هيكل المصفوفة Matrix Structure
من كتاب
نظرية التنظيم
والتصميم
Organization Theory
and Design
الطبعة العاشرة
ريتشارد إل. دافت
2010م
ترجمة
أحمد السيد كردي
2016م
في بعض الأحيان, هيكل المنظمة يجب أن يكون متعدد التركيز multifocused في كلا من المنتج والوظيفة أو المنتج والموقع الجغرافي والتأكيد على ذلك في نفس الوقت. وهناك طريقة واحدة لتحقيق ذلك هي من خلال هيكل المصفوفة. المصفوفة يمكن استخدامها في حالة الخبرات التقنية والابتكار في المنتجات وتغيير المهمة لتحقيق الأهداف التنظيمية. وهيكل المصفوفة في كثير من الأحيان هو الجواب عندما تجد المنظمات أن الهياكل الوظيفية, والتقسيمية, والجغرافية لن تعمل بجانب آليات الترابط الأفقي.
تنظيم المصفوفة هو أن كلا من التقسيمات على أساس المنتجات والهياكل الوظيفية (الأفقية والرأسية) يتم تنفيذها في وقت واحد, ومديري المنتجات والمديرين الوظيفيين لديهم السلطة على قدم المساواة داخل المنظمة, وتقارير الموظفين تقدم لكلا منهما. وهيكل المصفوفة مشابه لاستخدام دمج الدوام الكامل أو مديري المنتجات, إلا أنه في هيكل المصفوفة يتم إعطاء مديري المنتجات (الأفقية) السلطة الرسمية المساوية للمديرين الوظيفيين (الرأسية).
شروط المصفوفة Conditions for the Matrix
التسلسل الهرمي المزدوج dual hierarchyقد يبدو وسيلة غير عادية لتصميم المنظمة, ولكن المصفوفة هي الهيكل الصحيح إذا توافرت الشروط التالية:
<!--الشرط الأول: وجود ضغط لمشاركة الموارد النادرة scarce resources عبر خطوط الإنتاج. والمنظمة متوسطة الحجم في العادة, لها عدد متوسط من خطوط الإنتاج. وتشعر بالضغط من أجل الاستخدام المشترك والمرونة من الأشخاص والمعدات عبر تلك المنتجات. فمثلا, المنظمة الغير كبيرة بما يكفي لتعيين مهندسين بدوام كامل full-time لكل خط إنتاج, تقوم بتعيين مهندسين بدوام جزئي part time لعدة منتجات أو مشروعات.
<!--الشرط الثاني: وجود الضغوط البيئية لمدة سنتين أو أكثر ذات أهمية للمخرجات. مثل المعرفة (الخاصة بالهيكل الوظيفي) في عمق التقنية والمنتجات الجديدة المتكررة (الخاصة بالهيكل التقسيمي). وهذا الضغط المزدوج يعني أن هناك حاجة إلى التوازن بين الجانبين الوظيفي والمنتج بالنسبة للمنظمة, وهناك حاجة إلى هيكل ثنائي السلطة للحفاظ على هذا التوازن.
<!--الشرط الثالث: المجال البيئي للمنظمة على حد سواء معقد وغير مؤكد. فالتغيرات الخارجية المتكررة والترابط الشديد بين الإدارات يتطلب قدرا كبيرا من التنسيق ومعالجة المعلومات في كلا الاتجاهين الرأسي والأفقي.
وفي ظل هذه الشروط الثلاثة, يجب أن يتم الاعتراف بالخطوط الرأسية والأفقية للسلطة على قدم المساواة. ويتم إنشاء هيكل ثنائي للسلطة بموجب التوازن القوي بينهما بالتساوي.
وبالإشارة مرة أخرى إلى الشكل التوضيحي والذي يفترض هيكل المصفوفة في صناعة الملابس. المنتج A هو الأحذية, والمنتج B هو الملابس الخارجية, والمنتج C هو الملابس الداخلية, وهكذا. حيث يخدم كل خط إنتاج الأسواق والعملاء المختلفين. وكمنظمة متوسطة الحجم, يجب على الشركة أن تستخدم على نحو فعال الأشخاص للتصنيع والتصميم والتسويق للعمل على كل خط إنتاج. وليس هناك ما يكفي من رجال التصميم designers لتبرير انفصال قسم التصميم لكل خط إنتاج, لذلك يتم مشاركة المصممين designers عبر خطوط الإنتاج. وعلاوة على ذلك, عن طريق المحافظة على وظائف التصنيع والتسويق والتصميم سليمة, يمكن للموظفين تطوير الخبرة المتعمقة لخدمة جميع خطوط الإنتاج بكفاءة.
