أساسية للحكم على أنشطة المرؤسين .

معارضة تفويض السلطة

معارضة تفويض السلطة تنجم عن العديد من الأسباب المترابطة ببعضها البعض كالتالي :

1.     عدم معرفة الفرد بكيفية عمل الأشياء: فإذا كان تدريب الشخص غير كافى وليست لدية الخبرة الكافية وغير معد للإدارة فإن تفويض السلطة سيكون مخاطرة كبيرة  لأنها ستفقده السيطرة القليلة التى ربما تكون مازالت متبقية لديه .

2.     عدم استطاعة الفرد الاتصال الجيد بالآخرين: فهو غير مدرك لما يريده ولا كيفية التعبير عنه وتظل المعلومات بداخل رأسه ويستغرق الكثير من الوقت ليخرجها ولذلك يقوم بأداء العمل بنفسه .

3.     حب الشخص لذاته: فهو ماهر فى أداء المهمة ولكنه يرفض تفويض السلطة لأنه يحصل على الرضا النفسي من داخله لأنه يتفوق فى أداء المهمة على الأخرين .

4.     القوة: يستخدم الفرد تجميد السلطة والمعلومات كأدوات للسيطرة ولحماية مصالحه .

5.     عادات عمل سيئة: كضعف الرؤيا وعدم الإحساس بالأوليات والإدارة السيئة للوقت .

6.     عدم الإحساس بالأمان: كعدم الثقة بالآخرين والإحساس المبالغ فيه عند تقديره لقيمته الشخصية0

تجنب انعكاس تفويض السلطة

كيفية منع العاملين من إعادة المهام المفوضة إليهم :  

1. المسئوليةResponsibility : لابد من معرفة المهمة الرئيسية والأهداف ومعرفة قدرات العاملين وتحديد المسئوليات لكل المهام .

2.  منع الحيل والتلاعبNo monkeys : لابد من مناقشة العاملين بطريقة منظمة بدون تعجل0 وعدم ترك الأفراد يلاحقونك فى الطريق بل على العكس لابد من إخبارهم بتحديد موعد لمناقشة الموضوعات .

3.  التعليمات الشفهيةOral instructions : تزيد من الفهم وتعمق الإلتزام .

4. المبادأة  Initiative: عدم ترك الأفراد فى انتظار التعليمات أو السؤال عما يجب عمله .

5. عدم قبول إعادة العمل  إليك مرة  أخرى No take backs: يجب التأكد من  أن العاملين يفهمون ما هو مطلوب  حتى لا يتم  إعادة أداء العمل مرة أخرى بطريقة أفضل .