والمصفوفة Matrix تضفي الطابع الرسمي للفرق الأفقية horizontal teams مع التسلسل الهرمي الرأسي التقليدي, ويحاول أن يقدم التوازن بالتساوي على حد سواء. ومع ذلك, فإن المصفوفة قد تحول اتجاه أحدهما أو الأخر. وقد وجدت العديد من الشركات أن المصفوفة المتوازنة balanced matrix صعبة التنفيذ والاحتفاظ بها لأن جانب واحد من هيكل السلطة في كثير من الأحيان يكون هو المسيطر.
في المصفوفة الوظيفية functional matrix الرؤساء الوظيفيون لديهم السلطة الأولية ومديري المشروعات أو المنتج لديهم ببساطة تنسيق أنشطة المنتج. وفي مصفوفة المنتج product matrix, على النقيض من ذلك, مديري المشروعات أو المنتج لديهم سلطة أولية والمديرون الوظيفيون ببساطة لديهم مهمة تعيين الكوادر الفنية للمشروعات وتقديم الخبرة الاستشارية حسب الحاجة. وبالنسبة للعديد من المنظمات, إحدى هذه الطرق قد تعمل على نحو أفضل من المصفوفة المتوازية مع الخطوط المزدوجة من السلطة.
وقد تم تجريب المصفوفة في جميع أنواع المنظمات, بما في ذلك المستشفيات والشركات الاستثمارية والبنوك وشركات التأمين والهيئات الحكومية, والعديد من أنواع الشركات الصناعية. وقد تم استخدام هذا الهيكل بنجاح في المنظمات العالمية الكبيرة مثل بروكتر أند جامبل Procter & Gamble, وشركة يونيليفر Unilever, وشركة داو كيميكال Dow Chemical, حيث تم إصقال fine-tuned المصفوفة لتتناسب مع أهدافهم المحددة وثقافتهم الخاصة.
نقاط القوة والضعف Strengths and Weaknesses
هيكل المصفوفة Matrix Structure هو الأفضل عندما يكون التغير البيئي مرتفع وعندما تعكس الأهداف الشرط المزدوج dual requirement, مثل كلا من المنتج والأهداف الوظيفية. والهيكل المزدوج السلطة dual-authority structure يسهل عملية التواصل والتنسيق لمواجهة التغير البيئي السريع ويقوم بتمكين التوازن العادل بين الرؤساء في المنتج والوظيفي.
وتسهل المصفوفة المناقشة والتكيف مع المشاكل غير المتوقعة. فإنها تميل إلى العمل على نحو أفضل في المؤسسات متوسطة الحجم والتي لديها عدد قليل من خطوط الإنتاج. وليست هناك حاجة للمصفوفة مع خط الإنتاج الواحد فقط, والعديد من خطوط الإنتاج يجعل من الصعب تنسيق كلا الاتجاهين في آن واحد. والشكل التوضيحي التالي يلخص نقاط القوة والضعف في هيكل المصفوفة بناء على المتعارف عليه في المنظمات التي تستخدمه.
الشكل التوضيحي
نقاط القوة والضعف لهيكل المصفوفة
|
م |
نقاط القوة Strengths |
نقاط الضعف Weaknesses |
|
1 |
يحقق التنسيق اللازم لتلبية المطالب dual demands المزدوجة من العملاء. |
ممكن أن يسبب للمشاركين في تجربة السلطة المزدوجة dual authority، بأن يكون لديهم الإحباط frustrating والارتباك confusing. |
|
2 |
مشاركة المرونة للموارد البشرية عبر المنتجات. |
قد يتطلب من المشاركين participants أن يكونوا في حاجة لمهارات جيدة وتدريب مكثف. |
|
3 |
تناسب القرارات المعقدة complex وكثرة التغييرات في البيئة الغير مستقرة unstable. |
ممكن أن يكون مضيعة للوقت time consuming. وينطوي على الاجتماعات المتكررة وجلسات لحل الصراع conflict. |
|
4 |
يوفر الفرصة opportunity لكلا من التطوير الوظيفي ومهارة المنتج. |
لا ينجح ما لم يفهم المشاركون عنه والتبني الجماعي adopt collegial بدلا من علاقات النوع الرأسي vertical type relationships. |
|
5 |
يستخدم أفضل في المنظمات متوسطة الحجم ذات المنتجات المتعددة. |
يتطلب جهدا كبيرا للحفاظ على توازن القوة power balance. |
وقوة المصفوفة تأتي من أنها تتيح للمنظمة تلبية المطالب المزدوجة demands Dual للعملاء في البيئة. والموارد (الأشخاص والمعدات) يمكن تخصيصها بمرونة عبر المنتجات المختلفة, ويمكن للمنظمة التكيف مع المتطلبات المتغيرة الخارجية. ويقدم هذا الهيكل أيضا فرصة للموظفين من اكتساب المهارات الإدارية سواء الوظيفية أو العامة, بما يتفق مع اهتماماتهم.
وأحد عيوب المصفوفة هي أن بعض الموظفين قد يوجهون الازدواج في السلطة Dual authority, ويقومون بتقديم التقارير إلى اثنين من الرؤساء وأحيانا يتم التلاعب juggling نتيجة للمطالب المتضاربة Conflicting demands. وهذا يمكن أن يكون محبطا ومربكا frustrating and confusing, وخاصة إذا لم يتم تعريف الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح من قبل الإدارة العليا. والموظفون الذين يعملون في المصفوفة بحاجة إلى التميز excellent في مهارات التعامل مع الآخرين وحل النزاعات conflict-resolution, والتي قد تتطلب تدريبا خاصا في العلاقات الإنسانية. كما تفترض المصفوفة أن المديرين يقضون الكثير من الوقت في الاجتماعات.
وإذا لم يكن لدى المديرين التكيف مع تبادل المعلومات والقوة التي تتطلبها المصفوفة, فإن النظام لا يعمل. ويجب على المديرين التعاون مع بعضهم البعض بدلا من الاعتماد على السلطة الرأسية vertical authority في عملية صنع القرار. ويقع التنفيذ الناجح لهيكل المصفوفة في إحدى شركات الحديد والصلب في بريطانيا العظمى Great Britain.
شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel
في الممارسة العملية
بالرجوع لحقبة زمنية سابقة يمكن لأي شخص أن يتذكر, أن صناعة الصلب في إنجلترا England كانت مستقرة ومحددة. ثم بين عامي 1980 و 1990م, كانت هناك سعة فائضة للصلب الأوروبي European, وانكماش اقتصادي economic downturn, وظهور المطحنة الصغيرة لفرن القوة الكهربائية mini mill electric arc furnace, والمنافسة بين شركات صناعة الصلب في ألمانيا Germany واليابان Japan تغيرت تماما في صناعة الصلب. وفي مطلع القرن العشرين, مصانع الصلب التقليدية في الولايات المتحدة United States مثل بيثليهيم للصلب Bethlehem Steel وشركة إل تي في LTV, قد واجهوا الإفلاس bankruptcy.
شركة ميتال استيل Mittal Steel في أسيا Asia وأوروبا Europe وهي الرائدة في صناعة الصلب, أرسيلور Arcelor, بدأت بالاستحواذ acquiring على شركات الصلب لتصبح عملاقة صناعة الصلب العالمية. وكان هناك أمل للبقاء من المصنعين التقليديين الصغار للصلب من خلال بيع المنتجات المتخصصة. فالشركة الصغيرة يمكن أن تسوق المنتجات المتخصصة بقوة وتتكيف بسرعة مع احتياجات العملاء. حيث كانت إعدادات العملية معقدة وظروف التشغيل للتغيير بسرعة وذلك لترتيب هذا العمل البطولي feat لكل عميل كان من الصعب على العمالقة Titans.
يعمل لدى شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel 2900 شخص, وتقوم بصناعة 400000 طن من الصلب سنويا (حوالي 1% من إنتاج شركة أرسيلور Arcelor), وكانت منذ 180 سنة, في خلال 160 سنة منها, كان الهيكل التنظيمي يسير على ما يرام. كما أصبحت البيئة أكثر اضطرابا وتنافسية, ومع ذلك, أدرك مديري شركة إنجلاندر Englander Steel للصلب أنها لم تكن مواكبة للتطور. وأن خمسون بالمائة من طلبيات شركة إنجلاندر Englander كانت وراء الجدول الزمني. وقد تآكلت الأرباح عن طريق زيادة العمالة والمواد, وتكلفة الطاقة. وانخفضت حصتها في السوق.
وبالتشاور مع الخبراء الخارجيين, رأى رئيس شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel أن الشركة اضطرت إلى السير على الحبل المشدود tightrope. وكان التخصص specialize في عدد قليل من المنتجات عالية القيمة المضافة high-value-added مصمم خصيصا لأسواق منفصلة, مع الحفاظ على وفورات الحجم economies of scale والتكنولوجيا المتطورة داخل الإدارات الفنية. والضغط المزدوج dual pressure أدى إلى حل غير عادي لشركة الحديد والصلب: من خلال هيكل المصفوفة Matrix Structure.
شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel لديها أربعة خطوط للإنتاج: خط عمليات النفوق للمطروقات open-die forgings, وخط منتجات المطحنة الدائرية ring-mill products, وخط العجلات والمحاور wheels and axles, وخط ألواح الصلب sheet steel. قام مدير الأعمال بتقديم المسؤولية والسلطة لكل خط, والتي شملت إعداد خطة عمل ووضع أهداف لتكاليف الإنتاج والمخزون للمنتج, ومواعيد الشحن, والربح الإجمالي. ومنح المديرين السلطة لتلبية هذه الأهداف حتى تجعل خطوطها مربحة. وكان نائب الرئيس الوظيفي مسؤول عن القرارات الفنية. وكان من المتوقع أن يبقى على اطلاع على أحدث التقنيات في مجاله والحفاظ على الموظفين المدربين في مجال التكنولوجيا الجديدة التي يمكن أن تنطبق على خطوط الإنتاج للمديرين الوظيفيين.
ومع 20 ألف وصفة للفولاذ المتخصصة وعدة مئات من الصفات الجديدة المطلوبة كل شهر, كان الأفراد الوظيفيين Functional personnel يبقون على الوضع الحالي. وكان هناك اثنين من الأقسام الوظيفية- في مجال المبيعات والعلاقات الصناعية- لم يكونا مدرجين في المصفوفة لأنهما يعملان بشكل مستقل. وكان التصميم النهائي لهيكل المصفوفة المختلط مع كلا من المصفوفة والعلاقات الوظيفية Functional relationships
كان تنفيذ المصفوفة بطيء. وتم الخلط بين المديرين في الإدارة الوسطى. وكانت هناك اجتماعات لتنسيق الطلبات عبر الأقسام الوظيفية والتي على ما يبدو أنها ستعقد كل يوم. وبعد نحو ما يقرب لعام من التدريب من قبل المستشارين الخارجيين, كانت شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel على المسار الصحيح. حيث تم تسليم 90% من الطلبيات في الوقت المحدد حاليا وحصتها في السوق تم استردادها. وكلا من الإنتاجية Productivity والربحية Profitability زادت بشكل مطرد Steadily. كما انتعش Thrived المديرون بسبب مشاركة المصفوفة. وكانت هناك اجتماعات لتنسيق المنتجات وتوفير القدرات الوظيفية الخاصة بتجربة النمو. وبدأ المديرون في الإدارة الوسطى وكذلك المديرون الأقل في المناقشات الخاصة بالمصفوفة للتدريب المستقبلي الخاص بالمسؤولية الإدارية.
ويوضح هذا المثال الاستخدام الصحيح لهيكل المصفوفة. والضغط المزدوج Dual pressure للحفاظ على وفورات الحجم ولتسويق أربعة خطوط للإنتاج بتقديم التركيز بشكل يتساوى فيه الجانب الوظيفي والهرمي والمنتج. من خلال الاجتماعات المتواصلة للتنسيق وبذلك حققت شركة إنجلاندر للصلب Englander Steel على حد سواء وفورات الحجم والمرونة.
